Kuinka suunnitella aikasi Notionissa GTD:n avulla

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Kerää kaikki asiasi yhteen kätevään taulukkoon, jotta voit hallita niitä helposti.

Mikä on GTD

Elämänhakkeri on julkaissut toistuvasti artikkeleita GTD - Getting Things Done -tekniikasta. Sen keksi ja kuvaili yksityiskohtaisesti kirjassaan yritysvalmentaja David Allen. Lyhyesti tämän järjestelmän perussäännöt voidaan kuvata seuraavasti:

1. Tallenna kaikki tiedot … Kirjoita ylös kaikki ideat, tehtävät ja teot. Jos jotain et voi tehdä juuri nyt, tee merkki luottamatta muistiin. Kaikki tallentamasi tallennetaan niin kutsuttuun Saapuneet-kansioon.
2. Ylläpidä järjestystä. Kun "Saapuvat tehtävät" sisältävä kansio täyttyy, sinun on järjestettävä sen sisältö, lajiteltava tehtävät luokkiin ja luotava selityksiä ja muistiinpanoja, jotta et unohda mitään.
3. Priorisoi … Jokaisella tehtävällä tulee olla eräpäivä ja tärkeysaste, jotta tiedät, mitä tehdä ensin ja mikä voi odottaa.
4. Pidä kaikki käden ulottuvilla … GTD:ssä ei ole sijaa "kirjoita myöhemmin" -periaatteelle. Tehtäväluettelosi ja muistiinpanosi tulee aina olla näkyvissäsi: tietokoneellasi, älypuhelimella, tabletilla ja muilla laitteilla. Näin voit kirjoittaa sen heti ylös, jos mieleesi tulee mielenkiintoinen idea tai tulee mieleen jokin tallentamaton tapaus. Kun tehtävän määräaika lähestyy, saat muistutuksen, kunniaa kaikkialla läsnä oleville ilmoituksille.

Voit lukea lisää GDT:stä oppaastamme.

Tekniikka on hyvä monipuolisuutensa vuoksi. Sen luoja David Allen on jokseenkin vanhanaikainen: "Inboxilla" hän tarkoittaa todellista paperikansiota. Hän jopa tulosti sähköpostit ja laittoi ne tiedostosarjoihin.

Mutta samalla menestyksellä GTD:tä voidaan soveltaa tietokoneen tiedostoihin ja kansioihin käyttämällä tätä järjestelmää yhdessä joidenkin palvelujen kanssa. Tämän tekniikan avulla voit esimerkiksi lajitella Gmail-sähköpostisi, kirjoittaa tehtäviä osoitteeseen "" tai hallita elämääsi täysin. Lopuksi monet tehtävienhallijat, kuten sama Wunderlist, ovat terävöityneet GTD-filosofian mukaisesti.

Ja tietysti voit käyttää tekniikkaa niin upeassa ja monipuolisessa ohjelmassa kuin Notion.

Se on Google Docsin, Evernoten, Trellon ja tusinan muun sovelluksen hybridi. Käsite voi tehdä melkein kaiken, mitä tarvitset työskentelyyn. Muistiinpanot, laskentataulukot, tietokannat, tehtävälistat, kanban-taulut, asiakirjat - ohjelmassa on kaikki. On syntiä olla käyttämättä sitä asioiden järjestämiseen GTD-tyyliin.

Ja Maria Aldrey, yrityskonsultti, joka auttaa yritysjohtajia organisoimaan työnsä, loi oman GTD-pohjaisen järjestelmänsä Notionille. Hän jakoi nämä kehityssuunnat blogissaan.

Kuinka käyttää GTD:tä Notionissa

En ole kovin hyvin organisoitunut. Joten kun sain tietää David Allenin GTD:stä, elämäni kirjaimellisesti muuttui. Nyt tämä on minulle eräänlainen uskonto. Vähitellen rakensin oman järjestelmän, jonka avulla voin pysyä mukana kaikessa ja työskennellä normaaliin tahtiin.

Käytän käytäntöä, jota kutsun viikkosuunnitteluksi. Varaan tunnin joka sunnuntai (tai maanantai) suunnittelemaan tulevaa viikkoa. Tämä tapa auttaa minua ratkaisemaan monimutkaisia ongelmia jakamalla ne pienempiin ja paremmin hallittaviin ongelmiin. Joten saan enemmän tehtyä, vähemmän väsymystä ja keskityn helpommin työhön.

Minulle Notion on kuin peli. Järjestelmän käyttöönotto vie aikaa. Mutta kun hän on valmis, tehtävien suorittamisesta tulee hauskaa, yksinkertaista ja nopeaa.

Joka viikko napsautan painiketta Notionissa, ja edessäni tulee tyhjä laskentataulukko. Täällä on tyhjä, jonka voit noutaa ja käyttää.

Tässä on vaiheittainen prosessi, jota käytän ajoittamaan tehtäväni Notionin kanssa.

1. Kerää ideasi

Käytä 10 minuuttia luetteloimiseen ja kirjoita kaikki ideasi tähän sarakkeeseen. Ne muuttuvat tehtäviksi, jotka sinun on suoritettava ensi viikolla.

1. Listaa kaikki projektisi, joita ei ole vielä saatu päätökseen.
2. Tarkista edellisen kolmen kuukauden tehtäväsi löytääksesi jäljellä olevat tehtävät.
3. Katso kalenteriasi: ehkä sielläkin on jotain suunnitteilla.
4. Tarkista paperimuistikirjasi, jos sellainen on saatavilla. Ehkä on myös joitain ideoita, jotka on siirrettävä käsitteeseen.
5. Mieti, onko sinulla muita tehtäviä tai ihmisiä, joiden kanssa työskentelet.

Kerää kaikki nämä ideat yhteen ja luettele ne ensimmäiseen sarakkeeseen. Tämä on suunnitelmasi seuraaville seitsemälle päivälle.

2. Määritä tarvittavat toimenpiteet

Idea ei ole huono, mutta ilman aktiivista toimintaa se jää ideaksi. Kysy itseltäsi: "Mitä minun pitäisi tehdä viedäkseni tämän tehtävän loppuun?"

Esimerkiksi:

• Jatka sivuston täyttämistä sisällöllä → Kirjoita luonnos "Tietoja minusta" -osiosta.
• Luo sisällön julkaisukalenteri → Piirrä muistikartta viesteille ja määritä päivämäärät.
• Tee video blogiin → Kirjoita videon käsikirjoitus.
• Tapaa Chris → Lähetä hänelle sähköposti, jossa kerrotaan kokouksen päivämäärä ja paikka.

Muista, että jos tehtävän suorittaminen edellyttää useampaa kuin yhtä toimintoa, sinun on päätettävä, mitä tehdä ensin.

3. Aseta kiireellisyys

Seuraavaksi sinun on määritettävä kunkin tehtävän kiireellisyys. Tämä on välttämätöntä, jotta voit keskittyä todella tärkeisiin asioihin, eikä vain tehdä paljon töitä.

Ymmärtääkseni, mitkä asiat pitäisi tehdä ensin, lajittelen ideani neljään luokkaan:

• Tärkeitä tehtäviä - asioita, jotka vievät meidät lähemmäksi tavoitteiden saavuttamista.
• Kiireelliset tehtävät - välitöntä huomiota vaativat toimet.
• Se ei satuttaisi - tähän kategoriaan kuuluvat asiat, jotka eivät ehkä ole kiireellisiä eivätkä tärkeitä, mutta niiden toteuttaminen helpottaisi elämääsi seuraavat seitsemän päivää.
• Voi odottaa - Nämä ovat tehtäviä, jotka voidaan siirtää toiselle viikolle.

4. Määritä keskittymisen taso

Valitettavasti meillä kaikilla on rajallinen määrä huomiota, aikaa ja energiaa. Jokainen tehtävä kuluttaa tietyn prosenttiosuuden näistä tärkeistä resursseista. Siksi arvioi ajoitettu tehtävä ja anna sille vastaava numero neljännessä sarakkeessa.

Esimerkiksi blogitekstin luonnoksen kirjoittaminen vei noin 20 % huomiostani. Ja Chrisin kirje on kolme riviä pitkä - vain 2%.

5. Määritä prioriteetti

Tämä valintaruutu merkitsee tehtävät, joissa on "Tärkeä" ja "Kiireellinen" -tunnisteet. Eli ne on tehtävä, olipa mitä tahansa. Tämä on prioriteettiluettelosi.

Kun olet valinnut nämä tehtävät, laske edellisen sarakkeen prosenttiosuudet nähdäksesi, kuinka paljon resursseja käytät niihin. Jos se osoittautui yli 90%, yliarvioit voimasi ja purit enemmän kuin pystyt pureskelemaan. Siirrä osa siitä seuraavalle viikolle, tai olet ylityöllistetty, etkä ehdi mihinkään.

Muuten, hyödyllinen vinkki: Käsitteen avulla voit suodattaa taulukon rivien sisältöä - näin voit valita prioriteettitehtävät.

6. Aikatauluta tehtävä

Valintamerkki seuraavassa sarakkeessa osoittaa, onko tehtävä ajoitettu kalenteriisi. Päätä, milloin suoritat sen ja luo sopiva tapahtuma.

Muuten, jos et käytä Google-kalenteria tai jotain, hanki itsellesi käsitys. Siellä voit lisätä viikolle suunniteltuja tehtäviä.

7. Delegoi tehtävä

Kyllä, sinulla on sama määrä tunteja päivässä kuin Beyoncé, mutta hänellä on valtava joukko avustajia, jotka tekevät likaisen työn hänen puolestaan, joten hän tekee enemmän. Jos sinulla on kuitenkin myös joku, jonka harteille voit siirtää joitain tehtäviä, tee niin ja valitse delegoitu tehtävä sopivaan sarakkeeseen.

8. Suorita tehtävä loppuun

No, kaikki on yksinkertaista. Kun olet saanut projektisi valmiiksi tai suorittanut tehtävän, valitse viimeisen sarakkeen valintaruutu.

Bonus

Tässä on muutamia vaiheita, jotka auttavat sinua järjestäytymään entistä paremmin:

1. Tarkista kulutuksesi kuluneen viikon aikana ja suunnittele budjettisi seuraavaa varten.
2. Mieti viikon ruokalistasi, lisää tuotteita ostoslistalle.
3. Käsittele postilaatikkosi viimeisen seitsemän päivän ajalta ajoissa ja lajittele kaikki, mitä sinne on kertynyt.
4. Suunnittele vähintään yksi päivä viikossa liikunnalle.

Muista, että GTD on melko joustava ja se voidaan räätälöidä tarpeidesi mukaan. Voit vapaasti muokata käsitemalleja. Esimerkiksi Marian Huomio-sarake näyttää minusta tarpeettomalta. Minulle muistiinpano riittää, onko tehtävä kiireellinen vai ei. Voit helposti poistaa sen sarakkeet ja lisätä omasi. Joten loin sarakkeen nimeltä "Työ", "Koti", "Luovuus" ja muut lajitellakseni tehtävät luokkiin. Voit tehdä sen omalla tavallasi.