15 Google-kalenterin vinkkiä hyödynnettäväksi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Käytä pikanäppäimiä, lisää kokouspaikkoja ja piilota yksityisiä tapahtumia.

1. Luo erillisiä kalentereita erilaisiin tarpeisiin

Oletuksena Google tarjoaa sinulle vain yhden kalenterin, joka tallentaa kaikki tapahtumasi. Jos käytät sitä aktiivisesti, työtehtävät ja kokoukset, kotityöt ja henkilökohtaiset tapahtumat sekoittuvat ja muuttuvat todelliseksi kaatopaikaksi.

Siksi on parempi luoda useita kalentereita erityyppisiä tapahtumia varten. Voit tehdä tämän napsauttamalla yläreunassa olevaa rataskuvaketta ja siirtymällä asetuksiin. Valitse siellä vaihtoehto "Lisää kalenteri" → "Luo kalenteri". Anna otsikko ja tarvittaessa kuvaus. Tällä tavalla voit pitää tehtävät yhdessä kalenterissa, harjoitusaikataulusi toisessa, syntymäpäivät kolmannessa ja niin edelleen.

2. Tilaa työtovereiden kalenterit

Joskus meidän on seurattava, mitä ystävämme tai kollegamme tekevät. Jos he käyttävät Google-kalenteria, voit lisätä heidän kalenterinsa itsellesi ja seurata, mitä tapahtumia siellä näkyy.

Etsi vasemmalla olevasta sivupalkista rivi, jossa lukee "Etsi ihmisiä". Kirjoita sinne ystäväsi nimi tai sähköpostiosoite. Napsauta näkyviin tulevassa ponnahdusikkunassa "Pyydä käyttöoikeutta", jolloin henkilö saa viestin, jossa häntä pyydetään sallimaan kalenterin katselu. Kun hän vahvistaa käyttöoikeutesi, hänen luomansa tapahtumat näkyvät Muut kalenterit -osiossa.

3. Valitse kokoukselle kaikille sopiva aika

Pitäisikö sinun järjestää tapaaminen kollegoiden kanssa tai tapaamiset ystävien kanssa, mutta et löydä aikaa, jolloin kaikki olisivat vapaita? Käytä "Etsi aika" -ominaisuutta kutsujen lähettämisen sijaan.

Luo uusi tapahtuma ja napsauta "Lisää vaihtoehtoja" -painiketta. Valitse avautuvalta sivulta "Etsi aika" -välilehti. Kirjoita oikealla olevaan Lisää vieraita -ruutuun niiden ihmisten nimet, jotka haluat kutsua – Google sallii sinun lisätä enintään 20 henkilöä. Heidän tapahtumansa näkyvät edessäsi. Jos joku suunnittelee jotain, hänet merkitään "Varatuksi". Jää vain löytää aika kokoukselle, kun kaikki ovat vapaita.

4. Piilota yksityiset tapahtumat

Oletetaan, että sinun on pidettävä luottamuksellinen kokous. Etkä halua koko toimiston näkevän minne olet menossa. Voit tehdä tämän merkitsemällä kokouksen "Henkilökohtaiseksi". Silloin vain ne, joille olet antanut luvan muokata (eikä vain katsella) kalenteriasi, näkevät siitä tiedot.

Luo tapahtuma ja siirry kohtaan "Lisää vaihtoehtoja". Napsauta "Yksityisyyden oletusasetukset" -painiketta ja valitse "Yksityinen" -vaihtoehto. Siinä kaikki, nyt ulkopuoliset eivät näe missä, kenen kanssa ja mihin aikaan tapaat. Jos kalenterisi on avoinna muille yksityisen tapahtuman aikana, siinä näkyy vain "Varattu" -merkki, ei tietoja.

5. Lisää videokokouksia

Sen sijaan, että lähettäisit Skype- tai Google Hangouts -kirjautumistietosi kaikille kollegoillesi, voit lisätä videoneuvottelulinkin suoraan kalenteritapahtumaasi. Voit tehdä tämän luodessasi tapahtuman "Muut parametrit" -kohdassa napsauttamalla "Lisää videoneuvottelu" -painiketta. Kun kokouksen aika koittaa, kutsuttuja pyydetään soittamaan Google Hangoutsissa.

6. Kiinnitä liitteet

Usein kokouksissa tai konferensseissa tarvitset pääsyn johonkin asiakirjaan, jonka tutkimista varten kaikki ovat kokoontuneet. Google-kalenterin avulla voit liittää tiedostoja ja asiakirjoja suoraan tapahtumaan. Näin kaikki kutsutut osallistujat pääsevät niihin helposti ja nopeasti.

Valitse haluamasi tapahtuma ja napsauta kynäkuvakkeella varustettua painiketta muokataksesi sitä. Napsauta "Kuvaus"-kohdassa paperiliitinkuvaketta ja lataa kaikki tarvittavat tiedostot. Ne voidaan ottaa tietokoneeltasi tai lisätä Google Drive -pilvestä.

7. Kytke maailmankello päälle

Google-kalenterin Maailmankello-ominaisuus on erittäin hyödyllinen, jos työskentelet etätyöntekijöiden kanssa ympäri maailmaa. Sen avulla voit helposti selvittää heillä olevan ajan suoraan käyttöliittymästä.

Avaa "Asetukset" napsauttamalla sopivaa kohtaa valikossa hammaspyörän päällä. Etsi sivulta "Maailmakello". Ota Näytä maailmankello käyttöön ja lisää sitten kaupungit, joissa kollegasi asuvat. Ja heidän paikallinen aikansa näytetään sivupalkissa.

8. Ilmoita kutsutuille sähköpostitse

Joskus sinun täytyy ilmoittaa kokoukseen kutsutuille tekemään jotain - esimerkiksi tuoda kannettavat tietokoneet mukaan tai lukea materiaalia etukäteen. Voit periaatteessa kirjoittaa tästä tapahtuman kommentteihin, mutta on luotettavampaa herättää ihmisten huomio sähköpostitse.

Voit tehdä tämän avaamalla tulevan tapahtuman ja napsauttamalla kirjekuorikuvaketta. Ja sinua kehotetaan kirjoittamaan viesti, joka lähetetään kaikille kutsutuille osallistujille.

9. Lisää tiettyjä kohtaamispaikkoja

"Google-kalenteriin" suunniteltujen tapahtumien etuna on, että niihin voi liittää linkkejä "Google Mapsiin". Joten sinun ei tarvitse soittaa tai kirjoittaa kokouksen osallistujille ja selittää heille pitkään ja ikävästi, kuinka sinne ja sinne pääsee.

Siirry kokousvaihtoehtoihin ja etsi "Missä"-kenttä. Kirjoita osoite sinne, niin Google löytää sen. Nyt kun kutsuttu avaa tapahtuman, hän voi napsauttaa osoitetta ja nähdä kohtaamispaikan kartalta.

10. Lisää mielenkiintoisia kalentereita

Googlen avulla voit tilata niin sanottuja mielenkiintoisia kalentereita. Niistä näet esimerkiksi alueesi loma-aikataulun, tapahtumia urheilun maailmasta tai kuun vaiheita.

Etsi "Muut kalenterit" -osio vasemmasta ruudusta ja napsauta "+" -merkkiä. Valitse avautuvasta valikosta Kiinnostavat kalenterit. Valitse ruudut, jotka haluat tilata, ja ne näkyvät aikataulussasi.

11. Jaa kalenterisi

Tarvittaessa voit tehdä sen niin, että muut käyttäjät voivat tarkastella (tai jopa muokata) kalenteriasi. Tästä on hyötyä, jos johdat kollegoiden tiimiä ja haluat heidän olevan tietoisia kaikista tulevista tapahtumista. Tai olet opiskelija ja olet luonut luentoaikataulun luokkatovereillesi.

Vie hiiri haluamasi kalenterin päälle vasemmassa ruudussa ja napsauta ellipsiä. Valitse Asetukset ja jakaminen. Avautuvassa valikossa "Pääsyoikeudet" -osiossa voit tehdä kalenterin julkiseksi (kaikille Internetin käyttäjille), lisätä yksittäisiä tuttuja (tätä varten tarvitset heidän sähköpostiosoitteensa) tai kopioida linkin kalenteriin, jonka pitäisi lähetetään sitten millä tahansa sopivalla tavalla.

12. Käytä pikanäppäimiä

Näppäimistön käyttö voi olla nopeampaa ja tehokkaampaa kuin hiiren osoittimen liikuttaminen. Google-kalenterissa on melkoinen määrä pikanäppäimiä, joista löytyy täydellinen luettelo. Tässä on joitain hyödyllisimmistä:

• c - Luo uusi tapahtuma.
• Askelpalautin tai Poistaa - poista tapahtuma.
• / - mene hakupalkkiin.
• Numerot 1-6 - Vaihda kalenterinäkymää: päivä, viikko, kuukausi, vuosi, esityslista.
• t - mene tähän päivään.
• k tai p - vieritä kalenteria edelliselle päivämääräalueelle. Eli jos sinulla on kalenteri kuukausinäkymässä, se vierittää edelliseen kuukauteen. Jos päivätilassa - edellisenä päivänä ja niin edelleen.
• j tai - vieritä kalenteria seuraavalle ajanjaksolle.

13. Vedä ja pudota -tapahtumat

Jos loit tapahtuman, mutta missasit päivän tai kellonajan, sinun ei tarvitse mennä tapahtuma-asetuksiin ja syöttää numeroita manuaalisesti. Tartu tapahtumaan ja vedä se haluamaasi päivään tai kellonaikaan - se on nopeampi tällä tavalla.

14. Käytä Google Tasksia

Google Tasks on yksinkertainen tehtävähallinta, joka on integroitu suoraan Google-kalenteriin. Avaa ne napsauttamalla sinistä kuvaketta oikealla olevassa paneelissa ja näet luettelon tehtävistäsi. Ominaisuuksia ei ole niin paljon kuin joissakin Wunderlistissä, mutta Google Tasks on aina silmiesi edessä.

Voit lisätä uusia tapauksia, muokata niitä, määrittää niille eräpäivän ja toistotiheyden joko verkkokäyttöliittymän paneelin tai Googlen kautta.

15. Kumoa tarpeettomat toimet

Lopuksi pieni temppu. Oletetaan, että loit tapahtuman, annoit sille ahkerasti kuvauksen, liitit siihen joukon tiedostoja, koordinoit sen kaikkien kollegojesi kanssa ja poistit sen sitten vahingossa.

Rauhoittaa! Sinun ei tarvitse luoda sitä uudelleen. Paina vain näppäinyhdistelmää Ctrl + Z, ja poistettu tapahtuma palautetaan. Tällä tavalla voit peruuttaa kaikki tahattomat kalenteritoiminnot. Tämä on hieman epäselvä, koska käyttöliittymässä ei ole "Kumoa"-painiketta, mutta se on erittäin hyödyllinen.