6 vinkkiä tehokkaaseen sähköpostin hallintaan

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Sähköposti on yksi parhaista viestintävälineistä ja kenties ainoa, jota kaikki käyttäjät käyttävät poikkeuksetta. Saatat pitää tai et pidä pikaviestinnästä, käytä Skype- tai Facebook-chattia, mutta sinulla on todennäköisesti sähköpostiosoite.

Joka päivä saamme postilaatikkoomme paitsi ystävien ja työtovereiden viestit, myös kymmeniä mainoskirjeitä, ilmoituksia, pelkkää roskapostia. Jotta et hukkuisi saapuvien viestien valtavaan määrään, on erittäin tärkeää kehittää ja soveltaa tehokkaita sähköpostitaitoja.

Tekijänoikeus

Varaa sähköpostin tarkistusaika

Jos sinusta tuntuu, että käytät liian paljon aikaa postin käsittelyyn, eikä postilaatikossasi olevien kirjeiden määrä ole vieläkään vähenemässä, yritä suunnitella tiukemmin postilaatikkosi tarkistamisaikaa. Yleensä aloitamme postin tarkistamisen, löydämme mielenkiintoisen linkin kirjeestä, menemme sivustolle, sieltä toiselle … ja puolen tunnin kuluttua muistamme ja palaamme jäsentämään kirjeitä. Tämän seurauksena aikaa on kulunut, mutta asia ei ole edennyt.

Siksi yritä varata tietty rajoitettu aika itsellesi postin käsittelyyn. Jokainen voi itse asettaa näiden välien taajuuden ja keston kirjeenvaihdon määrästä riippuen. Ehkä se on tunti aamulla ja tunti työpäivän lopussa, tai voi olla mukavampaa kirjautua sähköpostitilillesi tunnin välein viiden minuutin ajan. Mikä tärkeintä, yritä noudattaa tiukasti itsellesi asetettua aikataulua ja olla häiritsemättä mitään ulkopuolista. Tietoisuus siitä aikasi on rajallinen, johtaa väistämättä postikuittien käsittelyn tehokkuuden lisääntymiseen.

Jokainen kirjain tarkoittaa toimintaa

Pääsääntö, jota sinun tulee noudattaa jäsennettäessä postia, on, että jokainen avoin kirje vaatii sinua tekemään jotain. Jos olet avannut kirjeen, älä missään tapauksessa jätä sitä uudelleen Saapuneet-kansioon. Sinun on joko vastattava kirjeeseen välittömästi tai välitettävä se jollekin, joka osaa paremmin käsitellä tätä ongelmaa, tai ajoittaa tehtävä itsellesi Google Taskissa tai kalenterissa - joka tapauksessa toimenpiteesi seurauksena kirjeen tulee poistetaan tai siirretään arkistoon, eli poistu postilaatikosta … Jos noudatat tätä yksinkertaista sääntöä, postilaatikkosi siivotaan ennemmin tai myöhemmin.

Tekijänoikeus

Suodattimet ja pikakuvakkeet

Jos saat suuren määrän sähköposteja joka päivä, niiden jäsentäminen vie sinulta paljon aikaa ja vaivaa. Mikset käytä tähän postipalvelun resursseja, varsinkin kun useimmissa palveluissa on tämä ominaisuus ja ne on toteutettu täydellisesti?

Kyse on suodattimien asettamisesta automaattista postinkäsittelyä varten. Sen sijaan, että napsauttaisit jokaista viestiä manuaalisesti, ja jokainen napsautus on yhtä aikaa ja vaivaa, aseta vain haluamasi suodattimet kerran. Esimerkiksi kaikki sukulaistesi osoitteista tulevat viestit menevät automaattisesti Perhe-kansioon ja ne on merkitty tärkeiksi merkillä. Kaikki lehdistötiedotteet menevät erilliseen kansioon ohittaen Saapuneet-kansion, ja sosiaalisten verkostojen ilmoitukset lähetetään välittömästi roskakoriin.

Tällä tavalla voit luokitella viestit pääaiheiden mukaan ja valmistautua niiden käsittelyyn sen mukaisesti. Sinulla ei enää ole tilannetta, jossa aivosi siirtyvät postia jäsennettäessä kotitöistä bisnesasioihin ja sitten heti viihdepostituksiin ja sitten takaisin.

Erilaisten suodattimien luomiseen on valtava määrä vaihtoehtoja, ja olen varma, että kun rakennat automaattisen suodatusjärjestelmän, säästät päiviä ja kuukausia aikaasi. Lisäksi arkistosta voit helposti löytää tarvitsemasi kirjaimet käyttämällä annettuja tunnisteita tai kansioittain jaettuna (muistatko, että Saapuneet-kansiomme on täysin tyhjä?).

Käytä hakua

Monet käyttäjät, varsinkin aloittelijat, säilyttävät kaikki sähköpostinsa Saapuneet-kansiossaan, koska heistä tuntuu, etteivät he koskaan löydä niitä enää arkistoinnin yhteydessä. Jos määrität suodattimien ja pikanäppäinten järjestelmän edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, arkistosi on jo järjestetty ja siinä on paljon helpompi navigoida. Mutta älä unohda myöskään hakupalkkia. Esimerkiksi Gmailissa kirjainten hakujärjestelmä on niin täydellinen (kuka epäilee!), ettei kirjaimen löytäminen ole vaikeaa.

Käytä merkkejä

Monissa sähköpostipalveluissa on ominaisuus, jolla viestit merkitään erityisillä merkeillä (Gmailissa nämä ovat tähtiä). Heidän avullaan on helppo korostaa tarpeelliset, huomiota vaativat viestit ja sijoittaa ne erilliseen kansioon. Gmailissa voit valita oman lippusarjan ja käyttää niitä melko joustavasti. Näin ollen yksi vilkaisu postilaatikkosi sisältöön riittää erottamaan sähköpostit niiden tärkeyden mukaan.

Käytä pikanäppäimiä

Pikanäppäinten käyttö voi nopeuttaa kirjeenvaihdon käsittelyä niin paljon, että niiden tutkimiseen kannattaa käyttää muutama tunti. Mutta ennen sitä, katso asetukset (Gmailissa se on Asetukset - Yleiset - Pikakuvakkeet) ja varmista, että ne ovat päällä. Sen jälkeen paina vain näppäimistön kysymysmerkkiä ja näet kehotteen, jossa on kaikki Gmailin pikanäppäimet.

Sähköposti on loistava viestintäväline, mutta se ei tarkoita, että sinun täytyy omistaa puolet elämästäsi tälle prosessille. Kaikkien prosessien maksimaalinen automatisointi, nopeat vastaukset tai viestien edelleenlähetys, ajan suunnittelu ja muut tämän artikkelin vinkit auttavat sinua käsittelemään minkä tahansa määrän kirjaimia melko nopeasti ja säästämään enemmän aikaa nautittavampaan toimintaan.