Mikä on sisäinen tarkastus ja miten se tehdään

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Tarkastuksia ei pitäisi tehdä esittelyä varten, vaan työnkulkujen parantamiseksi.

Mikä on sisäinen tarkastus

Ensin sinun on selvitettävä, mitä tällä sanalla tarkoitetaan. Suppeassa merkityksessä, joka on lailla hyväksytty, se on tilinpäätösten luotettavuuden tarkastus. Kaikki tarkastukset voivat olla ulkoisia ulkopuolisten tilintarkastajien kanssa tai sisäisiä - omien resurssiemme avulla.

Kaikki kirjanpitoa pitävät organisaatiot edellyttävät kirjanpitoasiakirjojen sisäistä tarkastusta. Eli kaikkien liikemiesten, paitsi yksittäisten yrittäjien, on suoritettava tarkastus.

Käytännössä menettely näyttää olevan pakollinen, muttei kovinkaan: käytökselle ei ole selkeitä määräyksiä, eikä kiertovastuuta ole. Niin monet ihmiset järjestävät "Potemkin-tarkastuksen": he kirjoittavat kaiken muistiin asiakirjoihin, mutta eivät itse asiassa tarkista mitään (ja turhaan, mutta siitä lisää myöhemmin).

On olemassa useita organisaatiokategorioita, joiden on suoritettava tarkastus kaikkien sääntöjen mukaisesti ja raportoitava valtiolle. Tarkastus ei kuitenkaan ole enää täysin sisäinen: sen voivat suorittaa vain tilintarkastusyhtiöt tai valtiovarainministeriön rekisteriin kuuluvat yksittäiset tilintarkastajat. Tällainen menettely on pakollinen valtion yhtiöille, sijoitusrahastoille, osakeyhtiöille, pankeille ja mikrorahoitusorganisaatioille sekä yrityksille, joiden vuositulot ovat 800 miljoonaa euroa tai taseen varat vuoden lopussa yli 400 miljoonaa. Täydellinen luettelo on laaja (se voidaan katsoa), mutta se ei koske suurinta osaa liikemiehistä.

Keskitymme siis useimmille yrityksille määrättyyn tilintarkastukseen.

Miksi tarvitset sisäistä tarkastusta

Nyt on hyvä hetki muistaa, että tilintarkastuksella on laajempi merkitys.

Kyse ei ole vain tilinpäätösten tarkistamisesta, vaan myös koko organisaatiosi toiminnan tarkastamisesta. Numeroille on tietysti annettava etusija ja ensisijainen huomio. Mutta jos on mahdollisuus kaivaa syvemmälle, sukeltaa prosesseihin, on parempi tehdä se.

Tällaisen tarkastuksen tuloksia ei tarvita esitettäväksi tarkastusviranomaisille. Tarkastuksia tarvitaan ensisijaisesti yritysjohtajille useiden tavoitteiden saavuttamiseksi:

• Tarkista raporttien luotettavuus ja katso, miten taloustilanne todella on. Jos työ tehdään vastuullisesti, tiedät tietysti jo mistä on kyse. Mutta kukaan ei ole suojassa virheiltä. Auditointi varmistaa, että asiakirjojen kanssa kaikki on kunnossa.
• Selvitä, kuinka tehokkaasti yritys ja sen divisioonat toimivat.
• Tunnista ja arvioi riskit, joita organisaatio kohtaa toimiessaan.
• Valmistaudu kommunikoimaan sijoittajan tai lainanantajan kanssa. Tarkastuksen havainnot osoittavat kaunopuheisesti, kuinka yrityksellä menee.
• Etsi artikkeleita säästämistä varten.

Mitä tulee tarkistaa sisäisen tarkastuksen aikana

Rajoituksia ei ole, mutta kiinnitä huomiota näihin kohtiin:

• Tilinpäätös. Olemme jo keskustelleet kirjanpitoasiakirjojen tarkistamisen tärkeydestä, kaikki on selvää täällä.
• Verot. Mitä ja milloin maksetaan, siirretäänkö arvopaperit ajoissa liittovaltion veroviranomaiselle, onko niistä puutteita, onko verojärjestelmä valittu optimaalisesti ja niin edelleen.
• Lakien ja määräysten noudattaminen. Tehdäänkö kaikissa prosesseissa virheenkorjaus lainsäädännön kannalta ja eivätkö tarkastajat, jos he tulevat, löydä rikkomuksia. Lisäksi on syytä muistaa kaikki tarkastajat - palomiehet, ympäristönsuojelijat ja niin edelleen.
• Tietoturva. Miten asiakirjoja ja tietoja säilytetään, onko työntekijät koulutettu välttämään tunkeilijoiden hyökkäyksiä.

Kuinka järjestää sisäinen tarkastus

Perusvaiheita on useita.

Päätä, kuka suorittaa tarkastuksen

Pääehto tässä on riippumattomuus. Oletetaan, että kirjanpitäjän pyytäminen tarkistamaan tilinpäätös on outoa ilmeisistä syistä. Hän sävelsi ne itse. Tarvitset jonkun, jolla on riippumaton näkökulma. Mutta samalla on tärkeää, että henkilö ymmärtää tarkastettavan asian.

Sisäisen tarkastuksen voivat suorittaa yrityksen työntekijät, erillinen osasto, jos sellainen on, tai johtaja itse. Voit myös palkata urakoitsijan.

Anna käsky pään kautta

Paperissa tulee mainita tarkastuksen päivämäärät, kuka sen suorittaa ja millä ehdoilla.

Päätä mitä haluat tarkastuksesta

Ennen sisäistä tarkastusta sinun on laadittava asiakirjat. Ne tallentavat, miksi tarkistus suoritetaan, eli mitä tavoitteita haluat saavuttaa. On myös syytä määrätä, kuka tekee mitä, miten ja mitä tarkastajat tarkistavat, miten heidän tulee esittää havainnot. Älä unohda ilmoittaa, millä kriteereillä tarkastajien suorituskykyä arvioidaan. Tämä on erityisen tärkeää, jos urakoitsija on mukana ja joudut maksamaan hänen kanssaan.

Jatka tarkistamista

Vastuuhenkilöt tarkistavat asiakirjat, keskustelevat työntekijöiden kanssa, tekevät mitä heiltä vaaditaan.

Laadi tarkastuskertomus

Jos puhumme tilintarkastuskertomuksesta, joka perustuu kirjanpitoasiakirjojen tarkastuksen tuloksiin ja joka on laadittu kaikkien sääntöjen mukaisesti, sen tulisi sisältää:

• nimi "Tilintarkastuskertomus";
• tieto asiakkaasta - kenelle raportti toimitetaan;
• tarkastetun yrityksen tiedot;
• tiedot tarkastajasta;
• luettelo tarkastetuista asiakirjoista;
• tiedot tilintarkastajien tekemästä työstä;
• tiedot havaituista rikkomuksista;
• päätelmän päivämäärä.

Yleensä voit ohjata tätä suunnitelmaa. Tai järjestä se toisin, jos tämä on asiakirja yksinomaan sisäiseen käyttöön.

Tarkista raportti ja päätä, mitä tehdä seuraavaksi

Jos auditointia ei suoriteta esillepanoa varten, saatu tieto on analysoitava ja ymmärrettävä. Esimerkiksi saattaa asiakirjat lakien mukaisiksi tai rakentaa uudelleen prosesseja tehottomalla osastolla.

On kuitenkin tärkeää olla leikkaamatta olkapäältä. Raportin tutkimisen lisäksi on myös ymmärrettävä, kuinka ja miksi siinä kuvatut virheet voivat ilmaantua. On myös muistettava, että joskus tilintarkastajat yrittävät liian kovasti löytää puutteita ja sen seurauksena löytää ongelmia sieltä, missä niitä ei ole. Yleensä älä kiirehdi rankaisemaan ja antamaan anteeksi ymmärtämättä.

Kuinka usein sisäinen tarkastus on suoritettava?

Ehdot määrittelee yrityksen johtaja. Itse asiassa on lähdettävä yrityksen erityispiirteistä ja sen tarpeista. Esimerkiksi, jos organisaatio on pieni ja asiakirjoja on vähän, ja todentamista varten on tarpeen repiä osa työntekijöistä irti heidän suorasta työstään, tarkastusta ei tarvitse tehdä usein. No, jos kyseessä on iso yritys, kannattaa ehkä tehdä tarkastuksia useita kertoja vuodessa.