9 vinkkiä, jotka auttavat sinua työskentelemään nopeammin Wordissa

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Vaikka olisit työskennellyt MS Wordissa pitkään ja pidät itseäsi asiantuntijana, voit aina tulla entistä tuottavammaksi.

Saatat olla jo perehtynyt joihinkin tekniikoihin. Mutta usein käy ilmi, että jopa todelliset ammattilaiset menevät pitkälle eivätkä tiedä monia hyödyllisiä temppuja.

1. Automaattinen teksti

Voit käyttää tätä ominaisuutta syöttääksesi nopeasti usein käytettyjä sanoja ja lauseita, mikä säästää paljon aikaa. Voit jakaa tämän neuvon työtovereiden kanssa ja helpottaa heidän elämäänsä.

Sinun tarvitsee vain kirjoittaa asiakirjoissa usein käyttämäsi teksti (tai tehdä grafiikkaa) ja muotoilla se tarvittaessa. Valitse sitten teksti ja paina Alt + F3. Anna lyhyt nimi (esimerkiksi lyhenne) ja tallenna. Kirjoita jatkossa koko lauseen sijaan valitsemasi nimi ja paina F3. Tallennettu teksti tai kuva näkyy automaattisesti asiakirjassa.

2. Automaattinen korjaus

Automaattinen teksti vähentää toistuvan tekstin kirjoittamiseen kuluvaa aikaa, mutta ei ratkaise kirjoitus- ja virheongelmaa. Automaattinen korjaus korjaa joitain yleisiä virheitä. Word tekee tämän itsestään kirjoittaessasi. Ja vielä parempi, jos lisäät itse ne sanat, joissa on usein kirjoitusvirheitä.

Tiedät esimerkiksi, että sinulta puuttuu aina "t" sanasta "virasto". Avaa asetukset (Tiedosto → Asetukset → Oikeinkirjoitus → Automaattisen korjauksen asetukset versioissa 2010, 2013, 2016) ja täytä, mitä haluat korvata. Kun seuraavan kerran kirjoitat "virasto" ilman "t":tä, Word korjaa itse virheen. Samaan paikkaan voit lisätä tai poistaa lainausmerkkien-tassujen korvaamisen lainausmerkeillä-joulukuuset, yhdysviivan ja em-viivan ja niin edelleen.

3. Liitä vaihtoehtoja

Kun liität tekstiä Internetistä tai muista tiedostoista, sinun on muotoiltava se vastaamaan asiakirjasi tyyliä. Tietenkin voit valita "vain teksti" -vaihtoehdon joka kerta, mutta todennäköisesti unohdat tämän usein. Tässä tapauksessa voit tehdä oletusasetukseksi muotoilemattoman liittämisen.

Siirry kohtaan "Tiedosto" → "Asetukset" → "Lisäasetukset" → "Kopioi, leikkaa ja liitä" ja valitse "Liitä muista ohjelmista" -kohdasta vaihtoehto "Tallenna vain teksti". Nyt missä tahansa käsittelemässäsi asiakirjassa sisällön kopioiminen tiedostoista tai verkkosivuista muotoilee sen vastaamaan tekstiäsi.

4. Tyylin poistaminen

Toinen tapa poistaa tekstin muotoilu on tyylinhallinta. Valitse haluamasi sisältö ja paina Ctrl + välilyönti tai valitse Tyylit-ryhmän Aloitus-välilehdeltä Normaali.

5. Yhteistyötä reaaliajassa

Office Online otettiin käyttöön Office 365 2013:ssa. Vuoden 2016 versio tarjoaa entistä enemmän ominaisuuksia, kuten reaaliaikaisen yhteistyön. Luultavasti useimmat käyttäjät tuntevat tämän periaatteen Google Docsista.

Tallenna asiakirja OneDriveen tai SharePoint Onlineen. Napsauta Jaa ja valitse, kenen kanssa haluat työskennellä tämän tiedoston parissa. Lähetä kutsu kirjoittajalle, jotta valitut ihmiset voivat liittyä kanssasi. Jokainen, jolla on pääsy asiakirjaan, näkee, kuka tekee mitä muutoksia. Joten projektityöstä tulee paljon tehokkaampaa: kenenkään ei tarvitse odottaa vastauksia muokkauksineen ja uusia tietoja postitse.

6. Mallit

Voit löytää ja ladata valtavan määrän malleja verkosta. Voit aloittaa niiden käytön ja muokata niitä tarpeen mukaan - paljon nopeammin kuin projektin uudelleenrakentaminen.

7. Liite

Android- ja iOS-mobiilisovelluksessa voit luoda ja muokata asiakirjoja älypuhelimesta tai tabletista sekä tarkastella tiedostoja pilvitallennustilasta. Word-sovellusta on parempi käyttää kuin muita mobiilieditoreja: näin voit olla varma samasta muotoilusta ja aina pääsyn dokumentin uusimpaan versioon - työpöytäohjelmassa, Wordin selainversiossa, älypuhelimessa tai tablettia.

Jotta voit työskennellä, sinun on kirjauduttava sisään tilillesi. Jos sinulla tai organisaatiollasi on Office 365 -tilaus, sinun ei tarvitse maksaa mitään sovelluksessa.

8. Mukautettu taulukkomuoto

Jos muotoilet taulukoita usein mielesi mukaan, voit vähentää työn määrää. Luo tyyli ja lisää se Taulukon tyylit -ryhmään. Napsauta sitten tässä ryhmässä haluamaasi tyyliä hiiren kakkospainikkeella ja tee siitä oletusmuoto.

9. Tulosta missä tahansa

Tämä saattaa tuntua oudolta joillekin, mutta useimmat Word-käyttäjät käyttävät näppäimistön nuolia, kun heidän on siirrettävä kohdistinta ja aloitettava kirjoittaminen uuteen kohtaan asiakirjassa. Mutta tämä voidaan tehdä paljon nopeammin - kaksoisnapsauttamalla. Avaa tyhjä arkki ja aloita kirjoittaminen kaksoisnapsauttamalla mitä tahansa.

Olet nyt valmis olemaan mahdollisimman tuottava Wordissa!