Kuinka olla häiritsemättä suunnitelmia ja noudattaa määräaikoja

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Muista suunnitteluvirhe äläkä ole liian optimistinen vaihtoehtojen suhteen.

Jos olet joskus epäonnistunut valmistautumaan ajoissa tai suorittamaan tehtävää ajoissa, on täysin mahdollista, että olet joutunut suunnitteluvirheen uhriksi. Tämä on yksi yleisimmistä kognitiivisista harhoista. Teemme tämän virheen, vaikka tiedämme, että se kesti aiemmin kauemmin. Tämä johtuu siitä, että olemme liian optimistisia kykyjemme suhteen ja aliarvioimme odottamattomien olosuhteiden todennäköisyyden.

Esimerkiksi talo valmistuu ajallaan vain, jos toimitukset eivät viivästy, työntekijät eivät ota lomaa ja sää on täydellinen. Aina on olemassa mahdollisuus, että jokin menee pieleen. Yleensä unohdamme sen ja asetamme mahdottomia määräaikoja. Mutta jos muistat tämän ajatteluvirheen, voit välttää negatiiviset seuraukset. Bloggaaja Thomas Oppon kertoi, mitä tälle on tehtävä.

1. Vastusta halua käsitellä vain kiireellisiä asioita

Häiriöt ja pienet kiireelliset tehtävät heikentävät keskittymiskykyä lähes puoleksi tunniksi ja tuottavuus kärsii tästä. Siksi menestyksesi riippuu kyvystäsi erottaa kiireelliset ja tärkeät tehtävät.

Tärkeä on harvoin kiireellistä, ja kiireellinen on harvoin tärkeää.

Kiireelliset asiat vaativat välitöntä huomiota. Yleensä nämä ovat puheluita, tapaamisia, tehtäviä, joissa on määräaika. Tärkeimmät auttavat saavuttamaan pitkän aikavälin tavoitteita ja toteuttamaan vakavia projekteja. Valitettavasti lykkäämme niitä yleensä myöhemmäksi ja käsittelemme kiireellisiä asioita. Se antaa tuottavuuden tunteen, mutta emme todellakaan pääse lähelle päätavoitteitamme.

Rajoita aikaa, jonka käytät merkityksettömiin kiireellisiin tehtäviin, kuten postin jäsentämiseen, ja keskity tärkeisiin asioihin.

2. Jaa suuret tehtävät pieniin askeliin

Mitä enemmän pisteitä projektissasi on, sitä todennäköisemmin jokin menee pieleen. Harkitse kaikkia vaiheita ja luo vaiheittainen toimintasuunnitelma. Aseta sitten määräajat. Varaa puoli tuntia tai tunti yhden vaiheen suorittamiseen. Jos tehtävä on liian suuri ja tunti ei riitä, jaa se pienempiin.

Tällaiset tiukat määräajat pakottavat sinut etsimään tuottavinta tapaa työskennellä ollaksesi ajoissa. Kun olet valmis, katso tuloksiasi. Varmasti on tehtäviä, joita ei voida suorittaa nopeammin, ja päinvastoin tehtäviä, joiden suorittamiseen kuluvaa aikaa voidaan lyhentää vieläkin enemmän. Mieti ja tee tarvittavat muutokset aikatauluusi.

3. Käytä tomaattiajastinta

Seuraa, kuinka paljon aikaa käytät tiettyihin tehtäviin. Tämä auttaa sinua saamaan realistisen idean ja voittamaan liiallisen optimismin suunnittelussa. Tomaattitekniikka toimii hyvin jäljittämisessä.

Hänen mukaansa sinun täytyy työskennellä intensiivisesti 20, 30 tai 40 minuuttia ja sitten pitää lyhyt tauko. Intervallit erotetaan toisistaan ajastimella. Tämä tekniikka auttaa sinua jakamaan suuret, monimutkaiset tehtävät hallittaviin vaiheisiin. Kun aloitat yhden väliajan, haluat lopettaa työn ilman, että mikään muu häiritsee sinua.

4. Varo niitä, jotka loukkaavat aikaasi

Suojaa työaikaasi. Älä sano useammin. Sitten voit keskittyä omiin tehtäviisi ja projekteihin sen sijaan, että vastaisit muiden ihmisten pyyntöihin.

Kun sanot kyllä muille, varmista, ettet sano ei itsellesi.

Kirjailija Paulo Coelho

Älä imeydy asioihin, joihin sinulla ei ole aikaa. Siitä on vaikea kieltäytyä, mutta se on opittava oman keskittymiskyvyn ja mielenrauhan vuoksi.

johtopäätöksiä

Tunnemme olevamme yllättyneitä suunnitteluvirheistä. Mutta jos huomaat ja korjaat ongelman ajoissa, se ei vahingoita sinua niin paljon. Siksi älä luota subjektiiviseen käsitykseen siitä, kuinka kauan jokin kestää. Mittaa ja vertaa. Muista, kuinka suunnitelmasi osuivat viime kerralla yhteen todellisen tilan kanssa:

• Mikä meni hyvin ja mikä meni pieleen?
• Mitä voit tehdä toisin ensi kerralla?

Seuraa edistymistäsi ja tee päätöksiä näiden tietojen perusteella.