Kuinka pitää tehtäväluetteloita ja olla häiritsemättä hölynpölyä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Tuottavuus ei ole helppoa. Mutta jos teet taitavasti tehtäväluetteloita, autat olemaan hajamielinen ja valitset oikeanlaisen ajattelutavan, on täysin mahdollista suorittaa suurin osa suunnitelluista tehtävistä.

Tässä on seitsemän yksinkertaista temppua, joita liiketoiminnan ja ajanhallinnan asiantuntijat neuvovat.

1. Tee illalla tehtävälista seuraavaa päivää varten

Jos sinulla ei ole aamulla töissä aavistustakaan siitä, mitä sinun pitäisi tehdä tänään, vietät todennäköisesti päivän roiskuen pienten merkityksettömien asioiden parissa. Yritä tehdä tehtävälista illalla, niin seuraavana aamuna tiedät tarkalleen, mitä sinun tulee tehdä.

Suunnittele jokaiselle tehtävälle arvioitu aika, jotta aikataulussasi pysyminen on helpompaa (äläkä unohda pitää pari taukoa). Voit merkitä tärkeimmät asiat tähdellä tai jollakin tavalla korostaa niitä.

2. Älä aloita päivääsi sähköpostilla

Älä häiritse sähköpostilla aamulla, on parempi aloittaa heti luettelosi ensimmäinen asia. Ja varaa puoli tuntia postin jäsentämiseen esimerkiksi klo 11.00 ja 15.00. Voit tehdä paljon enemmän tällä tavalla.

Ja jos et pysty vastaamaan kaikkiin puheluihisi ja sähköposteihisi heti, aseta puhelimesi äänettömään tilaan ja sammuta ilmoitukset.

3. Tartu vaikeisiin asioihin heti

Usein aloitamme päivän pienillä tehtävillä, lykkäämme tärkeintä myöhempään, mutta näin vain venytetään epämiellyttävää odotusta ja lisätään stressiä. Parempi ryhtyä asioihin, joita et halua tehdä heti, ja nauttia ylpeydestä, kun olet valmis. Muu bisnes sujuu nyt kuin kellonkelillä.

4. Säästä aikaa kokouksissa

Jos sinulla on mahdollisuus, varaa kokouksiin juuri sen verran aikaa, että sinulla on aikaa keskustella kaikesta. Kutsu vain ne, jotka todella tarvitsevat.

Älä tuhlaa aikaa suullisiin selityksiin. On parempi antaa tiedot kirjallisesti. Jos kaikki olisivat kirjoittaneet perustiedot etukäteen, itse kokoukset olisivat menneet vain päätöksentekoon eivätkä ne olisi vieneet niin paljon aikaa.

5. Piristä itseäsi

Kun epäilemme itseämme, alamme välttää vaikeuksia. Yritä siis piristää itseäsi ja luottaa siihen, että selviät kaikesta. Ajattele viimeistä kertaa, kun suoritit onnistuneesti monimutkaisen projektin. Tämä helpottaa aloittamista, etkä halua enää viivytellä.

6. Pidä taukoja

Tietenkin me kaikki haluamme työpäivämme olevan mahdollisimman tuottoisa, ja joskus jopa häpeämme pitää taukoja. Lyhyet tauot ovat kuitenkin välttämättömiä. Ne auttavat sinua käynnistämään aivosi uudelleen ja saamaan voimaa sekä tekemään enemmän, kun palaat töihin.

Jotta taukoja ei unohdettaisi, kokeile tunnettua Pomodoro-menetelmää (työskentely 25 minuuttia, lepo 5 minuuttia). Tai millä tahansa muulla menetelmällä. Pääasia on pitää siitä kiinni koko ajan. Laajennukset, jotka estävät pääsyn tietyille sivustoille, kuten Facebook ja VKontakte, auttavat myös.

7. Heitä pois tehtävälista päivän päätteeksi

Jos et ole tehnyt kaikkea, mitä suunnittelit päivälle, älä jätä tätä keskeneräistä listaa huomiseen. Se vain alentaa moraaliasi. Heitä tällainen luettelo ja tee uusi, johon sisällytät tämän päivän keskeneräiset asiat ja uudet kohteet.