Miksi meiltä puuttuu määräaikoja ja kuinka lopettaa se?

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Jos olet surullinen siitä, että sinulla ei koskaan ole aikaa lähettää töitäsi ajoissa, lue tämä artikkeli kiireellisesti. Selitämme, miksi myöhästyneet määräajat eivät ole sinun syytäsi, ja kerromme, kuinka noudatat määräaikoja.

Rakastan määräaikoja! Varsinkin pilli, jolla he rikkovat.

Kirjailija Douglas Adams

Tiedämme kaikki, kuinka tärkeää suunnittelu on tehokkaan työn kannalta. Joskus olemme kirjaimellisesti pakkomielle häneen. Mutta kun on aika aloittaa tehtäväluettelon toteuttaminen, alamme lykätä niitä, viivyttelemme viimeiseen minuuttiin tai jopa häiritsemme määräaikoja. Tätä tapahtuu jokaiselle enemmän tai vähemmän. Ja tälle on perustelu, joka piilee ajattelumme erityispiirteissä.

Miksi meiltä puuttuvat määräajat?

Olet ehkä kuullut Sydneyn oopperatalon historiasta, jonka suunniteltiin valmistuvan vuonna 1963 7 miljoonalla dollarilla ja joka lopulta valmistui vasta 10 vuotta myöhemmin, vuonna 1973. Lisäksi teatterin alkuperäinen suunnittelu on kokenut lukuisia muutoksia, ja rakennus on pienentynyt, ja sen seurauksena käytettiin 102 miljoonaa dollaria!

Suunnittelijat ovat joutuneet laajalle levinneen virheen uhriksi: he arvioivat väärin, kuinka kauan tehtävä kestää. Heidän täytyi kerta toisensa jälkeen siirtää määräaikoja ja muuttaa työsuunnitelmaa, koska he eivät huomioineet projektin nopeuteen vaikuttavia ongelmia.

Ajattelumme on rakentunut siten, että suunnittelemme niin paljon aikaa ja rahaa kuin tarvitaan, jos kaikki menee parhaan skenaarion mukaan.

Mutta väistämättä tiellä on esteitä, joiden seurauksena työn määrä kasvaa nopeasti. Sitten selitämme myöhästyneet määräajat sillä, että on syntynyt odottamattomia olosuhteita, emmekä sillä, että emme voineet ottaa huomioon niiden mahdollisuutta jo suunnitteluvaiheessa.

Miksi tarvitsemme määräaikoja?

Tiukat määräajat eivät vain katkea jatkuvasti, vaan tuovat myös paljon stressiä projektin osallistujille, joten ehkä on parempi kieltäytyä niistä? Ei. Usein määräaika on ainoa syy, miksi työ saa alkunsa ollenkaan.

Aikaisemmin sanaa deadline käytettiin kuvaamaan vankilan ympärillä olevaa linjaa, jonka yli vangit eivät voineet rukoilla päivällä tai yöllä, koska he saivat välittömästi luodin.

Nyt määräajat liittyvät yksinomaan työhön, eikä niiden epäonnistuminen uhkaa koko osaston toteutumista. Mutta olemus pysyy samana: tuottavuuden tai projektisi määräaika on elämä tai kuolema.

Työ täyttää sille varatun ajan.

Parkinsonin laki

Mikä tahansa tehtävä kestää niin kauan kuin annat sille varata. Siksi joskus ihmettelemme, kuinka nopeasti saamme jotain tehtyä. Samasta syystä olemme usein viime minuutteina mahdollisuuksien rajalla saada valmiiksi se, mikä oli varattu useiksi päiviksi tai jopa viikoiksi.

Parkinsonin lain huomioon ottaen ymmärrämme, että jos emme aseta aikarajaa tehtävän suorittamiselle, teemme sen ikuisesti!

Kuinka voittaa jatkuvat määräajat

Kuinka käsitellä huonoa suunnittelua ja kääntää määräaikojen olemassaolo eduksesi? Se tulee olemaan erittäin vaikeaa, koska meidän on taisteltava ajattelumme systemaattisia virheitä vastaan. Mutta tieto siitä, kuinka määräajat muuttavat käyttäytymistämme, voi auttaa meitä olemaan tuottavampia.

Valoisa aloitus

Kun jaat työmäärän kuukaudelle, viikolle, vaikka vuorokaudelle etukäteen, pisteytä jakson alku mahdollisimman tiukasti ja pura loppuaikaa niin paljon kuin mahdollista.

Keskity ensin projektin vaikeimpiin, tärkeimpiin ja aikaavievimpiin tehtäviin. Teet niitä silti kauemmin kuin odotit. Nöyryytä itsesi. Mutta aktiivisen aloituksesi ansiosta sinulla on jakson lopussa aikaa, jonka käytät suunnittelemattomien ongelmien ratkaisemiseen ja tehtävien suorittamiseen.

Määräajan aattona sinun ei tarvitse sukeltaa päätä huipulle uusiin monimutkaisiin tehtäviin ja kohdata sudenkuoppia, joista et vielä tiedä.

Lisämääräaika

Aseta itsellesi määräaika pari päivää todellista aikaisempaa. Näin neuvoo Zapierin markkinoija Matthew Guay. Ihanteellinen, jos et tiedä kuinka paljon aikaa sinulla on henkilökohtaisesta määräajasta oikeaan - yksi tai kolme päivää. Mutta tällainen tilanne on esitetty huonosti. Muistat tietysti edelleen, kuinka paljon aikaa sinulla on jäljellä, joten se vaatii tahdonvoimaa, jotta et häiritse määräaikojasi.

Keksi itsellesi jonkinlainen palkinto, jos saat työn valmiiksi määräajassa. Tyytyväisyys ajallaan suoritetuista tehtävistä on kuitenkin hyvä palkinto.

Julkinen lausunto

"Vannan juhlallisesti lopettaa artikkelin viiteen illalla" - sano se ei päässäsi, vaan äänekkäästi koko toimistolle. Nyt itsetuntosi on tullut peliin. Mikä on sinulle tuskallisempaa: pakottaa itsesi työskentelemään aktiivisesti vai missata määräaikoja ja myöntää äänekkäästi epäonnistumisesi?

Kirjailija Evelyn Waugh, joka aloittaa uuden romaaninsa Return to Brideshead, on julkisesti ilmoittanut: "Aloitan uuden kirjan ja kirjoitan sen kolmen kuukauden kuluttua." Hän ei noudattanut määräaikaa ja pyysi useita kertoja, jälleen julkisesti, määräajan lykkäämistä. Siitä huolimatta hän sai romaanin valmiiksi melko nopeasti, koska tiesi, että lukijat muistavat hänen lupauksensa ja odottavat sen toteutumista.

Jatkuvat muistutukset lähestyvästä määräajasta

Jos aloitamme työskentelyn suuren projektin parissa, aikaväli on yleensä melko pitkä. Määräajasta tulee jonkinlainen abstraktio - jossain siellä, jonakin päivänä. Mitä lähempänä se on, sitä selvemmin ymmärrämme, kuinka paljon aikaa meillä on jäljellä, ja voimme paremmin vertailla sen määrää ja jäljellä olevan työn määrää.

Aseta itsellesi säännöllisiä muistutuksia, jotka tuovat sinut jatkuvasti takaisin todellisuuteen ja ilmoittavat sinulle, että päivä X lähestyy:

• eräpäivä vanhenee kuukauden kuluttua;
• viikko;
• kolme päivää;
• päivä;
• kello 8.

Kyllä, se on stressaavaa, se tulee olemaan ärsyttävää. Mutta ehkä tämä on ainoa tapa kannustaa itseäsi?

Kaikki liiketoiminta kestää aina odotettua kauemmin, jopa Hofstadterin lain mukaan.

Hofstadterin laki

Tämä Ph. D.:n Douglas Hofstadterin koominen rekursiivinen laki puhuu määräaikojen aikatauluttamisen mahdottomuudesta. Määräajat on kirjaimellisesti tehty estämään. Toivomme kuitenkin, että neuvomme auttavat sinua välttämään asioiden työntämisen murtumispisteeseen, jossa jatkuva määräaikojen noudattamatta jättäminen on erittäin haitallista työmaineelle ja saa sinut jatkuvaan stressiin.