Liikesähköpostin salaisuudet

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Esittelemme sinulle Artem Turovetsin artikkelin yrityskirjeenvaihdon järjestämisjärjestelmästä. Tämä ei ole joukko "supertuottavuustekniikoita" tai luento sähköpostimarkkinoinnista. Artyom yksinkertaisesti jakaa kokemuksensa yrityksestään, jossa he yrittivät määrittää työskentelyn sähköpostilla niin, että kaikilla oli mukavaa.

Mikä on sähköposti? Nykyaikaisessa yritysmaailmassa nämä ovat:

• Kasvosi. Sähköpostin avulla voit luoda positiivisen kuvan vastapuolen silmissä tai pilata ensivaikutelman.
• Työvälineesi. Suuri osa kommunikaatiosta ulkomaailman kanssa tapahtuu sähköpostitse. Siksi, kun hallitset tämän työkalun hyvin, voit helpottaa elämääsi huomattavasti.
• Voimakas häiriötekijä. Ulkomaailma yrittää saada sinut, häiritä ja johtaa sinut harhaan sähköpostitse.

Tästä näkökulmasta katsotaanpa sähköpostin kanssa työskentelemistä. Aloitetaan yksinkertaisesta.

Kirjeen suunnittelu

Käytän Mozilla Thunderbird -sähköpostiohjelmaa, joten käytän sitä esimerkkinä. Luodaan uusi kirjain ja siirrytään kenttien luettelossa ylhäältä alas.

Kenelle. Kopio. Piilotettu kopio

Joku ei ehkä tiedä, mutta Mozillan "To" voidaan muuttaa muotoon "Cc" tai "Bcc".

• Vastaanottaja: kirjoitamme pääosoittajan tai useita vastaanottajia puolipisteillä erotettuina.
• Kopioi: kirjoitamme jollekin, jonka pitäisi lukea kirje, mutta jolta emme odota vastausta.
• Piilokopio: kirjoitamme sille, jonka pitäisi lukea kirje, mutta jäädä muille kirjeen vastaanottajille tuntemattomiksi. Se soveltuu erityisesti liikekirjeiden, esimerkiksi ilmoitusten, massapostitukseen.

Ei oikein joukkopostituksissa määritä vastaanottajat "Kopio"- tai "Vastaanottaja"-kenttien kautta. Saan useita kertoja vuodessa kirjeitä, joissa kopiokenttään on listattu 50–90 vastaanottajaa. Yksityisyyttä loukataan. Kaikkien vastaanottajien ei tarvitse tietää, kenen muun kanssa työskentelet samankaltaisen aiheen parissa. On hyvä, jos nämä ovat ihmisiä, jotka tunnette toisenne. Entä jos listalla on kilpailevia yrityksiä, jotka eivät tiedä toisistaan? Ainakin sinun on oltava valmis tarpeettomiin selityksiin, korkeintaan yhteistyön lopettamiseen jommankumman kanssa. Älä tee näin.

Oikein lähetä joukkopostituksia omalle nimellesi ja laita kaikki vastaanottajat "Bcc"-kenttään.

Kirjeen aihe

Ammattimaiset postituspalvelut kirjoittavat usein (joskus järkevästi) heidän yritysblogeihinsa aiherivin tärkeydestä. Mutta siellä puhutaan useimmiten myyntikirjeistä, joissa aiherivi ratkaisee ongelman "sähköposti pitäisi avata".

Keskustelemme päivittäisestä liikekirjeenvaihdosta. Täällä teema ratkaisee ongelman "kirje ja sen kirjoittaja pitäisi helposti tunnistaa ja sitten löytää." Lisäksi ahkeruutesi palaa sinulle lukuisten vastauskirjeiden karman muodossa, vain etuliitteillä Re: tai Fwd, joiden joukosta sinun on etsittävä haluttu kirje aiheesta.

Kaksikymmentä kirjettä vastaa keskijohtajan yhden päivän kirjeenvaihtoa. En tarkoita ollenkaan yrittäjiä ja yrittäjiä, heidän kirjainten määrä laskee välillä 200 tai enemmänkin päivässä. Joten jälleen: älä lähetä sähköposteja tyhjällä aiherivillä.

Joten kuinka muotoilla aiherivi oikein?

Suosittelemme "Taivas" -osiossa ulkoisten kirjainten kirjoittamista aiheeseen: "Taivas". Sisäisessä - vain aiherivin sisältö kolmesta viiteen sanaan ilman etuliitteitä.

Virhe #1: vain yrityksen nimi aiheessa. Esimerkiksi "Sky" ja siinä se. Ensinnäkin, et ole yksi yrityksestäsi, joka kommunikoi tämän vastapuolen kanssa. Toiseksi, tällainen aihe ei tuo mitään merkitystä, koska yrityksesi nimi näkyy jo osoitteesta. Kolmanneksi, arvaa miltä oma postilaatikkosi näyttää tällä kirjeenvaihdolla? Jotain tällaista.

Onko kätevää etsiä tällaisista aiheista?

Virhe nro 2: näyttävä, myyvä otsikko. On hienoa, jos osaat kirjoittaa tällaisia otsikoita. Mutta onko tarkoituksenmukaista käyttää näitä taitoja liikekirjeenvaihdossa? Muista liikekirjeen aiherivin tarkoitus: ei myydä, vaan tunnistaa ja etsiä.

Ei oikein	Oikein
Kiirehdi ostamaan kirveitä kohtuulliseen hintaan!	Kaupallinen tarjous kirveiden toimittamisesta
Meidän on kiirehdittävä tarkistamaan prosentit! Rodion on matkalla!	Alena Ivanovnan kanssa tehdyn koron sovittelun hyväksymisestä
HUOMIO! Porfiry Petrovich selvitti Raskolnikovin salaisuuden ja ratkaisee ongelmamme	Konsultin tarjous: psykologinen vähennys

»

Kirjeen teksti

Eri tilanteisiin on olemassa monia kirjoitusoppaita. Esimerkiksi paljon hyödyllisiä asioita ja muilta sanan mestareilta. Suosittelen lukemaan heidän artikkelinsa ainakin yleisen lukutaidon ja yleisen kirjoitustyylin parantamiseksi.

Kirjeen kirjoittamisen aikana meidän on johdonmukaisesti tehtävä useita päätöksiä.

Kohteliaisuuskysymys … Kirjeen alussa voit hämärtää kohteliaisuuksia tai jopa hellyyttä hengessä "Rakas Rodya, nyt yli kahteen kuukauteen en ole puhunut kanssasi kirjallisesti, mistä itse kärsin enkä edes kärsinyt nuku toinen yö ajatellen." Se on erittäin kohteliasta ja erittäin kallista sekä sellaisen johdannon laatimiseen käytettävän ajan että keskustelukumppanin lukemisajan suhteen. Tämä on liikekirjeenvaihto, muistatko? Ei essee epistolary genren kilpailua varten eikä kirje Raskolnikovin äidille, vaan liikekirjeenvaihto.

Kunnioitamme aikaamme ja vastaanottajaa!

Esitteleminen ja tutustumisen olosuhteiden muistuttaminen on järkevää vasta ensimmäisessä lyhytaikaisen näyttelytapaamisen jälkeen lähetetyssä kirjeessä. Jos tämä on yhteistyön tai nykyisen kirjeenvaihdon jatkoa, päivän ensimmäiseen kirjaimeen kirjoitamme: "Hei, Ivan", toiseen ja sitä seuraaviin: "Ivan, …".

Vetoomus … Olin aina huolissani siitä, keneen otan yhteyttä kirjeessä, jos vastaanottajia on useita. Kirjoitin äskettäin kirjeen kolmelle tytölle nimeltä Anna. Epäröimättä kirjoitin "Hei, Anna" enkä käynyt uimassa. Mutta näin ei aina ole.

Entä jos vastaanottajia on kolme tai jopa seitsemän ja he eivät jaa samaa nimeä? Voit luetella ne nimellä: "Hyvää päivää, Rodion, Pulcheria, Avdotya ja Pjotr Petrovitš." Mutta se on pitkä ja vie aikaa. Voit kirjoittaa: "Hei, kollegat!"

Itse käytän sääntöä viittaamaan nimellä "Vastaanottaja"-kentässä olevaan henkilöön. Ja niille, jotka ovat kopiossa, älä sovellu ollenkaan. Tämän säännön avulla voit samalla määrittää tarkemmin (yksi!) Kirjeen vastaanottaja ja tämän kirjeen tarkoitus.

Lainaus … Usein kirjeenvaihto on kirjeketju, jossa on kysymyksiä ja vastauksia - sanalla sanoen dialogia. Hyväksi muodoksi katsotaan, että kirjeenvaihtohistoriaa ei poisteta ja kirjoitat vastauksesi lainatun tekstin yläosaan, jotta palatessasi tähän kirjeenvaihtoon viikon kuluttua voit helposti lukea dialogin ylhäältä alas laskevina päivämäärinä.

Jostain syystä Mozillan oletusasetus on "Aseta kohdistin lainatun tekstin jälkeen". Suosittelen sen vaihtamista valikossa "Työkalut" → "Tilin asetukset" → "Kirjoitus ja osoitus". Sen pitäisi olla näin.

Kirjeen tarkoitus … Yrityskirjeitä on kahta tyyppiä:

• kun vain ilmoitamme keskustelukumppanille (esimerkiksi raportti kuukauden työstä);
• ja kun haluamme jotain keskustelukumppanilta. Esimerkiksi niin, että hän hyväksyy liitteenä olevan laskun maksua varten.

Yleensä rohkaisevia kirjeitä on paljon enemmän kuin raportoivia. Jos haluamme saavuttaa jotain keskustelukumppanilta, on erittäin tärkeää kertoa siitä kirjeessä selkeästi. Toimintakehotukseen tulee liittää nimellinen toimintakehotus ja sen jälkeen kirjeen viimeinen virke.

Ei oikein: "Porfiry Petrovich, tiedän kuka tappoi vanhan naisen."

Oikein: "Porfiry Petrovich, hakkeroin kuoliaaksi vanhan naisen, ole kiltti ja ryhdy toimenpiteisiin pidättämiseni puolesta, olen kyllästynyt kärsimykseen!"

Miksi kirjeenvaihtajan pitäisi miettiä puolestasi, mitä tehdä tälle kirjeelle? Loppujen lopuksi hän voi tehdä väärän päätöksen.

Allekirjoitus tekstissä … Hänen täytyy olla. Lisäksi kaikkien sähköpostiohjelmien avulla voit määrittää allekirjoituksen automaattisen korvaamisen, esimerkiksi klassisen "Ystävällisin terveisin …". Mozillassa tämä tehdään kohdassa Työkalut → Tilin asetukset.

Yhteystietojen kirjoittaminen tai jättäminen allekirjoitukseen on jokaisen henkilökohtainen asia. Mutta jos olet jollain tavalla yhteydessä myyntiin - muista kirjoittaa. Vaikka kauppa ei tapahdukaan kommunikoinnin tulosten perusteella, olet jatkossa helposti löydettävissä allekirjoituksesta olevien kontaktien avulla.

Lopuksi vielä yksi ominaisuus kirjeen rungosta niille keskustelukumppaneille, jotka eivät halua (ei voi, ei halua, ei ole aikaa) vastata kirjeihisi. Määritä oletusarvo kirjeen tekstissä. Esimerkiksi "Porfiry Petrovich, jos et tule pidättämään minua ennen klo 12:00 perjantaina, pidän itseäni armahdettuina." Tietysti määräajan on oltava todellinen (esimerkin tekstiä ei kannata lähettää perjantaina klo 11:50). Vastaanottajan tulee fyysisesti pystyä lukemaan kirjeesi ja päättämään siitä. Tämä "hiljaisuus" vapauttaa sinut vastuusta keskustelukumppanin vastaamatta jättämisestä. Kuten aina, tämän ominaisuuden käyttöön tulee suhtautua viisaasti. Jos henkilö vastaa kirjeihisi ajoissa ja säännöllisesti, tällainen uhkavaatimus voi, ellei loukata häntä, niin rasittaa häntä hieman tai johtaa päätökseen olla vastaamatta kirjeeseen juuri nyt, vaan saada sinut odottamaan perjantaita.

Liitteet

Kirjeiden mukana tulee usein liitteitä: ansioluetteloita, kaupallisia tarjouksia, arvioita, aikatauluja, asiakirjojen skannauksia - erittäin kätevä työkalu ja samalla suosittujen virheiden lähde.

Virhe: valtava liitekoko. Usein vastaanotetaan sähköposteja, joissa on enintään 20 Mt:n liitetiedostoja. Yleensä nämä ovat joidenkin asiakirjojen skannauksia TIFF-muodossa, resoluutiolla 600 dpi. Kirjeenvaihtajan sähköpostiohjelma roikkuu lähes varmasti muutaman minuutin ajan turhaan yrittäessään ladata esikatselun tästä liitteestä. Ja Jumala varjelkoon vastaanottajaa yrittämästä lukea tätä kirjettä älypuhelimella …

Henkilökohtaisesti poistan tällaiset kirjeet heti. Etkö halua, että kirjeesi päätyy roskakoriin ennen kuin se luetaan? Tarkista liitteen koko. On suositeltavaa, että se on enintään 3 Mt.

Entä jos se ylittää?

• Yritä määrittää skannerisi uudelleen toiseen muotoon ja resoluutioon. Esimerkiksi PDF:ssä ja 300 dpi:ssä saadaan melko luettavia skannauksia.
• Ajattele ohjelmia, kuten WinRar tai 7zip. Jotkut tiedostot ovat täydellisesti pakattuja.
• Entä jos liite on valtava, etkä voi pakata sitä? Esimerkiksi lähes tyhjä kirjanpitotietokanta painaa 900 Mt. Tietojen pilvitallennus tulee apuun: Dropbox, Google Drive ja vastaavat. Jotkut palvelut, kuten Mail.ru, muuntavat automaattisesti valtavat liitteet linkeiksi pilvitallennustilaan. Mutta mieluummin hallitsen pilveen tallennettuja tietojani itse, joten en ole tyytyväinen Mail.ru:n automaatioon.

Ja vielä yksi ei aivan ilmeinen suositus sijoituksista - heidän nimi … Sen on oltava vastaanottajalle ymmärrettävää ja hyväksyttävää. Kerran me yrityksessä valmistelimme kaupallista tarjousta, joka oli osoitettu… olkoon se Fjodor Mihailovitš Dostojevski. Sain johtajalta kirjeen, jossa oli projektiehdotus hyväksyttäväksi, ja liitteenä oli tiedosto nimeltä "DlyaFedi.docx". Tämän minulle lähettäneen johtajan kanssa käytiin vuoropuhelu jotakuinkin näin:

- Hyvä johtaja, oletko henkilökohtaisesti valmis lähestymään tätä arvostettua henkilöä ja nimeämään hänet Fedyan edessä?

- Jotenkin ei, arvostettu mies, kaikki kutsuvat häntä etunimellä ja sukunimellä.

- Miksi kutsuit investointia "Dlya Fedyksi"? Jos lähetän hänet juuri nyt, luuletko, että hän ostaa meiltä kirveitä tähän CP:hen?

- Aioin nimetä uudelleen myöhemmin…

Miksi valmistaa aikapommi - mahdollisen asiakkaan hylkääminen - tai tehdä itse ylimääräinen työ nimeämällä tiedosto uudelleen? Miksi ei heti nimeä liite oikein: "For Fedor Mikhailovich.docx" tai vielä paremmin - "KP_Nebo_Topory.docx".

Joten olemme enemmän tai vähemmän selvittäneet sähköpostin "kasvoina". Siirrytään tarkastelemaan sähköpostia tehokkaan työn välineenä ja puhutaan sen häiriötekijöistä.

Työskentely kirjaimien kanssa

Sähköposti on voimakas häiriötekijä. Kuten kaikki häiriötekijät, myös postia on käsiteltävä tiukentamalla sääntöjä ja ottamalla käyttöön työaikataulu.

Vähintään sinun on poistettava KAIKKI ilmoitukset postin saapumisesta. Jos sähköpostiohjelma on määritetty oletusarvoisesti, sinulle ilmoitetaan äänimerkillä ja kellon vieressä oleva kuvake vilkkuu ja kirjeen esikatselu tulee näkyviin. Sanalla sanoen, he tekevät kaikkensa repiäkseen sinut ensin pois huolellisesta työstä ja syöstäkseen sinut sitten lukemattomien kirjeiden ja näkymättömien postitusten kuiluun - miinus tunti tai kaksi elämästä.

Jonkun voimakkaan tahdonvoiman ansiosta ilmoitukset eivät häiritse heitä, ja tavallisten ihmisten on parempi olla houkuttelematta kohtaloa ja sammuttamatta niitä. Mozillla Thunderbirdissä tämä tehdään valikosta "Työkalut" → "Asetukset" → "Yleiset" → "Kun uusia viestejä ilmestyy".

Jos ilmoituksia ei ole, miten ymmärtää, että kirje on saapunut?

Erittäin yksinkertainen. Varaat itse tietoisesti aikaa postin jäsentämiseen, avaa sähköpostiohjelman ja näet kaikki lukemattomat viestit. Tämä voidaan tehdä kahdesti päivässä, esimerkiksi lounas- ja ilta-aikaan tai pakkoseisokkien aikana, esimerkiksi liikenneruuhkissa.

Usein kysytään, entä reaktioajat ja kiireelliset sähköpostit? Vastaus on: sinulla ei ole kiireellisiä kirjeitä postissa. Ellei työskentele asiakastukiosastolla (tällaisella osastolla on omat säännöt postin kanssa työskentelemisestä).

Jos on kiireellisiä kirjeitä, lähettäjä ilmoittaa siitä muiden kanavien kautta - puhelimitse, tekstiviestillä, Skypellä. Sitten siirryt tarkoituksella sähköpostiohjelmaan ja käsittelet kiireellisiä posteja. Kaikki ajanhallinnan gurut (esimerkiksi Gleb Arkhangelsky "Time Drive"ineen) julistavat standardin sähköpostiin vastaamiselle jopa 24 tuntia. Tämä on normaali hyvän muodon sääntö - älä odota välittömiä vastauksia keskustelukumppanilta sähköpostitse. Jos on kiireellinen kirje, ilmoita siitä nopeampia viestintäkanavia pitkin.

Joten laitoimme ilmoitukset pois päältä ja nyt laitamme sähköpostiohjelman päälle aikataulumme mukaisesti.

Mitä meidän pitäisi tehdä, kun menimme postiin ja aloimme suorittamaan "sähköpostin jäsentämiseen" kutsuttuja toimintoja? Missä on tämän työn alku ja loppu?

Olen kuullut paljon zero-inbox-järjestelmästä, mutta valitettavasti en ole tavannut yhtäkään henkilöä käyttävän sitä. Minun piti keksiä pyöräni uudelleen. Lifehackerissa on artikkeleita tästä aiheesta. Esimerkiksi, "". Alla puhun tulkinnassani nollapostilaatikkojärjestelmästä. Olisin kiitollinen, jos GTD-gurut tarkistaisivat kommentit, lisäisivät tai parantaisivat kuvattua järjestelmää.

On tärkeää ymmärtää ja hyväksyä, että sähköposti ei ole toimintojesi tehtävien ajoitus tai arkisto. Siksi Saapuneet-kansion tulee aina olla tyhjä. Kun olet alkanut jäsentää postilaatikkoasi, älä pysähdy mihinkään äläkä häiritse sinua, ennen kuin tyhjennät tämän kansion.

Mitä tehdä postilaatikossasi oleville sähköposteille? Sinun täytyy käydä läpi jokainen kirjain peräkkäin ja poistaa se. Kyllä, valitse vain ja paina näppäimistön Delete-näppäintä. Jos et pysty poistamaan kirjettä, sinun on päätettävä, mitä tehdä sillä.

1. Voitko vastata kolmessa minuutissa? Pitääkö minun vastata siihen? Kyllä, se on välttämätöntä, ja vastaaminen kestää enintään kolme minuuttia, ja vastaa sitten välittömästi.
2. Sinun on vastattava, mutta vastauksen valmistelu kestää yli kolme minuuttia. Jos käytät tehtäväsuunnittelijaa, jonka avulla voit muuntaa sähköpostin tehtäväksi, muuta sähköpostisi tehtäväksi ja unohda se hetkeksi. Käytän esimerkiksi aivan ihanaa Doit.im-palvelua. Sen avulla voit luoda henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen: lähetät kirjeen siihen, ja se muuttuu tehtäväksi. Mutta jos sinulla ei ole tehtävän ajastinta, siirrä kirjain "0_Run"-alikansioon.
3. Kun olet vastannut nopeasti kirjeeseen, muuttanut sen tehtäväksi tai yksinkertaiseksi perehdyttämiseksi, sinun on päätettävä, mitä teet tälle viestille seuraavaksi: poista se tai lähetä se johonkin kansiosta pitkäaikaista säilytystä varten.

Tässä ovat pitkäaikaissäilytyskansioni.

• 0_Suorita. Minulla ei ole sellaista kansiota, mutta jos sinulla ei ole suunnittelijaa, toistan, voit laittaa tänne yksityiskohtaista tutkimista vaativat kirjeet. Tämä kansio on myös puhdistettava säännöllisesti, mutta harkiten erityisesti määrättynä ajankohtana.
• 1_Ref. Tänne laitan kirjeitä taustatietoineen: tervetulokirjeitä kirjautumisilla eri verkkopalveluista, lippuja tuleville lennoille ja niin edelleen.
• 2_Projektit. Arkisto kirjeenvaihdosta kumppaneista ja projekteista, joiden kanssa on nykyinen suhde, on tallennettu tähän. Luonnollisesti jokaiselle projektille tai kumppanille luodaan oma kansio. Laitoin kumppanin kansioon kirjeitä paitsi hänen työntekijöidensä, myös tähän kumppaniin liittyvien "Taivaan" työntekijöiden kirjeitä. Erittäin kätevä: tarvittaessa kaikki projektia koskeva kirjeenvaihto on käsillä muutamalla napsautuksella.
• 3_Museo. Heitän tänne niitä kirjaimia, jotka on sääli poistaa, ja niiden hyödyt eivät ole ilmeisiä. Myös kansiot, joissa on suljettuja projekteja kohteesta "2_Projects", siirtyvät tänne. Sanalla sanoen, ensimmäiset poistoehdokkaat säilytetään "museossa".
• 4_Asiakirjat. Tässä on kirjeitä, joissa on sähköisiä asiakirjoja, joista voi olla hyötyä tulevaisuudessa kirjanpidossa, esimerkiksi asiakkaiden sovittelulausunnot, matkaliput. Kansiolla on paljon yhteistä kansioiden "2_Projects" ja "1_Sprav" kanssa, siihen on tallennettu vain kirjanpitotiedot ja hallintatiedot kansioon "2_Projects". Kohdassa "4_Documents" - kuollut tieto ja "2_Projects" -kohdassa - elossa.
• 5_Tieto. Tänne lisään vain todella hyödyllisiä sähköpostiviestejä, joihin haluan palata hetken kuluttua inspiraatiota tai ratkaisujen löytämistä varten.

On muitakin sähköpostiohjelman asetuksia, jotka ovat tärkeitä tämän järjestelmän toiminnan kannalta. Ensinnäkin Thunderbirdissä on oletusarvoisesti Merkitse viestit luetuiksi -valintaruutu valittuna. Teen sen mieluummin tarkoituksella, joten valintaruutu on poissa! Voit tehdä tämän siirtymällä valikkoon "Työkalut" → "Asetukset" → "Lisäasetukset" → "Lue ja näytä".

Toiseksi käytämme suodattimet … Aiemmin olen käyttänyt aktiivisesti suodattimia, jotka lähettivät kirjeet automaattisesti sopiviin kansioihin lähettäjän osoitteen perusteella. Esimerkiksi asianajajan kirjeet siirrettiin "Lakimies"-kansioon. Kieltäydyin tästä lähestymistavasta useista syistä. Ensinnäkin: asianajajan kirjeet viittaavat 99 prosentissa tapauksista projektiin tai kumppaniin, mikä tarkoittaa, että ne on siirrettävä tämän kumppanin tai projektin kansioon. Toiseksi päätin lisätä tietoisuutta. Sinun on itse päätettävä, mihin tietty kirje tallennetaan, ja on kätevämpää etsiä käsittelemättömiä viestejä vain yhdestä paikasta - postilaatikosta. Nyt käytän suodattimia vain eri järjestelmien automaattisten tavallisten kirjeiden luokitteluun kansioihin, eli kirjaimiin, jotka eivät vaadi minua tekemään päätöksiä. Mozilla Thunderbirdin suodattimet määritetään valikosta Työkalut → Viestisuodattimet.

Joten oikealla lähestymistavalla sähköpostin tulisi kestää 10–60 minuuttia päivässä kirjeenvaihdon määrästä riippuen.

Kyllä, ja vielä yksi asia. Olet jo poistanut ilmoitukset uusien kirjeiden saapumisesta, eikö niin?;)