Kuinka ajoittaa tapaamiset, jotta ne olisivat tehokkaita

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Älä tuhlaa aikaasi.

Et ehkä pidä kokouksista, mutta sinun on silti pidettävä ne. Tämä on olennainen osa työnkulkua missä tahansa yrityksessä. Yksi tapa tehdä tapaamisista hyödyllisempiä ja nopeampia on ajoittaa ne huolellisesti. Taloustieteen tohtori Olga Demyanovan kirja "Nopeat ja tehokkaat kokoukset. Valmistelusta halutun tuloksen saavuttamiseen."

Kustantajan "Alpina PRO" luvalla Lifehacker julkaisee otteen toisesta luvusta.

Itse kokoukset eivät ole ongelma. Ne ovat jopa välttämättömiä ja ovat vallan johtamisen ominaisuus. Sinun on päästävä eroon pitkittyneistä hyödyttömistä ja tehottomista kokoontumisista.

Yleisimmät kokoustyypit:

• viikoittain;
• strateginen;
• työntekijät;
• raportointi;
• suunnittelukokoukset;
• aivoriihi;
• liikekeskustelut ja kokoukset;
• tiedotustilaisuuksia.

Kaikki nämä tyypit voidaan ryhmitellä neljään pääryhmään:

1. keston mukaan: nopea (jopa 30 minuuttia) ja pitkittynyt (yli tunti);
2. osallistujamäärän mukaan: enintään 10 henkilöä tai enemmän;
3. tarkoituksen mukaan: työ, poliittinen ja tiedotus;
4. ajan mukaan: suunniteltu ja suunnittelematon.

Kokousaikataulun vaaditut attribuutit

Mitä suunnitella:

• tavoitteet;
• asialista;
• luettelo kutsutuista;
• ajoittaa;
• tiedotusmateriaalit;
• vastuussa pöytäkirjan pitämisestä;
• puheenvuorojen aikaraja.

Ensinnäkin johtajan on otettava huomioon kokouksen tavoitteet. Tästä alkaa esityslista ja osallistujaluettelo, aika ja säännöt.

Kokousten päätavoitteet:

1. Uutta tietoa - tiedotustilaisuuteen:

• tärkeät uutiset ja politiikan muutokset;
• keskustelu suunnitelmista ja strategioista;
• lyhyen aikavälin ennustaminen;
• uusien tuotteiden ja lähestymistapojen esittely;
• keskustelu talousarviosta;
• henkilöstöasiat.

2. Tapahtumien seuranta ja operatiivisten päätösten tekeminen - säännöllisiä kokouksia varten:

• tärkeimmät riskit ja vaikeudet;
• edistymisen arvioinnin parametrit;
• keskeisten prosessien ja tarvittavien muutosten arviointi;
• keskustelu siitä, mitä tapahtuu: mikä menee hyvin, mikä vaatii parantamista;
• tärkeimmät opetukset ja toimien tulokset;
• ponnistelujen koordinointi;
• viestintää.

3. Motivaatio - luovat tapaamiset, uusien lähestymistapojen kehittäminen ja tiimin rakentaminen:

• motivaatio toimintaan;
• kollektiivinen päätöksenteko;
• kunnioittaa yksilöllistä ja kollektiivista menestystä.

Tarkoitus vaikuttaa siis kokouksen tyyppiin ja sen järjestämismalliin. Esimerkiksi tiedotustilaisuudet vaihtelevat osallistujien lukumäärän ja keston suhteen. Säännölliset ovat luonteeltaan suunniteltuja, ne ovat ajallisesti nopeampia ja rajoitetulla osallistujamäärällä. Luovat kokoukset vaativat erityistä valmistelua: huonekalujen järjestäminen (yleensä erilliset pöydät), teen, kahvin ja epävirallisen ympäristön järjestäminen; eivät vaadi pukeutumiskoodin noudattamista.

Eisenhower-matriisi kokouskysymysten luokitteluun

On muistettava, että kokous on alusta, jossa tehdään tärkeitä päätöksiä ja ratkaistaan ongelmia. Eisenhower Matrix on kenttä, jonne kaikki ongelmat ja kysymykset kerätään. Ne on luokiteltu tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan.

	Kiireellisesti	Älä kiirehdi
Tärkeä	A	B
Ei väliä	C	D

Neliö A: tärkeät ja kiireelliset asiat

Tärkeiden ja kiireellisten asioiden neliön tulee olla tyhjä tai pieni. Tämä osoittaa, että noudatat eräpäivää. Jos tällaisia tapauksia on paljon, tämä on merkki hajanaisuudesta. Esimerkkejä tapauksista, jotka voidaan neliöttää:

• tapaukset, jotka liittyvät suoraan toiminnallisiin tehtäviisi ja vaikuttavat suoritustasi;
• tapaukset, joiden epäonnistuminen voi aiheuttaa ongelmia;
• terveyteen ja psyykkiseen ilmapiiriin liittyvät asiat tiimissä;
• joukkueen turvallisuuteen vaikuttavat asiat;
• tapauksia, joiden tulokset on koordinoitava tai esitettävä johdolle.

Neliö B: tärkeät, mutta ei kiireelliset asiat

Kun toimeksiannot tai asiat eivät ole kiireellisiä eikä niiden valmistumisajankohta ole tarkkoja, toimeksiantaja määrää itse ajoituksen. Tämä neliö sisältää kaikki asiat, jotka liittyvät toiminnallisuuteen yrityksessäsi, mitä teet säännöllisesti, ja pääsääntöisesti niiden toteutus on sidottu yrityksen yleiseen aikatauluun (esim. raportointi). Tällaisten tapausten ansioksi voidaan katsoa myös tietyn ajan vaativia tutkimustehtäviä, mutta työvoimakustannusten määrä on valmistumishetkeen asti epäselvä. Ensimmäisen ja toisen kentän tehtäviä tulee seurata jatkuvasti, ja siksi ne on suositeltavaa sisällyttää kokousten asialistalle.

Neliö C: kiireellinen, mutta merkityksetön asia

Nämä ovat häiriötekijöitä. Usein ne vain häiritsevät keskittymistä tärkeisiin tehtäviin ja vähentävät tehokkuutta. Muista aina tavoitteesi ja opi erottamaan tärkeä ja toissijainen.

Tälle aukiolle kannattaa mennä:

• jonkun sivupuolen määräämät kokoukset tai neuvottelut;
• keskustelu asioista, jotka alaiset voivat ratkaista;
• keskustelu ei-liiketoiminnallisista asioista;
• keskustelua abstrakteista aiheista.

Neliö D: ei-kiireellisiä ja merkityksettömiä asioita

Tämän kategorian tapaukset eivät edistä sinua projekteissa, mutta ne häiritsevät sinua työskentelemästä niiden parissa.

• eivät tuota mitään hyötyä;
• on hyödyllistä olla käsittelemättä niitä ollenkaan;
• Ajan syöjiä.

Jokaisen tavoitteen osalta johtaja kysyy seuraavat kysymykset:

• Kenellä on tietoa ja tietämystä käsiteltävästä aiheesta?
• Kenen etuja tämä asia koskee?
• Kenestä päätös riippuu?
• Kenen pitää tietää tiedot, joista keskustellaan?
• Kuka toteuttaa tehdyt päätökset?

Voit käyttää 99/50/1-metodologiaa projektikokousten ajoittamisessa.

Johtaja järjestää tapaamisia kolmessa projektin tärkeässä kohdassa:

• alussa - uppoamaan kaikki osallistujat projektin tahtiin ja ryhmän tiimin rakentamiseen;
• välivaiheessa - keskustella tehdyn työn tuloksista ja tarvittaessa lisäsäätöistä;
• maalissa, kun 1% kokonaisvolyymista on vielä realisoimatta - alustavaksi yhteenvedoksi.

Tämä ajoitus auttaa sinua käyttämään aikasi paremmin kokouksiin.

Agenda

Esityslista on suunnitelma kokouksessa ratkaistavista tehtävistä. Jokaisen puheen aika on määriteltävä selkeästi, keskustelulle ja palautteelle on varattava erillinen aika kaikilta osallistujilta.

Kun suunnittelet tapaamisen ajankohtaa, on tärkeää ottaa huomioon seuraavat asiat:

• esityslistan kohdan tärkeys;
• kunkin esityksen aikaraja;
• taukoja tarvittaessa;
• 20 % ajasta tärkeille lisätiedoille.

Esityslista lähetetään kaikille kokouksen osallistujille.

Esityslista kellonaikojen ja puheiden yksityiskohtien kanssa

1. Työn tulokset sopimusten tekemiseksi. I. Ivanovin raportti (15 minuuttia).
2. Ongelmia tarvikkeiden kuljetuksessa. I. Petrovin raportti (15 minuuttia).
3. Projektityön tulokset ja suunnitelmat. T. Sidorovin raportti (20 minuuttia).

Alkaa klo 11.00.

Loppuu klo 12.15.

Sinun on koulutettava itsesi pitämään nopeita ja tehokkaita kokouksia!

Aikaohjeet:

Tärkeää ja kiireellistä	12 minuuttia
Tärkeää ja ei-kiireellistä	24-36 minuuttia Kiireellinen ja tärkeä: 12 minuuttia - Pareto-periaate toimii tässä: 20% ajasta luo 80% tuloksesta, keskimääräinen tapaaminen on yksi tunti (60 minuuttia), tuottavin aika on 12 minuuttia (20% 60 minuutista). Tärkeää ja ei-kiireellistä: yleensä suunniteltu. Tällaisten tapaamisten tehokas aika on 24–36 minuuttia. Tässä toimii 60/40-menetelmä, jonka mukaan päiväsuunnitelmaa laadittaessa 40% ajasta tulisi jättää vapaaksi, 60% varata suunniteltuihin töihin, mukaan lukien 20% "ennustamattomaan" ja 20 % niille, jotka syntyvät spontaanisti tai tulevat mukana. Keskimäärin tunnin (60 minuuttia) tapaamisajalla suunniteltujen tärkeiden mutta ei-kiireellisten asioiden käsittelyyn on aikaa 24–36 minuuttia (40–60 % 60 minuutista).
Tärkeää ja kiireellistä	Delegointi ja valvonta puhelimitse ja muilla viestintävälineillä, enintään kolme minuuttia valvontaa varten.
Tärkeää ja ei-kiireellistä	Delegointi ja johdon suorittama valvonta, enintään minuutti delegaatiota kohden.

Luettelo kutsutuista

Optimaalinen osallistujamäärä pikakokouksiin on 5-7 henkilöä. 8-12 henkilöä hyväksytään, jos kokouksen vetäjällä on fasilitaattoritaitoja.

Ideoiden luomiseen, tavoitteiden asettamiseen ja lentämistä varten ihanteellinen kokoonpano on enintään 15 henkilöä.

Googlella on sanaton sääntö - osallistujien enimmäismäärä on enintään 10.

Amazonilla on kahden pizzan sääntö: kokouksessa tulee olla niin monta ihmistä kuin voit syöttää kaksi pizzaa.

On olemassa sääntö 8-18-1800:

• enintään 8 henkilöä - työasioiden ratkaiseminen;
• enintään 18 - aivoriihi, kollektiivinen ongelmanratkaisu;
• jopa 1800 henkilöä - tietoa ja mahdollisuus kommunikoida.

Bain and Companyn tutkimuksen mukaan päätöksentekoryhmissä yli seitsemän kunkin osallistujan lisääminen vähentää tehokkuutta noin 10 %.

Suoraan vastuussa olevat henkilöt ovat velvollisia osallistumaan kokouksiin.

Apple luettelee vastuuhenkilön nimen jokaisen kokouksen kohteen viereen. Jokaisella työntekijällä on siis selkeä vastuualue määrätyn toimeksiannon puitteissa.

Jos järjestät kokouksia usein, tämä kirja on varmasti hyödyllinen: Olga Demyanova tarjoaa 16 menetelmää ja neljä työkalua tutkittavaksi, jotka auttavat lisäämään kaikkien tällaisten kokousten osallistujien tehokkuutta.