Kuinka viettää vähemmän aikaa sähköpostilla

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Sähköpostin tarkistamisesta on tullut monille riippuvuus. Mutta voit päästä eroon siitä ja lisätä tuottavuuttasi.

Sähköpostin tarkistaminen on paljon kuin riippuvuus. Tähän on useita syitä.

• Aivan kuten seksin, uhkapelaamisen tai huumeiden käytön aikana, ilohormonia dopamiinia vapautuu aivoissa sähköpostin tarkistuksen aikana.
• Tarkistamme jatkuvasti postilaatikkoamme, koska haluamme pysyä ajan tasalla ja pelkäämme, että menetämme jotain.
• Jäsennämme sähköpostit, jotta voimme rentoutua ja olla tekemättä vaikeampia asioita.

Mutta tämän ajan voisi käyttää paljon paremmin. Kevin Cruz, kirjan "15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything" kirjoittaja, tarjoaa viisi vinkkiä, joiden avulla voit puolittaa sähköpostisi ajan.

1. Lisää jäsennys aikatauluusi

Älä tarkista sähköpostisi, vaan käsittele se. Käsittele viestien jäsentämistä aivan kuten mitä tahansa muuta työtä. Suunnittele se, lisää se kalenteriisi ja aloita sitten. Cruz neuvoo lajittelemaan postisi kolme kertaa päivässä: aamulla, iltapäivällä ja illalla.

Postin parissa työskentelemiseen käytetty aika ei ole ratkaisevaa. Joku vie kolme tuntia päivässä viestien jäsentämiseen, kun taas toiset 30 minuuttia. Tärkeintä on lähestyä tätä liiketoimintaa tietoisesti, kuten tavallista työtä.

Kevin Cruz

2. Älä lähetä kaikille kopiota kirjeestä

Mitä vähemmän sähköpostiviestejä lähetät, sitä vähemmän saat vastineeksi. Joten yritä olla laittamatta niin monia ihmisiä kirjeen kopioon. Mukaan lukien, älä valitse "Vastaa kaikille" -ruutua.

Jotkut pystyivät vähentämään sähköpostiliikennettä 50 %, kun he harjoittelivat itseään miettimään kahdesti ennen uuden sähköpostin lähettämistä.

3. Suodata viestit

Aseta suodattimia erityyppisten kirjainten sijoittamiseksi eri kansioihin. Tällä tavalla voit tuhlata aikaasi vain todella tärkeisiin viesteihin, etkä joudu muuhun hukkaan.

4. Lopeta postilaatikon käyttäminen tehtäväluettelona

Monet ihmiset lähettävät itselleen viestejä, joissa on erilaisia tehtäviä myöhempää käyttöä varten, jolloin postilaatikosta tulee toinen tehtävälista. Mutta tämä vain heikentää tuottavuutta.

Cruz ehdottaa tätä lähestymistapaa. Kun avaat uuden sähköpostin, kysy ensin itseltäsi, voitko poistaa sen. Jos ei, harkitse, voitko delegoida sen jollekin. Jos se ei ole mahdollista, selvitä, voitko käsitellä sen alle viidessä minuutissa. Jos on, hienoa. Jos ei, laita kirje sivuun myöhempää käyttöä varten. Älä kuitenkaan jätä sitä postilaatikkoosi, vaan siirrä se kalenteriisi ja valitse tietty päivämäärä ja aika, jolloin voit tehdä sen.

5. Kerro aikomuksestasi muille

Keskustele tästä työtovereiden kanssa, jotta sinun on helpompi pitää kiinni suunnitelmasta. Kerro pomollesi, että parantaaksesi tuottavuuttasi poistat uudet sähköpostihälytykset käytöstä ja jäsennät sähköpostit vain tiettyinä aikoina.

Sovi myös kuinka sinuun voidaan ottaa yhteyttä kiireellisissä asioissa.

Kun yrität lyhentää sähköpostin käsittelyyn kuluvaa aikaa, sinun on muutettava tottumuksiasi, ja tämä on aina vaikea saavuttaa heti. Ole kärsivällinen ja ole valmis ymmärtämään, että postiin ei tarvitse kuluttaa niin paljon aikaa.