Hallitse "postipostia" eli Kuinka ei hukuta tiedon ja tehtävien virtaan

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Mitch Kapor, Lotus Corporationin perustaja, sanoi kerran, että tiedon saaminen Internetistä on kuin juomista palopostista. Verkkoviestinnän asiantuntija Matthew Lowry otti tämän aiheen pidemmälle ja kutsui "paloputkeksi" jatkuvaa tiedonkulkua, joka menee tietokoneeseen ja puhelimeen 24 tuntia vuorokaudessa, 7 päivää viikossa ja joka ei lopu koskaan. Kuinka olla hukkumatta virtaan ja käyttää aikasi järkevästi - lue Lifehackerin laatimasta mukautetusta käännöksestä.

Vesipostin avulla tehtävälistasi ei ole koskaan tyhjä. Koska "postiposti" ei ole vain tietoa, se on uusien tehtävien tehdas. Jotkut tehtäväluettelon kohteet ovat selkeitä, kuten sähköpostit pomosi tai asiakkailta, jotka vaativat huomiota. Mutta monet eivät ole selkeästi ilmaistuja.

Tämä on artikkeli, jota kannattaa lukea ja miettiä. Postaus kommentoitavaksi. Jaa mitä pidät ystävien ja työtovereiden kanssa.

Ei ole väliä kuinka monta tuntia päivässä olet mukana pienyrityksessä. Pääasia on, että he eivät näe päätä ja reunaa. Tämä on "postiposti".

Ja tämä käsite on paljon laajempi kuin pelkkä luettelo tehtävistä. Ja valitettavasti vuorokaudessa on edelleen 24 tuntia.

Lark

Jos olet kuten minä, kaikki luova ja haastava työ etenee hyvin varhain aamulla. On monia syitä - psykologisia ja fysiologisia - miksi näin on. Mutta "postiposti" on syvästi välinpitämätön sisäisistä rytmeistäsi. Koska nukkuessasi tiedon määrä kasvaa jatkuvasti.

Aamiaisen jälkeen avaat postilaatikkosi, ja "postipostista" tuleva virta rikkoo ruudun, joka oli postissa olevien kirjeiden, Bitrixin, Twitterin, LinkedInin, Facebookin, Basecampin, JIRAn, Trellon ja vastaavien tilien paineen alla. Kalenterisi sisältää kokouksia, pyyntöjä ja ohjeita esimieheltäsi, kumppaneiltasi, asiakkailtasi, alihankkijoiltasi, kollegoiltasi. Ja mikä ei ollut eilen tehtävälistalla, palaa tänään ja vaatii välitöntä toteuttamista.

Hydrant ei odota sinua. Se vaatii äänekkäästi aikaasi ja huomiotasi.

Yhtäkkiä kello on 11 ja olet jo menettänyt parhaan osan päivästäsi.

Miten tähän tilanteeseen pitäisi reagoida? Yleensä tarjotaan kaksi vaihtoehtoa: joko muuttaa käyttäytymistä tai käyttää tekniikkaa. Mutta miksi ei käyttäisi teknologiaa perustan luomiseen käyttäytymisen muutokselle?

Kuinka hallitset tietoja, tehtäviä ja ideoita tehokkaasti? Sinun on ymmärrettävä, että tiedon virtaus on jatkuvaa, ja yleensä se on useita: tieto tulee sähköpostista, sosiaalisista verkostoista ja mediasta, verkkosivuilta, sanomalehdistä, tapaamisten aikana, ystäviltä ja jopa omasta päästäsi. Kaikkea on mahdotonta peittää.

Pitääkö sinun käsitellä viestejä, päättää, mitä niillä teet: reagoida, käyttää, jakaa, tallentaa myöhempää käyttöä varten vai poistaa? Milloin se tehdään? Ja kuinka löydät aikaa käsitellä tätä kaikkea?

Valitettavasti monitehtävätila, kun yrität tehdä kaiken kerralla, ei toimi. Et hallitse aikatauluasi, sinun on vaikea löytää vapaa-aikaa, kääntää huomio pois postista ja keskittyä johonkin yli 5 minuuttia. Jos näin on, tutustu tapaan organisoida aikaa ollaksesi tuottavin koko päivän – tämä saattaa olla oikea tapa edetä.

Kolme tekniikkaa ja lisätyökaluja

Päivittäinen rituaali. Tällä hetkellä organisoimme ja suunnittelemme keskittyen tärkeisiin ja pieniin tehtäviin.

Oppiminen - Jonotus - Osaketiedot - Jakelu. Siirrämme virtauksen "postista" materiaaliin, jonka kanssa voit työskennellä. Muodostamme luettelon tehtävistä, henkilökohtaisen hyödyllisten resurssien kirjaston, vakaan tietosyötteen sosiaalisista verkostoista ja mediasta.

Tehdään asiat loppuun asti. Hallitsemme tehtävälistan ja oman aikamme.

Työskentele sisäisten rytmiesi mukaan

Vain sinä voit keksiä oman sarjasi tuottavuuden parannuksia – voin vain jakaa omani.

Varaan parhaan ajan tärkeimpien tehtävien ratkaisemiseen

Aamulla, kun aivoni ovat parhaimmillaan, varaan 2-3 tuntia tärkeimmän tehtävän tekemiseen, eikä mikään muu häiritse minua. Tutkimukset osoittavat, että työntekijöillä, jotka ovat hajamielisiä - tai he ovat hajamielisiä - vähintään kerran 3 minuutissa, käyttävät vähintään 20 minuuttia palatakseen käsillä olevaan tehtävään.

Päivä kannattaa aloittaa vaikealla tehtävällä, vaikka ihmiselle kuuluukin aloittaa helpommalla. Päivän aikana syntyy varmasti odottamattomia olosuhteita, ylimääräisiä kokouksia - ja ensiarvoisen tärkeät tehtävät jäävät suorittamatta.

Osoitan taukoja

Oli miten oli, yleensä 60-90 minuutin jälkeen keskittyminen laskee, joten jaan aamutyöjakson kahteen osaan, pidän pienen tauon, jonka aikana joudun poistumaan työpaikalta.

Tiedemiehet väittävät, että istuva elämäntapa johtaa sydänongelmiin, huonoon ryhtiin ja joihinkin syöpätyyppeihin.

Vaikka istuisit yhdessä paikassa vain 30 minuuttia, aineenvaihduntasi hidastuu 90%.

Illalla

Energiatasot laskevat dramaattisesti lounaan jälkeen, minkä vuoksi monet ihmiset haluavat nukkua tänä aikana. Lounaan jälkeen yritän:

• ihmisten tapaaminen: Olen varma, että tuskin pystyn tekemään työtäni hyvin tuolla hetkellä, ja kommunikaatio antaa lisäenergiaa;
• hoitaa pieniä, yksinkertaisia ja organisatorisia tehtäviä.

Aamu- ja iltarituaali

Sinun on päätettävä, mitä tarkalleen ottaen teet näinä aikoina. Tämä tarkoittaa, että sinun on avattava sähköposti, käännettävä osa viesteistä tehtäväluetteloksi ja löydettävä niille aikaa muiden projektien joukossa.

Ongelmana on, että viestit, jotka tulvii postiisi, ovat todellisia vampyyreja, jotka ruokkivat aikaasi. Niiden purkaminen vie enemmän aikaa ja vaivaa kuin uskotkaan. Ja pahinta on, että vaikka se olisi kuinka ärsyttävää, osa teistä haluaa aina tarkistaa postilaatikkosi.

Ratkaisu on, että sisäänpääsyjä tulee kohdella vaarallisina eläiminä, jotka on suurimman osan ajasta pidettävä häkissä, mutta silti silloin tällöin, jotta ne eivät pääse karkuun omin voimin.

Käsittelen saapuvan työn kahdesti päivässä - aamu- ja iltarituaalien aikana. Totuin sellaiseen järjestykseen niin, että tulojen kanssa työskentelystä tuli mielelle sama automaattinen tehtävä kuin keholle syömisen ja juoman tarve.

Näiden kahden jakson välillä en välitä siitä, onko postissa saapunut jotain ja olenko unohtanut jotain tärkeää - luotan järjestelmääni. Siksi postilaatikon sulkemisen jälkeen lähden töihin tuoreella päällä.

Ja koska aamurituaali on yleensä lyhytaikainen (suurin osa organisatorisista asioista jää iltarituaaliin), kiinnitän enemmän huomiota Tärkeimpään tehtävään.

Tehtävälista

Järjestäksesi päiväsi ja pysäyttääksesi postilaatikon virran, joka imee kaikki mehut elämästäsi, sinun on käytettävä tekniikoita ja työkaluja.

Yksi näistä tehokkaista tekniikoista on "Oppiminen - Jonotus - Tietovarasto - Jakelu", joka muuttaa satunnaisen virran:

• helppokäyttöinen tehtävälista,
• henkilökohtainen kirjasto hyödyllisistä materiaaleista, jotka tallennetaan myöhempää käyttöä varten,
• kokoelma materiaaleja jaettavaksi kollegoiden kanssa.

Ihannetapauksessa tämä tulisi tehdä aamu- ja iltarituaalien aikana. Tarkastellaanpa tätä prosessia tarkemmin.

Tutkimus saapuvista

Saapuneet-kansiossasi on kaikkea sähköposteista ja Twitter-viesteistä tallenteihisi.

Ensinnäkin muista, että mikään saapuva puhelu ei vaadi välitöntä vastausta. Olemme kaikki oppineet lähettämään ja vastaanottamaan nopeita vastauksia sähköposteihin, mutta tämä on väärin: jokainen, joka odottaa tätä, asettaa sinulle lisävelvoitteita.

Toiseksi on täysin tehotonta avata jokainen sähköposti ja vastata siihen. Olet tuottavampi, jos teet yhden asian. Esimerkiksi vain tarkastella postilaatikkoasi. Aivomme eivät ole kovin hyviä yhdistämään useita tehtäviä. Kun ihmiset ajattelevat pystyvänsä tekemään moniajoja helposti, he todella vain siirtyvät nopeasti tehtävästä toiseen. Mutta tämä vaikuttaa negatiivisesti havaintoon ja keskittymiseen.

Joten kun avaat postilaatikkosi, katso sitä. Tämä on klassinen yhden tehtävän "Get it done" -malli:

• Jos näet postilaatikkosi alle kahdessa minuutissa, tee se.
• jos et voi, lisää se niiden tehtävien luetteloon, joihin sinun on palattava myöhemmin;
• voit vain jättää tiedoston huomioimatta.

Vaikka avaat jonossa olevan postilaatikkosi heti viestien katselun jälkeen, sinulla on silti aikaa rakentaa uudelleen.

Tarkastele postilaatikkoasi aamulla vain, kun se on ehdottoman välttämätöntä.

Kun katsot viestejä aamulla, kysy itseltäsi kysymys: ovatko ne kiireellisiä? Todelliset kiireelliset viestit ovat vihollisesi numero yksi, sillä ne vievät arvokasta aikaa, jonka haluat käyttää tärkeimpään tehtävään.

Muussa tapauksessa sinun tarvitsee vain sisällyttää tehtäväluetteloon kohta "Tarkista viestit illalla".

Jonotus

Sijoita ei-kiireelliset tehtävät, joiden suorittaminen kestää yli 2 minuuttia, johonkin kahdesta jonon osasta:

1. Luettavaa: Voit lisätä online-resursseja luettavaksi ja ajateltavaksi. Voit palata näihin materiaaleihin myöhemmin ja miltä tahansa laitteelta.
2. Mitä pitää tehdä: saapuvat viestit ohjataan suoraan tehtäväluetteloon ohjeen avulla.

Voit tietysti luoda tehtäväluettelon myös manuaalisesti, mutta mielestäni sovellukset ovat helpompia.

Aineiston lukeminen ja jakaminen omassa kirjastossa

Iltarituaalin aikana palaan tehtävälistaan ja tarkistan jonossa olevat materiaalit. Koska käytän Pocketia, voin katsella niitä metrossa matkustaessa, kokousta odotellessa tai muulla vapaalla hetkellä. Siksi käsittelen tämän luettelon yleensä nopeasti.

Jos materiaali on todella kannattavaa, lisää se hyödyllisten materiaalien verkkokirjastooni. Se voidaan merkitä, joten muistiinpanot on helppo löytää seuraavana päivänä, kuukauden tai jopa vuoden kuluttua. Ja erityinen kiitos Diiogolle mahdollisuudesta.

Tunniste l8r (eli myöhemmin - englanniksi. "Myöhemmin") asettaa resurssin toiseen jonoon, jota kutsun tehtäväluettelon iltaisen tarkistuksen aikana.

Lisäksi Diigo tallentaa automaattisesti kopion kaikista muistiinpanolaatikkoon lisäämistäni teksteistä. Voin muokata tätä muistiinpanoa, lisätä huomautuksia, ideoita, joista on hyötyä, kun haluan jakaa materiaalia jonkun kanssa.

Jaa tämä

Joidenkin Diigon tunnisteiden avulla voit julkaista sisältösi missä tahansa. Siitä kiitos taikuuden:

• Tykkää-tagilla materiaali lähetetään Tumblriini lainauksena,
• jos valitset twiitin otsikkotunnisteen ja viestilinkki lähetetään Twitteriin,
• voit mukauttaa tunnisteita muille tileille: LinkedIn, Facebook …

Tämän menetelmän ansiosta koko virta "postista" lähetetään tehtäväluetteloon ja henkilökohtaiseen kirjastoon, ja valitut resurssit vuorostaan voidaan jakaa. Ja kaikki tämä huomioimatta.

Ilta rituaali

Koska haluan keskittyä luovaan työhöni aamulla, iltarituaali on päivän suunnittelun kulmakivi.

Kuinka aloitan iltarituaalin

Lounaan jälkeen:

• Olen jo suorittanut tärkeimmän tehtäväni aamulla;
• Saapuneet-kansioon kertyneet lukemattomat viestit, jotka sain, kun työskentelin tärkeimmän tehtävän parissa;
• tehtävälistan jono sisältää tehtävät, jotka laitan sinne aamulla, ja vakiotehtävät, jotka teen iltarituaalin aikana joka päivä.

Ajankohtaiset päivittäiset tehtävät

Kuten aiemmin mainittiin, iltarituaali sisältää tehtäviä, kuten:

1. Näytä. Tämä on täydellinen tarkastus kaikesta: käsittelen kaikkea mahdollista, myös niitä materiaaleja, joiden käsittelyyn menee yli 2 minuuttia.
2. Lue, jaa, jaa. Työskentelen viimeisen 24 tunnin aikana lisäämieni hienojen asioiden kanssa.
3. Tarkkaile tehtävälistaa. Avaan työvuoroni ja tärkeimmän tehtävän työskentelyn edistymisen perusteella:

• Päätän, mitä teen tänä iltana ja mitä siirrän huomiseen,
• päätä, mikä tehtävä on huomisen aamun tärkein tehtävä, ja määritä, kuinka paljon aikaa siihen tarvitaan,
• Otan lepoajan aikatauluun (tai siirrän sen myöhempään tai jonnekin).

On vielä muutamia keskeneräisiä asioita, kuten eilen vastaanotettuihin sähköposteihin vastaaminen tai talouden seuranta ja muut. Jotkut niistä ilmestyvät vain erityisenä päivänä. Tarkistan esimerkiksi edellä mainitun Diigon joka keskiviikko ja lauantai.

Viikoittainen tarkastus

Joka maanantai sinun on sisällytettävä tehtäväluetteloon kohta "Tee luettelo viikon tavoitteista". Siksi pidän viikon jokaisena iltana nämä tavoitteet mielessä: se on hyödyllistä, kun minun on päätettävä, mitä teen tänään ja mitä jätän myöhemmin.

Joka perjantai-ilta pohdin henkisesti uudelleen näitä tavoitteita ja arvioin niitä kriittisesti.

Ja vasta sitten tulee lepoaika

Koska illalla on helpompi hallita aikatauluani ja vaikeampi työskennellä vaikeiden tehtävien parissa, niin päivällä olen todennäköisesti mukana tehtävien ja materiaalien tarkistamisessa ja lisäämisessä jonoon. Siitä huolimatta postilaatikkosi on suljettuna vähintään puoli päivää.

Päiväni päättyy tehtävään "Opiskelu - Jonotus - Tietokanta - Jakelu", joten voin aloittaa uuden päivän ilman kuormaa keskeneräisiä asioita.