Miksi aika ja energia ei riitä tärkeimpiin asioihin ja mitä tehdä asialle

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Kiireellinen ansa on syyllinen. Selvitämme, miten se toimii ja miten siihen ei puututa.

Kuinka monta kertaa olet raskaan, kiireisen päivän päätteeksi tajunnut, että näytit pyörivän kuin orava pyörässä monta tuntia ja ratkaisit monia ongelmia, mutta et omistanut aikaa todella tärkeille projekteille? Kuinka monta kertaa olet luvannut itsellesi ottaa esille henkilökohtaiset asiat, jotka ovat sinulle merkityksellisiä: urheilu, luovuus, opiskelu, mutta et ole voinut edes aloittaa niitä kuukausiin? Jos tämä on tapahtunut sinulle, olet useimpien ihmisten tavoin pudonnut kiireellisyyden ansaan.

Mikä on kiireellinen ansa

Johns Hopkinsin yliopiston kauppakorkeakoulun tutkimus on osoittanut, että useimmiten hylkäämme mielenkiintoiset ja tärkeät tehtävät kiireellisiksi. Ja olemme kirjaimellisesti taipuvaisia lykkäämään merkittäviä projekteja myöhempään, ennen kaikkea ottamaan vastaan ne, jotka meidän mielestämme on tehtävä juuri nyt.

Tätä kutsutaan kiireellisiksi ansaksi. Se johtaa meidät stressiin, emotionaaliseen uupumukseen ja, kummallista kyllä, rahan menettämiseen. Tutkijat ovat havainneet, että meillä on tapana ottaa tehtävä, joka näyttää kiireellisemmältä, vaikka maksaisimme siitä vähemmän kuin tehtävästä, jonka määräaika on pehmeämpi. Tämä tapahtuu useista syistä.

Miksi joudumme kiireen ansaan

1. Kärsimme, jos emme pysty suorittamaan tehtävää

Tämä selvitettiin jo vuonna 1927, ja sitten se vahvistettiin useammin kuin kerran: ihmiset tuntevat olonsa epämukavaksi, jos heidän yllään roikkuu keskeneräinen asia. Tätä ajattelun ominaisuutta kutsuttiin Zeigarnik-ilmiöksi. Ja koska kiireelliset tehtävät ovat pääsääntöisesti tarpeeksi pieniä eivätkä vie paljon aikaa, emme voi lykätä niitä, koska silloin seuraavaa tehtäväluettelon kohtaa ei yliviivata. Ja tartumme näihin pieniin tehtäviin, ratkaisemme ne yksitellen emmekä voi lopettaa. Kuten sirupakkauksen kanssa: ennen kuin syöt kaiken, et rauhoittu.

2. Olemme jumissa tunnelissa emmekä näe mitään ympärillämme

Toisin sanoen huomaamme, että lyhytaikaiset asiat ahdistavat meitä niin paljon, ettemme voi kirjaimellisesti hengittää ulos, katsoa aikatauluamme ulkopuolelta ja arvioida, mikä on todella tärkeää ja mikä ei. Tätä tilannetta voidaan verrata tunnelinäköön: emme näe kokonaiskuvaa, vaan vain fragmentin, joka on tällä hetkellä huomiomme keskipisteessä.

3. Emme pysty järjestämään työpäivää oikein

Jos prosesseja ei korjata sinun tai johdon syyn takia, rutiinitehtävät alkavat kirjaimellisesti kuluttaa aikaa ja vaivaa. Oletetaan, että olet liian laiska luomaan malleja asiakirjoille ja kirjeille - ja joka kerta kun vietät monia arvokkaita tunteja dokumenttien tai saapuvan postin parissa. Tai projektipäällikkösi ei ole sopinut asiakkaan kanssa kaikkien muokkausten tekemisestä kerralla, ja sinun on jouduttava häiritsemään uusia kommentteja lukemattomia kertoja.

4. Meistä näyttää siltä, että jos jätämme huomiotta kiireellisen tehtävän, tapahtuu katastrofi

Paha johtaja tai asiakas tulee ja hän kiroilee paljon, sinulta viedään rahat, taivas putoaa maahan, me kaikki kuolemme.

Kaikki nämä ilmoitukset uusista viesteistä, puheluista, muokkauksista ja pienistä lisätilauksista luovat illuusion, ettei niitä voi lykätä. Vaikka itse asiassa todella polttavia tehtäviä ei ole niin paljon.

Kuinka välttää joutumasta loukkuun kiireessä

1. Aloita päiväsi tärkeillä ja ei-kiireellisillä tehtävillä

Klassiset ajanhallintakirjat sanovat, että ensimmäinen asia on "syö sammakko". Eli päästä eroon pienestä ja ei kovin miellyttävästä tehtävästä. Tässä lähestymistavassa on logiikkaa: vaikean puhelun tai tylsiin kirjeisiin vastaamisen jälkeen tunnemme olevamme voittajia ja ryhdymme nousussa muihin asioihin.

Mutta on olemassa vaara, että ensimmäistä "sammakkoa" seuraa toinen, sitten kolmas, neljäs… Ja nyt on ilta, "sammakot" on syöty mittaamattoman paljon, mutta kädet eivät ole saavuttaneet todella tärkeää tehtäviä. Siksi voit kokeilla päinvastaista: aloita päivä siitä, mikä on tärkeämpää, mutta ei kiireellistä, ja siirry vasta sitten kaikkeen tähän pienten tehtävien kasaan.

2. Opi pitämään tauko

Älä kiirehdi heti vastaamaan uusiin viesteihin ja suorittamaan pieniä toimeksiantoja ja pyyntöjä. Hengitä sisään ja ulos ja arvosta, kuinka kiireellistä tämä todella on. Jos tehtävä kärsii, lykkää sitä priorisoimalla suurempi ja arvokkaampi projekti.

3. Yritä työskennellä lohkoissa

Oletetaan, että 40 minuuttia tärkeisiin tehtäviin ja 15 minuuttia kiireellisiin tehtäviin. Aseta ajastin, jotta pienet rutiinit eivät imetä sinua liikaa, ja heti kun se piippaa, palaa isoihin asioihin. Todennäköisesti puhelu tai kirje voi odottaa seuraavat 40 minuuttia.

4. Yhdistä asioita

Monia pieniä asioita voi tehdä samalla kun ajaa metroa, seisot postijonossa ja odotat lasta piirustustunnilta. On epätodennäköistä, että sellaisina hetkinä on mahdollista tehdä väitöskirjaa, kirjaa, raporttia tai suunnitelmaa, mutta on täysin mahdollista vastata nopeasti viesteihin, täyttää joitain lomakkeita, tehdä pieniä muokkauksia.

5. Muista, että kiireelliset tehtävät eivät koskaan lopu

On erittäin suuri virhe ajatella, että nyt siivoat nopeasti kaiken tämän rutiinin: varaat ajan lääkärille, vastaat kirjeisiin, tilaat lapsellesi uudet tennarit, täytät raporttikorttia - ja sitten kevyellä sydämellä vie tärkeitä työ- ja henkilökohtaisia projekteja: päivitä portfoliosi ja ansioluettelosi, lue kirjaa vieraalla kielellä, etsi tietoa tutkimusta varten. Valitettavasti näin ei tule olemaan. Pienet asiat putoavat edelleen, kunnes otat ne hallintaan.