Kuinka suunnitella asioita ALPEN-menetelmällä ja pysyä perässä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Ajanhallinta saksalaisella tarkkuudella.

Mikä on ALPEN-menetelmä

Tämä on toinen tapa suunnitella asioita niin, että sinulla on taatusti aikaa kaikelle ja samalla et tule hulluksi kuorman kanssa. Sen keksi saksalainen taloustieteen professori ja ajankäytön asiantuntija Lothar Seivert.

Menetelmän laatija on jakanut sen viiteen osaan. Portaiden nimien ensimmäiset kirjaimet muodostuivat lopulta saksalaiseksi sanaksi ALPEN (venäjäksi "Alpit"):

A - tehdä luettelo tehtävistä (Aufgaben);

L - arvio tarvittavasta ajasta (L änge schätzen);

P - puskuriajan suunnittelu (Pufferzeiten einplanen);

E - tehtävien priorisointi (Entscheidungen treffen);

N - tiivistää (Nachkontrolle).

Menetelmän ydin on ymmärtää, mihin tehtäviin todella kannattaa varata aikaa ja mitkä voidaan jättää myöhemmäksi. Ole lisäksi realistinen käyttämäsi ajan suhteen ja muista, että keskeytyksetön työskentely on polku loppuun palamiseen.

Pohjimmiltaan ALPEN-menetelmä on yhdistelmä lohkoajoitusta klassisen ajanhallinnan Eisenhower-matriisin kanssa.

Tapausten suunnittelu ALPEN-menetelmällä

Tee luettelo

Kirjoita ylös kaikki - kaikki asiat, joita haluaisit tehdä tänään. Kirjoita se muistiin: paperimuistivihkoon, muistivihkoon tai puhelimen suunnittelijaan.

Kiusaus tehdä henkinen lista on tietysti suuri, mutta ihmisen "työmuistin" resurssit eivät ole rajattomat. Joidenkin raporttien mukaan se voi tallentaa samanaikaisesti jopa neljä tehtävää tai objektia.

Älä tuhlaa aikaa priorisoimalla asioita ensin – kirjoita vain ylös mitä tulee mieleen. Listasta tulee varmasti pelottavan vaikuttava. Ei hätää, niin sen pitäisi olla.

Arvioi kuinka kauan se kestää

Jokainen, joka on yrittänyt suunnitella asioita ainakin kerran, astui lähes varmasti uusien tulokkaiden suosikkiharavalle ajanhallinnassa: hän teki listan 15 tehtävästä, mutta lopulta hän ei tehnyt puoliakaan, koska ne, käy ilmi, fyysisesti. eivät mahdu työpäivään. Tämän seurauksena järkytyin ja hylkäsin kaikki nämä uudet ajanhallintatekniikat.

Jotta tämä ei tapahdu, sinun on ymmärrettävä aikakustannukset. Mieti, kuinka monta minuuttia tai tuntia kukin luettelossasi oleva tehtävä vie. Ole mahdollisimman realistinen. Rakenna aikaisemman kokemuksen varaan, äläkä unohda persoonallisuuden piirteitäsi, jos esimerkiksi väsyt nopeasti tai viivyttelet. On muistettava, että kaikki nämä asiat ovat sinua varten, eivät kuvitteelliselle supermiehelle.

Kun olet laskenut, kirjoita arvioitu aika jokaisen kohteen viereen.

Suunnittele puskuriaikasi

Toinen yleinen virhe on suunnitella asioita yksitellen. Tällainen strategia ei ensinnäkään ota huomioon sitä, että henkilön on pidettävä taukoja, ja toiseksi se johtaa siihen, että kaikki suunnitelmat ovat vaarassa romahtaa yhden pienen viivästyksen tai ylivoimaisen esteen vuoksi.

Tapaaminen kesti hieman suunniteltua pidempään, urakoitsija antoi tilauksen hieman myöhemmin, osa kollegoista myöhästyi, jäit liikenneruuhkaan, lapsi pukeutui pitkään päiväkodissa - ja siinä kaikki, seuraavat asiat on lykättävä tai jopa peruutettava ja piirrettävä uudelleen koko päiväksi. Tämä on yleensä hyvin vihaista ja turhauttavaa.

Siksi jokaisen tehtävän jälkeen on tärkeää sisällyttää suunnitelmaan ns. puskuriaika, eli sellainen, jota et käytä millään.

Jos jokin menee pieleen, nämä tyhjät paikat auttavat sinua selviytymään muusta liiketoiminnasta. Ja jos ylivoimaista estettä ei tapahdu, käytät puskuriaikaa taukoon: juo kahvia, kävele, lue kirjaa tai istu vain hiljaisuudessa. Lopuksi voit käyttää tämän ajan lisätehtäviin tai henkilökohtaisiin projekteihin.

Sinun on määritettävä puskurilohkojen koko itse. Ihannetapauksessa niiden tulisi olla ALPEN-menetelmän mukaan jopa 40 % työajasta.

Priorisoi tehtävät

Tässä vaiheessa yleensä käy selväksi, että vaaditun ajan ja puskurilohkojen vuoksi henkilön ensimmäisenä laatimaa tehtävälistaa on fyysisesti mahdoton ylittää päivässä. Siksi sinun on priorisoitava ja valittava, mitkä tehtävät säilytetään ja mitkä peruutetaan tai ajoitetaan uudelleen.

Tähän sopii klassinen työkalu - Eisenhower-matriisi. Sen mukaan kaikki luettelon tehtävät on jaettu ehdollisesti neljään luokkaan:

1. Tärkeää ja kiireellistä. Niihin on puututtava ensin.
2. Tärkeää, mutta ei kiireellistä. Voit varata näille jonkin aikaa, kun olet käsitellyt ensimmäisen ryhmän.
3. Kiireellinen mutta merkityksetön … On parempi delegoida ne tai asettaa ne kolmannelle sijalle tärkeiden jälkeen, jotta et omistaisi niitä koko päivää ja joutuisi kiireellisyyden ansaan.
4. Ei kiireellinen ja merkityksetön … Ne tulee poistaa, välittää jollekulle tai laittaa takapakkiin.

Siten luettelosi pienenee huomattavasti ja tulee paljon lähemmäksi todellisuutta.

Tee yhteenveto

Päivän päätteeksi avaa päiväsuunnittelija ja kysy itseltäsi muutama kysymys:

• Mitä onnistuit tekemään ja mitä et?
• Oliko sinulla tarpeeksi aikaa kaikkiin sovittuihin tehtäviin?
• Olenko arvioinut tarvittavan ajan oikein, vai pitäisikö minun käyttää enemmän seuraavalla kerralla?
• Oliko suunnitelmassani tarpeeksi puskuriaikaa ylivoimaisen esteen kompensoimiseksi ja aikaa levätä?
• Onko minulla aikaa käsitellä sekä tärkeitä että kiireellisiä asioita, jotta en häiritse määräaikoja, mutta samalla en juutu rutiineihin?
• Mitä voit tehdä, jotta suunnitelma olisi mukavampi ensi kerralla?

Kun vastaat niihin, ajoita tekemättä jääneet tehtävät seuraavalle päivälle. Ja tee uusi suunnitelma "virheiden korjaamista" ajatellen.