Kuinka ryhmitellä tehtävät oikein pysyäksesi perässä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Lisää tuottavuutta järjestämällä tehtävälistasi.

Kaikki ovat tienneet pitkään, että moniajo ei ole niin hyvä asia: se estää meitä keskittymästä tehokkaasti yhteen asiaan.

Asia on siinä, että siirtyminen tehtävästä toiseen vie paljon aikaa - tämän vahvistavat Multitasking: Switching cost -tutkimukset. Ihmiset työskentelevät tehokkaimmin siirtyessään flow-tilaan: keskittyen täysin yhteen toimintaan ilman, että mikään muu häiritse heitä.

Valitettavasti virtaa ei aina ole mahdollista saada kiinni, koska olemme jatkuvasti täynnä erilaisia asioita, jotka vaativat huomiotamme. On kuitenkin yksi temppu, jonka avulla voit minimoida ajan ja energian tuhlauksen eri toimintojen välillä vaihtamiseen. Sitä kutsutaan tehtävien yhdistämiseksi.

Tämän tekniikan olemus on seuraava: yhdistät samantyyppiset tehtävät niin sanotuiksi paketeiksi ja suoritat ne sitten irtotavarana. Se on yksinkertaista.

Miksi tehtävien ryhmittely on hyödyllistä?

Helpoin on tehdä asiat satunnaisessa järjestyksessä: sinun ei tarvitse vaivautua suunnitteluun, priorisointiin ja muihin tylsiin asioihin. Muistit jotain - ja teit sen. Ja sitten siirryttiin seuraavaan tehtävään.

Tämä lähestymistapa ei kuitenkaan ole kovin hyödyllinen keskittymiskyvyllesi. Psychology Today -lehdessä julkaistun tutkimuksen The True Cost Of Multi-Tasking mukaan ihminen menettää jopa 40 % tuottavuudestaan vaihtaessaan toisiinsa liittymättömien tehtävien välillä.

Toisin sanoen, jos kirjoitat ensin raportin, alat sitten vastata sähköposteihin, lajittelet paperiasiakirjoja ja palaat sitten uudelleen raporttiin, niin joka kerta tuhlaa aikaa keskittymiseen uuteen tehtävään, joka ei ole samanlainen kuin edellinen. Tom DeMarco, The Human Factors: Successful Projects and Teams -kirjan kirjoittaja, väittää, että tämä "vaihteenvaihto" voi kestää jopa 15 minuuttia tai enemmän.

Eräryhmittelytehtävien avulla on helppo siirtyä toiminnosta toiseen. Mitä samankaltaisempia tehtäväsi ovat, sitä helpompi on yhden suoritettuasi ottaa vastaan seuraava.

Kuinka käyttää eräkäsittelyä

1. Luo tehtävälista

Kirjoita ensin, mitä aiot tehdä, yksinkertaiseen luetteloon rivi riviltä. Voit tehdä sen paperilla tai käyttää lukuisia tehtävienhallintasovelluksia. Pääasia on saada kaikki kuntoon. On ihanteellista varata aikaa suunnitteluun joka päivä (tai vähintään kerran viikossa).

2. Jaa tehtävät luokkiin

Nyt kun luettelo on valmis, jaa kaikki sen kohteet luokkiin. Ne voivat olla erilaisia - valitse mitä haluat. Tärkeintä on, että se on kätevä ja visuaalinen.

Kerää esimerkiksi tehtäviä, kuten "Vastaa sähköposteihin" tai "Soita kollegoille" Neuvottelut-osioon ja "Kirjoita artikkeli" ja "Tee muutoksia" "Teksti"-osioon. Luo erilliset luokat kotitöille, työtehtäville, ostoksille ja muille. On helpompi navigoida tällaisessa järjestetyssä luettelossa.

Toinen vaihtoehto on koota tehtävät paketteihin sen mukaan, missä ne tulee suorittaa. Linkitä esimerkiksi kaikki ostokset "Supermarket"-sijaintiin ja työtehtävät "Toisto"-sijaintiin ja niin edelleen. Tällä tavalla, jos olet lähellä kauppaa, voit tarkastella tehtäväluetteloasi ja nähdä välittömästi kaikki tarvitsemasi ostokset.

3. Estä aika

Tehtävien eräkäsittely toimii erinomaisesti ns. aikablokkitekniikan yhteydessä. Kun olet jakanut luettelon luokkiin, määritä kullekin luokalle tietty kellonaika. Ja lisää vastaava lohko kalenteriisi. Tee yhden ajanjakson aikana vain asioita yhdestä kategoriasta ja jätä muut huomiotta.

Toinen vaihtoehto on sitoa suosittu Pomodoro-tekniikka tehtäväerään. 25 minuutin ajan suoritat keskeytymättömiä tehtäviä yhdestä paketista. Lepää sitten 5 minuuttia. Toista sitten sykli toisella tapausryhmällä.

4. Harkitse huipputuottavuuttasi

Päätä mihin aikaan päivästä olet tuottavin. Useimmilla ihmisillä on tämä aamu, mutta on myös yökyöpeliä, joiden on helpompi keskittyä pimeässä. Löydä tuottavuuden huippu ja yritä suorittaa tehtäviä sen tärkeimmistä prioriteeteista.

5. Poista häiriötekijät

Kun aloitat seuraavan tehtäväryhmän suorittamisen, varmista, ettei sinua häiritse tahaton ilmoitus tai puhelu. Voit varata erityisen ajan älypuhelimesi tarkistamiseen. Kun käsittelet tehtäviä yhdestä kategoriasta, älä ajattele muita.

Mitä tehtäviä voidaan ryhmitellä

Itse asiassa yleensä mikä tahansa. Scott Young, kirjoittaja, ohjelmoija, yrittäjä ja suuri eräkäsittelyn fani, antaa muutaman esimerkin:

• Sähköposti. Tim Ferris, kirjan How to Work 4 Hours a Week kirjoittaja, saa joskus 300 sähköpostia tunnissa. Ja sellaisesta määrästä huolimatta hän vastaa niihin vain kerran päivässä varaamalla erityisesti aikaa juuri tähän.
• Lukeminen. Välissä lukeminen on melkein hyödytöntä, koska et muista paljoakaan. Selvitä itse, milloin sinun on mukavampaa ottaa tieto harkiten, ja varaa tämä aika lukemiseen.
• Puhelinsoitot. Kirjoita yhteen luetteloon niiden ihmisten nimet, joille haluat soittaa, ja heidän puhelinnumeronsa. Soita sitten kaikille listalla oleville ehdokkaille kerralla. Ensinnäkin puhelinkeskustelut eivät enää häiritse sinua. Toiseksi, voit valita kellonajan, jolloin ihmiset ovat vähiten kiireisiä ja voivat keskustella kanssasi.
• Virkistys ja viihde. Siirrä kaikki viihde - elokuvat, tietokonepelit, kävelyt - päivän loppuun. Tämä motivoi sinua lopettamaan työt mahdollisimman pian, ja sinun on helpompi rentoutua tietäen, että tämän päivän kaikki on jo tehty uusiksi.
• Ostosmatkat. Ennen kuin lähdet kotoa, kerää kaikki tehtävät, ostokset ja tehtävät kasaan ja suorita ne yhdellä kertaa. Voit esimerkiksi vierailla supermarketissa, postissa ja kuivapesussa samanaikaisesti. Säästä paitsi aikaa myös bensiiniä.
• Kirjeenvaihto sosiaalisissa verkostoissa. Käytä tunti illalla chattailuun verkossa. Ja muun ajan, pidä sosiaalisen median asiakasilmoitukset poissa käytöstä.
• Valmistaa ruokaa. On mahdollista, että sinulla ei jatkuvasti ole tarpeeksi aikaa kokata jotain joka päivä. Onneksi sivilisaatio on tarjonnut meille sellaisen yksikön kuin mikroaaltouunin. Varaa 1–2 päivää seuraavan viikon ruoan valmistamiseen ja lämmitä se sitten uudelleen.
• Korjaus. Kokoonnu vihdoinkin yhteen ja tee kaikki ne pienet kotityöt, jotka ovat odottaneet siivillä niin kauan. Vaihda palaneet hehkulamput, korjaa ovennuppi ja tippuva hana.
• Heijastuksia. Ajatteletko koko ajan, yritätkö suunnitella jotain, ratkaista ongelmia, mutta mikään ei toimi sinulle? Scott Young neuvoo jopa sellaista asiaa kuin ajattelua tehdä tiukasti määriteltynä aikana. Ota tapana suunnitella 2-3 tuntia viikossa, mitä aiot tehdä seuraavaksi ja mitä tavoitteita haluat saavuttaa.

Kyllä, ja siitä syystä tehtävien ryhmittely on myös tehtävä. Varaa siksi erityinen aika, mieluiten illalla, jakaaksesi listallasi olevat kohteet huomiseksi.