15 kätevää työkalua etätyöskentelyyn

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Koronavirustilanteen taustalla nämä palvelut ovat erityisen tärkeitä.

1. Toimiva sanansaattaja: Telegram

• Alustat: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Slack, Skype, Flock,.

Estosta huolimatta Telegram on edelleen yksi Venäjän suosituimmista lähettiläistä. Sitä käytetään aktiivisesti sekä päivittäiseen viestintään että yritysten väliseen viestintään.

Telegram on nopea, kätevä ja yksinkertainen. Palvelu ei tue videoneuvotteluja ja joitain muita hyödyllisiä toimintoja, jotka ovat saatavilla yritysviestinnissä, kuten Slackin, mutta voit käyttää sitä täysin ilmaiseksi.

Telegram →

2. Toimistopaketti: "Google Sheets", "Documents" ja "Presentations"

• Alustat: web, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google tarjoaa monialustaisen, monipuolisen ja ilmaisen palvelupaketin suosittujen toimistotiedostomuotojen kanssa työskentelemiseen. Sen avulla voit luoda ja muokata tekstidokumentteja, laskentataulukoita ja esityksiä - sekä itsenäisesti että yhdessä kollegoiden kanssa.

Jokaisella käyttäjällä on 15 Gt vapaata levytilaa tiedostojen tallentamiseen Googlen palvelimille. Saat lisätallennustilaa ostamalla maksullisen G Suite ‑tilauksen. Se sisältää myös 24/7-tukipalvelut, yrityssähköpostipalvelun ja lisätietosuojaominaisuuksia. Hinnat alkavat 6 dollarista kuukaudessa per henkilö.

Google Sheets Google LLC

Sovellusta ei löytynyt

3. Muistiinpanopalvelu: OneNote

• Alustat: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Evernote, Notion.

Google Docs ja vastaavat palvelut eivät sovellu pienille muistiinpanoille. Jälkimmäiset ovat helpompia tallentaa pilvimuistikirjoihin, kuten OneNote. Tällä Microsoft-tuotteella on intuitiivinen käyttöliittymä, joka muistuttaa todellista muistikirjaa. Palvelun yksinkertainen ja selkeä rakenne mahdollistaa sinun ja kollegojesi nopean löytämisen tarvitsemasi muistiinpanot satojen muiden joukosta.

Muita OneNoten etuja ovat laajat tekstinmuokkausominaisuudet ja tuki kaikenlaisille liitteille äänikommenteista videoon. Lisäksi palvelua voi käyttää maksutta. Tässä tapauksessa jokaiselle käyttäjälle annetaan 5 Gt muistiinpanojen tallentamista varten pilveen. Koko tiimi saa 1 Tt jaettua tilaa OneNotea ja muita Microsoft-palveluita varten ostaessaan Office 365 Business -maksullisen yritystilauksen.

Microsoft OneNote: Järjestellyt ideat ja huomautukset Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Tehtävienhallinta: Todoist

• Alustat: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: TickTick, käsite, Any.do.

Hallitakseen tehokkaasti etätiimiä johtaja tarvitsee kätevän työkalun tehtävien delegointiin. Todoist on yksi tämän kategorian parhaista. Sen avulla voit nopeasti lisätä tehtäviä, järjestää ne luetteloiden ja prioriteettien mukaan, määrittää aikoja ja liittää esiintyjiä.

Tunnisteiden ja suodattimien avulla suuri määrä tehtäviä on helppo navigoida. Ja toimintahistoria auttaa johtajaa seuraamaan tarkasti työn edistymistä.

Vapaassa tilassa voit lisätä enintään 80 projektia ja enintään 5 työntekijää kuhunkin. Rajoitusten poistamiseksi sekä ilmoitusten, tunnisteiden ja muiden lisäominaisuuksien poistamiseksi sinun on tilattava maksullinen tilaus. Kustannukset alkavat 229 ruplasta kuukaudessa henkilöä kohti.

Todoist: Doist To-Do List & Tasks

Todoist: Doist Inc. To Do List ja To Do List

Todoist →

5. Projektipäällikkö: Asana

• Alustat: web, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Tehtävienhallinnan avulla voit tehdä nopeita tehtäviä, mutta ne eivät aina sovellu monimutkaisten työnkulkujen hallintaan. Strategisemman lähestymistavan saamiseksi liiketoimintaan he käyttävät Asanan kaltaisia ohjelmia. Tämän palvelun avulla voit suunnitella ja jäsentää tehtävänkulkuasi monin eri tavoin. Jokainen työntekijä näkee selkeästi vastuunsa ja työehtonsa. Ja johtaja voi helposti seurata edistymistä ja tarkkailla projektin kokonaiskuvaa.

Asanan ilmainen versio on suunniteltu enintään 15 hengen ryhmille, ja siitä puuttuu joitain ominaisuuksia. Esimerkiksi "Aikajana"-näkymä ja tarkennettu tehtävähaku eivät ole käytettävissä siinä. Maksulliset tilaukset alkavat 11 dollarista kuukaudessa käyttäjää kohti. Mitä kalliimpi valittu suunnitelma, sitä enemmän ominaisuuksia se tarjoaa.

Asana: Työpäällikkösi Asana, Inc.

Sovellusta ei löytynyt

6. Kanban-levyt: Trello

• Alustat: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: MeisterTask, Blossom.

Kanban on suosittu projektinhallintamenetelmä. Jokainen siinä oleva tehtävä käy läpi tietyt vaiheet: esimerkiksi "Suunnitelmissa", "Käynnissä" ja "Valmis". Yleensä ne on kuvattu tauluina, joiden välissä tehtäväkortteja siirretään. Se on erittäin visuaalinen esitys työnkulusta, joten monet projektinhallintapalvelut käyttävät kanban-elementtejä tavalla tai toisella.

Tämä menetelmä on ehkä parhaiten toteutettu Trellossa. Kehittäjät ovat nostaneet yksinkertaisuuden ja selkeyden ehdottomaksi, joten palvelu ei välttämättä ole tarpeeksi toimiva monimutkaisiin projekteihin. Mutta siinä olevien tehtävien virta näyttää niin minimalistiselta, että jopa lapsi voi selvittää sen.

Lisäksi Trellon ilmaisessa versiossa ei ole kiintolevyjä. Sinun on maksettava vain, jos tarvitset lisäsuunnitteluvaihtoehtoja, yli 10 taulua ryhmälle sekä työkaluja automatisoituun tehtävien työskentelyyn. Tilaushinnat alkavat 10 dollarista kuukaudessa per henkilö.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Mind Map Editor: MindMeister

• Alustat: web, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Mindomo, MindMup.

Mielikartta on kaavamainen esitys prosesseista tai ideoista, joka yksinkertaistaa tiedon havaitsemista. Tässä muodossa voit kuvitella mitä tahansa: projektin kehittämisstrategiasta aivoriihien tuloksiin. Tarvitset erityisen editorin työskennelläksesi kollektiivisesti ajatuskarttojen kanssa.

MindMeister on hyvä valinta. Se tarjoaa runsaasti malleja ja helppokäyttöisiä tietojen visualisointityökaluja. Sen avulla voit nopeasti piirtää minkä tahansa monimutkaisuuden henkisiä karttoja.

Vapaatilassa MindMeister mahdollistaa jopa kolmen ajatuskartan tallentamisen. Yhdistämällä PRO-tariffiin voit työskennellä rajoittamattoman määrän kohteita, tallentaa ne suosittuihin toimistomuotoihin ja saada myös toimintoja tiiminhallintaan. Hinta on 8,25 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa.

MindMeister MeisterLabs

mielenkartoitus - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Pilvitallennustila: "Google Drive"

• Alustat: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

On vaikea kuvitella etätyötä ilman pilvipalvelua jaetun tiedon tallentamiseen. Palveluksessasi on kymmeniä tällaisia palveluita, mutta yksi parhaista on Google Drive. Se tarjoaa runsaan 15 Gt ilmaista tallennustilaa, on integroitu muihin Google-tuotteisiin, ja se on saatavilla käyttäjäystävällisessä käyttöliittymässä.

Volyymin laajentamiseksi voit tilata yllä mainitun G Suite -tilauksen tai tilata vain maksullisen Google Drive -paketin: 139 ruplalla kuukaudessa yritys tarjoaa käyttäjälle 100 Gt pilvitilaa.

Google Drive Google LLC

Sovellusta ei löytynyt

Google Drive →

9. Palvelu videoneuvottelua varten: Zoom

• Alustat: web, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Skype for Business, Slack, Hangouts Meet.

Videokokoukset luovat paitsi läheisen emotionaalisen kontaktin työntekijöiden välille, myös tehokkaat edellytykset kommunikaatiolle. Näkemällä ja kuulemalla kollegoitasi voit olla vuorovaikutuksessa heidän kanssaan yhtä tuottavasti kuin olisit saman pöydän ääressä. Ei ole yllätys, että videoneuvottelupalvelut ovat niin suosittuja.

Zoom on yksi markkinajohtajista. Se ei vain järjestä suojattua videoviestintää, vaan mahdollistaa myös näytön jakamisen konferenssin osallistujien kanssa, tiedostojen siirtämisen ja keskustelujen tallenteiden tallentamisen.

Ilmaisessa versiossa videokokoukseen voi kutsua jopa 100 henkilöä ja sen kesto on enintään 40 minuuttia. Rajoitusten poistamiseksi sinun on tilattava maksullinen tilaus - 15 dollarista kuukaudessa järjestäjältä.

ZOOM Cloud Meetings zoom.us

ZOOM Pilvikokoukset Zoomaa

Zoomaa →

10. Kuvakaappausten hallinta: LightShot

• Alustat: Windows, macOS.
• Vaihtoehdot: Gyazo, Nimbuskaappaus.

Kun työskentelet etänä, yksi kuvakaappaus voi korvata tuhat sanaa. Siksi voit käyttää kätevää työkalua kuvakaappausten ottamiseen. LightShot-pilvipalvelu sopii tähän kuvaukseen. Se on saatavilla ilmaiseksi ja sen avulla voit ottaa kuvia valitusta näytön alueesta kahdella napsautuksella.

Kun olet luonut kuvan, voit lähettää sen välittömästi kollegoillesi - linkin kautta LightShot-palvelimen kautta tai millä tahansa messengerillä.

LightShot →

11. Time Tracker: Oikea-aikainen

• Alustat: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Toggl, RescueTime, Harvest.

Aikaseuraajat auttavat seuraamaan, kuinka paljon aikaa tiimisi käyttää tiettyihin tehtäviin. Timely tekee tämän automaattisesti. Ensin sinun on yhdistettävä siihen palvelut, joissa työntekijät työskentelevät. Nämä voivat olla sama Trello, Asana tai Todoist. Kun Timely on integroitu, se alkaa analysoida tehtävätoimintoja ja näyttää kollegoiden tulokset aikajanalla.

Palvelu toimii tilauksella 49 dollarista kuukaudessa.

Oikea-aikainen: Aikaseurantasovellus ja laskutettavien tuntien seurantamuisti AS

Oikea-aikainen automaattinen ajanseurantamuisti AS

Ajankohtaista →

12. Maailmankello: World Time Buddy

• Alustat: web, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Yandex. Vremya, 24 aikavyöhykettä.

Kun työntekijät työskentelevät eri aikavyöhykkeillä, palvelut, kuten World Time Buddy, helpottavat asioita. Tämä on kätevä kello, joka näyttää kellonajan kaikilla valituilla paikkakunnilla yhdellä näytöllä.

Voit lisätä enintään neljä paikkaa ilmaiseksi. Jos haluat enemmän, palvelu pyytää tilaamaan 3 dollaria kuukaudessa.

Time Buddy - Kello ja muunnin Helloka, LLC

Time Buddy - Easy Time Zones Helloka

World Time Buddy →

13. Palvelu PDF-työskentelyyn: Acrobat Pro DC

• Alustat: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Soda PDF, PhantomPDF.

Jos tiimisi käsittelee paljon PDF-tiedostoja, yhteiskäyttöinen editori voi säästää tonneittain aikaa ja vaivaa. Acrobat Pro DC on loistava tähän rooliin. Se on pilvipohjainen työkalu, jonka avulla kuka tahansa, jolla on pääsy tiedostoon, voi tarkastella ja merkitä PDF-dokumentteja.

Acrobat Pro DC on maksullinen palvelu. Tilaushinta on 1 610 ruplaa kuukaudessa tai 11 592 ruplaa vuodessa.

Adobe Acrobat Reader PDF:lle Adobe

Adobe Acrobat Reader PDF:lle Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Salasanan hallinta: LastPass

• Alustat: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Vaihtoehdot: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

Työryhmä voi käyttää kymmeniä erilaisia palveluita. Ihannetapauksessa jokainen tarvitsee vahvan ja ainutlaatuisen salasanan. Onneksi on olemassa erikoistyökaluja, joiden avulla käyttäjät voivat helposti luoda ja tallentaa tällaisia yhdistelmiä.

Yksi tunnetuimmista on LastPass-palvelu. Se luo monimutkaisia salasanoja, tallentaa ne suojattuun pilveen ja syöttää ne automaattisesti, kun kirjaudut vastaaville tileille. Asentamalla LastPass-sovelluksen laitteilleen kaikilla tiimin jäsenillä on pääsy jaettuihin salasanoihin. Samalla johtaja voi valita, mitkä tunnistetiedot kukin käyttäjä näkee.

Jotta voit käyttää LastPassia ryhmässä, sinun on ostettava lisenssi. Hinta riippuu osallistujamäärästä.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Automaatiopalvelu: Zapier

• Alustat: web.
• Vaihtoehdot: Power Automate, IFTTT.

Zapier-alusta auttaa automatisoimaan rutiinitoiminnot. Se muodostaa yhteyden palveluihin, joita käytät työssäsi, ja antaa sinun määrittää erilaisia skenaarioita niiden vuorovaikutukselle. Voit esimerkiksi yhdistää Gmailin ja Trellon niin, että järjestelmä muuttaa saapuvat sähköpostit automaattisesti uusiksi tehtäviksi.

Zapier tukee tuhansia palveluita ja tarjoaa laajan valikoiman automaatioratkaisuja. Ne voivat optimoida työsi merkittävästi, ja siksi hinnat eivät ole alhaisimmat. Teams-tilaukset alkavat 299 dollarista kuukaudessa.

Zapier →

Tämä materiaali julkaistiin ensimmäisen kerran joulukuussa 2014. Maaliskuussa 2020 päivitimme tekstin.