Gantt-kaavio on työkalu niille, jotka eivät halua missata määräaikoja

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-15 16:43

Näet mitä tehdä ja miksi, etkä unohda mitään.

Mikä on Gantt-kaavio

Gantt-kaavio on amerikkalaisen insinöörin Henry Ganttin keksimä suunnittelu-, tehtävienhallintatyökalu. Se näyttää vaakapalkilta, jotka sijaitsevat kahden akselin välissä: tehtäväluettelo pystysuorassa ja päivämäärät vaakasuunnassa.

Kaavio näyttää paitsi itse tehtävät, myös niiden järjestyksen. Näin voit olla unohtamatta mitään ja tehdä kaiken ajoissa.

Kuka tarvitsee kaavion

Jos olet suunnittelufanaatikko ja rakastat kauniita kaavioita, Gantt-kaavio on sinua varten. Hän auttaa niin verkkokaupan käynnistämisessä kuin ison tapahtuman valmistelussa. Arjessa kaaviosta on hyötyä häiden itsesuunnittelemisessa, talon remontoinnissa tai rakentamisessa, matkustamisessa tai istuntoon valmistautuessa.

Esimerkiksi freelance-työntekijä, jolla on Gantt-kaavio, on varma, että hän voi ottaa toisen projektin. Ja morsian, katsoessaan aikataulua, ei huolehdi siitä, että hän ei tee mitään.

Liiketoiminnassa Gantt-kaavio auttaa kaikkia. Urakoitsija tietää tarkalleen mitä pitää tehdä, mitä ja milloin, hänen pomonsa hallitsee määräajat ja tilaaja on rauhallinen, jos näkee missä vaiheessa prosessi on.

Työkalu on hyödyllinen myös projektiesittelyssä. Asiakas tai esimies näkee työn määrän ja ajoituksen ja ymmärtää, miksi esimerkiksi nettisivujen suunnittelu vie kolme kuukautta, ei viikkoa.

Gantt-kaavion käytön aloittaminen

Ensinnäkin sinun on luotava taulukko lähdetiedoista. Voit tehdä tämän missä tahansa: jopa paperille, ainakin välittömästi kaavion rakennusohjelmassa.

Taulukko tarvitsee kolmenlaisia tietoja: tehtävän nimen, aloituspäivämäärän ja keston tai tehtävän arvioidun lopetuspäivän. Harkitse projektin aikataulua, resursseja ja budjettia realistisen päättymispäivän saamiseksi.

Oletetaan esimerkiksi, että päätätte sisustaa makuuhuoneesi uudelleen. Taulukko näyttää tältä:

Jos korjauksen tekee työryhmä, kunkin tehtävän ajoitus on erilainen.

Missä ja miten Gantt-kaavio rakennetaan

On ohjelmia, joissa sinun on rakennettava kaavio useissa vaiheissa. Ja siellä on erikoistyökaluja, joissa riittää napsauttaa muutama kuvake.

Työkalun valinta riippuu projektin laajuudesta ja arvosta. Jos teet kaavion itsellesi, voit käyttää ilmaisia ratkaisuja tai ohjelmien kokeiluversioita. Suurille yrityksille, jotka työskentelevät kalliiden projektien parissa, ammattiohjelmat sopivat paremmin.

1. Microsoft Excel

• Hinta: 5 199 ruplaa yhdestä tietokoneesta tai lisensoidusta tilauksesta alkaen 269 ruplaa kuukaudessa.
• Vapaa aika: 1 kuukausi.

Yksi suosituimmista ohjelmista taulukoiden ja kaavioiden kanssa työskentelemiseen. Voit käyttää mallia luodaksesi kaavioita yhä uudelleen ja uudelleen.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Hinta: on ilmainen.

MS Excelin analogi voittoa tavoittelemattomalta The Document Foundationilta.

Luo Gantt-kaavion luomalla taulukko lähdetiedoilla. Syötä tehtävien nimet, aloituspäivät ja kesto päivinä kolmeen sarakkeeseen.

Valitse sitten alue arvoineen (sinun ei tarvitse valita sarakkeiden nimiä) ja käynnistä kaavion ohjattu toiminto sopivalla kuvakkeella tai valikosta "Lisää" → "Kaavio".

Valitse pinottu pylväskaavio. Saat lopulta käänteisen järjestyksen kaavion.

Pystyakselin kääntämiseksi napsauta sitä ja valitse "Muotoile akseli …". Napsauta sitten "Skaalaus"-välilehdellä "Käänteinen".

Näytä päivämäärät vaaka-akselilla napsauttamalla sitä ja valitsemalla "Muotoile akseli …". Etsi haluamasi päivämäärämuoto Numerot-välilehdeltä. Poista sitten "Skaalaus"-välilehden "Automaattinen" -valintaruudut "Maksimi", "Minimi" ja "Pääväli"-kohteiden valinnat.

Täytä arvot näkyviin tuleviin kenttiin:

1. Minimi on ensimmäisen tehtävän alkamispäivä.
2. Enimmäismäärä on viimeisen tehtävän päättymispäivä.
3. Pääväli. Jos tehtävät ovat lyhytaikaisia, tarvitaan pieni väli (1), jotta tarkat aloitus- ja lopetuspäivämäärät näkyvät kaaviossa. Ja jos tehtävät ja itse projekti ovat pitkäaikaisia, on parempi valita suurempi väli, jotta aikataulu ei muutu liian pitkäksi.

Luettavuuden vuoksi aseta Y-akselin asetusten Kuvateksti-välilehdellä Tekstin suunta 90 asteeseen.

Jos haluat säilyttää vain kestotietojen näytön, napsauta hiiren kakkospainikkeella tarpeettomien viivojen väriä ja valitse Muotoile tietosarja. Valitse "Alueet"-välilehden avattavasta valikosta "Ei mitään". Sinulla on hyvin yksinkertainen Gantt-kaavio.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Hinta: alkaen 1 875 ruplaa kuukaudessa.
• Vapaa aika: 1 kuukausi.

Microsoftin erikoistuote projektinhallintaan. Se on sisäänrakennettu tutuilla Microsoftin työkaluilla, kuten Excel, PowerPoint ja jopa Skype for Business. Lisäosia on olemassa.

Sopii keskisuurille ja suurille yrityksille, jotka haluavat paitsi visualisoida tietoja myös hallita täysin projekteja, projektisalkkuja ja resursseja.

Kaaviomalli on sisäänrakennettu ohjelmaan, joten tarvitset vähän vaivaa.

Microsoft Project →

4. OnlyOffice

• Hinta: alkaen 60 ruplaa kuukaudessa.
• Vapaa aika: 1 kuukausi.

Projektinhallintaohjelmisto. Rekisteröitymisen yhteydessä ovat käytettävissä CRM:n, sähköpostipalvelimen, dokumenttien käsittelyn, yrityschatin ja blogitoiminnot.

Kaavio rakennetaan automaattisesti, kun kaikki tehtävät on syötetty projektirakenteeseen. Riippuvuudet ja määräajat voidaan asettaa suoraan kaavioon vetämällä ja pudottamalla tehtäviä hiirellä. Käyttöliittymä on intuitiivinen, siinä on vinkkejä.

OnlyOffice →

5. Smartsheet

• Hinta: alkaen 14 dollaria kuukaudessa.
• Vapaa aika: 1 kuukausi.

Työkalu on teroitettu yhteistyön hallintaan. Voit käyttää malleja projekteihin ja toistuviin tehtäviin. Siellä on integraatio Microsoftin, Googlen ja muiden toimistosovelluksiin.

Sopii suurille yrityksille, joilla on suuria projekteja, ja freelancereille, jotka ovat valmiita osallistumaan muiden ihmisten projekteihin.

Projektin luominen on kuin tehtäväluettelon luominen taulukoihin. Voit tuoda taulukoita asiakirjoistasi. Gantt-kaavio rakennetaan napsauttamalla vastaavaa kuvaketta "Näkymät"-osiossa.

Käyttöliittymä on venäläistetty, mutta videon ohjeet ovat englanniksi.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Hinta: alkaen 6,5 dollaria kuukaudessa.
• Vapaa aika: 14 päivää.

Voit luoda useita työtiloja ja hallita erilaisia projektiryhmiä. Voit muokata tehtäviä, niiden määräaikoja ja riippuvuuksia suoraan kaaviosta vetämällä ja pudottamalla elementtejä hiirellä.

Siellä on resurssien hallinta, esiintyjien työaikataulu, tuntihinnat ja projektikustannukset. Voit tarjota pääsyn viitteellä tai viedä kaavion esitettäväksi asiakkaalle.

Projektia luotaessa ohjelma tarjoaa lyhyen kyselylomakkeen yrityksestäsi sopivan mallin löytämiseksi. Sitten voit muokata mallia tai luoda oman.

GanttPRO →

7. Comindware

• Hinta: alkaen 300 ruplaa kuukaudessa.
• Vapaa aika: johtajan pyynnöstä.

Comindware soveltuu keskisuurille ja suurille yrityksille. Ohjelman avulla voit hallita projekteja, resursseja ja liiketoimintaprosesseja. Liiketoimintaprosessit voidaan integroida suoraan projekteihin. Yrityksellä on oma sosiaalinen verkosto. Voit tuoda tiedostoja taulukoista, siirtää projekteja ja tehtäviä MS Projectista.

Comindware →

8. "Google Sheets"

Hinta: on ilmainen.

Google Sheets Chart Wizard ei auta tässä. Mutta on olemassa kiertotapa - ehdollinen muotoilu.

Kun olet syöttänyt alkutiedot sen oikealla puolella olevaan taulukkoon, aseta projektin päivämäärät.

Valitse solualue alkuperäisten tietojen ja päivämäärien välillä. Sinne rakennetaan kaavio. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ehdollinen muotoilu.

Valitse Muotoile solut -valikosta Oma kaava ja kirjoita = AND (E $ 1 = $ B2). E1 on projektin päivämäärän ensimmäinen solu. C2 - solu, jossa ensimmäinen tehtävä päättyy. B2 - solu ensimmäisen tehtävän alussa.

Gantt-kaavio on valmis. Voit muuttaa päivämääriä ja lisätä uusia tehtäviä. Muista vain säätää ehdollisen muotoilun aluetta tarpeen mukaan.