OmniFocus 2: Koe GTD:n teho OS X:ssä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Pitkällä itseorganisaatioharjoittelullani GTD:stä on tullut paras, vaikkakaan ei ihanteellinen järjestelmä, ja OmniFocus 2 on paras GTD for Mac -järjestäjä. Siitä me puhumme.

GTD:n voima piilee keräämis-, lajittelu-, katselu-, valvonta- ja päätöstentekojärjestelmässä. GTD-sovelluksen tulisi ainakin tukea kaikkia näitä prosesseja. Ihannetapauksessa kaikkien näiden prosessien tulisi sovelluksen ansiosta olla yksinkertaisia ja nopeita. Katsotaanpa OmniFocus 2:n väitteen olevan paras GTD-sovellus paikkansapitävyyttä.

Kokoelma ("Postilaatikko")

OmniFocus 2:ssa on kaikki mitä tarvitset tehtävien nopeaan lisäämiseen Saapuneet-kansioosi. Voit näyttää ikkunan tehtävän luomista varten mukautetuilla pikanäppäimillä:

Kuten näet, voit syöttää ikkunaan kaikki tehtävää koskevat tiedot (huomautus, projekti, konteksti, aloitusaika ja eräpäivä) tai voit kirjoittaa nopeasti nimen ja lähettää tehtävän roskakoriin.

Voit luoda tehtävän Saapuneet-kansioon lähettämällä sähköpostin tiettyyn sähköpostiosoitteeseen. Aiherivistä tulee tehtävän otsikko, ja sisältö sijoitetaan muistiinpanoihin. iOS-laitteillani kirjoitin OmniFocus-sähköpostin sovellukseen ja luon tehtäviä kahdella napautuksella.

Ja vielä yksi tapa - kontekstivalikon "Palvelut" kautta:

Ja jotta sinun ei tarvitse avata kontekstivalikkoa joka kerta, kun valitset tekstiä, mene alas "Palvelut" -kohtaan ja etsi sieltä vaihtoehto lähettää valinta OmniFocus-palveluun, määritä pikanäppäin. Tämä tehdään näppäimistöasetusten "Pikanäppäimet"-välilehdellä:

Tällä asetuksella pikakuvakkeen käyttäminen lähettää jokaisen valitun tekstin OmniFocus 2 -postilaatikkoon.

Lajittelu ("Projektit")

Lajittelun mahdollisuuksien ja mukavuuden vuoksi voit luoda kansioita ja kolmenlaisia projekteja: peräkkäisillä, rinnakkaisilla ja erillisillä tapauksilla. Peräkkäisten tehtävien tapauksessa projektissa on aina aktiivinen vain yksi tehtävä, jonka jälkeen seuraava aktivoituu. Siksi, jos valitset suodattimen Käytettävissä, vain ensimmäiset tehtävät peräkkäisistä projekteista näytetään.

Miksi projekteja tarvitaan, sitä ei mielestäni tarvitse selittää, ja kansioita voidaan muokata vastuualueille: ammatillinen toiminta, terveys, ihmissuhteet, kehitys, henkisyys, talous jne.

Näytä ("Tarkista")

Katsaus on projektien ja tehtävien säännöllistä tarkastelua, jotta pysyt pulssissa etkä menetä mitään. Asetamme kullekin projektille katselutiheyden, ja tällä tiheydellä se näkyy Checkout-välilehdellä.

Se näyttää tältä: avaamme "Tarkista" -välilehden ja katsomme NNN-projektin tehtäviä. Yksi tehtävä oli merkitty lipulla, toiselle annettiin määräaika ja kolmannen alkua siirrettiin. Kaikkien tarvittavien manipulointien jälkeen merkitsemme projektin tarkastetuksi ja unohdamme sen seuraavaan "Tarkista" -välilehden osumaan asti.

Tämä auttaa olemaan huomaamatta mitään tärkeää ja säästää meidät päivittäisestä projektien tarkastelusta, joka riittää tarkistamaan kerran viikossa tai jopa kuukaudessa.

Hallinta ("ennuste")

"Ennuste"-välilehdellä on samanlainen tehtävä, mutta toiminnot ja tapaamiset on ajoitettu koko päivälle tai tiettyyn kellonaikaan. Se synkronoituu kalenterisi kanssa ja kerää OmniFocusissa ajoitetun määräajan ja kalenteriisi ajoitetun määräajan yhteen paikkaan.

Tämä välilehti auttaa meitä välttämään tapaamisia ja tapahtumia tai tehtäviin määritettyjä määräaikoja.

Päätöksenteko ("Kontekstit" ja "Näkymät")

Kreikkalaisilla oli kaksi sanaa ajalle: chronos ja kairos. Chronos on ajan käsite, joka kertoo meille päivämäärän tai ajan, joka on jäljellä ennen tapahtumaa tai kulunut siitä. Kairos on oikea aika (Kairos on antiikin kreikkalainen onnellisen hetken jumala).

Sanotaan, että Pushkin keräsi teostensa nirsovien kriitikoiden nimet erityiseen maljakkoon, ja kun kaustisen tunnelman kairot vaati, hän otti yhden sattumanvaraisesti esiin ja kirjoitti myrkyllisen epigrammin onnettomalle kriitikolle.

GTD-järjestelmässä kairos-käsite välitetään sanalla "konteksti":

Konteksti voidaan määrittää henkisen ja fyysisen tilan mukaan (voimakas, päänsärky, uupunut …), oleskelupaikan (toimisto, hypermarket, koti …) mukaan, ihmisten mukaan, joiden kanssa on välttämätöntä olla keskustella asioista (yrityksen neuvosto, Ivan Ivanovich …), käytettävissä olevien työkalujen mukaan jne.

GTD-säännöt sallivat vain yhden kontekstin määrittämisen tehtävälle, ja OmniFocus 2 noudattaa tiukasti tätä sääntöä. Mutta tämä ei ole aina perusteltua, ja täytyy luoda konteksteja, kuten "Internet + Mac". Mutta sovelluksen avulla voit asettaa maantieteellisiä koordinaatteja konteksteille, jotta muistutukset käynnistyvät, kun lähestyt tiettyä sijaintia.

Ja entistä nopeampaa päätöksentekoa varten on mahdollisuus luoda näkökulmia:

Kuten kuvakaappauksesta näet, tämä on yksinkertainen tehtävien suodatus projektin (kansion), tilan (merkitty, lähitulevaisuudessa, eräpäivän mukaan …), saatavuuden (ensimmäinen käytettävissä, vasemmalla, kaikki, valmis) mukaan, tekstikatkelman kesto, konteksti tai sisältö nimessä tai tehtävän muistiinpanoissa.

Perspektiivin nopeaa käyttöä varten voit asettaa sen pikanäppäimeksi tai lisätä sen suosikkeihin, jolloin se sijoitetaan vasempaan sivupalkkiin. Kuvakaappausten neljä ylempää välilehteä ovat luomiani perspektiivejä.

Outlook synkronoituu iOS-versioiden kanssa molempiin suuntiin, mikä helpottaa seuraavaa tehtävää koskevien päätösten tekemistä.

OmniFocus 2:n haitat

Huolimatta siitä, kuinka kovasti kehittäjä yrittää, epätäydellisten ihmisten on yksinkertaisesti mahdotonta luoda ihanteellista sovellusta ilman puutteita ja puutteita. OmniFocus 2 ei ole poikkeus.

Ensimmäinen haittapuoli (suhteellinen) on hinta: OS X:n ja iOS:n perusversio maksaa 40 dollaria; Päivitys Pro-versioon - 40 dollaria OS X:lle ja 20 dollaria iOS:lle (jos ostit aiemman OmniFocus-version, päivitys Pro-versioon on ilmainen).

Toinen haittapuoli on synkronointi. Se on hidasta ja antaa virheitä, jos olet luonut tai muuttanut tehtävän offline-tilassa ilman, että olet aiemmin synkronoinut laitetta palvelimella olevien todellisten tietojen kanssa.

Ja kolmatta haittaa minun on vaikea kuvailla sanoin. Kolmen vuoden "suhteessa" OmniFocus 1:n ja 2:n kanssa emme ole saaneet hänen kanssaan hyviä ystäviä, ja miksi se on epäselvää. Näyttää siltä, että siellä on kaikki mitä tarvitaan loistavaan GTD-sovellukseen (sinuin synkronoinnin puutteen), mutta minulla oli jatkuvasti vaikeuksia tehdä päätöksiä ja nähdä kokonaiskuva projekteista ja tehtävistä.

Ehkä ongelma on se, että olin käyttänyt MLO:ta viisi vuotta aiemmin enkä ollut koskaan pystynyt sopeutumaan uudelleen OmniFocukseen. Joten asensin hiljattain CrossOverin ja vaihdoin takaisin MyLifeOrganizediin. Mutta se onkin toinen tarina…

Niin. Jos harkitset OS X:n järjestäjiä ja aiot käyttää GTD-järjestelmän koko tehoa, et löydä OmniFocus 2:ta parempaa tänään.