Kuinka päästä eroon "rutiinista" ja lopulta tarttua strategisiin tehtäviin

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

"Kuka jos en minä?" - tyypillinen ajatus, joka vetää sinut rutiiniin. Oikea valmistautuminen auttaa sinua löytämään aikaa todella tärkeille asioille.

Organisaation ajankohtaisten tapahtumien hallinta eli operatiivinen johtaminen on välttämätön osa projektityötä. Tämä sisältää esimerkiksi päivittäisen vuorovaikutuksen alaistensa kanssa tai välittömän reagoinnin kaikkiin tuleviin tehtäviin. Mutta tästä on todellista hyötyä vain, jos työ rakennetaan harkitun ja hyväksytyn strategian pohjalta, mitä yrityksen omistajan tulee tehdä. Muuten se on loputon, kaoottinen prosessi, joka kuluttaa kaikki resurssit.

Kaikissa johtamistoiminnan oppikirjoissa on kirjoitettu, kuinka työ organisoidaan oikein: suunnitella, toteuttaa ja sitten delegoida yrityksen operatiivisen johtamisen järjestelmä ylimmälle johdolle. Mutta käytännössä kaikki osoittautuu paljon monimutkaisemmaksi. Ennen uuden johtamisjärjestelmän käyttöönottoa on tärkeää luoda tarvittavat olosuhteet.

Kouluta henkilökuntaa

Jotta "rutiinista" pääsee eroon, tehtäviä on delegoitava. Ja tehdä se, jotta valvonta ei jatkuvasti häiritsisi sinua.

Jotta yritys kukoistaisi ja omistaja voisi osallistua strategisiin tehtäviin, tiimissä tulee olla ennakoivia johtajia ja tunnollisia esiintyjiä.

Työntekijöiden typologiajärjestelmiä on monia, mutta ne kaikki tavalla tai toisella kiteytyvät siihen, että motivoituneiden ja kiinnostuneiden ihmisten tulisi työskennellä yrityksessä. Siksi tässä vaiheessa on erittäin tärkeää suorittaa korkealaatuinen henkilöstöarviointi. Parhaat tavat ratkaista tämä ongelma ovat tapoja, joissa pääkriteerinä on suorituskyky, ei pätevyys. Voit esimerkiksi käyttää "360 asteen" menetelmää - tämä on hänen kollegoidensa, alaistensa, johdon, asiakkaiden ja itsensä arvio työntekijästä.

Mitä tehdä niille, jotka ovat osoittautuneet tehottomaksi? Aluksi yritämme "korjata" ne, eli motivoida heitä. Täällä sinun on tunnistettava ne, jotka ovat inspiroituneet saavutuksista: he työskentelevät hauskemmin, jos heille luvataan palkinto. Mutta niiden, joita rangaistus motivoi, ja niiden, jotka eivät reagoi stimulaatioon ollenkaan (tämä on vielä pahempaa), on päästävä eroon. On tärkeää tehdä tämä prosessi askel askeleelta, eikä se ole tiimille ilmeistä. Muuten sinulla on kaikki mahdollisuudet tuhota yritys.

Muille sinun on välitettävä selkeästi ajatus siitä, mitä odotat heiltä, tai pikemminkin, mistä annat palkkasi. Työntekijän on ymmärrettävä, että hänen toimintansa tuo yritykselle sellaista voittoa, minkä vuoksi hän saa sellaisen palkan ja sellaisen bonuksen. Toisin sanoen toteuttaa läpinäkyvä materiaalisen motivaation järjestelmä, joka perustuu suoritusindikaattoreihin - KPI (Key Performance Indicator).

Hoida raha-asioita

Joten joukkue järjestettiin. Jatketaan jokaisen liikemiehen polttavimpaan aiheeseen - yritysrahoitukseen.

Joskus, varsinkin nopean kasvun aikana, omistaja ja ylin johto unohtavat tärkeimmän - projektin talouden. Jotta ymmärrät selvästi, kuinka rahaa tulee ja menee, sinun on suoritettava useita toimenpiteitä.

• Laske projektin yksikkötalous - yhden tavara- tai palveluyksikön kannattavuus tai menetys asiakasta kohti. Näin ymmärrät, mitä tuotteita on vahvistettava ja mistä pitäisi luopua kokonaan, jotta liiketoiminta kokonaisuutena säilyy kannattavana.
• Tunnista marginaalisin tuote ja mainosta sitä. Noudata periaatetta: vahvistaa vahvoja kehittääksesi heikkoja. Jos voittoa ei ole, sinulla ei yksinkertaisesti ole resursseja uusiin suuntiin.
• Tarkista palkkalistan asianmukaisuus. Yllätyt, mutta projektin taloustiedon oikealla laskennalla voi käydä ilmi, että "kaksi ja puoli kaivinkonetta" riittää sinulle. Joskus kolmen työntekijän pitämisen sijaan on parempi jakaa (lisämaksua vastaan) ylimääräinen osa tehtävistä kahden työntekijän kesken - tämä säästää merkittävästi palkkasummaa.

Kaikki tämä on tehtävä, jotta voidaan valmistaa ympäristö rakennettujen prosessien siirtymiselle yrityksen ylimmälle johdolle.

Standardoi prosessit

Siirrytään taktisiin toimiin. Oletko koskaan miettinyt, miksi pikaruokaravintoloiden työntekijät ovat niin nopeita? Koska heillä on selkeästi määritellyt prosessit: he tietävät, missä järjestyksessä hampurilaiset laitetaan, miten keittiössä liikkuu, jotta ei satuta kollegaa, kuinka monta grammaa kastiketta lisätään tiettyyn astiaan. Sama tulee tehdä minkä tahansa prosessin kanssa yrityksessäsi.

Voit aloittaa samalla henkilökunnalla: kirjoittaa työnkuvat. Älä vain lataa Internetistä, vaan kirjoita tarkalleen, mitä tietyn työntekijän yrityksessäsi pitäisi tehdä. Laske myös KPI-järjestelmä - olemme jo puhuneet tarpeesta käyttää tätä tekniikkaa. On parempi, jos se hyväksytään kaikille työntekijöille.

Myynnissä muista ottaa käyttöön CRM (Customer Relationship Management) -järjestelmä, jotta et menetä yhtäkään asiakasta ja et toimi standardeja ja tarkistuslistoja ohittaen.

On tarpeen säännellä kaikkia prosesseja: yksinkertaisista tehtävistä monimutkaisiin johtamispäätöksiin. Tietenkin joskus sääntöjä voidaan rikkoa, mutta selkeän koordinaattijärjestelmän ansiosta et voi huolehtia siitä, mitä tapahtuu tällä tai tuolla yrityksen tasolla.

Toteuta automaatio

Standardointiprosessin aikana tunnistat ne vyöhykkeet, jotka voidaan ja pitäisi automatisoida, eli eliminoi tarpeen toistaa samantyyppisiä toimia. Esimerkiksi saapuvan pyynnön saatuaan esimies syöttää asiakastiedot CRM-järjestelmään, kopioi tiedot asiakaspalveluasiantuntijalle Exceliin ja markkinointia varten siirtää tiedot Google Sheetsiin. Kaikki nämä manipulaatiot voidaan välttää ja siten lisätä merkittävästi työntekijöiden ja koko tuotantoprosessin tehokkuutta.

Yllätyt kuinka paljon aikaa ja vaivaa voit säästää, jos et käytä esimiehen työtä vakiolaskelmiin, vaan käytät kerran älykkääseen toimintaratkaisuun. Tällaisia järjestelmiä on nyt myynnissä CRM:lle ja kirjanpitotehtäville ja jopa rekrytointiin.

Automatisoi kaikki mitä voit. Näin vältyt loputtomalta inhimillisestä tekijästä johtuvilta virheiltä, optimoit prosesseja ja mahdollisesti säästät palkoissa.

Perustaa operatiivinen hallinta

Joten sinua ympäröivät motivoituneet työntekijät, jotka tietävät, mitä heidän on tehtävä saadakseen kunnollisen tuloksen. Sinulla on selkeä taloudellinen malli ja sinulla on käsitys siitä, minne sinun pitäisi muuttaa, jotta voit jatkuvasti kasvattaa voittoa. Yrityksen prosessit ovat standardoituja ja automatisoituja.

Nyt sinun on delegoitava toiminnanohjaus. Tärkeää: älä sido prosesseja yhteen henkilöön, jotta et joutuisi tilanteeseen, jossa yrityksesi on täysin riippuvainen palkatusta johtajasta. Kun olet poistanut operatiivisen johtamisen itsestäsi, älä luo toista napaa, vaan yritä jakaa tehtävät useille eri alueille: esimerkiksi uskoa kaikki rahakysymykset talousosastolle ja työskennellä asiakkaiden kanssa - palveluosastolle.

Nyt voit ryhtyä strategiseen johtamiseen rauhallisin mielin. Muista kuitenkin tarkistaa vähintään kerran vuosineljänneksessä, vastaako projektinhallinnan taktinen osa toteuttamaasi strategiaa. Kohtuullinen valvonta on kuitenkin avain yrityksen vakaaseen ja pitkäjänteiseen työhön.