Mikä on GTD ja miten se toimii

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Pieni opas niille, jotka ovat kuulleet GTD:stä pois tieltä, mutta joilla ei ole aavistustakaan kuinka käyttää tätä tuottavuutta lisäävää tekniikkaa.

Mikä on GTD?

GTD (Getting Things Done) on tuottavan työn järjestelmä ja samanniminen bisnesvalmentaja David Allenin kirja. Päätavoitteena on, että sinulla on aikaa tehdä sitä, mikä on välttämätöntä, mutta viettää enemmän aikaa siihen, mikä tuottaa sinulle iloa.

Getting Things Done käännetään usein venäjäksi "asioita järjestykseen", vaikka olisikin oikeampi "vioittaa asiat loppuun". Hyväksy, on tärkeämpää olla tunkematta tehtäviä luetteloihin, vaan suorittaa ne. Tätä varten sinun on tehtävä luetteloita, asetettava prioriteetteja ja laadittava aikataulu.

Ja miksi sitä tarvitaan?

Työskentelemällä GTD:n periaatteiden mukaisesti, sinun on helpompi hoitaa asioitasi. Loppujen lopuksi tämän tekniikan tärkein etu on, että tiedot kaikista tehtävistäsi keskittyvät yhteen paikkaan, jotta voit siirtyä tapauksesta toiseen epäröimättä.

Mitä eroa on GTD:llä ja tehtävälistalla?

Listalle kirjataan yleensä vain tärkeimmät tehtävät, emmekä merkitse vähemmän merkittäviä, vähäisiä tehtäviä. Ja turhaan. Ne pyörivät päässäsi, häiritsevät sinua työstäsi ja tehokkuutesi laskee. Yksi GTD:n pääperiaatteista on kaapata ehdottomasti kaikki. Voit siis purkaa aivosi ja käyttää kaikkia sen resursseja työhön.

Onko tämä järjestelmä juuri oikea minulle?

GTD on merkityksellinen eri ammattien, iän ja sosiaalisen aseman edustajille. David Allen, joka muotoili järjestelmän periaatteet, johti kursseja ISS:n astronauteille, rockmuusikoille ja suuryritysten johtajille.

Kuten David Allen sanoi Lifehackerin haastattelussa, järjestelmä voi olla yhtä tehokas tai yhtä hyödytön sekä teini-ikäiselle että suuren yrityksen toimitusjohtajalle. Sinulla on oltava tietty ajattelutapa, rakkaus systematisointiin ja suunnitteluun.

Okei, mitä sinun pitää tehdä?

GTD-järjestelmässä ei ole tiukkoja sääntöjä. Mutta työssä on perusperiaatteet:

1. Kerää tietoa ja tallenna kaikki. Kirjoita muistiin tehtäviä, ideoita ja toistuvia tehtäviä muistikirjaan tai sovellukseen. Tässä tapauksessa luettelon tulee olla aina käden ulottuvilla, jotta et voi sanoa: "Lisään tämän myöhemmin." Jopa pienin ja merkityksetön asia on kirjoitettava ylös, jos et tee sitä juuri nyt.
2. Kirjoita selityksiä. Ei pitäisi olla tehtäviä, kuten "Valmistaudu lomaan". Jaa suuret tapaukset erityisiin toteutettaviin toimiin (lähetä sellaisia ja sellaisia asiakirjoja viisumikeskukseen, osta pyyhe ja aurinkolasit, lataa karttoja puhelimeesi). Tavallisella tehtävälistalla käytämme enemmän aikaa salauksen purkamiseen kuin suorittamiseen. Ja kyllä, jos voit delegoida, delegoida.
3. Priorisoi. Määritä jokaiselle luettelon tuotteelle tietty päivämäärä ja eräpäivä. Lisää tarvittaessa muistutuksia. Itse asiassa tämä toimii sekä luettelon että kalenterin kanssa. Tässä vaiheessa sinun tulee olla varma, että et varmasti unohda mitään.
4. Päivitä luettelosi. Tehtävälistat vanhenevat nopeasti: jokin menettää merkityksensä, jokin siirtyy tulevaisuuteen. Järjestelmän pitäisi toimia sinulle. Varmista siksi, että sinulla on aina luettelo erityisistä toimista, jotta pääset töihin viipymättä.
5. Toimia. Kun kaikki on järjestetty, voit alkaa toteuttaa suunnitelmiasi. Valitse tapaus tarvitsemastasi kategoriasta, katso mitä toimia sinulta vaaditaan ja aloita. Näin voit toteuttaa suuria projekteja.

Pitääkö kaikki asiat kirjata yhteen luetteloon?

Ei, on parempi säveltää useita, mutta säilyttää ne yhdessä paikassa. Säilytä esimerkiksi muutamia luetteloita jokaisesta työprojektista, tehtävälistat, tehtävälistat, tehtävälistat, luettelot ideoista ja mahdollisista tulevaisuuden projekteista - mitä voit kuvitella.

Onko mitään erikoistyökaluja?

Sovelluksista ja verkkopalveluista, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, kaikki muistikirjat tai tavalliset tiedostot Google-dokumenteissa käyvät. Jos olet tottunut tekemään muistiinpanoja paperille, voit käyttää sitä.

On tiedostojärjestelmän faneja. Työpöydälle luodaan yksi jaettu kansio, siihen luodaan useita teemakansioita, joista jokainen sisältää vastaavat luettelot ja tarvittavat materiaalit.

Yleensä valitse mikä sopii sinulle.

Päävaatimus: työkalun tulee olla aina käden ulottuvilla, jotta voit siirtää tehtävän päästäsi paperille tai sovellukseen. Esimerkiksi kun pomosi tulee luoksesi ja antaa uuden tehtävän, ja tällä hetkellä työskentelet jonkin muun parissa.

Kuinka saat lisäarvoa GTD:stä?

Mikään tuottavuusjärjestelmä ei toimi, jos sitä sovelletaan sokeasti. Saat siitä kaiken irti muokkaamalla sitä mieleiseksesi, ja sitten kaikki järjestyy.

Ja kyllä, mikään järjestelmä ei voi tehdä kaikkea puolestasi, joten älä hurahdu liikaa listojen tekemiseen, älä unohda toimia. GTD on työkalu, joka auttaa sinua pääsemään eroon stressistä etkä unohda mitään. Mutta se, miten käytät aikasi, on sinun.

Täytyy kokeilla. Mitä muuta luettavaa tästä aiheesta?

Tietenkin David Allenin kirjat: ne auttavat sekä aloittelijoita että kokeneita käyttäjiä tuntemaan GTD:n filosofian, soveltamaan sitä työssä ja henkilökohtaisessa elämässä, oppimaan käyttämään sitä käytännössä.

• "Kuinka laittaa asiat järjestykseen. Stressittömän tuottavuuden taidetta”.
• "Kuinka pitää asiat kunnossa. Täydellisen ja stressittömän elämän periaatteet”.
• "Kuinka saada asiat nopeasti järjestykseen. 52 Stressittömän tehokkuuden periaatteet”.

Ja lopuksi lainaan David Allenin erittäin täsmällistä lausuntoa:

Mielesi on tarkoitus luoda ideoita, ei tallentaa niitä.

Käytä siis GTD:tä, keksi upeita ideoita ja muista toteuttaa ne.