Sisällysluettelo:
2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55
Haravoimme loputtomasti "Uusia kansioita" ja pääsemme eroon asiakirjoista, joiden nimi on käsittämätön.
Jos työskentelet paljon Google Docsin tai Google Docsin kanssa, olet todennäköisesti kohdannut ongelman, että tiedostoja on liikaa ja palvelun pääsivu muuttuu sotkuiseksi ullakolle. Lifehacker kertoo, kuinka voit luoda järjestyksen kaaoksesta.
Käytä sisäänrakennettuja lajittelutyökaluja
Google Docsissa on useita sisäänrakennettuja lajittelutyökaluja, joiden avulla löydät nopeasti haluamasi tiedostot. Voit tehdä tämän valitsemalla sopivan vaihtoehdon napsauttamalla jotakin symboleista päänäytön oikeassa yläkulmassa.
1. Näyttömuodon mukaan
Palvelun avulla voit mukauttaa haluamaasi tiedostojen näyttötapaa: luettelon tai ruudukon. Voit tehdä tämän napsauttamalla vastaavaa kuvaketta.
2. Päivämäärän tai otsikon mukaan
Voit kätevästi lajitella asiakirjat katselupäivämäärän, sinun tai kaikkien käyttäjien tekemien muutosten päivämäärän sekä otsikon mukaan.
3. Omistajan toimesta
Google-dokumenttien avulla useat käyttäjät voivat käsitellä asiakirjoja kerralla, minkä vuoksi tämä palvelu on niin kätevä. Jos et vain luo asiakirjoja, vaan työskentelet myös tuntemattomien kanssa tai työskentelet kollektiivisesti, asiakirjan omistajan (luottajan) suorittama lajittelu auttaa sinua. Voit käyttää sitä napsauttamalla asianmukaista kohdetta päänäytössä ja valitsemalla sopiva vaihtoehto.
4. Mahdollisuuksien mukaan pääsy
Nähdäksesi kaikki muiden käyttäjien luomat ja käytettävissäsi olevat tiedostot, napsauta kansiokuvaketta päänäytön oikeassa yläkulmassa ja valitse "Käytettävissä".
Järjestä Google Drivessa
Kaikki Google-dokumenttien tiedostot (sekä Sheets- ja Slides-tiedostot) ovat saatavilla Google Drivessa. Siksi levyn järjestys on suurelta osin asiakirjojen järjestyksen ehto. Tässä on mitä voit tehdä kaaoksen käsittelemiseksi.
1. Lajittele asiakirjat kansioihin
Voit helposti luoda kansioita Google Driveen. Voit tehdä tämän napsauttamalla suurta painiketta "Luo" ja valitsemalla kohteen "Kansio".
Anna tiedostoillesi ja kansioillesi selkeät ja tarkat nimet. Nimistä "Uusi kansio", "Nimetön", "1" tai "lvpdlvarp" ei saa selvää, mitä sisällä on. Lisäksi tällaisia tiedostoja ja kansioita on vaikea löytää monien muiden joukosta. Otsikot "Syyskuun raportit", "Asiakaskontaktilista klo 15.10" tai "Bioteknologiaartikkeli" auttavat sinua pitämään kirjanpitosi tehokkaammin.
Voit siirtää tiedostoja kansioon napsauttamalla niitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sopivan kohteen.
Kansiovalikko voidaan avata Google Docsin aloitusnäytöstä.
2. Käytä tärkeille tiedostoille erilaisia kansion värejä ja tarroja
Oletuksena kaikki Google Driven kansiot ovat harmaita, mutta voit napsauttaa niitä hiiren kakkospainikkeella ja valita yhden 24 väristä avattavasta valikosta.
Voit myös merkitä tarvittavat tiedostot levylle. Tämä tehdään napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Lisää merkittyihin".
Voit tarkastella merkityt tiedostot suoraan "Asiakirjat"-kohdasta.
3. Poista tarpeettomat
Googlen palveluiden intensiivisessä käytössä niihin kertyy valtava määrä tarpeettomia ja vanhentuneita asiakirjoja. Voit poistaa ne sekä "Dokumentit" että "Levy" -kohdasta napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella haluttua asiakirjaa ja valitsemalla "Poista".
Jos olet vahingossa poistanut asiakirjan (Google Docs ei pyydä vahvistusta poistettaessa), voit napsauttaa "Peruuta" -ponnahduspainiketta.
Ja jos poistit sen, mutta muutit mielesi muutaman päivän kuluttua, siirry "Roskakoriin", napsauta hiiren kakkospainikkeella haluamaasi tiedostoa ja valitse "Palauta".
Roskakorissa olevia tiedostoja säilytetään 30 päivää, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti.
4. Käytä Filewatchia päästäksesi eroon tarpeettomista asioista
Filewatch voi auttaa sinua löytämään tiedostoja, joihin sinulla on edelleen pääsy esimerkiksi vanhasta työpaikastasi: se näyttää sinulle, kenelle jaat asiakirjoja, ja voit irrottaa heistä. Palvelu pystyy myös löytämään tiedostoja, jotka ovat tulleet liian monen käyttäjän saataville (esimerkiksi verkkoon vuotaneet), jotta voit muuttaa niiden käyttöasetuksia.
Filewatch sisältyy Google Workspace Marketplace -kirjastoon, mikä tarkoittaa, että se on Googlen sertifioima, joten arkaluontoiset tietosi eivät joudu vääriin käsiin. Palvelu on ilmainen.
- Lataa Google-kirjastosta →
- Lataa Filewatch-sivustolta →
Suositeltava:
Kuinka puhdistaa pöly akuista
Kun lämpöpatterien päälle kertyy pöly- ja likakerros, lämmönsiirtoteho heikkenee. Puramme vaihe vaiheelta akkujen puhdistamisen
Kuinka puhdistaa ja desinfioida talo oikein
Valmistetut yksityiskohtaiset ohjeet, joista on hyötyä pandemian tai kylmän kauden aikana, kun desinfioinnista kotona tulee erityisen tärkeää
Kuinka puhdistaa ikkunat ilman juovia: vaiheittaiset ohjeet
Nämä vinkit auttavat sinua käyttämään mahdollisimman vähän aikaa ja vaivaa ja puhdistamaan ikkunat ilman juovia. Tärkeintä on valita oikeat työkalut, pesuaineet ja oikea aika
Kuinka puhdistaa suihkuverhot
Toimintasuunnitelma riippuu materiaalista. Kerromme, mitkä vaihtoehdot on parempi heittää pois siivouksen sijaan ja kuinka pestä kestävämpi kylpyverho
Kuinka puhdistaa valkoiset lenkkarit, jotta ne näyttävät uudelta
Life-hakkeri on koonnut todistettuja vinkkejä valkoisten tennarien puhdistamiseen kotona. Kokeile - se näyttää uudelta