Miksi tarkistuslista on pakollinen sinulle työssäsi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Tarkistuslista vaikuttaa hyvin vanhanaikaiselta tavalta järjestää työnkulkusi, koska siellä on niin monia moderneja tekniikoita. Mutta olemme valmiita vakuuttamaan sinut käyttämällä yhtä tieteellistä koetta, tohtorin mielipidettä ja Van Halen -yhtyeen laulajan kokemusta perusteluina.

Nykymaailmassa meillä on ennennäkemätön pääsy tietoon. Voimme oppia paljon yksinkertaisesti kysymällä oikeaa hakutermiä tai avaamalla verkkotietosanakirjoja. Tästä tietotulvasta saamme kuitenkin myös paljon vaikeuksia.

Tiedämme nyt enemmän kuin koskaan ennen, mutta teorian muuttamisessa käytäntöön, arvon ja hyödyn antamisessa on ongelma.

Tietojen aikakausi on monella tapaa tehnyt meistä paljon vähemmän käytännöllisiä ja viisaita. Kerro meille paljon, mutta menetämme helposti keskittymiskyvyn, olemme hajamielisiä pääasiasta, annamme huomion haihtua. Lisäksi unohdamme helposti perusasiat, olennaiset taustatiedot ja teemme virheitä tuntemalla oman osaamisemme.

Kirurgin ja kansanterveystutkijan Atul Gawanden, M. D., mukaan ihmisten tulisi hyödyntää tietämystään parhaalla mahdollisella tavalla.

Atul Gawande Amerikkalainen kirurgi, toimittaja, kirjailija

Voimme antaa anteeksi tietämättömyydestä johtuvat epäonnistumiset. Jos henkilö ei tiennyt mitä tehdä tietyssä tilanteessa, olemme iloisia, että hän teki kaikkensa ratkaistakseen ongelman. Mutta jos hän tiesi kuinka edetä, mutta ei soveltanut tätä tietoa oikein, on vaikea olla suuttumatta.

Virheet, jotka on tehty, koska uskon vakaasti, että "minä tiedän parhaiten mitä tehdä", ovat usein tuskallisimpia. Et yrittänyt parastasi ja epäonnistut, vaan seurasit tietoisesti yliluottamuksen esimerkkiä ja epäonnistuit. Atul Gawande uskoo, että tämä on samanlaista kuin kokeneen kirurgin tekemä yksinkertainen virhe johtaa potilaan kuolemaan.

Miten käsittelemme tätä tiedon valtamerta? Kuinka hyödyntää tietoa parhaalla mahdollisella tavalla ja jättää tilaa ihmeille? Dr. Gawanden mukaan voit tuntea oman voimasi ja osaamisesi käyttämällä tarkistuslistaa.

Tri Gawande tutki huolellisesti tarkistuslistojen vaikutusta kirurgeihin, tai pikemminkin potilaiden infektiotapausten määrään leikkauksen aikana. Huolimatta siitä, että kokeessa oli mukana arvostettuja ja päteviä kirurgeja, he kaikki olivat tavalla tai toisella vaarassa tehdä virheen leikkauksen aikana.

Kirurgeille esitetty tarkistuslista oli lyhyt ja yksinkertainen. Siinä luki:

• Pese kätesi saippualla ja vedellä.
• Pyyhi potilaan iho antiseptisellä aineella.
• Aseta steriilit sidokset potilaan keholle.
• Pue päähän hattu, naamio, steriili puku ja käsineet.

Lääketieteen opiskelijat oppivat nämä vaiheet ulkoa, ne ovat ilmeisiä, yksinkertaisia ja tarpeellisia. Mutta ihminen ei ole kone, ja hän voi unohtaa yhden toiminnasta. Yhden askeleen väliin jättäminen voi johtaa infektioon, mikä tarkoittaa lisähoitoa, taloudellisia kustannuksia ja pahimmassa tapauksessa potilaan kuolemaa.

Yllättävää kyllä, heti kun tämä tarkistuslista ilmestyi lääkäreiden silmien eteen, he alkoivat tehdä vähemmän virheitä. Tartuntojen määrä väheni 66 %. Se säästi paljon rahaa, mutta mikä tärkeintä, se pelasti yli tuhat henkeä.

Tietenkin tarkistuslista keinona jäsentää ajatuksia, virtaviivaistaa toimia ja muistaa tarvittavat tiedot on hyödyllinen paitsi lääkäreille, myös meille jokaiselle.

Muistilistan kirjoittaminen saattaa olla loukkaavaa, jotta et unohda mitään. Loppujen lopuksi olet tarpeeksi älykäs ja voit luottaa omaan muistiisi. Mutta tarkistuslistan päätavoite on kurinalaisuus, joka auttaa sinua seuraamaan suunniteltua polkua ja välttämään virheitä.

Miksi tehdä tarkistuslista

1. Tarkistuslista auttaa sinua varmistamaan, ettet unohda perus- ja yksinkertaisia tietoja. Dr. Gawande uskoo, että tarkistuslista luo eräänlaisen "kognitiivisen verkoston", joka suojaa meitä omilta puutteiltamme - muistin ja huomion rajoilla. Tarkistuslista varmistaa, että et unohda yleisiä totuuksia väsymyksen tai laiskuuden lähestyessä.
2. Tarkistuslista vapauttaa mielesi ja antaa sille mahdollisuuden työskennellä todella vaikeiden tehtävien parissa. Kun olet lopettanut murehtimisen yksinkertaisista ja triviaaleista asioista, sinulla on mahdollisuus keskittyä vaikeisiin valintoihin. Tämä toimii erityisen hyvin silloin, kun yllättäviä tai suunnittelemattomia tilanteita tulee jatkuvasti eteen ja on melko vaikeaa hallita itseään.
3. Tarkistuslista auttaa olemaan kurinalainen. Tämä on tärkeää rutiinitehtävissä. Kun tottelemme tekemään jotain päivästä toiseen, menetämme helposti innostuksen ja huomion, teemme virheitä ja laskelmia. Jos tunnet olosi liian mukavaksi työpaikallasi, rentoudut ja huomiosi on hajallaan, tarkistuslista auttaa sinua pysymään hereillä joka minuutti.
4. Tarkistuslista säästää aikaa. Sinun ei enää tarvitse miettiä jokaista askeltasi: olet jo kuvannut kaiken paperille. Jos päätös on tehtävä nyt, aika on arvokkain resurssi. Tarkistuslista auttaa sinua voittamaan arvokkaita sekunteja.

Kyllä, tarkistuslista ei ole omaperäisin tapa hallita työnkulkuasi. Mutta samalla tämä yksinkertainen työkalu osoittautuu uskomattoman arvokkaaksi niille, jotka haluavat vähentää virheitä ja parantaa työnsä laatua.

Kuinka luoda tehokas tarkistuslista

On hyviä tarkistuslistoja ja huonoja tarkistuslistoja. Joten miten luot tarkistuslistan, joka auttaa sinua pääsemään alkuun?

1. Keskity vain yksinkertaisiin asioihin. Hyvän tarkistuslistan tarkoitus on välittää tarvittavat tiedot. Ei yksityiskohtia. Tarkistuslista ei ole opas, ei esittely työnkulkuasi. Tämä on kaavio, joka auttaa sinua muistamaan tärkeimmät asiat. Hyvässä tarkistuslistassa tulisi olla viidestä kymmeneen pistettä.
2. Tarkistuslistan tulee olla yksinkertainen ja käytännöllinen. Käytä selkeitä sanoja, jotka kuvaavat tehtävää tarkasti. Jos tarvitset lisäaikaa muistaaksesi tarkalleen, mitä kukin kohde tarkoittaa, tarkistuslistasi on huono.
3. Päätä, milloin keskeytät. Milloin aiot käyttää tarkistuslistaasi? Milloin siirryt seuraavaan kohtaan? Kuinka tarkistat, että kohde on valmis? Valitse aika, jolloin käyt tarkistuslistan läpi ja varmista, että kaikki on tehty ja voit siirtyä seuraavaan tehtävään.
4. Määritä tarkistuslistasi tyyppi. Jos tämä on esimerkiksi resepti, luet jokaisen vaiheen ja noudatat ohjeita. Tämä on lue-do-tyyppi. Ja jos tarkistuslistasi sisältää tämän päivän työtehtäviä ja yksinkertaisesti yliviivat siitä valmiit tehtävät, tämä on "tehty - vahvistettu" -tyyppi. Tämä vaihe auttaa virtaviivaistamaan työtäsi tarkistuslistan avulla ja hallitsemaan itseäsi paremmin.
5. Ole valmis tarkistamaan ja päivittämään tarkistuslistasi. Voit vapaasti tarkistaa sitä ja tehdä uusia tehtäviä tai muokkauksia. Sinun on kokeiltava, jotta tarkistuslistasi olisi todella tehokas.

Viimeinen vaihe on erityisen tärkeä. Tarkistuslistasi ei ole kiveen hakattu, se on vastaanottavainen muuttuville olosuhteille.

Ei ruskeita M&M:itä

Van Halenin laulajalla David Lee Rothilla on utelias tapa. Rocker Rider näyttää riittävältä: siinä luetellaan varusteiden tekniset vaatimukset. Mutta yksi kohta järkyttää säännöllisesti konserttisalien, stadionien ja musiikkikerhojen työntekijää: jossain listan keskellä on M & M:n kulho, jossa ei pitäisi olla yhtään ruskeaa karkkia.

Nämä ratsastajat toimivat kuin tarkistuslistat: työntekijät liikkuvat pisteestä toiseen täyttäen muusikon vaatimukset. Kun David Lee Roth ottaa vastaan työpaikan, hän on ensisijaisesti kiinnostunut kulhosta karkkia. Voitko arvata miksi?

Vaikka David Lee Roth pyytää poistamaan kaikki ruskeat M&M:t, kuulostaa hullulta, hän voi selittää sen. Jos stadionin henkilökunta jättää ruskeaa karkkia kulhoon, se tarkoittaa, että he eivät kiinnitä huomiota ratsastajaan. Kun David törmää tällaiseen rakeen, hän menee tarkistamaan kaiken muun: onko instrumentit kunnolla kytketty, onko laitteet asetettu oikein, onko hänen vaatimuksiaan tiloja ja laitteita kohtaan otettu huomioon. Ja jos ruskeita karkkeja ei ole ja työmaatyöntekijät kunnioittivat tällaistakin outoa toivetta, muusikko voi olla varma: kaikki muukin on tehty.