Kuinka soveltaa GTD-järjestelmää tehokkaasti elämässä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Askel askeleelta suunnitelma, jota seuraamalla voit helposti ottaa tämän tuottavuustekniikan käyttöön elämässäsi, asettaa prioriteetteja ja aina löytää aikaa tärkeille asioille.

Tämä materiaali on jatkoa artikkelille "". Ensinnäkin siihen kannattaa tutustua, sillä monet käytetyistä käsitteistä selitetään siellä yksityiskohtaisesti.

Tämä artikkeli on vaiheittainen opas GTD:n soveltamiseen tosielämässä. Kirjoittaessani noudatin seuraavia periaatteita:

• Monipuolisuus. Tässä kuvatut ideat ovat yleismaailmallisia, ja niiden avulla jokainen rakentaa itselleen GTD-järjestelmän, joka toimii täsmälleen tottumiensa palveluiden kanssa.
• Yksinkertaisuus. Järjestelmän tulee olla intuitiivisesti helppokäyttöinen. Tietojen syöttämiseen ja käsittelyyn sekä seuraavien vaiheiden suunnitteluun tulee käyttää mahdollisimman vähän aikaa ja energiaa. Vain silloin järjestelmä toimii pitkällä aikavälillä ja pitkienkin taukojen jälkeen: jos esimerkiksi menet lomalle kuukaudeksi, palattuasi voit palauttaa lähestymistapasi liiketoiminnan johtamiseen.
• Luotettavuus. Tärkeintä on olla varma järjestelmästäsi, eli ettet unohda mitään suunniteltua, koska näet muistutuksen oikeaan aikaan.
• Keskittyminen olennaiseen. Järjestelmän pitäisi auttaa sinua keskittymään sekä siihen, mitä olet tekemässä tällä hetkellä, että niihin asioihin, jotka ovat tärkeitä pitkällä aikavälillä.
• Ilo. Tapauksen ja tehtävienhallintajärjestelmän pitäisi tuoda sinulle iloa. Kun esimerkiksi makaat sohvalla raskaan työpäivän jälkeen puhelin kädessäsi, ylität suoritetut tehtävät luettelosta ja nautit siitä. Varsinkin kun se näkyy edelleen tuottavuuskaavion kasvuna.

GTD-järjestelmän 5 päävaihetta

Vaihe 1. Tietojen kerääminen

On tarpeen kerätä ehdottomasti kaikki tapaukset, jopa pienimmät, niin tietoisuutemme on puhdas ja toimimme mahdollisimman tuottavasti.

Siksi tavalliset tehtävälistat eivät toimi, koska useimmat ihmiset kirjaavat usein vain tärkeimmät asiat, ja satoja ei niin tärkeitä tehtäviä ei oteta huomioon ollenkaan. Mutta juuri tällaiset pienet, itsestään säännöllisesti muistuttavat tehtävät käyttävät merkittävän osan aivojen resursseista ja luovat lisäkokemuksia, jotka johtavat väsymykseen ja stressiin.

Yksi GTD-järjestelmän tärkeistä periaatteista on purkaa kaikki tehtävät kokonaan pois päästäsi ja laittaa ne luotettavaan järjestelmään, joka auttaa muistamaan tärkeät asiat oikeaan aikaan.

Sinun on myös otettava huomioon, että saapuvien tietojen keräämiseen on oltava vähimmäismäärä koreja. Ihannetapauksessa yksi. Silloin se on helpoin käsitellä.

Vaihe 2. Tiedonkäsittely

Tässä vaiheessa käsittelemme postilaatikossamme olevia tietoja.

Tässä vaiheessa on kolme vaihtoehtoa, miten voimme edetä:

• Merkitse tehtäväksi "Toiminto" ja merkitse sen seuraava vaihe ja määräaika. Voit ohittaa määräajan määrittämisen, jos sinulla ei vielä ole selkeää käsitystä siitä, milloin sinun on suoritettava tehtävä.
• Siirrä tiedot "Hakemistoon", jos sinun ei tarvitse tehdä niille mitään, mutta niistä voi olla hyötyä tulevaisuudessa.
• Poista tiedot ja määritä, että ne ovat "Roskakori": eli sinun ei tarvitse tehdä niille mitään, eikä niistä ole hyötyä tulevaisuudessa.

Vaihe 3. Toiminnan järjestäminen

Kaikki toiminnot kulkevat seuraavan suppilon läpi.

Suodatin 1 - "leikkaus"

Esitä itsellesi kysymys: pitäisikö minun todella tehdä tämä? Jos olet epävarma, poista se.

Suodatin 2 - "Delegointi"

Esitä itsellesi kysymys: jos tämä on tehtävä, niin onko minun todella tehtävä se henkilökohtaisesti? Jos ei, delegoimme ja ilmoitamme vastuuhenkilön, lopputuloksen, valvonnan välivaiheet (solmupisteet) ja määräajan.

Jos sinun on suoritettava toiminto, siirry seuraavaan suodattimeen.

Suodatin 3 - "Toiminto"

Esitä itsellesi kysymys: kestääkö tämä toiminto yli 2–5 minuuttia? Jos ei, tee se nyt ja vapauta pääsi. Jos kyllä, rekisteröidy.

Järjestelmän toiminnot voivat olla seuraavan tyyppisiä.

"Seuraavat toimet" - yksinkertaisia tehtäviä, jotka koostuvat yhdestä toiminnosta (soita, kirjoita, mene ja niin edelleen). Esimerkiksi toiminto "Vaihda talvirenkaat pyörille" koostuu seuraavista yksinkertaisista toimista: soita ja ilmoittaudu autohuoltoon, varaa aika kalenteriin ja aja autohuoltoon oikeaan aikaan.

Tällaiset toiminnot on kätevä koota luetteloiksi paikan ja olosuhteiden mukaan (kontekstikohtaiset luettelot). Se voi olla In Store -lista, jossa luettelet kaiken, mitä tarvitset ostettavaksi, kun olet kaupassa, tai In the Chair -lista, johon voit lisätä asioita ja tehtäviä, joita voit tehdä illalla töiden jälkeen suosikkituolissasi.. Tai lista "pomokysymyksistä", johon kirjoitat ylös kaikki kysymykset, jotka sinulla on pomollesi, jotta voit ratkaista ne kaikki yhdellä kertaa.

Yleensä kirjaan kaikki sellaiset toiminnot joko "Google-kalenteriin" (tapaamiset ja tapahtumat) tai pilvipalveluun Todoistiin, jossa on kätevää järjestää tehtäviä.

"Projektit" - tehtävät, joiden suorittaminen vaatii useamman kuin yhden vaiheen. Hankkeen käynnistämiseksi sinun on kuvattava sen toteuttamisen ensimmäiset vaiheet ja jätettävä siitä muistutus luotettavaan järjestelmään. Tämän seurauksena projekti muuttuu ketjuksi yksinkertaisia toimia, joista jokainen voidaan suorittaa seuraavan viiden minuutin aikana ja saada tulos.

Julkaisen projekteja Trello-korteille. Kortti on ihanteellinen kontti projekteihin, joihin voit sijoittaa:

• hankkeen kuvaus ja tarkoitus;
• linkit muihin hanketta koskeviin asiakirjoihin;
• vastuuhenkilöiden nimet;
• takaraja;
• tarkistuslistat, joissa on seuraavat vaiheet;
• kommentteja hankkeesta;
• tarvittavat tiedostot ja niin edelleen.

Viivästyneet toimet … Jos emme voi suunnitella seuraavia toimia ilman lisätapahtumia tai -tietoja (esim. odotamme ystävän lähettävän autohuollon puhelinnumeron, jossa on mahdollista vaihtaa renkaat kannattavasti), laitamme tällaiset toimenpiteet "Läytetty" " luettelo. Vaihtoehtoisesti voit asettaa muistutuksen tarkistaaksesi jotain.

Tällaisia tehtäväluetteloita voidaan myös rakentaa kontekstiluetteloiksi. Tee esimerkiksi luettelo tehtävistä, jotka olet määrittänyt avustajallesi.

Lista "Jonain päivänä" sisältää tehtäviä, jotka eivät vaadi aktiivista toimintaa nyt, mutta joita haluaisimme suorittaa tulevaisuudessa.

Se voi olla:

• kirjat, videokoulutukset ja kurssit, jotka haluat ostaa;
• hyödyllisiä taitoja, jotka haluat hallita;
• paikat, joissa haluat käydä;
• asioita, joita haluat ostaa.

Sinun on aika ajoin katsottava tätä luetteloa, tehtävä muistiinpanoja ja muutettava ne tavoitteiksi, joita kohti työskentelet.

Vaihe 4. Säännöllinen tarkistus

Jotta järjestelmä toimisi, on välttämätöntä käydä säännöllisesti läpi tärkeimmät tehtävät ja projektit, jotta voidaan poistaa tarpeettomat ja lajitella uudet tärkeysjärjestyksen mukaan ja lähettää ne töihin.

Jos haluat pitää tämän arvostelun säännöllisesti, seuraa näitä vinkkejä:

• Jätä 30-60 minuuttia aikatauluusi tarkistukseen (alkummin kerran viikossa riittää).
• Tee tarkistuslista tai suunnitelma tällaiselle katsaukselle, missä järjestys on kirjoitettu, mitä tulee minkä jälkeen. Tämän suunnitelman ei pitäisi olla liian monimutkainen, eikä tarkistamisen pitäisi kestää liian kauan, tai et vain tee sitä säännöllisesti.

Alla on esimerkki viikoittaisesta yleiskatsauksestani. Tein sen toimintosarjan sisältävän huijausarkin muodossa, joka kuvaa tarkastelemiani palveluita/asiakirjoja. Voit järjestää sen tavallisella listalla tai piirtää vapaalla kädellä sinulle sopivan kaavion.

Tulosta neljä näistä tarkistuslistoista kuukaudessa. Ota viikoittaisen katsauksen aikana yksi niistä käteesi ja rajaa valmiit kohteet luettelosta. Tämä yksinkertainen harjoitus motivoi sinua jatkamaan näiden arvostelujen tekemistä.

Vaihe 5. Toimet

Kun viikon suunnitelma on laadittu, jää toimia. Vältä yksi suurimmista GTD-aloittelijan virheistä, kun käytät liian paljon aikaa tehtävien järjestämiseen niiden suorittamisen sijaan.

Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit tehostaa toimintaasi.

1. Tee suunnitelma päivälle viikon suunnitelman perusteella. Jaa päiväsi lohkoihin tekemällä 2-3 lohkoa tärkeille tehtäville ja pari lohkoa muille tehtäville. Lohkojen kesto on keskimäärin 60–120 minuuttia. Lisää vapaa-aikaa lohkojen väliin odottamattomia tehtäviä varten.
2. Työskentele Pomodoro-järjestelmässä, tätä varten voit asettaa ajastimen puhelimeesi. Sen olemus on yksinkertainen: 25-30 minuutin välein pidä viiden minuutin tauko ja kolmannen työlohkon jälkeen pidempi tauko (15-30 minuuttia). Yhteensä kolme 30 minuutin lohkoa, joissa on viiden minuutin taukoja, joita seuraa pitkä 15-30 minuutin tauko. Voit tehdä 2-4 tällaista sykliä päivässä riippuen siitä, kuinka usein olet hajamielinen.
3. Tärkeitä asioita sisältävien lohkojen aikana yritä olla häiritsemättä muita ihmisiä ja vieraita ääniä (tätä varten voit kytkeä päälle erityisen musiikin keskittyäksesi kuulokkeisiin).
4. Määritä, milloin energiatasosi on korkein (esimerkiksi klo 7-9 aamulla), ja tee tänä aikana tärkeimmät asiat, jotka tuovat sinut lähemmäksi henkilökohtaisia tavoitteitasi.
5. Älä suunnittele liikaa tärkeitä asioita päivälle: 1-3 riittää. On tärkeää, että päivän päätteeksi, kun olet katsonut suunnitelmasi yliviivattuja tehtäviä, olet tyytyväinen ja teet saman realistisen suunnitelman huomiselle.