Kuinka lopettaa ajan tuhlaaminen tuottavuusuuniin

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Sinun ei tarvitse tehdä enemmän töitä saadaksesi enemmän aikaan. Joskus tarvitaan jotain aivan muuta.

Mitä tehdä, jos sinulla ei ole aikaa luovuttaa tehtävää ajoissa? Pysy työpaikalla vielä pari tuntia!

Mitä tehokkaimmaksi työntekijäksi tuleminen vaatii? Tule aikaisemmin kuin kaikki muut, lähde myöhemmin kuin kaikki muut, työskentele viikonloppuisin!

Miksi et vieläkään ole rikas ja menestyvä? Sinun täytyy vain työskennellä kovemmin! Lisää lisää lisää!

Tie menestykseen on kaareva rata, jota pitkin henkilökohtaisen tuottavuuden höyryveturi ajaa meitä. Jos haluat päästä tavoitteeseen nopeammin, älä lopeta henkilökohtaisen aikasi polttamista sen uunissa - mitä enemmän, sen parempi. Höyrykoneen hyötysuhde ei kuitenkaan, kuten tiedät, ole kovin korkea, ja tiede on jo pitkään keksinyt paljon nopeampia kuljetusvälineitä. Haluatko tietää kuinka pääset nopeasti menestykseen etkä polta kaikkea aikaasi samanaikaisesti?

1. Lopeta ylitöiden tekeminen

Tiedätkö, milloin kahdeksan tunnin työpäivä ja viiden päivän työviikko lopulta voittivat? Kun viime vuosisadan alussa Henry Ford osoitti tehtaissaan suoritettujen kokeiden tuloksena selvästi, että maksimaalinen työn tuottavuus saavutetaan tällä aikataululla.

Mitä enemmän työskentelet, sitä vähemmän tehokas ja tuottava olet sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä.

Tehtävässä 60 tunnin työviikkoa käyttävä ryhmä osoitti niin paljon tuottavuuden laskua, että se jäi kahden kuukauden kokeessa jälkeen tavanomaisesta 40 tunnin aikataulusta. Ylityöstä johtuvan tuottavuuden menetyksen laskeminen julkaistujen kaavioiden avulla – faktaa tai fiktiota

Tämä selittyy monilla vaikutuksilla, joita ylityöllä on kehoomme. Näitä ovat huono mieliala, inertti ajattelu, heikentynyt reaktio, muistin heikkeneminen ja niin edelleen. Taisteltaessa näitä negatiivisia ilmiöitä vastaan oikea unirytmi on erityisen tärkeä. Jos seuraavan kerran ihmettelet, miksi epäonnistut jälleen tänään ja kaikki putoaa käsistäsi, se johtuu vain siitä, että olet yksi niistä 70 %:sta ihmisistä, jotka eivät kroonisesti nuku tarpeeksi.

Täten, perinteinen päivärutiini, joka jakautuu kahdeksan tunnin työ- ja leposykliin, keksittiin syystä … Sillä on käytännön ja tieteen todistama perusta, joten pitkiä jumitteluja työpaikalla ei ole olemassa.

2. Älä sano kyllä liian usein

Pareton periaatteen mukaan 20 % ponnistelusta tuottaa 80 % tuloksista, kun taas 20 % tuloksista kuluttaa 80 % vaivannäöstä. Sen sijaan, että työskentelemme kovemmin ja kovemmin, meidän on ensin keskityttävä ponnistuksiin, jotka antavat meille 80 % tuloksista, ja luovuttava muusta. Meillä on enemmän aikaa keskittyä tärkeimpiin tehtäviin. Meidän on lakattava hyväksymästä tehtäviä, jotka tuovat meille vain päänsärkyä ja hukattua aikaa.

Ero menestyneiden ja erittäin menestyneiden ihmisten välillä on se, että jälkimmäiset sanovat melkein aina ei. Warren-buffet

Toisin sanoen pääkysymys ei saa olla "Mistä saan niin paljon aikaa tehdä kaikkea?" "Mitä muuta voin yliviivata työstääkseni pääasiaa?".

3. Lakkaa tekemästä kaikkea itse. Luota ihmisiin

On naurettavaa ajatella, että paras komentaja on se, joka parhaiten heiluttaa sapelia, ampuu tykillä ja marssii paraatikentällä. Ravintolaketjun omistaja ei aina osaa valmistaa parhaita ruokia, ja kustantamo pystyy kirjoittamaan nerokasta proosaa tai jopa vain sivun tekstiä ilman virheitä.

Kaikkien näiden ja tuhansien muiden menestyneiden ihmisten tärkein etu on, että he eivät pyri tekemään kaikkea itse ja paremmin kuin kukaan muu. Sen sijaan he etsivät ja käyttävät taitavasti ihmisiä, jotka ovat alansa todellisia ammattilaisia.

Emme voi tehdä kaikkea itse, ja jos yritämme, osumme nopeasti kykyjemme kattoon. On paljon parempi oppia delegoimaan tehtäviäsi muille ihmisille, jotta voit keskittyä tärkeimpiin tehtäviin. Sen sijaan, että tuhlaa aikaasi, yritä löytää asiantuntijoita, jotka voivat tehdä työn paremmin ja nopeammin kuin sinä.

4. Sammuta perfektionismi

Halu tehdä kaikki parhaalla mahdollisella tavalla saattaa aluksi jopa miellyttää. "Mikä vastuullinen työntekijä, kuinka tarkkaavainen hän on pienille asioille, kuinka tinkimätön puutteista!" - kollegasi ja johto ovat tyytyväisiä.

Täsmälleen siihen asti, kunnes tehtävän ensimmäinen määräaika on epäonnistunut, sitten toinen ja kolmas. Selkeästä perfektionismista voi tulla niitä kahleita, jotka eivät salli sinun ottaa yhtäkään askelta. Jatkuvat muutokset ja parannukset eivät anna sinun asettaa viimeistä kohtaa ja johtaa valtavaan oman ja muiden ajanhukkaa.

Tästä tilasta eroon pääseminen on vaikeaa, mutta mahdollista. Aseta vain projektille tarkka päättymisaika ja yritä pitää se. Tee rauha sen tosiasian kanssa täydellisyyttä ei ole olemassa, eikä sen etsimiseen käytetty aika koskaan palaa luoksesi.

5. Automatisoi toistuvia tehtäviä

Äskettäisessä tutkimuksessa Automaatioohjelmiston käyttäminen liiketoiminnan tuottavuuden ja kilpailukyvyn lisäämiseksi tutkijat havaitsivat, että mitä enemmän toistuvia tehtäviä teet yritykseesi, sitä enemmän aikaa voit saada niiden automatisoinnista. Osanottajaryhmällä, jonka työ koostui 70 % toistuvista prosesseista, oli siis mahdollista kahdessa kuukaudessa vähentää rutiineihin käytettyä aikaa vain 10 %:iin näiden prosessien automatisoinnin ansiosta.

Hyvin usein ihmiset haluavat tehdä kaiken käsin, koska se näyttää heille yksinkertaisimmalta ja vaivattomalta tehtävältä. Ajan myötä nämä yksinkertaiset, pienet tehtävät lisäävät kuitenkin tunteja, päiviä ja viikkoja ajasta, joka yksinkertaisesti katoaa ei tiedä minne.

Siksi joka päivä, ennen kuin teet seuraavan tutun asian, kuten postin tarkistamisen ja lajittelun, valokuvien käsittelyn, raporttien kirjoittamisen ja niin edelleen, pysähdy hetkeksi ja kysy itseltäsi: onko mitään tapaa tehdä se toisin? Voit esimerkiksi määrittää suodattimia postin lajitteluun, Dropboxin tai Google+:n kuvien lähettämiseen ja IFTTT:n verkkosovellusten automatisointiin.

Käytä kerran aikaa prosessien automatisointiin, ja jatkossa voit käyttää sitä todella tärkeiden ja luovien tehtävien ratkaisemiseen

6. Aika tyhjäkäynnille

Veturifilosofiassa, jolla tämä artikkeli alkoi, joutokäyntiä pidetään kauheana syntinä, joka uhkaa paitsi pysäyttää junan myös suistaa sen. Itse asiassa näin ei ole. Kun keskitymme jatkuvasti liiketoimintaamme, pyrimme jatkuvasti tekemään enemmän ja olla ajoissa kaikkeen, ei ole aikaa miettiä polun valintaa ja pysähdystä tankkaamaan. Ja tämä lähestymistapa on paljon vaarallisempi.

Jokainen ihminen tarvitsee mahdollisuuden pitää tauko. Häiriö työpäivistä, joutilaisuus ja pelleily näyttävät olevan vain järjetöntä ajanhaaskausta. Itse asiassa tämä on hyvä tapa paitsi rentoutua, myös tarkastella elämääsi ulkopuolelta, miettiä tehtäviä ja tapoja saavuttaa ne. Joskus tärkeimmät päätökset eivät tule silloin, kun niitä aktiivisesti etsii, vaan kun tuntuu unohtaneen kaiken ja olevan mukana täysin eri asioissa.

Älä siis unohda tehdä satunnaisia pysähdyksiä, jää pois tuottavuusjunastasi ja kävellä alueella. Ehkä täältä löydät lyhimmän polun tavoitteesi saavuttamiseen.