Kuinka lopettaa ajan tuhlaaminen turhaan toimintaan

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Jos haluat olla tuottavampi, älä pakota itseäsi keskittymään. Tee vain pieniä muutoksia työpäivääsi.

1. Järjestä mahdollisimman vähän kokouksia

Vietämme jopa neljä tuntia kokouksissa viikossa. Yli puolet tästä on ajanhukkaa. Jos voit, yritä vähentää kokousten määrää.

• Harkitse osallistujamäärää. Älä kutsu kollegoita kokoukseen vain varmuuden vuoksi. Anna heidän käyttää aikansa paremmin työnsä tuottamiseen.
• Kasvotusten keskustelut voivat usein olla hyvä korvike tapaamisille. On paljon helpompaa keskustella projektin yksityiskohdista ensin vastuullisen työntekijän kanssa ja vasta sitten esitellä idea koko tiimille.
• Ennen kuin varaat virallisen kokouksen tai osallistut siihen, harkitse huolellisesti, mitä tietoja aiot jakaa kollegoidesi kanssa. Useimmiten perustiedot voidaan välittää jollakin muulla tavalla, esimerkiksi linkittämällä dokumenttiin, kirjoittamalla chattiin tai vaikka yksinkertaisesti välittämällä ne suullisesti kahvikupin ääressä. Sitten työntekijät voivat vastata tietoihisi häiritsemättä työnkulkuaan.

2. Muuta vuorovaikutusta kollegoiden kanssa

Tietenkin yhteistyö yleensä lisää tuottavuutta. Mutta se ei ole niin yksinkertaista. Tietojen mukaan jokainen työntekijä on hajamielinen keskimäärin seitsemän kertaa tunnissa. Ja 80 % näistä häiriötekijöistä on pieniä, merkityksettömiä asioita.

Siksi sen sijaan, että kysyisit kysymyksen heti, kun se tulee mieleesi, älä kiirehdi häiritsemään kollegoitasi. Tee luettelo ja kysy sitten kaikki kerralla, kun työntekijä on vapaa. Lisäksi usein käy niin, että jonkin ajan kuluttua löydämme itse vastauksen kysymykseemme tai ymmärrämme, että kolme ensimmäistä kysymystä johtivat meidät yksinkertaisesti suureen neljännekseen.

Jos olet hajamielinen, sinun ei tarvitse suunnitella monimutkaista viestintää kollegoiden kanssa. Esimerkiksi kuulokkeiden käyttäminen riittää yleensä ilmaisemaan Älä häiritse -tilan. Jos se ei auta, yritä siirtyä toiseen toimiston osaan, jossa sinua ei häiritä. Useimmat työtoverit tottuvat näihin signaaleihin eivätkä häiritse sinua, kun olet kiireinen.

3. Vähennä sähköpostivirtaa

Ongelma ei ole itse sähköpostissa, vaan siinä, kuinka käytämme sitä. Aiemmin sähköpostit sisälsivät suuren määrän tietoa, mutta nyt niistä on tullut enemmän tekstiviestejä. Tyypillinen kirje sisältää nyt 5–43 sanaa – lyhyitä tietoja ja yksinkertaisia jatkokysymyksiä. Tällaiset kirjeet lisääntyvät nopeasti postilaatikossasi ja uhkaavat hukuttaa sinut lukemattomien viestien virtaan.

Ennen kuin lähetät sähköpostin, mieti, olisiko mukavampaa käyttää jotakin muuta tiedonvälitystapaa.

Esimerkiksi erilaisten pikaviestien avulla voit lähettää nopeasti lyhytviestejä ja vastata niihin ilman sähköpostin edellyttämiä tarpeettomia muodollisuuksia. Ja avoimen pääsyn dokumenttien kommenteissa useat ihmiset voivat jättää heti ehdotuksensa projektiin sen sijaan, että ne täyttäisivät kollegoidensa postilaatikot.

4. Työskentele kotoa ja nuku tarpeeksi

Hyvin levännyt työntekijä tekee usein enemmän kuudessa tunnissa kuin uninen kaikissa kymmenessä tunnissa. Siksi kotoa työskentelemisestä on tulossa ihanteellinen vaihtoehto monille. Ja nykyaikaisten viestintävälineiden ansiosta työntekijöiden ei tarvitse olla samassa huoneessa ratkaistakseen ongelmia.

Vapauttamalla itsesi tarpeesta viettää useita tunteja kuljetuksissa, saat tarpeeksi unta, ja tällä on positiivinen vaikutus tuottavuuteen.

Tietysti joillakin toiminta-alueilla tiiviimpi kommunikointi kollegoiden kanssa on välttämätöntä, mutta yksi tai kaksi kotona vietettyä työpäivää viikossa on hyödyllinen minkä tahansa ammatin edustajille. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden keskittyä omaan projektiisi ja vain nukkua. Tärkeintä on löytää sinulle ja tiimillesi sopiva viikkorytmi.

5. Pidä usein taukoja

Tauot ovat yhtä tärkeitä kuin itse työ. Pelkkä toiminnan vaihtaminen ei kuitenkaan usein riitä. Latautuaksesi sinun täytyy nousta pöydästä puolentoista tunnin välein.

Pidemmät tauot, kuten lounas ystävien kanssa tai kävely, ovat hyödyllisiä luoville ihmisille. Tämä tauko on mitä tarvitaan, jotta tuottamaton iltapäivä muuttuu luovaksi läpimurroksi.

Et lepää, jos olet hajamielinen pari minuuttia puolen tunnin välein. On parempi poistua työpaikaltasi vähintään kymmeneksi minuutiksi useita kertoja päivässä.

Vaikka nämä tauot itse asiassa vähentävät työtuntien määrää, olet tehokkaampi muun ajan. Todella tuottava työpäivä on mahdollista vain lepäämällä ja toipumalla.