2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55
Phil Simon, Message Not Received -kirjan kirjoittaja, tarjoaa uuden tavan torjua sähköpostin ruuhkautumista. Hän kutsui sitä kolmen kirjaimen säännöksi ja uskoo, että sen avulla voit lyhentää postitusaikaasi.
Kuinka paljon käytät aikaa postissa? Vuonna 2012 McKinsey Global Instituten tutkimuksessa todettiin, että toimihenkilöt toimistossa omistavat 28 % ajastaan postille. Näytti siltä, että pikaviestien myötä postin pitäisi häipyä taustalle. Sen vaikutus elämäämme kuitenkin vain kasvaa. Jos mikään ei muutu, muutaman vuoden sisällä saapuneiden viestien määrä kaksinkertaistuu. Mutta toistan vielä kerran: jos mikään ei muutu.
Jotkut ihmiset yrittävät muuttaa tätä juuri nyt. Kirjan kirjoittaja Phil Simon on työskennellyt viestintäongelmien parissa viime vuosina ja pyrkinyt parantamaan niitä vähemmän aikaa vievällä tavalla.
Yhdessä kirjan luvussa Simon vertaa kahta viestintätyyppiä: henkilökohtaista, kuten keskustelua kokouksessa, ja tekstiviestiä (postia). Todistaen tekstiviestinnän tehottomuuden hän mainitsee kahden New Yorkin yliopiston psykologin esimerkin.
Psykologit Justin Krueger ja Nicholas Epley halusivat ymmärtää, kuinka hyvin ihmiset pystyvät tulkitsemaan tekstiviestejä tavalliseen puheeseen verrattuna. Jakaessaan vastaajat kahteen ryhmään, Kruger ja Epley pyysivät ensimmäistä ryhmää kommunikoimaan ja toista vastaamaan postitse.
Tulokset olivat mielenkiintoisia.
Ensimmäisen ryhmän osallistujat pystyivät vangitsemaan oikein keskustelukumppaninsa tunnelman ja tunteet neljässä tapauksessa viidestä. Toisessa ryhmässä se oli mahdollista vain kahdessa tapauksessa viidestä.
Toisen ryhmän vastaajat valittivat, etteivät he ymmärtäneet, käyttikö heidän keskustelukumppaninsa kirjeessään sarkasmia vai huumoria. Asia meni naurettavaksi: kirjeen lähettäjät eivät voineet varmuudella sanoa, ymmärsikö vastaanottaja heidän ajatuksensa.
Tässä suhteessa Simon ehdottaa ratkaisua.
Kolmen kirjaimen sääntö
Phil on käyttänyt tätä sääntöä useita vuosia ja uskoo, että se on vapauttanut hänet postiruuhkasta. Lisää rivi sähköpostin allekirjoitukseen:
Pidän kiinni kolmen kirjaimen säännöstä. Tavataan tai soitetaan kolmen kirjeen jälkeen.
Noudata tätä sääntöä, sillä se toimii vain, jos noudatat sitä johdonmukaisesti. Jos kirjeenvaihto viivästyy, tapaa tai soita keskustelukumppanillesi. Näin ymmärrät sen paljon nopeammin.
Suositeltava:
Kuinka lopettaa ajan tuhlaaminen turhaan toimintaan
Ollaksesi tuottavampi, sinun ei tarvitse pakottaa itseäsi keskittymään. Näin voit lopettaa ajan tuhlaamisen, jotta voit saada enemmän aikaan työssäsi
Kuinka lopettaa rahan tuhlaaminen: 4 taloustieteilijöiden vinkkiä
Käytä "käännekohtia", laadi budjetti oikein - ja sitten kysymys siitä, kuinka säästää rahaa ja mistä se saa, ei ole niin akuutti
Kuinka lopettaa rahan tuhlaaminen ja ansaita omaisuutta
Sattuu niin, että vaikka saisi tarpeeksi rahaa ja kuluttaisi sitä, ihminen kokee emotionaalisen epätasapainon. Ratkaisu on erittäin viisas rahankäyttö
Kuinka lopettaa ajan tuhlaaminen ja tehdä oikeat päätökset
Kun yhden asian valitseminen on vaikeaa, haluat vain lykätä tätä valintaa myöhempään. Kuinka tehdä päätös ja päästä eroon päättämättömyydestä, kerromme sinulle nyt
Kuinka lopettaa ajan tuhlaaminen tuottavuusuuniin
Sinun ei tarvitse tehdä enemmän töitä saadaksesi enemmän aikaan. Joskus tarvitaan jotain aivan muuta. Mitä tehdä, jos sinulla ei ole aikaa luovuttaa tehtävää ajoissa? Pysy työpaikalla vielä pari tuntia! Mitä tehokkaimmaksi työntekijäksi tuleminen vaatii?