Gmailin tehokas käyttö: 25 vinkkiä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-13 01:27

Vaikka työskentelet Google Mailin kanssa päivittäin, et todennäköisesti tunne kaikkia sen ominaisuuksia. Tässä on 25 vinkkiä Gmailin tehokkaaseen käyttöön, mikä helpottaa monia tehtäviä ja säästää aikaa.

1. Mistä aloittaa

Vaihda tausta

Sen sijaan, että näkisit tavallisen valkoisen Gmail-taustan, piristä postilaatikkoasi jollain näyttävällä. Valitse vain "Teemat" -osio asetuksista oikeassa yläkulmassa asettaaksesi uuden taustan ehdotetuista vaihtoehdoista, tai lataa oma kuvasi.

Vaihtoehtoisesti voit kokeilla käyttöliittymäasetuksia. "Spacious"-tilassa sinulla on paljon vapaata tilaa, ja "Compact" on hyvä, kun haluat mahtua näytölle mahdollisimman monta viestiä.

Lisää ystäviä (ja viestejä)

Jos haluat lisätä yhteystietosi ja vanhat viestisi järjestelmään (ei väliä käytätkö Gmailia ensimmäistä kertaa vai luotko lisätilin), siirry kohtaan "Asetukset" → "Tilit ja tuonti" ja valitse linkki "Tuo sähköpostit". ja yhteystiedot". Näin voit lisätä tietosi muista postilaatikoista.

Tee Gmailista Outlookin näköinen

Ota käyttöön Esikatseluruutu-ominaisuus kohdassa Asetukset → Lab, niin näet viestien koko tekstin oikealla, aivan kuten Outlookissa. Tapa on toinen luonto, joten jos olet työskennellyt yrityksen sähköpostin kanssa koko elämäsi ja yrität vasta nyt tottua Gmailiin, Viewport helpottaa siirtymistäsi.

Kun se on otettu käyttöön, näet erilaisia näyttövaihtoehtoja asetusten vasemmalla puolella olevassa avattavassa valikossa.

Keskity olennaiseen

Gmail voi päättää, mitkä viestit ovat sinulle tärkeämpiä. Taitava, vai mitä? Valitse Asetukset → Saapuneet-kansiosta Seuraa sähköpostitoimintaani…, jotta Gmail analysoi viestisi.

Voit myös valita "Sisällytä merkit"- tai "Ohita suodattimet" -toiminnon (keskustelemme suodattimista lisää alla) ja muuttaa kansiotyyppiä niin, että tärkeät viestit näkyvät yläreunassa. Sitten valikosta "Asetukset" → "Yleiset" osiossa "Työpöytäilmoitukset" (jos käytät Chrome-, Firefox- tai Safari-selainta) voit valita vaihtoehdon "Ota käyttöön tärkeät sähköpostiilmoitukset".

Päästä eroon kirjelangoista

On olemassa kahdenlaisia ihmisiä: niitä, jotka rakastavat Chaining-ominaisuutta, ja niitä, jotka vihaavat sitä tuhannen auringon voimalla. Jos kuulut toiseen ryhmään, siirry kohtaan "Asetukset" → "Yleiset" ja sammuta "Kirjainketjut".

2. Pidä järjestys

Arkistoi kaikki

Gmail mahdollistaa viestien arkistoinnin poistamisen sijaan. Tämä tehdään niin, että sinun ei tarvitse huolehtia vapaan tilan saatavuudesta ja puhdistaa laatikkoasi jatkuvasti. Jos haluat arkistoida viestin, avaa se ja napsauta toista kuvaketta vasemmalta (ruutu, jossa nuoli osoittaa alas). Viesti odottaa sinua Kaikki viestit -välilehdellä vasemmassa sivupalkissa.

Seuraa arkistoasi

Riippumatta siitä, kuinka paljon tilaa Gmail tarjoaa ilmaiselle tiedostolle, on 2016, ja ihmiset lähettävät yhä enemmän liitteitä. Jos olet saavuttanut muistirajan, on aika päästä eroon joistakin viesteistä. Napsauta nuolta hakukentässä, merkitse kohta "On liitteitä", valitse koko 10 MB ja napsauta painiketta suurennuslasilla. Tämä näyttää kaikki yli 10 Mt:n viestit. Valitse ruutuun kirjaimet, joita et varmasti enää tarvitse, ja lähetä ne roskakoriin.

Vastaa ja arkistoi

Miksi jättää sähköpostin postilaatikkoosi, kun olet jo vastannut siihen? Käytä "Lähetä ja arkistoi" -toimintoa välttääksesi saapuvien viestien sotkumisen odottaessasi vastausta kirjeeseesi. Siirry kohtaan "Asetukset" → "Yleiset" ja valitse "Näytä painike" Lähetä ja arkistoi "vastauksena". Nyt voit vastata tavalliseen tapaan keräämällä viestejä postilaatikkoosi, jos niin haluat, tai arkistoida tarpeettomat sähköpostit heti vastaamisen yhteydessä.

Käytä tarroja ja suodattimia

Voit lisätä tunnisteen jokaiseen viestiin. Uudet pikakuvakkeet tulevat näkyviin vasempaan sivupalkkiin. Avaa kirje ja napsauta "Tarrat" -kuvaketta - se on toinen oikealta. Luo nyt uusi pikakuvake tai valitse olemassa oleva (voit muuten vetää pikakuvakkeen sivupalkista suoraan viestiisi).

Napsauta "Lisää"-painiketta ja valitse "Suodata samankaltaiset sähköpostit" ja sitten "Luo suodatin tämän kyselyn perusteella". Voit kirjoittaa erillisen artikkelin Gmail-suodattimista, joten katso lisätietoja kohdasta "".

Osta lisää säilytystilaa

Jos olet täysin kyllästynyt tiedostojen tallennusongelmaan, voit käyttää rahaa lisätilaan. Vieritä viestisivua alaspäin ja vasemmasta alakulmasta näet kuinka paljon tilaa sinulla on jäljellä, sekä "Hallinnoi"-linkin.

Jos sinulla on lähes 100 % vapaasta tilasta varattu, seuraa linkkiä. 100 Gt:n paketti maksaa 139 ruplaa kuukaudessa, ja ylimääräistä tilaa voidaan käyttää Gmailin lisäksi myös Google Drivessa ja Google Kuvissa, jos käytät niitä.

3. Ota se vakavasti

Muuta sähköpostien näyttötilaa sivulla

Yritä nostaa sivukohtaisten viestien määrä 100:aan, jotta voit tarkastella koko kirjevalikoimaa yhdellä silmäyksellä. Siirry kohtaan Asetukset → Yleiset → Sivun enimmäiskoko. Siellä voit myös valita, näytetäänkö sivulla 10, 15, 20, 25 ja 50 viestiä.

Jaa kaikki värin mukaan

Voit merkitä viestin tärkeäksi hyvin nopeasti, mutta eri viesteillä voi olla erilainen tärkeysaste. Siirry kohtaan Asetukset → Yleiset → Tähdet ja valitse Kaikki tähdet. Jos napsautat nyt kirjainta merkitsevää tähteä, sen väri muuttuu jokaisella napsautuksella. Tämä auttaa sinua lajittelemaan tärkeät viestisi sisällön mukaan.

Muuta viestit tehtäväluetteloiksi

On mahdollista, että ajattelet jo postilaatikkoasi suurena tehtävälistana. Joten miksi et muuttaisi sähköpostisi tehtäviksi, jotka voit yliviivata? Napsauta "Lisää" -painiketta aktiivisessa keskustelussa ja valitse "Lisää tehtäviin". Tämä viestiketju näkyy nyt Google Tasksissa yhdessä linkin kanssa alkuperäiseen viestiin.

Pidä kirjaa lukemattomien viestien määrästä

Ota "Asetukset" → "Laboratorio" -osiossa käyttöön "Lukemattomien viestien kuvake" -toiminto. Jos sinulla, kuten tavallisella ihmisellä, on sähköpostivälilehti auki koko päivän, näet aina, kuinka monta lukematonta viestiä sinulla on jäljellä. Tämä on siinä tapauksessa, että sinulla ei ole stressiä.

Työskennellä yhteydettömässä tilassa

Jos käytät Google Chrome -selainta, sinulla on mahdollisuus työskennellä sähköpostin kanssa offline-tilassa. Et tietenkään voi lähettää ja vastaanottaa uusia viestejä, mutta voit siirtää kirjeitä kansiosta kansioon ja luoda luonnoksia. Ota tämä ominaisuus käyttöön valitsemalla Asetukset → Offline.

Anna sihteerille pääsy tiliisi

Jos et vieläkään selviä kirjeistä, voit välittää kaiken tämän kauhun sihteerillesi. Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan "Asetukset" → "Tilit ja tuonti", valitsemalla "Anna pääsy tilillesi" ja lisäämällä muita Googlen käyttäjiä. Heillä ei ole oikeutta muuttaa asetuksiasi ja salasanaasi, mutta he voivat lukea, arkistoida viestejä ja tietysti vastata niihin. Kirje allekirjoitetaan niin, että nimesi ja sihteerisi nimi suluissa on sekaannusten välttämiseksi.

4. Hallitse inhimillistä tekijää

Estä osoitteet

Jotkut eivät ymmärrä vihjeitä ollenkaan. Onneksi voit estää minkä tahansa henkilön (tai verkkosivuston) vain muutamalla napsautuksella. Saatuasi viestin henkilöltä, jonka haluat lisätä mustalle listalle, napsauta nuolta oikeassa yläkulmassa ja valitse "Estä käyttäjä" -toiminto.

Nyt kaikki tämän osoitteen viestit menevät suoraan roskapostiin.

Etsi vanhoja kirjeitä

Haluatko löytää nopeasti kaikki ystäväsi viestit kerralla? Vie hiiren osoitin lähettäjän nimen päälle joko postilaatikossa tai tietystä kirjeestä, niin yhteystietokortti tulee näkyviin. Napsauta sitten "Keskustelut" -linkkiä nähdäksesi kaikki kyseisen kontaktin viestit.

Peruuta väärin lähetetyt viestit

Olemme kaikki jossain vaiheessa vahingossa lähettäneet kirjeitä väärään osoitteeseen. Onneksi Gmailissa voit yksinkertaisesti peruuttaa lähetyksen. Siirry kohtaan "Asetukset" → "Yleiset" ja ota käyttöön "Kumoa lähetys" -toiminto. Täällä voit myös valita aikajakson lähetyksen peruuttamiselle: 5 - 30 sekuntia. Kun seuraavan kerran lähetät viestin, yläreunassa näkyy "Peruuta".

Ohita ryhmäviestit

Voit helposti poistua ryhmäviestiketjusta napsauttamalla Lisää-painiketta ja valitsemalla Ohita. Nyt ohitat kaikki viestit paitsi ne, joissa olet kirjeen ainoa vastaanottaja.

Jos haluat palata ryhmäviestiin, kirjoita hakukenttään kysely is: mykistetty, jotta näet kaikki ohitetut viestiketjut. Valitse sitten Lisää-valikosta Älä ohita. Ellei tietenkään sääli itseäsi ollenkaan.

5. Säästä aikaa

Luo uusia tilejä ollessasi liikkeellä

Oletetaan, että haluat suodattaa viestejä erittäin huolellisesti tai esimerkiksi luoda lisätilin palveluille, jotka jo käyttävät Gmail-päätiliäsi. Tässä tapauksessa voit luoda virtuaalisen postiosoitteen, joka liittyy pääosoitteeseen, lisäämällä "+ mikä tahansa sana" ennen @-symbolia kirjoittaessasi. Esimerkiksi "osoitteesi on [email protected]" verkko-ostoksia varten.

Kaikki vastausviestit lähetetään pääasialliseen Gmail-osoitteeseesi.

Lähetä viestejä unissasi

Saat asiakkaat ja työtoverit ajattelemaan, että olet maaninen työnarkomaani ohjelmoimalla heidät lähettämään viestejä yöllä Chromen, Safarin ja Firefoxin laajennuksen avulla. Ilmaisella versiolla voit lähettää jopa 10 viestiä kuukaudessa.

Lisäksi tämä laajennus muuttaa sähköpostisi muistutuksiksi eikä näytä niitä postilaatikossasi ennen kuin olet valmis vastaamaan niihin. Tämä on ihanteellinen luomaan perjantai-iltana tyhjä postilaatikko.

Vastaa automaattisesti päällekkäisiin pyyntöihin

Jos ärsyttävät asiakkaat saavat sinut samantyyppisillä pyynnöillä, sinun ei tarvitse kirjoittaa samaa vastausta yhä uudelleen ja uudelleen. Ota vain "Vastausmallit" -toiminto käyttöön kohdassa "Asetukset" → "Laboratorio". Kun seuraavan kerran tulostat vastauksen, tallenna se mallina ja lähetä se kaikkiin samoihin pyyntöihin.

6. Napsauta vähemmän

Anna hiirelle tauko

Lähes kaikki Gmailissa voidaan tehdä näppäimistöllä. Peruspikanäppäimet toimivat oletusarvoisesti, mutta älä unohda siirtyä kohtaan Asetukset → Yleiset ja ottaa Pikanäppäimet-ominaisuus käyttöön. Tallenna muutokset ja napsauta sitten kysymysmerkkiä nähdäksesi mahdolliset pikanäppäimet.

Lopeta muiden postilaatikoiden tarkistaminen

Napsauta "Asetukset" → "Tilit ja tuonti" -osiossa linkkiä "Lisää POP3-sähköpostitilisi", niin Gmail lataa sähköpostisi muista postilaatikoista. Määritä sitten viestien lähettäminen: voit vastata sekä Gmail-osoitteestasi että muista sähköpostiosoitteista.