Ote tuottavuusasiantuntijan kirjasta, joka on kokeillut keskittymistekniikoita itsellään ja valinnut niistä tehokkaimmat.
Kuinka lopettaa häiriötekijät 5 minuutin välein ja keskittyä tärkeisiin tehtäviin
Hyperfocus on kyky omistaa aikaasi ja huomiosi yhteen asiaan tai projektiin. Hyperfocus: Kuinka opin tekemään enemmän vähemmällä ajalla -julkaisussa Chris Bailey selittää, kuinka monta asiaa on suunniteltava päivälle, jotta asiat saadaan tehtyä onnistuneesti, kuinka valita tärkeimmät tehtävät tehtäväluettelosta ja poistaa kaikki häiriötekijät.
Hyperfocus merkitsee monia asioita samanaikaisesti: se on tietoinen tila, jolloin emme ole hajamielisiä, palaamme nopeasti keskittymiseen ja uppoudumme täysin työhön.
Julkaisemme otteen luvusta 3, Hyperfocusin voima, joka selittää kuinka siirtyä hyperfokusointitilaan ja valita oikea tarkennus, johon keskittyä.
Hyperfokusoinnin neljä vaihetta
Milloin tahansa olet keskittynyt joko ulkoiseen ympäristöön tai päässäsi oleviin ajatuksiin tai molempiin samanaikaisesti. Jos olet huolissasi vain ulkoisesta ympäristöstä, se tarkoittaa, että elät autopilottitilassa. Siirryt tähän tilaan odottaessasi liikennevaloa tai vaihtaessasi loputtomasti samojen sovellusten välillä älypuhelimellasi. Jos olet vain omien ajatusten varassa, olet uppoutunut unelmiin. Näin voi käydä, jos päätät kävellä ilman puhelinta, ajattelet jotain suihkussa tai lähdet lenkille.
Päästäksesi hyperfokusoitumisen tilaan, sinun tulee muodostaa yhteys omiin ajatuksiinsa ja ulkoiseen ympäristöön ja tietoisesti ohjata tämä kaikki yhden ongelman ratkaisuun.
Tässä suhteessa hyperfokusointi edeltää tilaa, jota Mihai Csikszentmihalyi kutsuu "virtaukseksi" - kun olemme täysin uppoutuneita asioihimme ja aika kuluu paljon nopeammin. Kuten Csikszentmihalyi selittää kirjassaan Flow, tässä tilassa "kaikki muu näyttää meistä merkityksettömältä". Tämä on toinen syy, miksi on ehdottoman välttämätöntä keskittyä vain yhteen asiaan: mahdollisuudet päästä virtaustiloihin kasvavat eksponentiaalisesti, kun useat objektit eivät kilpaile rajoitetusta huomiostamme. Hyperfocus on prosessi, joka tuo meidät virtaan.
Kuinka siirtyä hyperfokusointitilaan
Tieteellisen tutkimuksen mukaan keskittyessämme käymme läpi neljä vaihetta. Olemme aluksi keskittyneitä (ja tuottavia). Sitten, jos emme itse vaihda johonkin muuhun ja jos ne eivät häiritse meitä, ajatukset alkavat hajaantua. Kolmannessa vaiheessa huomaamme ajattelevamme vieraita asioita. Tähän hetkeen voi mennä kauan, varsinkin jos meillä ei ole tapana tarkistaa säännöllisesti, mikä huomiotilan täyttää. (Keskimäärin huomaamme ajattelevamme vieraita asioita noin viisi kertaa tunnissa.) Ja neljännessä vaiheessa palaamme alkuperäiseen huomion kohteeseen.
Hyperfokusoinnin neljä vaihetta perustuvat tähän kaavioon.
Päästäksesi hyperfokusointitilaan, sinun on:
Valitse tuottava tai merkityksellinen huomion kohde.
Poista mahdollisimman monet ulkoiset ja sisäiset häiriötekijät.
Keskity valittuun huomion kohteeseen.
Palaa jatkuvasti tähän esineeseen ja keskity siihen uudelleen.
Päätöksen tekeminen siitä, mihin aiomme keskittyä, on tärkein askel, sillä mitä tuottavampi ja merkityksellisempi tehtävä on, sitä tuottavampia ja merkityksellisempiä toiminnastasi tulee. Jos esimerkiksi päätät keskittyä uuden työntekijän kouluttamiseen, toistuvan toiminnan automatisointiin tai uuden tuotteen lanseerauksen aivoriihiin, olet äärettömän tuottavampi kuin työskentely autopilottitilassa.
Sama ajatus pätee kotiympyrässä: mitä merkityksellisempi huomiosi kohde, sitä merkityksellisempi koko elämäsi. Hyödynnämme hyperfokusoinnin hyödyt muodostamalla hyvin yksinkertaisia aikomuksia - esimerkiksi uppoutuaksemme täysin keskusteluun rakkaansa kanssa tai nauttiaksemme perheen illallisesta mahdollisimman paljon. Opimme enemmän, muistamme enemmän ja analysoimme toimintaamme paremmin. Tämän seurauksena elämämme saa enemmän merkitystä.
Ensimmäinen ehdottoman välttämätön askel hyperfokusointiin on aikomus, jonka täytyy edeltää huomiota.
Seuraava askel on poistaa mahdollisimman monet sisäiset ja ulkoiset häiriötekijät. On yksinkertainen syy, miksi joudumme niiden saaliiksi: jossain vaiheessa häiriötekijöistä tulee houkuttelevampia huomion kohteita kuin asioista, joita meidän todella tarvitsee tehdä. Tämä pätee sekä töissä että kotona. Tietokonenäytön nurkkaan ilmestyvät hälytykset uusista kirjaimista viettelevät meitä yleensä enemmän kuin työ, jota teemme toisessa ikkunassa, ja pubissa keskustelukumppanin selän takana oleva televisio houkuttelee varsinaista keskustelua.
Häiriöitä on paljon helpompi käsitellä etukäteen - kun ne ilmestyvät, on usein liian myöhäistä puolustaa aikomuksiasi niitä vastaan. Häiriöt on myös neutralisoitava – mukaan lukien mielivaltaiset (ja joskus kiusalliset) muistot ja ajatukset, jotka ponnahtavat päähämme yrittäessämme keskittyä, henkinen vastustus epämiellyttäville tehtäville (kuten veroilmoituksen tekeminen tai autotallin siivoaminen) ja pelkkä halu. ajatella erilaisia asioita. asioita, kun haluaisimme keskittyä yhteen.
Kolmanneksi hyperfokusointi tulee mahdolliseksi, kun keskitymme valittuun huomion kohteeseen ennalta määrätyn ajan. Tämä tarkoittaa, että meillä on suunnitelma uppoutua työhön tietyksi ajaksi, mikä on meille kätevää ja mahdollista. Mitä huolellisemmin työskentelemme kahdessa ensimmäisessä vaiheessa, sitä paremmin ja varmemmin selviämme tehtävästä tässä vaiheessa.
Lopuksi, neljänneksi, tarvitaan hyperfocus, jotta voidaan palauttaa huomio alkuperäiseen kohteeseen, kun mieli alkaa vaeltaa. Toistan tämän väitteen useammin kuin kerran, koska se on yksi tämän kirjan tärkeimmistä ajatuksista: tutkimuksen mukaan ajatuksemme hajoavat sivuille 47 % ajasta. Toisin sanoen, jos olemme hereillä 18 tuntia, niin niistä vain kahdeksan aikana uppoudumme ajankohtaisiin tehtäviin. On normaalia, että ajatukset ajautuvat sivuun, mutta on tärkeää tuoda ne takaisin, jotta voimme viettää aikaa ja huomiota edessämme oleviin esineisiin.
Lisäksi keskeytyksen tai keskeytyksen jälkeen palaaminen nykyiseen tehtävään kestää 22 minuuttia. Ja jos me itse olemme hajamielisiä tai keskeytettyjä, niin meillä kestää jo 29 minuuttia palata alkuperäisen tehtävän pariin.
Mitä useammin arvioimme, mikä tarkkaan ottaen vie huomion tilan, sitä nopeammin pääsemme takaisin raiteilleen.
Mutta älä murehdi liikaa tästä nyt - keskustelemme siitä yksityiskohtaisesti myöhemmin.
Hyperfokusoinnin idea voidaan tiivistää yhteen lauseeseen: työskennellessäsi kiinnitä huomiosi yhteen tärkeään ja monimutkaiseen kohteeseen.
Valinta mihin keskittyä
Huomio ilman aikomusta on energian tuhlausta. Huomiota tulee aina edeltää aikomus - lisäksi ne yhdistyvät täydellisesti. Kun olet muotoillut aikomuksesi, voit päättää, miten käytät aikasi; keskittymällä tehtävään pystymme selviytymään siitä tehokkaasti. Paras tapa olla tuottavampi on valita, mitä haluat saavuttaa ennen kuin aloitat.
Aikomuksia muodostettaessa on tärkeää muistaa, että kaikki työtehtävät eivät ole samanarvoisia. Jotkut voivat saavuttaa uskomattomia tuloksia jokaisessa käytetyssä minuutissa. Tähän sisältyy tavoitteita, kuten päivän aikana suoritettavien päätehtävien suunnittelu, kuukausi sitten tiimiin liittyneen uuden työntekijän kouluttaminen ja usean vuoden kirjoittaman kirjan parissa työskenteleminen. Nämä tehtävät jakautuvat "tarpeellisiin" ja "kohdistettuihin" luokkiin, joista keskustelimme luvussa 1. Näiden alojen työ on helppo yhdistää tarpeettomiin ja häiritseviin toimintoihin, kuten turhiin kokouksiin osallistumiseen, sosiaalisen median syötteiden lukemiseen ja jatkuvaan sähköpostin tarkistamiseen. katso kumpi on tuottavampaa. Jos et valitse, mille sektoreille käytät aikaa, autopilottitila aktivoituu.
Tämä ei tarkoita, että et voisi jotenkin päästä pois tilanteesta toimimalla autopilottitilassa. Vastaamalla kaikkiin tuleviin työtehtäviin voit pitää suurimman osan niistä hallinnassa ja pysyä riittävän tuottavana, jotta et menetä työpaikkaasi. Mutta autopilotti ei salli paljon edistymistä työssä. Epäilen, että sinulle ei makseta siitä, että sinä postin lajittelijana lähetät kirjeitä, keskusteluja ja viestejä lähettiläissä oikeisiin suuntiin niiden saapuessa. Joskus meidän on tehtävä tämä, samoin kuin reagoitava saapuviin odottamattomiin pyyntöihin. Mutta aina kun mahdollista, sinun tulee aktiivisesti valita, mihin haluat käyttää aikaa ja huomiota.
Tutkittuani huomiota ja aikomusta vuosien ajan, olen kehittänyt useita päivittäisiä harjoituksia, jotka auttavat sinua asettamaan tavoitteen. Tässä on kolme suosikkiharjoitustani.
1. Kolmen sääntö
Jos olet jo tutustunut tekstiini, tämä osio voidaan todennäköisesti ajaa vinottain. Jos ei, esitän kolmen säännön. Aloita päiväsi valitsemalla kolme tehtävää, jotka haluat suorittaa iltaan mennessä.
Tarvitsemme tehtäväluettelon tulevien toimien yksityiskohtiin, ja nämä kolme aikomusta on suunnattava tärkeimpiin tehtäviin.
Olen tehnyt tämän joka aamu siitä lähtien, kun kuulin tästä säännöstä vuosia sitten Jay Dee Meieriltä, Microsoftin digitaalisen muuntamisen johtajalta. Sääntö näyttää petollisen yksinkertaiselta. Kaiken määrittäminen päivän alussa
kolme päätehtävää sinulle, saavutat useita tavoitteita. Sinä päätät, mikä on tärkeää ja mikä ei nyt - säännön asettamat rajoitukset osoittavat, mikä on sinulle tärkeintä. Lisäksi sääntö antaa sinulle joustavuutta päivän aikana. Jos se on täynnä tapaamisia, se voi määrittää niiden määrän ja sisällön, ja vapaapäivä voidaan omistaa tärkeämmille ja vähemmän kiireellisille asioille. Jos odottamattomia olosuhteita ja hankkeita ilmenee, uusien ja olemassa olevien suunnitelmien järjestystä voidaan harkita uudelleen. Koska kolme tehtävää sopivat hyvin huomiotilaan, voit muistaa alkuperäiset tarkoituksesi suhteellisen helposti.
Muista pitää kolme tärkeintä tehtävääsi näkyvissä – kirjoitan ne suurelle taululle toimistossani tai, jos olen poissa, sen päivän tehtäväluettelon yläpuolelle, jona OneNote synkronoi gadgetieni välillä. Saatat olla hyödyllistä asettaa kolme tehtävää viikolle ja valita myös kolme päivittäistä työtehtävää, kuten olla ajattelematta työtä päivällisen aikana, käydä salilla illalla tai kerätä kuitit veroilmoitukseen.
2. Tehtävät, joilla on suurin vaikutus
Toinen peukalosääntö aikomusten määrittämisessä, joka auttaa minua paljon, on päättää, millä asioilla tehtävälistallani on suurin vaikutus.
Jos olet tottunut tekemään tehtävälista (ja suosittelen sitä lämpimästi, ja kerron sinulle alla, kuinka siitä voi olla hyötyä), mieti hetki jokaisen niistä seurauksia, sekä lyhytaikaisia että pitkiä. -termi. Tämän luettelon tärkeimmät tehtävät ovat ne, jotka johtavat merkittävimpiin myönteisiin tuloksiin.
Mikä muuttuu maailmassa - tai työssäsi ja elämässäsi, jos käytät aikaa kunkin kohdan täyttämiseen? Mikä tehtävä, kuten pudonnut domino pitkässä rivissä, käynnistää ketjureaktion ja johtaa lopulta vaikuttavaan tulokseen?
Toinen tapa arvioida tilannetta: kun päätät mitä tehdä, älä ajattele vain tekojesi välittömiä seurauksia, vaan myös toisen ja kolmannen järjestyksen vaikutusta. Päätät esimerkiksi, tilaatko jälkiruoaksi Anthill-kakun. Tämän päätöksen välitön seuraus on makean syömisen ilo. Mutta toisen ja kolmannen tilauksen seuraukset voivat olla hyvin surullisia - esimerkiksi tunnet olosi kauheaksi, lihot tai rikot määrättyä ruokavaliota.
Tämä on vahva ajatus, joka kannattaa oppia hyvin, varsinkin kun monet tärkeät tehtävät eivät usein ole niitä, jotka tuntuvat kiireellisimmiltä ja tuottavimmilta kulloinkin. Esimerkiksi uusien työntekijöiden käsikirjan kirjoittaminen ei ehkä vaikuta yhtä palkitsevalta kuin tusinaan sähköpostiin vastaaminen, mutta käsikirja lyhentää uusien työntekijöiden käyttöönottoaikaa, saa heidät tuntemaan olonsa tervetulleeksi ja lisää tuottavuutta. Tämä tarkoittaa, että tämä on tehtävä, jolla on suurimmat seuraukset. Nämä tehtävät voivat olla sinua ärsyttävän toistuvan prosessin automatisointi, roolien jakaminen käynnissä olevassa projektissa tai ohjelman valmistelu, jonka avulla työntekijät voivat jakaa tietoa.
Jos tehtävälistallasi on paljon tehtäviä, kysy itseltäsi, mitkä niistä johtavat tärkeimpiin seurauksiin?
Tämä harjoitus toimii hyvin yhdistettynä neljään tapausryhmään. Kun asetat ne tarpeellisille, tarkoituksenmukaisille, häiritseville ja merkityksettömille sektoreille, kysy itseltäsi: mikä tarpeellisista ja tarkoituksenmukaisista toiminnoista voi laukaista ketjureaktion?
3. Tuntikohtainen signaali tietoisuudelle
Kolmen päivän aikomuksen määrittäminen ja tehtävien priorisointi tärkeimmillä seurauksilla on loistava tapa keskittyä joka päivä ja joka viikko. Mutta oletko varma, että toimit tietoisesti joka hetki?
Tuottavuuden kannalta nämä hetket ovat ensiarvoisen tärkeitä - on hyödytöntä asettaa tavoitteita ja muotoilla tavoitteita, jos et tee mitään niiden toteuttamiseksi päivän aikana. Suosikkitapani hallita sitä, että pidän kiinni tavoitteistani, on tarkistaa mahdollisimman usein, mikä huomioni vie. Tämä kertoo minulle, keskitynkö tärkeisiin asioihin, joilla on vakavia seurauksia, vai olenko liukumassa autopilottitilaan. Käytän tähän tuntikohtaista tietoisuussignaalia.
Yksi Hyperfocuksen avainajatuksista on, että älä moiti itseäsi liikaa, jos huomaat ajatuksesi vaeltelevan jonnekin. Tämä on väistämätöntä, joten harkitse näitä hetkiä mahdollisuutena arvioida tunteitasi ja suunnitella polku seuraavaan haasteeseesi. Tutkimukset ovat osoittaneet, että huomaamme todennäköisemmin, että olemme hajamielisiä, kun palkitsemme itsemme siitä.
Vaikka poistaisit yhden tai kaksi häiriötekijää tai muotoilet yhden tai kaksi tehtävää päivälle, tuloksesi ovat jo parempia kuin useimmat.
Jos olemme jollain tapaa samankaltaisia, tuntikohtainen signaali tietoisuudelle osoittaa, että et yleensä ole sitoutunut mihinkään tärkeään tai jolla on pitkäaikaisia seurauksia. Tämä on normaalia - ja jopa odotettua.
Tärkeintä on, että voit säännöllisesti tarkistaa, mikä tällä hetkellä vie huomiosi tilan. Aseta tuntikohtainen signaali puhelimeesi, kelloosi tai muuhun laitteeseen - ja se on päiväsi tuottavin este.
Kun tunnin kello soi, kysy itseltäsi:
Oliko mielesi vieraiden ajatusten vallassa, kun tietoisuuden merkki soi?
Oletko autopilotissa vai oletko kiireinen jonkin tehtävän kanssa? (Ajan myötä, kun tietoisuustilanne paranee, tämä antaa paljon syitä tuntea tyytyväisyyttä.)
Oletko uppoutunut tuottavaan toimintaan? Jos kyllä, kuinka paljon aikaa käytit siihen keskittymiseen? (Jos tämä on kestänyt pitkään, älä anna tietoisuussignaalin kaataa sinua kurssilta – jatka työskentelyä!)
Millä tehtävistä, joita saatat tehdä nyt, on positiivisin vaikutus? Työskenteletkö sen parissa?
Kuinka täynnä huomiotilasi on? Jos se on jo liian täynnä, onko sinulla ylimääräisiä huomioresursseja?
Onko hyperfokusoitumisesi tiellä häiriötekijöitä?
Sinun ei tarvitse vastata kaikkiin näihin kysymyksiin – valitse kolme tai kaksi, joista pidät eniten apua ja joiden avulla voit keskittyä jälleen tärkeisiin asioihin. Jos vastaat niihin joka tunti, huomion laatu paranee kaikilla kolmella alueella: pystyt keskittymään paremmin, koska huomaat häiriötekijöitä horisontissa ja estät niiden vaikutuksen; Huomaat useammin, että ajatukset ovat menneet sivuun ja pystyt taas keskittymään; ajan myötä vietät suurimman osan päivästäsi keskittyneen työn tekemiseen.
Kun alat harjoitella tätä ensimmäistä kertaa, saatat huomata, että menet usein autopilottitilaan, hajamielset ja tuhlaat aikaa merkityksettömiin ja hämmentävään asioihin. Se on okei! Tällaisina aikoina sinun on muutettava ajatustesi liikerataa ja siirryttävä tuottavampaan tehtävään, jossa käsitellään tiellesi tulleita häiriötekijöitä. Jos huomaat, että samat asiat häiritsevät itseäsi säännöllisesti, tee suunnitelma ongelman käsittelemiseksi. (Käsittelemme tätä seuraavassa luvussa.)
Valitse yksi työpäivä tältä viikolta ja yritä asettaa tuntisignaali. Se voi olla aluksi ärsyttävää, mutta ajan myötä kehittyy arvokas uusi tapa. Jos et pidä vihjeestä, kokeile muita ulkoisia ärsykkeitä, jotka saavat sinut näkemään, mikä vie huomiotilaasi. En enää käytä tuntisignaalia mindfulnessiin, vaikka se oli minulle aluksi tehokkain menetelmä. Nyt harkitsen huomiotilaa useita kertoja ennalta määrätyinä hetkinä: aina kun menen wc:hen, kun menen hakemaan vettä tai teetä tai kun puhelin soi. (Vastaan muutaman soiton jälkeen tajuten mitä mielessäni on.)
Kuva
Chris Bailey on kanadalainen kirjailija ja A Life of Productivity -projektin luoja. Yliopistosta valmistuttuaan hän omistautui kokonaisen vuoden tuottavuuden opiskeluun. Tänä aikana Chris puhui kymmenien asiantuntijoiden kanssa, luki monia tieteellisiä artikkeleita ja teki useita kokeita itselleen ymmärtääkseen, kuinka voit saada kaiken irti kyvyistäsi. Joka päivä Chris kirjoitti blogissaan raportin oppimistaan. Hyperfocus: How I Learning To Do More With Less Time -kirjassa hän jakaa tekniikoita ja harjoituksia, joita hän on itse kokeillut.
Laiskuus ei ole suinkaan ainoa syy siihen, miksi olemme hitaita tekemään työmme. Tai sitten emme tee sitä ollenkaan. Erilaiset häiriötekijät vaikuttavat tähän suuresti. Artikkelimme auttaa sinua voittamaan ne. Vaikka olisit erittäin viileä itsehillinnän suhteen, sinun voi olla hyvin vaikeaa keskittyä työhön.
