4 tapaa järjestää tehtävälistasi, jotta voit työskennellä älykkäämmin

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Jaa tehtävät energian, ajan, prioriteetin tai sovelluksen mukaan.

Kaikki tehtävät eivät ole yhtä tärkeitä, ja jotta voit keskittyä olennaiseen, ne kannattaa lajitella listalle lisättäessä. Mike Vardi, kirjoittaja, puhuja ja Productivityist-projektin perustaja, selitti tehtävien luokittelua.

1. Riippuen energiankulutuksesta

Tunnista kolme tehtäväryhmää: korkeat, keskisuuret ja alhaiset henkisen energian kustannukset. Lajittele sitten kaikki tapaukset näihin luokkiin. Tämä lähestymistapa auttaa sinua pääsemään eteenpäin työssäsi, vaikka et voi ottaa vaikeita tehtäviä. Mutta hän vaatii rehellisyyttä. Jos olet iloinen ja energinen, ota vastaan paljon energiaa vaativia tehtäviä, äläkä mene lankaan pohtimalla yksinkertaisia kysymyksiä.

Hyvä puoli on, että vaikka et voi hyvin, pääset eteenpäin suorittamalla edullisia tehtäviä. Pienetkin askeleet auttavat eteenpäin. Ja kun selviät helpoista asioista, sinulla voi olla energiaa isoihin asioihin.

2. Riippuen toimitusajasta

Tämä lähestymistapa on kätevä, kun sinun täytyy hallita tehtäviä eri vuorokaudenaikoina. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos työskentelet päätyössäsi ja aloitat samalla oman yrityksen rakentamisen.

Sinun on esimerkiksi tarkistettava sähköpostisi useammin kuin kerran päivässä. Tällöin Tarkista viestit -tehtävän lisääminen luetteloon ei ole tehokasta. On helpompi jakaa päivä kolmeen osaan ja tarkistaa aamu-, iltapäivä- ja iltapostit. Tällä on lisäetu - et katso liian usein postilaatikkoosi etkä ole hajamielinen muista asioista.

Jos et tiedä mitä tehdä päivän aikana, katso vain kyseisen aikavälin tehtävälista.

3. Prioriteettista riippuen

Sen mukaisesti kaikki tapaukset on jaettu neljään luokkaan:

• kiireellinen tärkeä;
• ei-kiireellinen tärkeä;
• merkityksetön, mutta kiireellinen;
• merkityksetön ja ei-kiireellinen.

Jos jaat tehtävät näihin luokkiin, näet heti, mitä on tehtävä nyt, mitä - myöhemmin ja mitä - ei koskaan. Tämä lähestymistapa auttaa sinua olemaan unohtamatta tärkeitä asioita, joita joskus tapahtuu, kun ne kirjoitetaan muiden sekaan.

4. Sovelluksesta riippuen

To-do-listan kohta "Pese astiat" vain häiritsee sinua. Yritä jakaa tehtävät alueisiin: työ / henkilökohtainen. Tämä on erityisen tärkeää niille, jotka työskentelevät etänä tai freelancerina. Yksi lista, joka sisältää sekä työ- että kotityöt, vain häiritsee ja haittaa tuottavuutta.

Luonnollisesti voit yhdistää kaikki neljä lähestymistapaa. Käytä niitä haluamallasi tavalla. Tärkeintä on tehdä tehtävälistastasi merkityksellisempi.