Kuinka delegoida työtehtävät oikein

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Kategoriset määräykset, välinpitämättömyys työntekijöiden etujen suhteen ja kiitollisuuden puute eivät ole tehokkain tapa tehtävien jakamiseen tiimissä.

Hyvä johtaja ei ole se, joka kantaa kaiken omilla harteillaan, vaan se, joka pystyy kokoamaan vahvan tehokkaan tiimin ja jakamaan pätevästi vastuut, myös suunnittelemattomat.

Delegointi eli tehtävien delegointi työntekijältä toiselle auttaa lisäämään sitoutumistasoa tiimissä, ja tässä onnistuneet esimiehet tuovat yrityksilleen keskimäärin 33 % enemmän tuloja kuin muut.

Mutta pelkkä sanominen "tee tämä" on väärin. Tilausääni, huonosti ajoitettu tehtävä, selityksen puute - kaikki tämä voi aiheuttaa hylkäämisen ja sen seurauksena päätyä ei parhaaseen tulokseen.

Harvard Business Schoolin asiantuntija Lauren Landry puhui säännöistä, jotka auttavat delegoimaan tehokkaasti ja parantamaan suorituskykyä.

1. Arvioi työntekijöiden kykyjä

On tehtäviä, joita ei voi delegoida. Ne ovat esimerkiksi olennainen osa velvollisuuksiasi. Tai toisella työntekijällä ei ole tietoja ja pätevyyttä tällaisten tehtävien suorittamiseen. Tai päinvastoin, ne ovat paljon yksinkertaisempia kuin ne, joita hän yleensä tekee. Esimerkiksi myyntipäällikön tai tilintarkastajan pyytäminen etsimään mestari korjaamaan toimistokahvinkeitin olisi lievästi sanottuna sopimatonta.

Yleensä ennen kuin uskot jotain jollekin, sinun tulee kysyä itseltäsi:

• Selviääkö ihminen tämän tehtävän? Onko hänellä tarpeeksi aikaa vai häiritseekö se hänen muita velvollisuuksiaan?
• Onko työntekijällä tarpeeksi tietoa ja taitoa? Vai pitääkö sinun päivittää häntä niin pitkään, että on helpompi tehdä se itse tai löytää toinen asiantuntija? Oletetaan, että sinun on laadittava raportti tiimin työstä projektin parissa, mutta kollega, jolle haluat uskoa tämän, ei ole koskaan tehnyt sitä ollenkaan, mikä tarkoittaa, että liiketoiminta etenee hitaasti, nariseen ja saatat pitää tehdä kaikki uudestaan.
• Auttaako tämä tehtävä työntekijää parantamaan joitain taitoja, hankkimaan kokemusta? Tämä on valinnainen, mutta se olisi mukavaa.
• Onko olemassa työntekijää, joka hoitaisi sen paremmin?

2. Yritä mukautua kaikkien etuihin ja tarpeisiin

Sinun on esimerkiksi järjestettävä tiimin rakentaminen koko tiimille, mutta tähän ei ole erityistä työntekijää. Mutta on olemassa henkilö, joka on vahva kommunikaatiossa ja haluaisi saada kokemusta tapahtumien järjestämisestä, koulutuksesta ja henkilöstöjohtamisesta. Voit tarjota hänelle tämän tehtävän.

Tai yritys jää tilapäisesti ilman SMM-asiantuntijaa, mutta siellä on joku, joka on perehtynyt sosiaalisten verkostojen algoritmeihin ja jota ei haittaisi kokeilla markkinoinnissa.

Tämä ei tietenkään aina ole mahdollista. On tylsiä tehtäviä, joista kukaan ei pidä. Silti ei ole tarpeetonta arvioida kriittisesti tiimiä ja miettiä, ketä uusi toimeksianto voisi hyötyä.

3. Aseta tehtävä oikein

Kun puhut työntekijää, kerro miksi haluat uskoa tehtävän hänelle, miten siitä voi olla hyötyä yritykselle ja hänelle henkilökohtaisesti. Muista kehua ja luetella hänen vahvuuksiaan, jotka vaikuttivat valintaasi. Olla kohtelias.

Kerro tehtävästä yksityiskohtaisesti. Sinulla on selkeä tavoite ja aikajana. Toimita kaikki tarvittavat asiakirjat ja muut tiedot. On erittäin hyvä, jos kaikki tarvittavat materiaalit ovat selkeitä ja jäsenneltyjä, jotta työntekijän ei tarvitse käyttää monta tuntia miettimään, mikä on mitä.

4. Tarjoa normaalia viestintää ja mukavaa ilmapiiriä

Kerro henkilölle, että olet aina valmiina auttamaan, ehdottamaan ja vastaamaan kysymyksiin. Varoita, että jos hän jostain syystä ei selviä tai ohittaa määräajan, hän voi puhua kanssasi ja yhdessä keksitte jotain.

Kysy, mitä hän tarvitsee tehtävän suorittamiseksi. Saatat joutua antamaan hänelle lisätietoja tai esimerkiksi vapauttamaan hänet ajankohtaisista asioista.

On tärkeää pysyä ystävällisenä, jotta työntekijä ei todellakaan epäröi ottaa sinuun yhteyttä, jos jokin menee pieleen.

5. Ole varmuudella

Kun suoritat tehtävän itse, hallitset tilannetta täysin. Jos joku muu ottaa tehtävän vastaan, voi olla miljoonia ongelmia, jotka voivat johtaa huonoihin tuloksiin tai myöhästyneisiin määräaikoihin.

Mieti etukäteen, mitä teet, jos tapahtumat kehittyvät epäsuotuisasti. Ole valmis ottamaan tehtävän itse tai ulkoistamaan se nopeasti jollekin toiselle.

Yritä käsitellä näitä tilanteita ei epäonnistumisena, vaan kokemuksena, joka auttaa sinua ymmärtämään paremmin tiimiäsi, sen kykyjä ja organisaatiotasoa.

6. Ole kärsivällinen

Kyllä, on asioita, jotka on nopeampaa tehdä itse kuin uskoa johonkin ja sitten käyttää aikaa kysymyksiin vastaamiseen ja tuloksen seuraamiseen.

On tärkeää muistaa, että et ole ihmisorkesteri, ja tehokkaaseen työhön sinun on kehitettävä tiimiäsi, annettava työntekijöille mahdollisuus tehdä jotain uutta, tulla pätevämmiksi, oppia, myös virheistäsi.

Tämä tarkoittaa, että sinun on oltava kärsivällinen, jos joku kysyy liikaa tai selviää tehtävästä hitaammin kuin odotit.

7. Anna ja pyydä palautetta

Kun tehtävä on suoritettu, muista kertoa työntekijälle, miten arvioit hänen työtään: mistä pidit ja mistä olet valmis kehumaan häntä, mitä asioita voisi parantaa, mitä tälle pitäisi tehdä ja mitä huomioida tulevaisuutta.

Olla oikeassa. Älä kiroile, älä korota ääntäsi, älä aliarvosta tai arvostele ilman syytä. Muista aloittaa kehulla ja puhua sitten varovasti siitä, mitä sinun on tehtävä.

Jos tehtävä oli henkilölle uusi ja vaikea, kysy häneltä, kuinka hän työskenteli sen kanssa. Mikä oli helppoa ja mikä ei, mikä oli mielenkiintoista ja mikä ei pitänyt ollenkaan, miten hän itse arvioi tuloksen, mitä hän haluaisi parantaa ja miten hän aikoo tehdä sen.

8. Älä unohda sanoa kiitos

Eikä vain yksitellen, vaan myös julkisesti, varsinkin jos tehtävä ei ollut helppo. Kiitä henkilöä koko tiimin edessä, anna hänelle ylimääräinen vapaapäivä, merkitse parhaaksi työntekijäksi, jos yritys näin toimii.

Sinun ei myöskään pidä omaksua jonkun toisen työn hedelmiä. Sen sijaan, että sanoisit "Minä järjestin tiimin rakentamisen" tai "Minä valmistelin raportin", on parempi korostaa, että olet valmistellut kaiken yhdessä ja kollegasi auttoi paljon. Ihmiset arvostavat sitä, että heidät tunnustetaan ansioistaan, mikä tekee heistä osallistuvampia ja uskollisempia yritykselle.