3 vinkkiä tapaamisten päättämiseen aina ajoissa

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Opi saamaan enemmän irti kokouksistasi lyhentämällä niitä vain 5–10 minuutilla.

Jos päivällä on useita tapaamisia, yksi pitkä tapaaminen voi häiritä kaikkia suunnitelmia. Yrittäjä Patrick Ewers tarjoaa kolme strategiaa tämän välttämiseksi.

1. Ennen kokousta: lyhennä kokouksen kestoa

Useimmiten tapaamiset kestävät puoli tuntia tai tunti. Sellaiset aikavälit on kätevintä syöttää kalenteriin. Mutta tämän vuoksi käy ilmi, että yksi tapaaminen alkaa heti toisensa jälkeen. Seurauksena on paljon haittoja.

Korvaa puolen tunnin kokoukset 25 minuutin kokouksilla ja tunnin kokoiset 50 minuutin kokouksilla. Sinulla on aikaa tehdä kaikki samalla tavalla kuin ennenkin. Mutta kahden toisiaan seuraavan kokouksen välissä valmistautumiseen tai kiireellisten asioiden ratkaisemiseen jää vähän aikaa.

Jotta et loukkaisi ketään osallistujaa, varoita muutoksista etukäteen. Kun varaat tapaamisen, mainitse vain, että tapaamisesi ovat nyt 25 tai 50 minuutin pituisia.

2. Kokouksen aikana: Muistuta yleisöä kokouksen tarkoituksesta ja tee yhdessä yhteenveto

Kokouksen ensimmäiset minuutit ovat erittäin tärkeitä. Käytä niitä muistuttamaan kaikkia, mitä varten olet täällä ja kuinka kauan kokous kestää. Mainitse, että sinulla on noin 50 minuuttia aikaa keskustella kaikista asioista, ja viimeiset viisi kuluvat yhteenvedon tekemiseen. Silloin kukaan ei ylläty, että aloit sulkea kokouksen 45 minuutin kuluttua. Todennäköisesti muut osallistujat ovat jopa kiitollisia, koska näin säästät paitsi omaa aikaasi myös heidän.

Aseta muistutus tai, joka soi 45 minuutin kuluttua, ja laita puhelin pöydälle, jotta kaikki muistavat kellonajan eivätkä häiriinny. Kun hälytys soi, lopeta kokous missä tahansa.

Jos et ole ehtinyt ratkaista kaikkia ongelmia, varaa uusi tapaaminen seuraavalle päivälle jäljellä olevien viiden minuutin aikana. Ja:

• toista, kuka on tehnyt sitoumuksen;
• luettele lyhyesti tärkeimmät havainnot;
• sopia seuraavista vaiheista;
• Jaa jotain positiivista, kuten mistä pidit tässä kokouksessa.

3. Kokouksen jälkeen: tarkastele lyhyesti mennyttä kokousta ja valmistaudu seuraavaan

50 minuutin kokouksen jälkeen sinulla pitäisi olla 10 minuuttia vapaata. Käytä viisi ensimmäistä edellisen kokouksen pääkohtien analysointiin, jotta et unohda mitään. Kirjoita myös kirjeluonnos kaikille osallistujille muistuttamaan heitä sitoumuksista. Tämä lisää käytetyn ajan arvoa, ja lisäksi se antaa jotain vielä arvokkaampaa - valmistumisen tunteen.

Käytä toiset viisi minuuttia valmistautumaan tulevaan kokoukseen. Jos tunnet jo jäsenet, muista:

• mistä asioista on keskusteltava;
• mitä aiempia tehtäviä piti suorittaa;
• mitä tiedät osallistujista: heidän ammatilliset ja henkilökohtaiset kiinnostuksen kohteet.

Jos et tunne henkilöä, jonka kanssa aiot tavata, etsi tietoja hänestä: määritä nimi ja asema, katso profiileja sosiaalisissa verkostoissa. Ja mieti millä lauseella aloitat keskustelun.