4 tapaa asettaa määräaika oikein ja saada työ valmiiksi ajoissa

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Rikomme määräaikoja, vaikka tehtävä ei olisikaan superkiireellinen ja päätimme sen suoritusajankohdan itse. Tässä on neljä tapaa korjata se ja lopettaa aina ajoissa.

1. Tee projektista kiireellisempi itsellesi

Kaikki tehtävät, joita et pidä kiireellisinä, on helppo lykätä. Todellakin, jos sinulla on vielä kokonainen kuukausi aikaa töiden valmistumiseen, voit ottaa aikaa ja tehdä jotain nautinnollisempaa. Mutta tämä lähestymistapa osoittautuu yleensä tuhoisaksi: aika kuluu nopeasti, ja tämä uhkaa unetonta yötä projektin toimituksen aattona.

Neuvo on yksinkertainen: siirrä henkilökohtaisen työaikataulusi määräaika aikaisempaan ajankohtaan.

Sen sijaan, että antaisit itsellesi kuukauden projektin loppuun saattamiseen, varaa siihen viikko. Vaikka et täytä seitsemää päivää, sinulla on aikaa tarkistaa, parantaa tärkeitä pieniä asioita, jotka yleensä tulevat esille viime hetkellä.

2. Aseta henkilökohtainen määräaikasi

Olemme kaikki erilaisia. Aivoriihien ja projektikeskustelujen aikana olet varmasti kuullut kollegoiden ehdottavan erilaisia tapoja ratkaista ongelmia. Omien taitosi, kokemuksesi ja mieltymystesi perusteella pystyt luomaan parhaan projektisuunnitelman itsellesi katsomatta taaksepäin muihin.

Tunnettu yritysvalmentaja Carson Tate jakaa ihmiset tuottavuuden mukaan neljään luokkaan:

• järjestäjät - toteuttaa hankkeita käyttämällä mukana olevia työntekijöitä;
• ensisijaiset istutuskoneet - keskittyneet pääideaan;
• visualisoijat - älä koskaan unohda tapahtuvaa;
• suunnittelijat - he osaavat laittaa pienimmätkin asiat järjestykseen.

Sen sijaan, että sanoisit: "Minun täytyy saada se tehtyä ennen sellaista ja sellaista päivämäärää", keskity vain täysin käsillä olevaan tehtävään. Voit uppoutua projektiin heti tai suorittaa osia siitä rinnakkain muiden tehtävien kanssa. Tärkeintä on määrittää, mikä on sinulle parasta.

3. Aseta saavutettavissa oleva tavoite

Me kaikki haluamme saada työmme tehtyä paremmin ja nopeammin. Mutta joskus on vaikea ottaa ensimmäinen askel, selviytyä tunteesta, että sinun on siirrettävä vuori. Herää epäilykset: kannattaako ollenkaan aloittaa, jos tehtävä on vaikea ja mahdollisesti mahdoton?

Yritä jakaa projektisi pieniin mutta helppoihin vaiheisiin. Kuvittele, että sinun täytyy työskennellä 10 minuutin osissa. Sinun on päätettävä, mitä voit tehdä tänä aikana. Ehkä on mahdollista keksiä malli, tehdä kaksi tai kolme diaa, korjata aiemmin kirjoitettu teksti?

Tämä menetelmä on hyvä, kun epäröit aloittaa työn, mikä tarkoittaa, että työnnät projektin määräaikaa yhä pidemmälle. Aloita pienellä 10 minuutin tehtävällä. Jos pidät tehtävän jakamisesta aikalohkoihin, noudata tätä strategiaa loppuun asti.

4. Määrittele termi mielekkäästi

Mitä tapahtuu, jos myöhästyt määräajasta? Kerrotko itsellesi, ettei se ole niin tärkeää, vai oletko huolissasi?

Jos et tunne vastuuta määräajan laiminlyönnistä, sinulla ei ole kannustinta noudattaa sitä. Tarvitset motivaatiota.

Kerro pomollesi, että esität raporttisi maanantaina, äläkä vain laita sitä päiväsuunnittelijaasi. Kerro kollegallesi, että saat osan projektistasi valmiiksi ennen päivän loppua. Ulkoisen valvonnan avulla voit valmistautua ja toteuttaa suunnitelmasi ajoissa. Ethän halua olla huijari?

Määräaika on hyvä tapa parantaa suorituskykyä. Mutta hänen ei pitäisi levitä itseinhoon jatkuvasti turhautuneiden määräaikojen vuoksi.

Kokeile näitä neljää vinkkiä. Ehkä opit pysymään perässä, nauttimaan työstä ja ajan myötä tekemään sitä enemmän samaan aikaan.