"Varo, toimisto!", Tai Kuinka tehdä vihdoin työsi, kun kaikki ja kaikki ympärillä on sitä vastaan

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Kokemukseni toimistotyöskentelystä - toimiston sijasta asunnon kauppatoimistosta ylelliseen Yandex-toimistoon - oli melkein 8 vuotta, ja sen ymmärsin. Jatkuva "työ on toimistoa" on niin sitkeää, että sitä on erittäin vaikea lyödä pois päästämme.

Artikkelin idea tuli mieleeni, kun päätin laskea kokemukseni toimistotyöstä ja vastustaa sitä samaa etätyötä, josta pidän kiinni ja yritän edistää sitä kaikin mahdollisin tavoin. Toimistotyö on sellaista työprosessin hämärää, jonka läpi kahlaamme tänään, kuten Anton Gorodetsky "Partioissa". Ja mitä enemmän "toimistosamurailla" on kokemusta, sitä korkeammalle se annetaan, sitä vapaammin hän liikkuu tässä levottomassa vedessä ja sitä onnellisemmalta hän näyttää ulkopuolelta.

Vanha toimistomalli

Katso TV-sarja Mad Men, joka kertoo tarinan mainostoimistosta Yhdysvaltain mainosmarkkinoiden kukoistusaikoina 60-luvulla. Siellä ihmiset työskentelivät valtavissa ylellisissä toimistoissa. Jokaisella arvokkaalla oli nätti sihteeri, joka korvasi älypuhelimen ja tietokoneen kalenteriin, tehtävänhallintaan, tekstinkäsittelyohjelmaan, laskentataulukoihin, Internetiin ja yleensä kaikkeen, mitä teet itse tänään. Heillä oli myös toimistoja, alkoholia parin askeleen päässä missä tahansa toimiston osassa ja monia muita asioita, jotka ovat menettäneet merkityksensä nykyään.

Toimisto on muuttunut. Et enää tarvitse henkilöä muistamaan tärkeitä asioita, unohtamatta kokouksia ja vain tekemään työtäsi. Oli säädytöntä juoda työpäivän aikana. Harvalla on toimistoa. Mutta itse toimisto jäi. Jatkuva "työ on toimistoa" on niin sitkeää, että sitä on erittäin vaikea lyödä pois päästämme. Tämä ei ole ongelma vain yritysten elinikäisille huippujohtajille ja "punaisille johtajille", vaan myös nuorille startupeille, jotka jostain syystä käyttävät heti ensimmäiset "siemenrahansa" toimistoon, eivät tuotteeseen tai myyntiin.

Mitä tehdä. Jos joudut työskentelemään toimistossa ja kantamaan "toimistosamurain" velvollisuuksien täyden taakan, alla olevat vinkit ovat hyödyllisiä sinulle.

Pää "resori päällä"

Yleensä jokainen johtaja on jatkuvasti huolissaan siitä, että työtä ei tehdä, ja työntekijöiden läsnäolo toimistossa on hänelle erittäin rauhoittavaa. Hän, kuin sikiökana, kokoaa "kanojaan" ja häntä pettää se tosiasia, että prosessit ovat käynnissä, koska hän on lähellä. Tämä ei ole totta. Työntekijät tykkäävät yhtä voimakkaasti Facebookista ja katsovat YouTubea kotona tabletilta, wc:stä älypuhelimesta tai työpaikalta.

Mitä tehdä. Pomoa on vaikea vaihtaa, mutta kommunikointia hänen kanssaan voi muuttaa: ole avoimempi raportoinnissa ja kerro vain ilman potkua mitä olet tekemässä. Kaikki tämä vähentää stressiä ja tekee hänestä vähemmän "elastisen" pomon. Aloita 5 minuutin aamukokous, jossa kerrot mitä teet tänään ja miten se päättyy illalla. Muistuta viikkosuunnitelmaasi työtehtävistäsi. Kysyä neuvoa. Anna hänelle hallinnan tunne, ja hän, jos hän on riittävä henkilö, alkaa vähitellen "päästä pois" kanssasi.

Sitten sinun tarvitsee vain kääntää sellaiset asiat aamuisin Skype-puheluihin ja ehkä vakuuttaa esimiehesi, että sinun on helpompi suorittaa tehtäviä kotona. Olen onnistunut toteuttamaan tämän toistuvasti.

Yrityskulttuuri ja toimistoajat

Monet ihmiset selittävät halun vetää työntekijöitä toimistoon eräänlaisella "yrityskulttuurilla". Tässä on klassinen yrityskulttuurin määritelmä "kirjan mukaan".

Yrityskulttuuri on joukko organisaatiossa vallitsevia arvoja, normeja ja käyttäytymismalleja, jotka määrittävät työntekijöiden toiminnan merkityksen ja mallin virka-asemasta ja toiminnallisista vastuista riippumatta.

Ei sanaakaan toimistosta, pöytien asennosta, "9-6", tapaamisista kenen tahansa kanssa päiviä peräkkäin. Yrityskulttuuri on itse asiassa sitä, kuinka ymmärrät missiosi ja toimintasi tarkoituksen, kuinka puhut asiakkaalle, kuinka eettisesti toimit ja kuinka vaikutelma yrityksestäsi ulkopuolelta osuu yhteen sen kanssa, mitä sisällä tapahtuu. Ei ole mitään yhteistä sen välillä, miksi sinut työnnetään toimistoon ja mikä yrityskulttuuri todella on. Mikään liikenneruuhka ja metromatkan aiheuttama viha ruuhka-aikoina ei auta rakentamaan tätä yrityskulttuuria. Istuminen yhdeksältä kuuteen ei ole yrityskulttuuria. Kollegoiden kanssa hengailu iltaan asti Counter Strikessa ei rakenna yrityskulttuuria. Hän ei tee olutta ja pizzaa. Se on vain ihmissuhteita, mutta ei kulttuuria. Eikä todellakaan yrityskulttuuria.

Mitä tehdä. Jos haluat tehdä etätyötä pysyvästi tai määräajoin, älä ota lausetta: "Tämä on yrityskulttuurimme" kieltäytymisen syynä. Kun he sanovat tämän minulle, kuulen jotain tällaista:”En vain luota sinuun ja haluan pitää sinusta huolta. Mutta älä huoli, ei vain sinun, vaan kaikkien täällä olevien puolesta. Joten odotan klo 9.00, eikä viivytystä!" Voit yrittää rakentaa luottamusta onnistumisillasi ja johdonmukaisella, oikea-aikaisella viestinnällä, jossa olet aloitteentekijä, tai poistua välittömästi paikasta, jossa sinua niin epäluottamus koskee.

Työtovereiden melu ja keskustelut

Mitä avoimempia ja hyväntahtoisempia kollegasi ovat, sitä enemmän he jakavat kokemuksiaan kanssasi. Työstä puhuminen vie niistä pienemmän osan. Myönnän, että se todella haittaa työtäni. Joku on uskomattoman raivoissaan. Kysyin.

Mitä tehdä. Tuo satunnaisia keskusteluja ryhmäkeskusteluun, kuten Telegramiin, Skypeen tai Slackiin. Poista ilmoitukset käytöstä kaikista viesteistä ja ota ne käyttöön vain silloin, kun nimesi mainitaan (kaikki luetteloimani sanansaattajat antavat sinun tehdä tämän). Totu vuorovaikutukseen kanssasi lykättynä ja siirrä kaikki keskustelut yhteiselle lounaalle tai töiden jälkeiselle illalle (jos sinulla ei ole kiinnostavampia tunteja). Tämä ei ole vain yhteyksien tilaaminen, vaan myös askel kohti etätyötä tulevaisuudessa.

Lounas tai liikelounas

Huolimatta siitä, että useampaa kuin yhtä henkilöä kehotetaan syömään illallista, teen sen mieluummin tällä tavalla. Syy ei ole siinä, ettenkö olisi kiinnostunut siitä, mistä kollegani puhuvat, vaan siksi, että minun on todella mietittävä päivän ensimmäistä puoliskoa ja päätettävä, mitä teen toisella. Pidän tämän tunnin aina itselläni. Joskus teen poikkeuksia, kun on halu keskustella uudesta elokuvasta tai jostain muusta. Mutta suurin ongelma toimiston liikelounaissa on se, mitä syöt, mitä luultavasti joku ravintolassa ei syönyt loppuun, ja tänään se tuotiin sinulle kotlettien tai hodgepodge-muodossa. Etkö usko minua? Kysy tutulta ravintoloitsijalta tai joltakulta, joka on työskennellyt ravintolassa.:) Ja myös toimistolounas harvemmin mahtuu varattuun tuntiin, ja tie edestakaisin, ruoan odottaminen, maksaminen ja pelkkä kollektiivinen nouto vievät liikaa aikaa.

Mitä tehdä. Jos olet edelleen toimistossa koko ajan, kehitä tottumuksiasi ja noudata niitä. Ja tiedä myös, että lounas kotona työskennellessään vie yleensä aina alle tunnin, vaikka valmistaisit tämän lounaan itse. Spagetin kypsennys kestää 15-20 minuuttia, kasviskeiton 20 minuuttia, kanavoileivän 10 minuuttia. Ja kaikki tämä on nykypäivän tuoretta ruokaa, ja se on 2-3 kertaa halvempaa ja maukkaampaa.

Epämukavat huonekalut, kodinkoneet ja kaikki

Vain vakavalla yrityksellä on varaa ostaa sinulle ergonominen tuoli, mukava pöytä ja hyvä tekniikka. Useimmissa teoksissani nämä olivat rikkinäisiä tuoleja, jotka jokainen aloittelija saa (parhaan ottavat aina vanhat ihmiset ennen kuin tulet), tietokoneita, jotka suuttivat minua rumuudellaan ja Windowsin läsnäololla…

Mitä tehdä. Osta rahallasi mukava tuoli toimistoosi. Miksi kärsit kauheista huonekaluista vuosia, jos se on selkäsi ja kehosi? Miten selität tämän kiusan itsellesi? Tarjoa mukava kannettava tietokoneesi toimistotietokoneeksi: VPN, HDD/SSD-salaus ja paljon muuta tekevät siitä turvallisen yritykselle kotiin vietäväksi. Tämä todistaa uskollisuutesi ja antaa sinulle myös valmiin työkalun kotoa työskentelyyn - uusi askel kohti etätyöskentelyä. Älä myöskään säästä kotitoimistossasi ja osta sieltä parasta. Teen aina tämän.

Vierailijat ja niiden vastaanottamiseen käytetty aika

Jos olet työskennellyt suuren yrityksen kanssa urakoitsijana ja vieraillut näissä hirviömäisissä toimistorakennuksissa, tiedät kuinka kauan se kestää. Se menee yleensä näin:

1. Pääset yrityskeskukseen liikenneruuhkien kautta.
2. Pysäköintipaikkaa etsitään vielä 15-20 minuuttia.
3. Odotat yrityskeskuksen aulassa, kunnes saat passin tai soitat kutsujalle.
4. Sitten odotat, että hän tulee alas hakemaan sinut. Joskus se voi kestää 10-20 minuuttia tai enemmän.
5. Sinut istutaan kokoushuoneessa, tarjotaan kahvia/teetä/viskiä ja tähän aikaan kaikki asianosaiset ovat koolla. Ja ne eivät aina ole paikoillaan. Sattuu niin, että kokouksen aika on tullut, ja joku on toisessa kokouksessa tai lounaalla, ja kaikki odottavat häntä.
6. Itse kokous.
7. Vieritys.
8. Kohdat 1 ja 2 ovat käänteisessä järjestyksessä.

Tällaiset tapaamiset voivat itse asiassa kestää puoli päivää!

Mitä tehdä. Sovi asiakkaiden kanssa tällaisten tapaamisten aikataulusta etukäteen. Yritä pitää asiakas osana prosessia äläkä jätä häntä hermostuneena odottamaan määräaikaa. Hän vetää sinut sisään ja ulos itse. Kutsu hänet projektinhallintajärjestelmääsi tarkkailijaksi. Esimerkiksi Bitrix24, Basecamp tai yksinkertaisesti jaettu ja säännöllisesti päivitettävä Google Docs -dokumentti, jossa voit ottaa sähköpostihälytykset käyttöön, voivat tehdä tämän. Anna kirjevirran pudota hänen päälleen, mikä osoittaa, että kaikki ovat kiireisiä hänen projektissaan mahdollisimman keskittyneesti. Anna sen mennä Dropboxiin, anna sen elää kanssasi virtuaalisesti. Ja muista, että jos sinä ja tiimisi saatte kunnolla valmiiksi työn hermostuneen etäasiakkaan kanssa, niin sen tekeminen yrityksen sisällä on triviaali asia.

Kokoukset ja aivomyrskyt

Ihmiset ovat kuin yrityksiä - heillä on joukko läpimurtoideoita, mutta jostain syystä ne kaikki makaavat kaapissa. Mutta sekä ihmiset että yritykset ovat pakkomielle luoda uusia ja uusia ideoita sen sijaan, että ne toteuttaisivat niitä, jotka on keksitty kauan sitten. Tätä varten johtajat järjestävät jatkuvasti kokouksia ja keskusteluja, he haluavat jatkuvasti keskustella kanssasi jostain ja keskustella jostain eri kokoonpanoissa. En ole nähnyt mitään typerämpää ja tehottomampaa kuin koko yrityksen tai kokonaisen osaston tapaaminen "keksimään jotain uutta" tai "jakamaan kokemuksia". Tämä on todella todellinen katastrofi. Sotkua, roskaa ja hölynpölyä.

Mitä tehdä. Ideoiden jakamisella ei ole mitään tekemistä näiden tapaamisten kanssa. Erittäin kallista, muuten, jos laskee kaikkien läsnä olevien viettämät tunnit. Esimerkiksi mainostoimistoissa on sellainen asia kuin "luova pari". Tällöin 2-3 henkilöä (yleensä kokoonpano on: "tylsä johtaja ja luova" tai "tylsä johtaja ja pari luovaa") istuu alas ideoimaan. Tämä on hienosäädetty prosessi, joka ei siedä tarpeettomia ihmisiä tai, taivas varjelkoon, koko yritystä tai osastoa. Ideoita voi syntyä myös Skype-puhelun aikana, eikä parien tarvitse kokoontua yhteen toimistossa. Yleensä pitää kirjaa keksityistä ja toteutetuista ideoista. Esitä kysymyksiä juuri näiden ideoiden toteuttamisesta ja ota ne käyttöön. Tämä on itsenäinen työ, joka vaatii täyttä keskittymistä, ja maailman huonoin paikka tehdä tämä on toimisto liikkeellään.

Työskentely muiden maanosien kanssa

Jos työskentelet eurooppalaisten kumppaneiden kanssa, kaikki on hieman yksinkertaisempaa - aikaero ei ole merkittävä eikä tuo mukautuksia työhösi. Jos työskentelet Yhdysvaltojen, Australian tai Aasian maiden kanssa, ero voi olla jopa muutama tunti tai "meillä on päivä, heillä yö". Tämä edellyttää, että olet vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa aikaisin aamulla tai myöhään illalla.

Mitä tehdä. Jälleenkään ei ole kovin selvää, miksi sinun täytyy kiirehtiä toimistoon tai lähteä sieltä klo 7.00 aamulla tai lähteä klo 23.00 tai myöhemmin. Soitin tällaisia puheluita kotoa aamulla ja jatkoin asiointia siellä - en halunnut tuhlata aikaa tielle päivällä. Jos sinulla on iltapuhelu, suunnittele tehdä se kotoa ja kun se on ohi, olet jo kotona, eikä sinun tarvitse saapua siihen yöllä. Jos pomosi argumentti on "puhelin on toimistossa!", kerro hänelle SIP-puheluista tai etsi jokin muu hyväksyttävä ratkaisu. Useimmissa nykyisissä viestintäjärjestelmissä on verkkoyhdyskäytäviä, avoimia protokollia ja niitä voidaan käyttää tietokoneella tai älypuhelimella. Länsimaiset kollegat hyppäsivät mielellään Skypeen, Google Hangoutiin tai WebExiin, jos pyysin heitä. Turvallisuuspolitiikka on siistiä, mutta kaikilla on älypuhelimet.:) Ja jos heidän täytyy myydä sinulle jotain tai ratkaista ongelma, he ovat siellä, missä pyydät heitä olemaan.

Henkilökohtainen tiedostojärjestelmä GTD

Mikään kaaos ei luo järjestystä. Jos haluat saada asiat tehtyä ja siivota, niin ei ole mitään parempaa kuin GTD-järjestelmä. Anna hurrikaanin raivota ympärilläsi, mutta edessäsi on täydellinen järjestys ja iltaisin tyhjä pää sekä luottamus siihen, että sinulla on kaikki hallinnassa.

Mitä tehdä. Asenna Todoist tai Omni Focus itsellesi, jos työtehtäväkirjasi ei täytä GTD-vaatimuksia. Ymmärrä tämä järjestelmä ja tee se toimimaan puolestasi. Etätyöstä puhumisen ja ajattelun tulisi alkaa sinun ja pomosi välisestä luottamuksesta. Jos et kaivaudu sinuun, jos sinulla on aina kaikki hallinnassa, et tarvitse valvontaa. Tämä tarkoittaa, että voit työskennellä missä tahansa.

Kaikki yhteensä

Toivottavasti onnistuin vakuuttumaan siitä, että etätyötä kannattaa yrittää - vaikka ei kaikkina 5 päivänä viikossa, mutta vain 1-2 päivänä. Jos olet paimenjohtaja, ala kunnioittaa työntekijöitä, joita pyydetään työskentelemään kotoa käsin. Luo heidän kanssaan siirtymäsuunnitelma. Jos olet alainen, ole kärsivällinen ja aloita henkilökohtaiset muutokset.

Hyväksy, että tämä on pitkä tie edessä.

Sinun täytyy pystyä työskentelemään etänä. Kukaan ei tiedä, miten se tehdään noin vain. Kuinka lukea, uida tai ajaa autoa - sinun on opittava!

Jos etätyön aihe on sinulle lähellä tai se on unelmasi, jos olet täynnä epäilyksiä, niin haluan jakaa kokemukseni ja monia käytännön vinkkejä. Ja jos et ole välinpitämätön toimisto- ja etätyön aiheen suhteen tai haluat levittää aihetta eteenpäin, niin jaa tämä julkaisu Twitterissä tai Facebookissa.