5 vinkkiä työpäiväsi järjestämiseen

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Yksinkertaisia temppuja, jotka säästävät sinut, jos sinulla ei jatkuvasti ole tarpeeksi aikaa mihinkään.

1. Priorisoi

On olemassa hyvin yksinkertainen mutta tehokas tapa luokitella asiasi kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Tämä on piiri nimeltä Eisenhower Matrix. Sen keksi Dwight D. Eisenhower, Yhdysvaltain presidentti, Yhdysvaltain armeijan kenraali ja vain erittäin tuottava henkilö.

Minulla on kahdenlaisia asioita: kiireellisiä ja tärkeitä. Tärkeät asiat ovat harvoin kiireellisiä, ja kiireelliset asiat ovat harvoin tärkeitä.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhower Matrixissa on neljä osaa. Vaaka-akseli osoittaa asian kiireellisyyden ja pystyakseli sen tärkeyden. Matriisin avulla voit helposti järjestää kaikki tehtäväsi luokkiin: "Ei-kiireellinen ja ei tärkeä", "Kiireellinen, mutta ei tärkeä", "Tärkeä ja ei-kiireellinen" tai "Kiireellinen ja tärkeä".

Yritä priorisoida Eisenhower Matrix ja tulet hämmästymään siitä, kuinka paljon aikaa käytät kiireellisiin mutta ei kovin tärkeisiin asioihin. Esimerkiksi loputtomat viestit kollegoilta tai puhelut, jotka vain häiritsevät sinua kiireellisistä tehtävistä.

Varaa aikaa oikeille asioille. Jos on jotain tärkeää ja kiireellistä, tee se välittömästi. Suunnittele tärkeitä, mutta ei kiireellisiä tehtäviä, arvioi niiden likimääräinen valmistumisaika ja päätä, milloin teet sen. Epätärkeät mutta kiireelliset asiat voidaan siirtää jollekin toiselle. Siirrä ei-kiireellisiä ja merkityksettömiä tehtäviä myöhemmäksi tai hylkää ne kokonaan.

2. Varaa aikaa syvälle työhön

Pääomasijoittaja Sam Altman sanoi kerran: "Digitaalinen häiriötekijä on yksi aikamme suurimmista psykologisista ongelmista." Ajattele vain: tarkistamme älypuhelimemme keskimäärin 50 kertaa päivässä. Ja tiedemies ja kirjailija Cal Newportin mukaan tämä heikentää merkittävästi kykyämme ajatella selkeästi ja olla luova.

Hänen kirjassaan Työskentely pään kanssa. IT-asiantuntijan menestysmalleja”hän esittelee käsitteen”Deep Work”. Tämäntyyppinen työ edellyttää täydellistä keskittymistä ja uppoutumista tiettyyn tehtävään. Ei häiriötekijöitä – maksimaalinen vaiva ja keskittyminen. Vain tällä tavalla voit suorittaa todella vaikeita tehtäviä asianmukaisella laatutasolla.

Newport mainitsee kollegansa, Pennsylvanian yliopiston professorin Adam Grantin käyttämän taktiikan. Hän omistaa syyslukukauden opetukselle ja kevään ja kesän tutkimukselle, eikä koskaan sekoita näitä kahta. Intensiivisen tutkimuksen aikana professori altistaa itsensä täydelliselle eristäytymiselle, jotta opiskelijat eivät häiritse häntä.

On todennäköistä, että sinulla ei ole mahdollisuutta mennä samalla tavalla ja piiloutua ärsytyslähteiltä useiden kuukausien ajan. Älä lannistu: sinun ei tarvitse uppoutua "syviin työhön" koko lukukautta. Newport luo oma aikataulusi henkilökohtaisten mieltymystesi perusteella.

Päätä, mihin aikaan tunnet olevasi energisin ja valppain, ja tee vaikein työ juuri silloin, sammuta älypuhelimesi ja kieltäytyy tarkistamasta sähköpostia. Esimerkiksi Newport itse alkaa työskennellä aikaisin aamulla, mutta ei koskaan tee sitä klo 17.30 jälkeen.

3. Arvioi kokousajat

Paul Graham, yksi startup-hautomon Y Combinatorin perustajista, sanoi, että työaikatauluja on kahdenlaisia: "johtaja" ja "luojien" aikataulu.

Ensimmäinen vaihtoehto on järjestäjille ja esimiehille. Heidän mielestään työaika on helppo hallita. Sinun on jaettava päivä tunnin välein. Ja kun uusi tehtävä ilmestyy, varaat sille vain pari tuntia ja merkitset sen järjestäjään. Jos "johtajan" on siis varattava aika liiketapaamiseen tai aivoriihiin, hän katsoo kalenteriaan, löytää tyhjän tunnin ja kokoaa kollegansa.

Mutta "luojille" tällaiset kokoukset, jopa etukäteen suunnitellut, ovat katastrofi. Loppujen lopuksi luovat ihmiset, ohjelmoijat, kirjailijat tai taiteilijat, eivät jaa aikatauluaan "johtajiksi". He joutuvat yleensä käyttämään vähintään puoli päivää tehtävien suorittamiseen, ja yhdessä tunnissa he vain lämpenevät parhaimmillaan. Ja kun "luojien" on työskentelynsä keskellä irtauduttava ja lähdettävä tapaamiseen kollegoiden kanssa, he putoavat rytmistään ja sitten heidän on erittäin vaikea palata tehtävään.

Esimiehen aikataulu ja tekijän aikataulu toimivat hyvin yksinään. Mutta kun ne leikkaavat, ongelmat alkavat.

Paul Graham

Siksi, jos olet johtaja, ota etukäteen selvää alaisiltasi, milloin on parempi järjestää yhteisiä kokouksia, jotta et keskeytä ihmisiä työstä sopimattomimmilla hetkillä.

4. Hallitse energiankulutustasi

Tony Schwartz ja Jim Loer elämässä täydellä teholla! väittävät, että tuottavan työntekijän pääresurssi ei ole aika, vaan energia. Voit viettää koko päivän vaikeassa tehtävässä, mutta jos sinulla ei ole fyysistä ja henkistä voimaa, jämäkät etkä tee mitään hyödyllistä. Mutta kun sinulla on tarpeeksi sisäistä energiaa, voit käsitellä vaikean asian parissa tunnissa ja omistaa loppupäivän johonkin yksinkertaisempaan.

Schwartz ja Loer erottavat neljä energiatyyppiä: fyysinen, emotionaalinen, henkinen ja henkinen. Ja jos unohdat jonkin niistä, tuottavuutesi laskee.

• Fyysinen energia vaikuttaa suoraan kykyysi reagoida ympäristöön ja tehdä oikeita päätöksiä. Tämän resurssin puute liittyy huonoon ravitsemukseen, unen puutteeseen ja väsymykseen.
• Emotionaalinen energia vaikuttaa kykyyn hallita tunteitasi oikein stressaavissa tilanteissa.
• Henkistä energiaa voit keskittyä yhteen tehtävään etkä joudu hajamielisyyteen. Ihminen, jolla on paljon sitä, voi keskittyä jopa stressaavassa tilanteessa, kun kaikki hänen ympärillään yrittävät häiritä häntä.
• Hengellistä energiaa voit nähdä tavoitteen toiminnassasi motivaation ylläpitämiseksi. Hän ruokkii innostusta, sitkeyttä ja sitoutumista.

Säilyttääksesi kaikki neljä indikaattoria oikealla tasolla syö oikein, nuku riittävästi ja liiku (liikunta stimuloi aivojen toimintaa). Ja käytä yksinkertaisia tekniikoita täydentämään energiaa.

Elämä ei ole maratonia. Elämä on sarja sprinttejä.

Tony Schwartz

Hyvä tapa vuorotella uppotyön ja lyhyen lepoajan välillä on Pomodoro-tekniikka, joka sopii täydellisesti Cal Newportin Deep Work -konseptiin. Periaate on yksinkertainen: mittaamme 25 minuuttia ajastimella ja teemme yhden tärkeän tehtävän koko ajan ilman häiriötekijöitä. Sitten - tauko 5 minuuttia. Tänä aikana täydennämme energiaa. Sitten toistamme syklin vielä neljä kertaa ja pidämme pitkän 20 minuutin tauon.

5. Syö sammakoita aamiaiseksi

Kaikille on koskaan käynyt näin: törmäät johonkin tehtävään, joka sinun on suoritettava, mutta et todellakaan halua tehdä sitä. Alat lykätä sitä, ja määräajan lähestyessä se roikkuu päälläsi yhä enemmän, häiritsee huomiosi muista asioista ja saa sinut jälleen huolestumaan.

Suosittu kirjailija Brian Tracy kutsuu näitä ongelmia "sammakoiksi". Ja hän suosittelee, että niitä ei lykätä myöhemmäksi, vaan tehdään ne mahdollisimman aikaisin.

Jos syöt sammakon aamulla, loppupäivä lupaa olla ihanaa, sillä tämän päivän pahin on ohi.

Mark Twain

Päästyäsi eroon vaikeasta tehtävästä tunnet tyytyväisyyttä, saat positiivista energiaa loppupäiväksi ja voit siirtyä luettelosi seuraaviin kohtiin puhtaalla omallatunnolla.