15 Google Docs -sirua, joita saatat tarvita

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Allekirjoita tiedostoja, vertaa versioita ja työskentele suoraan Google Driven kanssa.

1. Vertaa asiakirjoja

Tämä temppu on hyödyllinen, jos sinulla on kaksi versiota samasta tiedostosta, mutta et tiedä kumpi on myöhempi. Saat selville napsauttamalla Työkalut → Vertaa asiakirjoja ja valitsemalla vertailtavan kohteen. Näet kaikki erot kahden tiedostosi välillä.

2. Asiakirjan versioiden uudelleennimeäminen

Usein samasta asiakirjasta on niin monta versiota, että on aika hämmentyä niihin. Napsauta "Tiedosto" → "Versiohistoria" → "Määritä nykyisen version nimi". Tai korosta katselutilassa haluamasi, napsauta ellipsiä ja valitse "Määritä version nimi". Nyt löydät sen helposti kaikkien muiden joukosta.

3. Äänisyöttö

Haluttaessa tekstiä voidaan sanella. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Työkalut" → "Äänisyöttö" tai painamalla Ctrl + Shift + S. Sanat "pilkku", "piste" ja muut lisäävät vastaavat välimerkit. Huomaa kuitenkin, että tämä ominaisuus on käytettävissä vain Chromessa.

Lisäksi on erittäin kätevää tunnistaa äänitallenteet äänisyötteen avulla - esimerkiksi haastattelut. Ota vain toisto ja äänisyöttö käyttöön samanaikaisesti, niin palvelu näyttää suurimman osan tekstistä yksinään.

4. Lisää kuvia linkkien kautta

Napsauta "Lisää" → "Kuva" → "Liitä URL", kirjoita sinne linkki Internetissä olevaan kuvaan, niin se ladataan asiakirjaasi. Sinun ei siis tarvitse ladata sitä ja sitten lisätä sitä manuaalisesti.

5. Luo kirjanmerkkejä

Oletetaan, että olet luonut pitkän asiakirjan, jonka haluat näyttää kollegoillesi. Heille ei kuitenkaan ole kovin kätevää vierittää haluamiaan paikkoja. Voit korjata sen seuraavasti: Napsauta Lisää → Kirjanmerkki. Sivulle ilmestyy sininen valintaruutu ja ponnahdusvalikko "Linkki".

Kun napsautat sitä, sama paikka asiakirjassa avautuu. Jos kopioit linkin ja lähetät sen jollekin, sinun ei tarvitse selittää pitkään ja hämmentävästi, mikä sivu tai rivi etsitään.

6. Alaviitteiden asentaminen Internetin materiaaleihin

On melko helppoa tarjota asiakirja, jossa on linkki tieteelliseen tutkimukseen - sinun tarvitsee vain napsauttaa "Lisää" → "Alaviite". Mutta mielenkiintoisin asia on lisätä linkkejä suoraan Internetistä. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Työkalut" → "Tarkennettu haku" ja etsi tarvitsemasi artikkeli. Vie hiiri sen päälle, napsauta lainausmerkillä olevaa kuvaketta - ja asiakirjaan lisätään alaviite.

7. Kuvien lataaminen

Olet ehkä huomannut, että et voi napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja ladata kuvaa Google-dokumenteissa. On turhauttavaa, kun tarvitset kuvan tiedostosta, jota et ole luonut. Jos on, napsauta Tiedosto → Lataa → Web-sivu. Dokumentti ladataan ZIP-arkistona, joka sisältää HTML-tekstin lisäksi kansion, jossa on kaikki kuvat.

8. Kuvien etsiminen Internetistä

Napsauta "Työkalut" → "Tarkennettu haku" ja avaa "Kuvat"-välilehti näkyviin tulevassa paneelissa. Täällä voit etsiä kuvia Internetistä ja lisätä ne asiakirjaan katsomatta ylös tekstistä. Tai napsauta Lisää → Kuva → Etsi verkosta ja sama hakupalkki avautuu.

9. Lisää kuvia "Google Drivesta"

Voit lisätä asiakirjoihin tiedostoja Googlen pilvitallennustilasta. Nämä voivat olla valokuvia tai vektorikuvia. Napsauta "Lisää" → "Kuva" → "Lisää Google Drivesta" tai "Lisää Google-kuvista" ja valitse haluamasi kuva. Voit lisätä vektorigrafiikkaa napsauttamalla Lisää → Kuva → Levyltä.

Muuten, jos muutat kuvaa Google Drivessa, se muuttuu myös tekstissä, eikä sinun tarvitse lisätä sitä uudelleen. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos yksi piirros lisätään useaan asiakirjaan kerralla. Jos et halua lisätyn kuvan muuttuvan alkuperäisen kanssa, napsauta sitä ja napsauta "Poista linkitys".

10. Luo muistiinpanoja

Kun työskentelet suuren asiakirjan parissa, on usein tarpeen tehdä”marginaalisia muistiinpanoja” ideoiden ja tehtävien tallentamiseen tulevaisuutta varten. Google Keep sopii tähän.

Valitse teksti, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta "Tallenna Google Keepiin". Näkyviin tulee muistiinpanosi paneeli, johon voit tallentaa muistutuksia, tehtäväluetteloita, tekstikatkelmia ja muita tietoja. Samalla linkki juuri tähän asiakirjaan tallennetaan tekstistä luotuihin muistiinpanoihin, jotta et joudu sekaantumaan tiedostoihisi.

Muuten, jos avaat Google Keepin, siirrät osoittimen tarvitsemasi muistiinpanon päälle ja napsautat ellipsiä, "Kopioi Google-dokumentteihin" -kohta tulee näkyviin avautuvaan valikkoon. Se siirtää muistiinpanon tekstin juuri luotuun tiedostoon.

11. Asiakirjoista keskusteleminen

Joskus sinun on kerrottava jotain tärkeää kollegoillesi, joiden kanssa muokkaat dokumenttia. Gmailin avaaminen ja jokaisen halutun yhteystiedon valitseminen kestää kauan. On paljon nopeampaa napsauttaa "Tiedosto" → "Kirjoita yhteistekijöille" ja kirjoittaa viestisi poistumatta asiakirjasta.

12. Microsoft Office -asiakirjojen muokkaaminen

Kun lataat DOCX-tiedoston Google-dokumentteihin, voit muokata sitä vasta, kun olet muuntanut sen Google-muotoon. Näin voit muokata Microsoft Office -tiedostoja heti alkuperäisen muotoilun ja tyylien säilyttämiseksi. Erittäin hyödyllinen asia, jos sinun on avattava DOCX-muoto, mutta et halua kuluttaa rahaa Microsoft Office -lisenssiin.

13. Asiakirjojen allekirjoitus

Yleensä, jos haluat lisätä allekirjoituksen asiakirjaan, voit napsauttaa "Lisää" → "Kuva" → "Uusi", toistaa sen ohjauslevyllä ja napsauttaa "Tallenna ja sulje". Mutta vakavissa asiakirjoissa tämä ei toimi. Siksi asenna HelloSign-laajennus ja voit laittaa sähköiset allekirjoituksesi tiedostoihin, jotka näyttävät kunnollisilta. Sinun ei myöskään tarvitse tulostaa, allekirjoittaa ja skannata asiakirjaa uudelleen, kuten erityisen lahjakkaiden henkilöiden joskus tekevät.

14. PDF-muokkaus

Jos haluat korjata jotain PDF-tiedostossa, sinun ei tarvitse etsiä erityisiä muokkausohjelmia. Käytä Google-dokumentteja. Valitse Tiedosto → Avaa → Lataa, lähetä PDF-tiedosto Google Driveen ja avaa se. Ja se tulee muokattavaksi. Tämä ei tietenkään toimi skannattujen PDF-tiedostojen kanssa.

15. Etsi pikanäppäimiä

Paina Ctrl + / ja näkyviin tulee valikko, jossa on kaikki Google Docsissa käytetyt pikanäppäimet. Voit etsiä haluttuja yhdistelmiä hakupalkin kautta. Hyödyllinen, jos haluat suorittaa jonkin toiminnon, mutta et muista miten. Täydellinen luettelo pikanäppäimistä löytyy googlen käyttöoppaasta.