Review of Notion - all-in-one tuottavuuden työkalu työhön ja elämään

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Asenna tämä sovellus ja unohda Google Docs, Evernote, Trello ja tusina muuta ohjelmaa.

Mikä on käsite

Käsite yhdistää valtavan määrän työkaluja yhteen. Muistiinpanot ja tehtävälistat, asiakirjat ja laskentataulukot, kanban-taulut ja tietokannat - kaikki, mitä meidän on käsiteltävä päivittäin, on täällä.

Palvelu esittää kaiken tämän yhden työtilan muodossa. LEGO-osien tapaan on helppo lisätä haluamasi kappaleet ja koota ihanteellinen tuottavuustyökalu ideoiden tallentamiseen, suunnitteluun ja yhteistyöhön kollegoiden kanssa.

Vertaa Notionia Evernoten, Google Docsin, Trellon ja Todoistin hybridiin. Sovelluksen päätavoite on korvata monia palveluita tiettyjen ongelmien ratkaisemiseksi työn helpottamiseksi ja helpottamiseksi.

Sen sijaan, että jongleeraat verkkosivustoja ja vaihtaisit ohjelmistorajapintojen välillä, Notion antaa sinun ajaa kaikkia prosesseja puhtaassa, yleismaailmallisessa ympäristössä ja pitää ne hallinnassa.

Kuinka tämä työkalu toimii

On vaikea kuvitella kätevää toimintaa niin monilla toiminnoilla. Mutta itse asiassa Notionin käyttöliittymä on jopa minimalistisempi kuin yksittäisten ohjelmien, jotka se korvaa.

Kaikki sisältö tallennetaan tänne sivuille, jotka koostuvat useista lohkoista - palvelun pääolemus. Ne voivat olla tekstejä, luetteloita, koodeja, kuvia tai linkkejä.

Lohkoja voidaan helposti muuntaa milloin tahansa muuttamalla luettelomerkitty luettelo tarkistuslistaksi ja teksti erilliseksi sivuksi, koodilohkoksi tai lainaukseksi sekunnissa.

Yhdelle sivulle voidaan kerätä useita muita, jotka puolestaan voivat piiloutua monitasoisten avattavien luetteloiden sisään. Voit lisätä niihin taulukoita, kanban-tauluja, wikejä ja tietokantoja.

Tämä avaa lähes rajattomat mahdollisuudet laittaa hyllyille mitä tahansa. Tietueiden selaamiseen käytetään puurakenteista sivupalkkia, joka näyttää kätevästi kaiken sisällön, sekä nopeaa hakua vinkeillä.

Kun luot uuden tiedoston, avautuu valintaikkuna, jossa voit aloittaa tyhjältä sivulta tai valita yhden monista valmiista malleista useisiin eri tarkoituksiin.

Kun napsautat

/

avautuu komentovalikko, johon voidaan lisätä peruslohkoja, kuten alaotsikoita, luetteloita ja erottimia, sekä muistutuksia, taulukoita, tauluja ja kalentereita.

Lisäksi täältä on saatavilla upotettavat mediat ja tiedostot eri palveluista, mukaan lukien Google Drive, GitHub Gist, Framer, Figma ja monet muut.

Ensimmäistä kertaa Notioniin tutustuessa sen konseptin ymmärtäminen on melko vaikeaa, joten kehittäjät ovat tehneet livenä, joka on saatavilla ilman rekisteröitymistä suoraan selainikkunassa ja toimii samalla tavalla kuin itse sovelluksessa.

Mihin Käsitettä voidaan käyttää

Tekijät jakavat kaikki Notionin toiminnot neljään pääkomponenttiin: Notes & Docs, Knowledge Base, Tasks & Projects ja Spreadsheets & Databases. Ensimmäinen on vaihtoehto Google Docsille ja Evernotelle, ja sitä käytetään tekstien ja muistiinpanojen käsittelyyn.

Toinen on tarkoitettu korvaamaan GitHub Wiki ja Confluence, ja se auttaa rakentamaan tietokantoja. Kolmas ottaa haltuunsa Trellon, Asanan ja Jiran toiminnot, mikä helpottaa tehtävien ja projektien käsittelyä. Lopuksi jälkimmäinen korvaa Google Sheetsin ja Airtablen ja toimii taulukoiden ja tietokantojen luomisessa.

1. Muistiinpanot ja asiakirjat

Muistiinpanojen järjestämiseen ja asiakirjojen käsittelyyn Notionissa on kaikki mitä voit toivoa. Verkkoleikkurista ja kätevistä lisättyjen linkkien katkelmista toimivaan editoriin, joka tukee Markdown-merkintää ja median lisäystä.

Kaikki luomasi sisältö voidaan jakaa muiden kanssa ja tehdä yhteistyötä reaaliajassa. Samaan aikaan versionhallinta, kommentit ja kulunvalvonta ovat käytettävissä.

2. Tietopohja

Ilman Notion-taitoja on helppo tehdä käyttäjäystävällinen ja hyvin luettava wiki. Voit tehdä tämän luomalla tyhjän sivun ja sijoittamalla siihen muita. Niiden otsikot toimivat linkkeinä, ja ne voivat sisältää mitä tahansa, mukaan lukien muut alasivut.

Pääsivulle voit lisätä osioita, ja itse wiki on helppo linkittää muihin tietokantoihin. Jokainen sivu voidaan kuitenkin muotoilla kansilla ja emojeilla, jotka näkyvät otsikon vieressä ja helpottavat navigointia.

3. Tehtävät ja projektinhallinta

Tehtävien järjestämiseen on monia vaihtoehtoja. Yksinkertaiset asiat ovat nopeampia tarkistuslistojen ja sisäkkäisten luetteloiden avulla, ja monimutkaiset projektit ovat helpompia Kanban-levyillä.

Jälkimmäiset näyttävät ja toimivat täsmälleen samalta kuin Trellossa, ja jopa mahdollistavat projektien siirtämisen sieltä yhdellä napsautuksella. Lisäksi löytyy tiekartat, kalenteri ja viikkosuunnittelija.

4. Taulukot ja tietokannat

Taulukoiden osalta Notion voi korvata Google Sheetsin ja Excelin, mutta vain ei kovin monimutkaisissa ja perusasioissa. Jos et kuitenkaan tarvitse kehittyneitä matemaattisia kaavoja, sisäänrakennetut ominaisuudet riittävät.

Taulukot voidaan luoda tyhjästä, tuoda muista sovelluksista ja lisätä asiakirjoihin ja sijoittaa sivuille.

Mitkä ovat työkalun käyttöskenaariot

Yleisin Notionin käyttötapa on muistiinpanojen tekeminen ja tekstien kirjoittaminen, mutta sille on muitakin käyttökohteita.

Pelkästään sisäänrakennetussa galleriassa on 20 valmista mallipohjaa erilaisiin tarpeisiin, jotka kattavat lähes kaikki tehtävät. Rakentajan konseptin ansiosta voit kuitenkin aina kerätä ainutlaatuisen mallin tavoitteillesi.

Notionin tärkein kauneus on, että voit järjestää elämäsi ja työsi yhdistämällä kaikki päivittäiset prosessit yhteen kätevään palveluun.

Ilmeisten muistiinpanojen, tehtävänhallinnan, projektinhallinnan ja tietokantojen lisäksi sovelluksessa on paljon muita käyttötapauksia. Ymmärtääksesi mahdollisuudet, tässä on muutamia mielenkiintoisia vaihtoehtoja esimerkkinä:

• Arkisto - Kerää ideoita, linkkejä artikkeleihin, videoita ja muuta tietoa, joka on myöhemmin käsiteltävä.
• Tavoitteet - Kartoita, mitä haluat saavuttaa, ja tarkista luettelo pysyäksesi raiteilla.
• Kotityöt - kirjoita suunnitelmat muistiin, tallenna haluamiasi ideoita kunnostusta ja parantamista varten.
• Matkailu - Kerää tietoa tulevista matkoista ja paikoista, joissa haluat vierailla.
• Rahoitus - valvo kuitit, seuraa maksuja ja kuluja.
• Toimituksellinen kalenteri – ajoita julkaisuja blogiisi tai kanavaasi.
• Harjoitusloki - Seuraa toimintaasi, seuraa edistymistäsi, pidä ruokapäiväkirjaa.

Entä synkronointi ja mobiilisovellusten läsnäolo

Käsite on saatavilla kaikilla alustoilla ja toimii sekä sovelluksissa että selaimessa. Macin ja PC:n työpöytäasiakkaiden lisäksi iOS:lle ja Androidille on saatavilla myös mobiiliversioita, jotka tarjoavat samanlaisia toimintoja.

Kaikki sisältö tallennetaan Notionin omaan pilveen ja synkronoidaan laitteiden välillä, ja se näkyy lähes välittömästi editoitaessa.

Mitä kävi ilmi käytön aikana

Olen kuullut Notionista kauan sitten. Asensin Mac-sovelluksen kahdesti, yritin oppia sen ja aloittaa sen käytön, mutta kumpikaan yritys epäonnistui.

Työskentelen pääasiassa tekstien parissa, joten odotin tekeväni muistiinpanoja ja kirjoittavani artikkeliluonnoksia Notionissa. Lyhyillä muistiinpanoilla, kuten myös tehtäväluetteloilla, se osoittautui helpoksi, mutta teksteillä se ei toiminut.

Kaipasin todella Markdownin täyttä tukea ja vielä enemmän - fontin näyttöasetuksia: editorissa on vain kolme kirjasintyyppiä, kaksi fonttikokoa ja marginaalit.

Mielestäni sitä ei ole järkevää käyttää siirtämättä kaikkia prosesseja käsitteelle, koska koko harmoninen yhden tilan käsite hajoaa. Siksi käytän edelleen Bearia, jossa kirjoitan tekstejä, teen muistiinpanoja ja pidän yksinkertaisia listoja.

Mutta samalla pidän Notionia tarkasti silmällä ja odotan, että lisää asetuksia tulee näkyviin. Sovellus on kuitenkin erittäin tehokas ja lupaava, ja ajatus universaalista työkalusta on minulle houkutteleva.

Päätoimittajamme on onnistunut paremmin. Hän nauttii Notionin käyttämisestä, ja tässä on mitä hän sanoo siitä.

Jotta Notion alkaa toimia, sinun täytyy viettää useita tunteja sen asettamiseen: tutkia malleja, käsitellä mekaniikkaa, katsoa videoita YouTubesta, keksiä käyttötapauksia. Se on paikoin pitkä ja tylsä.

Mutta! Heti kun mukautat Notionin itsellesi, satu alkaa: muita muistiinpanojen ja tehtävien sovelluksia ei enää tarvita. Taulukot, tarkistuslistat, tekstin muotoilu lohkoilla - täällä on niin paljon piilotettuja ominaisuuksia, että se räjäyttää, kun löydät jotain uutta.

Tila loppui kuukauden kuluttua, mutta suositteluohjelman ja muutaman postauksen ansiosta minulla on kahden vuoden tilaus.

Kuinka paljon Notion maksaa

Käsitettä voidaan käyttää ilmaiseksi, mutta yleisesti ottaen tämä vaihtoehto sopii vain tutustumiseen. Ilmaisella tilillä synkronointi toimii ja kaikki toiminnot ovat käytettävissä, ja saalis piilee 1000 sisältölohkon rajoituksessa.

Tämä riittää alkuun, mutta jos siirrät kaikki prosessit sovellukseen, raja päättyy nopeasti.

Maksullinen tilaus poistaa kaikki rajoitukset ja avaa myös versiohistorian, käyttöasetukset ja ensisijaisen teknisen tuen. Jos rekisteröidyt vuosijäsenyyteen, henkilökohtainen tili maksaa 4 dollaria kuukaudessa, ja jos työskentelet ryhmässä, joudut maksamaan 8 dollaria per henkilö.

Tässä tapauksessa rekisteröinnin ja sovellusten asentamisen jälkeen veloitetaan 15 dollaria, joka voidaan käyttää tilauksen maksamiseen. Lisäbonuksia annetaan ystävien kutsumisesta - tässä tapauksessa saat 5 dollaria ja ystävä - 10 dollaria.

Muuten, jos haluat, rekisteröidy linkin avulla, jos et, niin alla on ei-viittaus.

Mikä on lopputulos

Käsite on todella tehokas työkalu, jonka mahdollisuudet hallitsemalla voit sopia henkilökohtaisista ja työasioista. Palvelu säästää aikaa ja auttaa olemaan tuottavampi, koska muistiinpanot, asiakirjat, tapaukset ja projektit kerätään yhteen paikkaan. Itse asiassa sillä ei ole analogeja, joilla on samat toiminnot.

Mutta älä imartele itseäsi, sillä Notion on vain työkalu, eikä se tee kaikkea työtä puolestasi. Sen avulla voit saavuttaa menestystä, mutta vain niille, jotka ovat tottuneet laittamaan kaiken hyllyille ja ovat valmiita viettämään aikaa levyjensä järjestämiseen.

Plussat

• Monipuolisuus - korvaa monia erilaisia sovelluksia ja palveluita.
• Yhteistyö - Voit julkaista asiakirjoja, jotka tarjoavat linkin pääsyn myös niille, jotka eivät ole rekisteröityneet.
• Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä - toimintojen runsaudesta huolimatta kaikki on yhdellä silmäyksellä.
• Cross-platform - pääsy mistä tahansa laitteesta on mahdollista.

Miinukset

• Monimutkaisuus - toimintojen suuren määrän vuoksi ei ole niin helppoa selvittää, mitä ja miten tehdä.
• Heikko typografia - fontin näyttöasetukset ovat hyvin harvat, lähes olemattomia.
• Lokalisoinnin puute - yhdessä hallitsemisen vaikeuden kanssa tämä on ongelma.