Kuinka tehdä aikataulu jokaiselle päivälle ja koskaan rikkoa sitä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Aika on epäilemättä arvokkain resurssi, joka meillä on. Siksi ajanhallintataidot ovat tärkeitä. Mutta hyvä aikataulu ei riitä. Nämä vinkit auttavat sinua laatimaan sen niin, että et halua rikkoa vakiintunutta järjestystä.

Hyvinvointisi, tuottavuutesi, hyvä mieli riippuu siitä, miten hallitset aikaasi. Käytä näitä vinkkejä ja luo aikataulu, jonka rikkominen olisi melkein kuolemansyntiä.

1. Sinun on työskenneltävä keskeytyksettä

Jos olet pääosin henkinen työ (esimerkiksi suunnittelija, insinööri, kirjailija, tiedemies), sinun on keskityttävä käsillä olevaan tehtävään ja tartuttava ns. Jotta voit työskennellä hyvin ja tuloksellisesti, jätä aikatauluun selkeät välit, joiden aikana sinua ei häiritä, keskeytetä tai poistu työpaikaltasi. Käytä näitä aikaikkunoita vain työhön.

Optimaalinen aika on helppo laskea Facebook managerin David Gillisin ehdottaman säännön mukaan.

Viikkoaikataulussasi tulisi olla vähintään kuusi väliä, vähintään kolme ja puoli tuntia, varattuna tiukasti jatkuvaan työhön.

Se on vaikeaa, mutta siihen on pyrittävä. Periaatteessa sinun täytyy tehdä töitä kolme ja puoli tuntia joka päivä lounasaikaan asti. Ja löydä päivä, jolloin työskentelet kolme ja puoli tuntia taukoamatta ja iltapäivällä.

Tarkista aikataulusi. Onko siinä paikka tämän säännön täytäntöönpanolle? Jos ei ole tilaa, sinulla on ongelma. Ja sinun on kiireesti ratkaistava se.

Mitä tapahtuu, jos et noudata tätä sääntöä?

• Et ole tuottava.
• Sinun on lopetettava työsi tuntien jälkeen, yöllä tai viettävä viikonloppusi sen parissa.

Et ilmeisesti kestä kauan tässä tilassa. Yritä siis järjestää aikataulusi uudelleen säännön mukaiseksi. Voit tehdä tämän seuraavasti:

• ajoita kokoukset uudelleen, jotta ne eivät häiritse sinua työstä;
• löytää päivä, jona ei tapauksia, ei kokouksia tai suunnittelukokouksia;
• keskustele esimiehesi kanssa: hän on varmasti valmis optimoimaan päiväsi, jotta työskentelet tehokkaammin.

Kun olet laatinut aikataulun, joka määrittelee tarkasti nämä aikalohkot, kohtele sitä ikään kuin se olisi isoäidin koruja. Pyhä lehmä. Kokoelma viinipullo.

Jotta uuden aikataulun noudattaminen olisi helpompaa, selitä itsellesi, miksi tarvitset sitä. Aseta itsellesi tavoite. Sano esimerkiksi: "Haluan saada projektin valmiiksi viikossa."

Työstäsi tulee helppoa ja miellyttävää. Etsi mukava paikka, laita ilmoitukset pois päältä puhelimestasi, juo kahvia. Ota kiinni virtauksesta ja osallistu prosessiin.

2. Tarkista aikataulusi viikoittain

Päätä prioriteeteistasi

Aikataulussasi tulisi olla 30 minuutin ikkuna maanantaille. Käytä tätä aikaa seuraavan viikon kalenterin tarkistamiseen. Päätä, mitkä kolme päätavoitetta sinun on saavutettava seuraavan seitsemän päivän aikana. Mitkä ovat prioriteettisi?

Muista tarkistaa kaikki tämän viikon ajat. Niiden ei pitäisi keskeyttää työaikalohkoja.

• Jos sinut kutsutaan osallistumaan tapahtumaan, josta et tiedä mitään, kirjoita järjestäjälle ja kysy tapahtuman ohjelma.
• Jos sinulla on sovittu tapaaminen henkilön kanssa, mutta sinulla ei ole tällä kertaa mitään keskusteltavaa, peruuta se.
• Jos sinulla on suunniteltu kokous tai esitys, varaa myös valmistautumisaika.
• Jos kokousta ei ole suunniteltu, mutta sinulla on muutama tärkeä kysymys henkilölle tai tiimille, varaa tapaaminen, tapaaminen tai ainakin puhelu.

Aktiivinen suunnittelu ei ole helppoa. Mutta vastineeksi saat miellyttävän tunteen, että hallitset aikaasi seitsemän päivän ajan.

3. Kysy itseltäsi, pitääkö sinun olla näin tässä kokouksessa

Kokoukset, kokoukset, esitykset - kaikki tämä vie paljon aikaasi. Yleensä tällaiset tapahtumat ajoitetaan epämukavasti ja ovat täysin tehottomia. Miksi niitä ylipäätään tarvitaan?

Miksi me näymme niissä?

• Emme halua järkyttää toista ihmistä. Hän on varannut sinulle ajan, mikä tarkoittaa, että hänen on keskusteltava jostain. Vastahakoisesti suostut tulemaan kokoukseen uhraamalla tärkeät asiat.
• Tunnemme olevamme mukana prosessissa. Jos esimerkiksi koko tiimi kokoontuu keskustelemaan projektista, tuntuu, että sinun pitäisi ehdottomasti tulla. Muuten työtoverisi ajattelevat, että et ole niin omistautunut kuin muut.
• Halu olla perillä. Jos tapaaminen tuntuu tärkeältä (esimerkiksi joku johdosta on paikalla tai on suunnitteilla kohtalokas päätös), luonnollisesti haluat olla paikalla.

Itse asiassa tehokkuutesi voisi olla suurempi, jos pysyisit työpaikalla etkä irtautuisi prosessista. Mistä tiedät, mihin kokoukseen sinun on osallistuttava ja minkä voit ohittaa? Käytä tätä sääntöä.

Sinun tulee tulla kokoukseen, jos:

a) olet varma, että läsnäolosi vaikuttaa kokouksen lopputulokseen, b) lisäät tehokkuuttasi tämän tapaamisen avulla.

Jos haluat nähdä, vaikuttaako läsnäolosi kokouksen lopputulokseen, kysy itseltäsi, aiotko puhua työstäsi vai haluatko istua hiljaa. Ehkä salissa on joku, joka voi ilmaista mielipiteesi varmemmin ja paremmin.

Jos haluat nähdä, oletko tehokkaampi tämän kokouksen jälkeen, kysy itseltäsi, opitko jotain uutta tässä kokouksessa. Jos et opi mitään uutta, et aio esittää kysymyksiä, et puhu työstäsi etkä siksi odota rakentavaa kritiikkiä, tehokkuutesi ei todennäköisesti kasva.

Jos et ensimmäisessä tai toisessa tapauksessa pysty selittämään itsellesi, miksi sinun täytyy tulla tähän tapaamiseen, ohita se. Aikasi on rajallinen ja sinun on käytettävä jokainen minuutti viisaasti.

4. Tee kokouksistasi tehokkaita

Tietyt kokoukset ja tapaamiset voivat olla tehokkaampia ja tuottavampia. Tarkista, täyttääkö työtapahtumasi nämä kriteerit ja vastaa muutamaan kysymykseen.

• Kokouksella on selkeä asialista ja tarkoitus. Jos ei, pyydä järjestäjää ilmoittamaan tarkalleen, mitä on saavutettava kokouksen lopussa.
• Ovatko ne, jotka eivät ole läsnä kokouksessa, läsnä kokouksessa? Mitä suurempi suunnittelukokous, sitä enemmän se maksaa kullekin tiimin jäsenelle, sitä enemmän johtajalta vaaditaan taitoja ja kykyjä.
• Voisitko jakaa suuren kokouksen useisiin pienempiin kokouksiin? Siten koko tiimi työskentelee kokouksen aikana, ilmaisee mielipiteensä ja keskustelee tehdystä työstä.
• Meneekö keskustelu sivuun? Seuraa aikaa: Keskustelun aiheen vaihtuessa on helppo hajaantua ja unohtaa kuinka monta minuuttia on jäljellä kokouksen loppuun. Älä anna itsesi tuhlata arvokasta aikaasi niin ajattelemattomasti. Muistuta kollegoitasi: "Meillä on 10 minuuttia jäljellä, emmekä ole käsitelleet muutamaa asiaa."

5. Jätä aikaa opiskelulle ja luovuudelle

Kaikkia tärkeitä tehtäviä ei tarvitse suorittaa kiireellisesti. Mutta muista varata aika näille toimille.

Riippuen siitä, minkä tavoitteen asetat itsellesi, jätä ikkuna opiskelulle, luovuudelle tai inspiraation etsimiselle. Se voi olla melko pieni - vain pari tuntia. Mutta muutaman vuoden kuluttua sanot kiitos itsellesi näistä onnellisista tunteista. Pienikin investointi tuottaa voittoa tulevaisuudessa.

Esimerkiksi minä todella rakastan piirtämistä ja uskon, että tätä taitoa ei voi menettää. Siksi aikataulussani on kaksi tuntia varattu vain piirtämiseen. Maalaan sunnuntaina, joka on aikatauluni vähiten kiireinen päivä. Tämä riittää pitämään hauskaa ja unohtamatta kuinka pitää sivellintä käsissäsi.

6. Muista: sinun on tehtävä kaikki, mitä olet suunnitellut

Riippumatta siitä pidätkö sen tekemisestä vai et.

Rakastan todella tuplajuustohampurilaista, mutta syön sitä paljon harvemmin kuin salaatteja, muroja ja keittoja. Yksinkertaisesti siksi, että tuplajuustohampurilaisten syöminen koko ajan ei ole terveellistä ja vahvaa. Joskus on hyvin vaikeaa pakottaa itsesi syömään oikeaa ruokaa. Mutta nämä heikkoudet on voitettava, koska se on hyväksi terveydelle.

Sama pätee aikatauluusi. Tee mitä rakastat. Tee sitä, mitä rakastat, ei niin paljon, vaan sitä, mikä on hyväksi sinulle, urallesi, terveydellesi, kehityksellesi. Aikataulusi kohteet ilmestyivät syystä: olemme jo hylänneet kaiken tarpeettoman, on vain se, joka auttaa sinua tulemaan paremmaksi.

Nyt aikataulua ei voi rikkoa.