Kuinka estää kirjeitä valtaamasta sinua

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Ihmisryhmiä on kaksi. Joillakin on täydellinen järjestys kaikessa: kirjaimet lajitellaan, kuvakkeet työpöydällä on järjestetty. Toiset eivät voi avata postilaatikkoaan ilman pelkoa, koska siellä on kokonainen aalto lukemattomia kirjeitä, joita tulee päivä päivältä enemmän ja enemmän. Niitä on kuitenkin helppo käsitellä.

Pelkkä kirjainten jäsentäminen ei korjaa tilannetta, jos postilaatikko näyttää ylitulvalta kaapilta, jonka oven avaat silmät ummessa niin, ettei mitään putoa. Sinun on muutettava lähestymistapaasi postin kanssa työskentelemiseen. Sitten voit käyttää tehokkaammin aikaa, joka yleensä kuluu uusien viestien loputtomaan virtaan - tärkeämpiin tehtäviin.

Päästäksesi liikkeelle, kysy ensin itseltäsi kaksi kysymystä:

1. Miksi saat paljon sähköposteja?
2. Mikä estää sinua purkamasta niitä nopeasti?

Aloita vastaustesi perusteella ongelman ratkaiseminen ja käytä muutamia hyödyllisiä vinkkejä matkan varrella.

Tehdä päätöksiä

Tukos postilaatikossa voi olla merkki ongelmasta päätöksenteossa. Monet ihmiset eivät yksinkertaisesti halua ottaa vastuuta. He lykkäävät vastausta vaativat kysymykset myöhempään ajankohtaan voidakseen ratkaista kaiken rennommassa ilmapiirissä. Tai he löytävät itselleen muita tekosyitä, vain olla lähettämättä vastauskirjettä nyt.

Jotta jokainen sähköposti ei alkaisi anteeksipyynnöllä vastauksen myöhästymisestä, että kirje on kadonnut muiden joukkoon tai joutunut roskapostiin (ja itse asiassa se jäikin hiljaiseksi moitteeksi postilaatikossa odottamassa kärsivällisesti sitä hetkeä, jolloin avaat se uudelleen), työskentele itsesi kanssa: tee päätöksiä.

Tee säännöksi avata kirje, tehdä heti, mitä se vaatii sinulta, ja kirjoittaa heti vastaus. Ja älä klikkaa ristiä ennen kuin posti on lähetetty.

Päästä eroon ylimääräisestä

Voit helposti säästää itsesi joiltakin kirjeiltä:

1. Peruuta tarpeettomat sähköpostit, joihin et ole pitkään kiinnittänyt huomiota. Tämä on muutaman sekunnin ja parin napsautuksen kysymys: lukemattomat kirjeet mainosmateriaaleilla eivät enää kerry postilaatikkoon.
2. Poista käytöstä sosiaalisten verkostojen ja eri verkkopalvelujen ilmoitukset.
3. Ohjaa vastaanottamasi kirjeet asiakkailta henkilökohtaiseen sähköpostiin toiseen postilaatikkoon ilmoittamalla osoitteesi yrityksesi verkkosivuilla. Toinen tapa on luoda erillinen palautelomake.

Sanalla sanoen, tee kaikki mahdollinen, jotta postista ei tule musta aukko, joka imee umpimähkään kaiken: sekä tarpeellisen että tarpeettoman.

Mukauta suodattimia

Jos tarvitset uutiskirjeitä saadaksesi tietoa suosikkimediasi parhaista materiaaleista tai alennuksista verkkokaupoissa, voit jättää ne. Mutta poista kansiosta live-postilaatikosta suodattimien avulla. Niitä käyttävä postipalvelu lähettää itse kirjeet tarvittaviin kansioihin.

Suodatuksen perustana voi olla lähettäjän osoite tai esimerkiksi viestin runkoon sisältyvät avainsanat. Kaikki riippuu siitä, millaisia kirjeitä haluat poistaa pääpostikansiosta.

Etsi toinen tehtävänhallinta

Postilaatikko ei saa korvata klassista muistikirjan tehtävälistaa tai ajastinsovellusta. Heti kun saat kirjeen ja sen mukana uuden kotelon, siirrä se postista tehtävälistallesi.

Sanele vastaukset

Jos vastaukset ovat sinulle vaikeita, koska et pidä kirjeiden kirjoittamisesta, mene toiseen suuntaan. Kokeile sanelutoimintoa: tekniikka tallentaa sen, mitä haluat sanoa. Ja yhteystietoluettelosi vähiten konservatiivisille ihmisille voit jopa vastata kirjeeseen liitettävien videoiden avulla.

Avaa posti aikataulussa

Neuvo ei koske kaikkia, koska usein sinun on oltava yhteydessä 24/7. Siitä voi kuitenkin olla hyötyä joillekin.

Varaa aikarajat postitusta varten päivän aikana. Vastaa sitten kaikkiin poissaolon aikana saapuneisiin kirjeisiin kerralla.

Älä muuta postia muistikirjaksi

Puhelinnumerot, salasanat, osoitteet - kaikkea tätä ei pidä tallentaa postilaatikon sisälle, vaan olla käsillä: muistikirjassa, älypuhelimen yhteystietoluettelossa, työpaikalla liimattuihin tarroihin. Siirrä tarvittavat tiedot postista sinne, mistä löydät ne helpommin: ei ole vieläkään kovin kätevää käyttää hakua kirjaimilla koko ajan.

Älä myöskään lähetä muistiinpanoja itsellesi. Monet ihmiset tekevät tämän kirjoittamalla postiin tietoja, jotka on muistettava. Lisää kuvia liitteisiin, jotka haluat tallentaa. He keräävät postissa kirjeitä, joissa on linkkejä artikkeleihin, jotka haluat lukea myöhemmin, kun sen aika koittaa.

Tämän seurauksena tällaisia kirjaimia on niin paljon, että ne menettävät merkityksensä. He eivät koskaan palaa heidän luokseen, koska he siirtyvät luettelossa alas - ja unohdetaan pian.

Käytä Tumblria tai Pinterestiä kauniiden kuvien tallentamiseen ja muistiinpanojen kirjoittamiseen erikoissovelluksissa.

Näitä sääntöjä noudattamalla pystyt ylläpitämään järjestystä postilaatikossasi ja optimoimaan postin käsittelyyn kuluvan ajan.