Miksi tehtäväluettelot eivät toimi ja mitä tehdä asialle

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Tässä on muutamia vinkkejä kuinka muuttaa "kehosi" yksinkertaisesta muistikirjasta tehokkaaksi työkaluksi päätöksentekoon, suunnitteluun ja annettujen tehtävien edistymisen analysointiin.

Tehtäväluetteloiden hallinta ei voisi olla helpompaa. Kirjoitin asiani sarakkeeseen, ja sitten otat sen ja ylität sen samalla kun teet sen. Mitä muuta voit ajatella?

Jos kuitenkin tarkastellaan tätä konseptia toteuttavien erilaisten työpöytä-, mobiili- ja verkkosovellusten määrää, käy selväksi, että kaikki ei ole ollenkaan niin yksinkertaista. Työkalujen ja toimintojen moninaisuudesta huolimatta tehtävälistat eivät silti toimi! Ehkä et vain osaa käyttää niitä?

Kaikki ihmiset alkavat käyttää tehtävänhallintaa heti, kun he tuntevat, että heidän päivittäisestä rutiinistaan on tulossa kaaosta. He alkavat unohtaa tärkeitä asioita, sekoittavat tehtävien ja tehtävien järjestystä, pettävät kollegansa ja myöhästyvät treffeiltä. Tällä hetkellä ihminen valitsee "tudushkan" makuun ja yrittää tuoda organisaatiota elämäänsä. Ja pääsääntöisesti aluksi hän onnistuu. Mutta jonkin aikaa kuluu, ja tehtävälistat lakkaavat toimimasta, ja alkuperäinen sotku palaa henkiin.

Miksi se tapahtuu?

Pointti on, että tehtävienhallinta on vain työkalu. Joka on asetettava oikein, jotta se toimisi hyvin. Ja tässä on muutamia vinkkejä sen tekemiseen.

1. Jaa

Älä missään tapauksessa saa upottaa kaikkia suuria ja pieniä asioita yhdeksi suureksi, pitkäksi luetteloksi. Mikään ei ole masentavampaa kuin pohtia kymmeniä merkintöjä sisältävää tehtävälistaasi. Tässä tapauksessa todennäköisyys päästä koskaan listan kärkeen on yleensä nolla. Erilaiset tuottavuustutkimukset viittaavat yleensä siihen, että tehtäviesi määrä yhdellä arkilla ei saa ylittää 7-8 kappaletta. Erottele tehtäväluettelot luokan, projektin, aiheen, kiireellisyyden ja muiden kriteerien mukaan.

2. Lisää määräajat

Parkinsonin lain mukaan työhön kuluu aina niin paljon aikaa kuin antaa. Siksi tehtäväluettelon ylläpitäminen on järkevää vain, jos kirjoitat likimääräisen suoritusajan kunkin kohteen viereen. Kyllä, todellisuudessa voi olla poikkeamia; kyllä, toisinaan asiat menee pieleen, mutta useimmiten tämä lähestymistapa toimii. Kun olet kirjannut likimääräisen ajan tietyn tehtävän suorittamiseen, yrität alitajuisesti vastata sitä, ja tämä muuttaa radikaalisti pelin sääntöjä. Kokeile sitä ja tulet hämmästymään siitä, kuinka voimakas tehtäväluettelostasi voi tulla.

3. Priorisoi

Tämä kohta on yksinkertainen ja selkeä. Hoidamme ensisijaisesti tärkeät asiat, pienet ja ei-kiireet – jos aikaa on. Jäljelle jää vain priorisoida luettelosi ja tehdä se oikein. Loppujen lopuksi on olemassa erittäin kiireellisiä asioita, mutta ne ovat sinulle täysin merkityksettömiä. Ja se tapahtuu toisin päin. Siksi tarjoamme sinulle seuraavan priorisoinnin:

• tärkeät ja kiireelliset asiat;
• tärkeä, mutta ei kiireellinen;
• kiireellinen, mutta ei kovin tärkeä;
• ei kiireellinen ja merkityksetön.

4. Arvioi

Ja viimeinen sääntö tässä luettelossa, mutta ei vähäisimpänä, on tarve analysoida ja arvioida luettelosi täyttyminen. Älä yritä välittömästi piilottaa ja unohtaa suoritettua tehtävää ikuisesti. Yritä varata muutama tunti jokaisen viikon lopussa ja ehkä jopa kokonainen päivä kuun lopussa arvioidaksesi. Poimi yliviivatut elementit arkistosta ja arvioi, mikä antoi sinulle niiden toteutuksen.

• Kuinka hyvin ja nopeasti teit työsi?
• Olisiko sitä voinut parantaa, tai ehkä sen ei olisi pitänyt olla sen arvoista?
• Kuinka pitkälle olet edennyt kohti tavoitettasi?
• Mitä pitää tehdä, jotta päästään askeleen pidemmälle?

Kun olet vastannut näihin ja vastaaviin kysymyksiin, luettelosi saa sinulle täysin toisen merkityksen. Se muuttuu yksinkertaisesta muistikirjasta "jotta ei unohda jotain" tehokkaaksi työkaluksi päätöksentekoon, suunnitteluun ja saavutusten analysointiin.