10 temppua Google-dokumenttien toiminnan helpottamiseksi ja nopeammaksi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Tuomme huomiosi mukautetun käännöksen Saikat Basun artikkelista, joka sisältää kymmenen vinkkiä Google-dokumenttien kanssa työskentelyyn.

2006 oli virstanpylväs Googlen historiassa: Oxford English Dictionary otti käyttöön sanan "google". Konseptista on tullut yleinen nimi. Siitä lähtien netistä etsiminen on merkinnyt googlaamista. Good Corporationilla on valtava vaikutus verkkokäyttäytymiseemme: noudatamme Gmailin liiketoimintaetikettiä, avaamme ikkunan maailmaan käynnistämällä Chromen joka aamu ja käytämme Google Drivea tuottavuuden parantamiseen.

Syy "Google-dokumenttien" suosioon pilvityön periaatteessa. Kaikista Google Driven työkaluista tekstieditori on välttämättömin arjen tehtäviin.

Voit tehdä Google-dokumenteistasi tuottavamman noudattamalla seuraavia kymmentä ohjetta.

Bonus: Lisää Google-dokumentit Windows- tai Mac-tehtäväpalkin Chrome-sovellusten käynnistysohjelmaan. Kaksi napsautusta - ja olet "Dokumenteissa".

Pikahaku

Löydät nopeasti ja helposti tietyn tiedoston tai kansion kirjoittamalla avainsanan yläreunan hakupalkkiin. Oikealla oleva pieni nuoli auttaa sinua tarkentamaan hakuehtojasi:

• tiedostotyyppi (kansio, asiakirja, valokuva, PDF ja niin edelleen);
• avaa Google Docsilla, Google Drawingilla, Google Sheetsillä tai kaikilla asennetuilla lisäosilla;
• omistaja (minä, en minä, kukaan).

Toinen asia, joka helpottaa etsimistä, on käyttää tarkkaa lainausta etsimäsi tiedostolle. Google Drive avaa asiakirjan ja korostaa käytetyn hakulausekkeen. Lisäksi, kuten googlaamisen yhteydessä, voit käyttää boolean-operaattoreita, kuten tai laajentaaksesi hakuasi.

Paina "/" siirtyäksesi hakukenttään.

Täydellinen luettelo Google Driven hakuvaihtoehdoista on kohdassa. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, älä unohda tehdä hakuja ostoskoristasi.

Nopea hyppy "piilotettujen" komentojen valikkoon

Google Docs on samanlainen kuin muut toimistopaketit. Se voi olla yksinkertaisempi kuin Microsoft Word, mutta valikossa on myös monia hyödyllisiä komentoja. Paina Alt + / siirtyäksesi valikkohakuun. Kirjoita etsimäsi avautuvaan kenttään ja toiminto käynnistyy.

Hakua valikon kautta löydät muita Google Docsista saatavilla olevia muokkaustyökaluja.

Ideasta Google Keepissä luonnokseen Google Docsissa

on loistava palvelu muistiinpanojen luomiseen ja tallentamiseen. Sen parhaita ominaisuuksia ovat kyky sanella muistiinpanoja ja tunnistaa tekstiä valokuvista. Mutta tiesitkö, että voit muuttaa muistiinpanon asiakirjaksi yhdellä napsautuksella?

Tämän viennin ansiosta voit muokata ja "hioa" ideoitasi jo Google Docsissa. Korvaamaton opiskelijoille ja kirjoittaville ihmisille - se säästää paljon aikaa.

Analysoi sanavarastosi Word Cloudilla

Tekstinkirjoittajat, bloggaajat, opiskelijat ja opettajat voivat käyttää sanapilviä tai tunnistepilviä dokumentin sisällön nopeaan navigointiin. Se auttaa myös sinua näkemään, mitä sanoja käytät liikaa.

Voit käyttää sanapilvigeneraattoria - esimerkiksi Tag Cloud Generatoria - missä tahansa asiakirjassa, jossa on vähintään 50 sanaa. Ilmainen Google-Drive-lisäosa löytyy ja asennetaan valikosta Lisäosat → Hanki lisäosia….

Voit käyttää sanapilveä saman valikon kautta. Se näytetään pienessä ikkunassa oikealla. Jos dokumentti ei ole valmis, jatka muokkaamista ja napsauta sitten aika ajoin Päivitä pilvi -painiketta päivittääksesi tunnistepilven.

Tag Cloud Generator toimii myös pöydissä. Ainoa haittapuoli on, että käytettyjä sanoja näyttävää paneelia ei voi skaalata.

Etsi ja liitä yhdellä napsautuksella

Tutkimustyökalun avulla sinun ei tarvitse jättää käsittelemääsi asiakirjaa googlettaaksesi tietoja. Loppujen lopuksi uuden välilehden avaaminen selaimessa vie myös aikaa. Tämän sisäänrakennetun työkalun avulla voit etsiä ja lisätä tietoja käyttämääsi asiakirjaan tai taulukkoon. Avaa Työkalut → Tutkimus (Ctrl + Alt + Vaihto + I).

Oikealle tulee näkyviin hakukenttä. Siellä voit laittaa linkin lainaukseen yhdellä napsautuksella syöttämällä sen manuaalisesti tai yksinkertaisesti korostamalla sen.

Saatavilla olevat lainausmuodot ovat MLA, APA ja Chicago.

Lisäksi kauniisti kehystetyt lainaukset ovat vain yksi tutkimustyökalun ominaisuuksista. Voit myös viitata tilastoihin taulukoissa. Kun käytät hakua, voit myös muokata SERP:tä näyttämään Google+ -viestisi, sähköpostisi ja niin edelleen. Kaikkeen tähän on olemassa erityisiä suodattimia.

Muotoile tekstiä nopeasti eri paikoissa

Google Docsissa on Paint-muotoilutyökalu, jonka avulla voit luoda muotoilumalleja ja soveltaa niitä mihin tahansa tekstiosaan. Valitse sana, lause tai mikä tahansa muu teksti, muokkaa sitä: aseta koko, kirjasin ja paljon muuta. Napsauta sitten Paint format. Tämän jälkeen voit käyttää määritettyjä muotoiluparametreja toiseen fragmenttiin, sinun tarvitsee vain napsauttaa sitä.

"Pfft! Se toimii vain kerran!" - skeptikot sanovat. Jos sinun on käytettävä määritettyjä muotoiluparametreja useammin kuin kerran, napsauta Paint format -kuvaketta kahdesti. Paina tätä painiketta uudelleen lopettaaksesi taikuuden toimimasta.

Käyttämällä rojaltivapaita kuvia

Google-dokumentit sisältää Google-kuvahaun, jonka avulla voit nopeasti etsiä ja lisätä kuvan dokumenttiin. Mutta on olemassa kaksi muuta rikasta kuvien lähdettä - ELÄMÄ ja arkistokuvat. LIFE-arkistossa olevilla kuvilla on lisenssi, joka antaa oikeuden käyttää teosta myös kaupallisesti, mutta tekijän ilmoittaminen on välttämätöntä. Vuonna 2012 Google valitsi 5 000 uutta kuvaa luokkiin Luonto, Sää, Eläimet, Urheilu, Ruoka, Koulutus, Tekniikka, Musiikki ja muut.

Google varoittaa, että kuvat ovat saatavilla vain henkilökohtaiseen ja kaupalliseen käyttöön Google Drivessa ja niitä tulee käyttää palvelun käytännön mukaisesti.

Voit lisätä kuvia käyttämällä URL-osoitetta. Kuva tallennetaan asiakirjaasi ja on käytettävissä, vaikka alkuperäinen poistetaan verkosta.

Jonkun mainitseminen kommentoiessa

Yhteistyö Google Docsissa perustuu kommentoimiseen. Tästä huolimatta on olemassa nopea tapa kiinnittää henkilön huomio tiettyyn kommenttiin. Korosta haluamasi teksti ja napsauta "lisää kommentti" (Lisää → Kommentti). Kirjoita avautuvaan kommenttikenttään "@" tai "+" ja ala kirjoittaa haluamasi henkilön nimeä.

Google-dokumentit valitsee automaattisesti henkilön Gmail-yhteystietoluettelostasi ja ilmoittaa hänelle sähköpostitse. Jos tällä henkilöllä ei ole oikeutta tarkastella tätä asiakirjaa, sinun on annettava hänelle käyttöoikeus.

Pikanäppäimet matemaattisille kaavoille

Google Docsissa on kätevä matemaattisten lausekkeiden editori: Lisää → Yhtälö. Sen avulla voit paitsi kirjoittaa matemaattisia lausekkeita myös kätevästi työstää niitä kollegoiden kanssa.

Käytä pikanäppäimiä nopeuttaaksesi prosessia. Jos esimerkiksi kirjoitat "alpha" ja välilyönnin ja sulut, Google Docs muuntaa sen α:ksi. Voit myös helposti lisätä ylä- tai alaindeksin kirjoittamalla "^" ja "_". Murtoluvuille syötä "frac".

Täydellinen luettelo matemaattisten lausekkeiden pikanäppäimistä. Jos haluat monimutkaisempia kaavoja, käytä ilmaista g (math) Google Drive Chrome -laajennusta.

Muut pikanäppäimet ajan säästämiseksi

Paina "Ctrl + /" ja näet suuren luettelon malleista nopeaa asiakirjojen hallintaa varten. Monet navigointinäppäimet ovat samat kuin Gmail. Lisäksi voit luoda omia pikakuvakkeita.

Siirry kohtaan Työkalut → Asetukset → Automaattinen korvaus.

Voit käyttää tätä lisätäksesi automaattisesti usein käytettyjä sanoja, sähköpostiosoitteita, lyhenteitä tai jopa sanoja, joita kirjoitat jatkuvasti väärin.

On myös tarpeen valita "Automaattinen linkin tunnistus" ja "Automaattinen luettelon tunnistus" asetusten valintaikkunassa.

Saatat tietysti väittää, että nopein tapa luoda kaunis asiakirja on käyttää. Mutta kuvatut pienet temput auttavat nopeuttamaan työtä heidän kanssaan.

Kerro meille kommenteissa, mitä temppuja käytät päivittäisessä työssäsi Google Docsin kanssa.