Kuinka hyödyntää GTD-järjestelmää paremmin

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Kirjoittaja ja bloggaaja Leo Babauta selittää, kuinka jatkaa suunnittelua ja päästä eroon kaikesta, mikä estää sinua olemasta tuottava.

Miksi tätä järjestelmää tarvitaan

Getting Things Done (GTD) on David Allenin tunnettu järjestelmä asioiden hoitamiseen. Sitä käytettäessä ehdottomasti kaikki saapuvat tiedot tallennetaan ja jaetaan luetteloihin. Tavoitteena on saada asiat tehtyä viettämällä enemmän aikaa siihen, mikä on todella tärkeää.

GTD-järjestelmän avulla voit saavuttaa erittäin suuren menestyksen. Tässä on vain muutamia niistä:

• Hoidat monia tehtäviä.
• Tulet itsevarmemmaksi.
• Viivyttelet vähemmän ja olet vähemmän hajamielinen.
• He luottavat sinuun enemmän: toiset tietävät, että saat aina kaiken loppuun.
• Sinut kutsutaan useammin töihin, koska vankka lähestymistapa liiketoimintaan vaatii.
• Muutat parempaan suuntaan - ymmärrät, mikä on sinulle todella tärkeää, sinusta tulee utelias, alat oppia, rakentaa vahvoja suhteita ihmisiin ja päästä eroon vanhoista havainnointimalleista, jotka estävät sinua.
• Ansaitset enemmän.
• Pystyt luomaan menestyvän startup-yrityksen tai rakentamaan mahtavan yrityksen.
• Voit jakaa ideasi - kirjassa, blogissa tai luennossa.

Mutta saadaksesi kaikki nämä edut, sinun on ymmärrettävä, kuinka järjestelmää käytetään tehokkaasti, ja selvitettävä, mikä sen estää. Leo Babauta, kirjailija ja suositun Zen Habits -blogin kirjoittaja, selittää, mitä sinun on tehtävä tämän saavuttamiseksi.

Kuinka käyttää GTD-järjestelmää tehokkaammin

Ota selvää, mikä estää sinua olemasta tuottava

Tapana viivytellä. Olet epäröivä lähestyä tehtävää sen monimutkaisuuden vuoksi: joko sinusta tuntuu, että et selviä siitä tai et ole ymmärtänyt sitä ollenkaan. Tämä on viivyttelyä.

Tapa häiriötekijöitä. Onnistuit pääsemään alkuun, mutta siirryt heti toiseen tehtävään. Kaikki samat epäilykset ja epävarmuustekijät saavat sinut lykkäämään sitä helpomman harjoituksen hyväksi tai vain alkamaan tappaa aikaa. Tämä jatkuva vaihto johtaa keskittymiskyvyn menettämiseen. Samalla näyttää siltä, että sinulla on loputtomasti kiire.

Perfektionismi. Töihin ei pääse pitkäksi aikaa, koska nyt ei ole oikea aika siihen. Tai lykkäät sen täyttämistä, koska se ei ollut täydellinen.

Haluat esimerkiksi perustaa blogin, mutta et tee sitä, sillä ennen kuin löydät sille täydellisen alustan ja teeman, sinulla ei ole tarpeeksi vapaa-aikaa etkä silti ole listaa mahtavista ideoista. Tai kirjoitit artikkelin etkä julkaise sitä, koska materiaalia on vielä viimeisteltävä - itse asiassa et yksinkertaisesti uskalla.

Ympäristö. Ihmiset turhaavat suunnitelmasi, eivät tee mitään ajoissa, monimutkaistavat kaikkea, pilaavat sen, valittavat ja ärsyttävät. Ja muihin ihmisiin luottaen on joskus vaikeaa saavuttaa tavoitteitasi. Useimmiten tämä on vain tekosyy itsellesi.

Häiriöitä. Nämä ovat ihmisiä, tapahtumia, ongelmia. Ne häiritsevät työtäsi. Jotain voit hallita, joita et voi.

Väsymys. Olet väsynyt, nälkäinen, uupunut, hämmentynyt tai tylsistynyt. Tällaiset ongelmat haittaavat keskittymistä ja asioiden hoitamista.

Tässä tapauksessa sinun tarvitsee vain latautua: ota päiväunet, kävele, meditoi.

Tai ota vastaan tehtäviä, jotka eivät vaadi paljon energiaa: lajittele postisi, suorita hallinnolliset rutiinit. Jos väsymystä on havaittu pitkään, tarkista ruokavaliosi ja unesi.

Pelkoja, epäilyksiä, avuttomuuden ja itsevarmuuden tunteita. Ne ovat useimpien edellä mainittujen esteiden ytimessä.

Selvitä, mitä sinulta puuttuu työskennelläksesi tehokkaammin

Valitut pisteet ovat ratkaisu edellä mainittuihin ongelmiin.

Kyky priorisoida. Voit saavuttaa menestystä, jos omistat suurimman osan ajasta tärkeisiin tehtäviin. Kun olet kiireinen epäolennaisten toimintojen kanssa tai vaihtaessasi jatkuvasti toimintojen välillä, olet vähemmän tehokas. Sinun on valittava yksi tärkeä ongelma ja keskityttävä vain siihen.

Vähitellen opit tunnistamaan, mitkä tehtävät ja projektit ovat sinulle arvokkaita. Onko viesteihin vastaaminen tärkeämpää kuin artikkelin kirjoittaminen? Mikä on hyödyllisempää urallesi, onnellesi, terveydelle?

Kyky aloittaa liiketoiminta oikein. Juuri taipumus viivytellä on yksi yleisimmistä ja tuskallisimmista ongelmista, jotka estävät tavoitteen saavuttamisen. Siksi tehtävien suorittamisessa tärkeintä on aloittaa.

Keskity ensimmäiseen, pienimpään askeleeseen. Mahdollisimman pieni. Luo ympäristö, joka helpottaa aloittamista. Esimerkiksi kun Leo itse halusi kehittää tapana juosta, hän keskittyi vain lenkkarinsa pukemiseen ja kotoa poistumiseen.

Sprinttityötä. Tämä lähestymistapa auttaa sinua selviytymään moniajoista ja häiriötekijöistä. Tätä tekniikkaa kutsutaan myös Pomodoroksi. Se perustuu työn jakamiseen lyhyisiin 15-25 minuutin välein (sprintit), joiden aikana sinun on keskityttävä vain yhteen tehtävään ilman, että mikään muu häiritsee sinua.

Tätä seuraa lyhyt tauko, jonka jälkeen aloitetaan uusi sprintti. Jos et ole koskaan käyttänyt tätä menetelmää, voit järjestää pari tällaista työskentelyä päivässä ja aloittaa viikon kuluttua vähitellen niiden määrän lisäämisen.

Tehtävälistan hallinta. Auttaa keskittymään ja selviytymään kaikesta suunnitellusta. Mutta yritä olla liian monimutkainen. Etsi yksinkertainen suunnitteluohjelma, kirjoita kaikki, mitä sinun tulee tehdä lähitulevaisuudessa, ja valitse joka päivä, mihin tehtäviin keskityt tänään.

Varaa päivälle kolme tärkeää ja kolme pientä tehtävää - tämä määrä voi vaihdella työpäiväsi pituuden, tehtävien monimutkaisuuden ja niiden valmistumisnopeuden mukaan.

Kyky hyväksyä virheet. Perfektionismi estää asioiden tekemisen. Älä siis ole huolissasi niinkään työsi täydellisyydestä kuin sen valmistumisesta. Pysy kirjailija Ann Lamotten "surkea ensimmäinen luonnos" -säännössä.

Hän on vakuuttunut siitä, että ainoa tapa aloittaa kirjoittaminen hyvin (ja ollenkaan) on luonnostella heikko ja hyödytön luonnos. Jonkin ajan kuluttua palaat tulokseen ja kiillotat sen.

Työskentely epävarmuuden tilassa. Pelot ja vaikeudet kummittelevat sinua usein. Siksi on erittäin hyödyllistä oppia työskentelemään tämän epävarmuuden tilassa: pitämään itsesi hallinnassa, olemaan piiloutumatta tehtäviltä ja sisäisiltä kokemuksilta ja olematta valittamatta.

Tätä varten joka kerta kun huomaat jotain tällaista takanasi, laita kaikki sivuun ja yritä tuntea tilasi. Hyväksy se. Kiinnitä huomiota fyysisiin tunteisiisi. Varmista, että epävarmuus ja epämukavuus ovat kunnossa. Opi arvostamaan hetkiä sellaisina kuin ne ovat.

Kyky nähdä iso kuva. On eri asia keskittyä täysin yhteen tehtävään, ja aivan toinen asia on tarkastella tilannetta kokonaisuutena. Tilanteen yleinen analyysi tulee tehdä aamulla ja illalla sekä pari kertaa päivän aikana - jos toimintasuunnitelmaa on tarpeen muuttaa.

Me kaikki olemme toisinaan hajamielisiä, keskeytettyjä ja kohtaamme odottamattomia vaikeuksia. Pysyäksesi tuottavana sinun on opittava muuttamaan painopistettä tarvittaessa.

Kyky ottaa vastuuta. Ensinnäkin se tarkoittaa, ettei muita ihmisiä pidä syyttää kaikista vaikeuksista, joita kohtaat matkalla tavoitteesi saavuttamiseen. Ota täysi vastuu osastasi työstäsi.

Ole johtaja - näytä aloite, seuraa koko tiimin menestystä, vaikka olisit siinä yksinkertainen alainen.

Avoin viestintä. Sellaista, että jokainen ymmärtää selkeästi vastuunsa ja rajansa sekä noudattamatta jättämisen seuraukset. Tämä auttaa luomaan rakenteen, jossa kaikki osapuolet voivat työskennellä helpommin ja tehokkaammin. Yritä kohdella ihmisiä vilpittömästi ja positiivisesti kaikista heidän puutteistaan huolimatta.

Kyky suunnitella. Päiväkirjan tehtävien runsaus ei edistä tavoitteen saavuttamista millään tavalla. Sen sijaan on parasta tehdä pieni luettelo vastaamalla yksinkertaisiin kysymyksiin. Kuinka aloittaa päivä tärkeiden tehtävien suorittamiseksi? Kuinka juosta sprinttejä niin, että kukaan ei häiritse sinua? Mistä sinun pitää ottaa vastuuta? Milloin posti kannattaa noutaa? Mihin aikaan minun tulisi järjestää tapaamiset? Miten arvioisit päiväsi?

Vastaukset auttavat sinua suunnittelemaan päivääsi. Älä pyri siihen, että se olisi täydellinen. Analysoimalla, mitä tapahtuu, löydät ajan mittaan parhaan vaihtoehdon.

Mistä aloittaa parantaminen

Tee yksinkertainen suunnitelma. Ei ole ollenkaan välttämätöntä yrittää hallita kaikkia puuttuvia taitoja kerralla. Ensinnäkin on parasta keskittyä neljään ensimmäiseen, joita harjoittelet päivittäin:

• Päivän tehtävien priorisointi ja määritteleminen.
• Sprinttityötä.
• Meditaatio - kun tunnet pelkoa, epävarmuutta tai epävarmuutta.
• Analyysi päivän päätteeksi ja suunnitelman tarkistaminen.

Huomaa mitä aiot tehdä ja miten. Näytä tuloksena oleva suunnitelma jollekulle tutullesi ja raportoi hänelle joka päivä viikon ajan. Lupaa joka viikko jakaa onnistumisesi, haasteesi ja kuinka valmistaudut uuden seitsemän päivän jakson alkamiseen.

Käytä 10 minuuttia joka ilta tarkistaaksesi, kuinka päiväsi sujui ja oletko suorittanut kaikki suunnitelmasi kohdat. Kirjoita ylös, mitä tapahtui, mikä esti, miten voit nopeuttaa eteenpäin liikkumista.

Ajan myötä sprintit, meditaatio ja muut taidot helpottuvat. Aloita sitten uusien ja tehokkaiden lähestymistapojen oppiminen, kun kehität asteittain järjestelmääsi. Pääasia on muistaa harjoitella.