Kuinka tehdä se, mitä luulit mahdottomaksi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Scott Hanselmanin, yhden Microsoftin tunnetuimmista ohjelmoijista, tuottavuuden salaisuudet.

Scott Hanselman ei ole vain yksi maailman arvostetuimmista Microsoftin verkkoasiantuntijoista. Hän on loistava puhuja. Blogissaan, podcasteissaan ja videoissaan hän puhuu vempaimista, IT:stä ja henkilökohtaisesta tehokkuudesta. Tässä on mitä Scott Hanselman ajattelee tuottavuudesta.

Älä pelkää tehdä virheitä

”Joskus on hyödyllistä tehdä virhe. Älä pelkää murtaa metsää,”on jopa outoa kuulla tämä neuvo niin supertehokkaalta henkilöltä kuin Hanselman. Uransa huipulla hän näyttää olevan ajoissa kaikkeen: bloggaamiseen ja Twitteriin, äänittää podcasteja, puhua säännöllisesti konferensseissa. Viime vuosina hän on ollut mukana kirjoittamassa yli puoli tusinaa kirjaa. Huolimatta siitä, että hänellä on vaimo ja kaksi lasta.

Miten hän tekee sen? Vastaus ei kiinnosta vain sinua. Monet ovat hämmentyneitä:”Scott, miksi niin hektistä toimintaa? Nukutko ollenkaan?" Hanselman vastaa: "Koska minun täytyy tanssia! Aina kun ajattelen, että minun pitäisi lopettaa, muistan tämän meemin ja tämän inspiroidun pojan."

Mitä vähemmän teet, sitä enemmän voit tehdä. Tämä on tyypillinen skaalauslaki”, Hanselman sanoo. Skaalaus muuttaa rajojasi muuttamalla lähestymistapaasi tuottavuuteen.

Hanselman paljasti tuottavuuden salaisuutensa 42 minuutin puheessa. Kaikki hänen neuvonsa yhden kirjaimen säännöstä oman Robert Scoblen löytämiseen ovat toteutettavissa.

Hänen mukaansa hän yksinkertaisesti mukautti David Allenin (Getting Things Done), Stephen Coveyn (""), JD Meierin (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillon (Pomodoro-tekniikka) ja Katie Sierran tuottavuustekniikoita.

Seuraavassa on tiivistelmä Hanselmanin GOTO 2012 -puheesta ja tiivistelmä hänen esityksestään Webstock 2014 -tapahtumassa.

Etsi varoitusmerkkejä

Aina ei ollut vaikeaa pysyä keskittyneenä. Internet ei aina ollut täynnä satoja sivuja tuoretta, vielä lukematonta sisältöä. Tietovirta, joka häiritsi sinua, ei aina ollut jatkuvaa. Hanselman muistelee, että kun hän vasta opetteli ohjelmointia, kaikki tarvittava tieto sisältyi kahteen kirjaan.

Scott Hanselman

Internetissä syntyy eksatavuja tietoa, josta puolet on roskaa. Häiriöt syövät kolmanneksen päivästä. Olemme musertuneita, mutta sanomme itsellemme, että selviämme kaikesta, meidän on vain tehtävä myöhään töitä.

Lopettaa! Tämä on varoitusmerkki. Jos huomaat itsesi ajattelevan, että sinun on pysyttävä myöhään, jotta voit saavuttaa aikataulusi, sinulla on ongelma. Suuri ongelma, ja ratkaisu ei ole niin yksinkertainen kuin "Toivon, että siivoan kaikki tehtäväluetteloni tehtävät".

"Toivo ei ole suunnitelma", Hanselman sanoo. "Toivo odottaa, kun vain kuljet virran mukana."

Ymmärrä tuottavuuden ja tehokkuuden välinen ero

Mitä teet, kun näet vaarasta varoituksen? Hanselmanilla on ratkaisu. Mutta ennen sen paljastamista Scott määrittelee ja vertailee tuottavuutta ja tehokkuutta.

• Tuottavuus on tavoitteen saavuttamista. On tärkeää päättää, mitä tehdä. Tuottavuus on oikeiden päämäärien valitsemista ja sitten niiden saavuttamista.
• Tehokkuus tarkoittaa tehtävien suorittamista ergonomisimmalla, prosessisuuntautuneimmalla tavalla.

Scott Hanselman

Tuottavuus on sitä, että tehdään oikein. Tehokkuus on sitä, että asiat tehdään oikein. Toisin sanoen tuottavuus tarkoittaa suunnan valintaa ja tehokkuus nopeaa ajamista siihen suuntaan.

Kun ymmärrät, että ne ovat kaksi eri asiaa, ymmärrät kuinka tehokkaita työkaluja ne ovat.

Määrittele mitä työ tarkoittaa

Hanselman keskittyy myös kuvatun käsitteen "työ" kolminaisuuteen.

1. Ennalta määrätty työ on sellainen, joka on suunniteltu etukäteen.
2. Esiin tuleva työ on se, joka häiritsee sinua suunnitelmasta.
3. Määritelty työ on sitä, kun istut alas ja mietit mitä sinun pitää tehdä.

Hanselmanin mukaan kolmanteen kohtaan on käytettävä enemmän aikaa. Kuinka usein varaat tunnin aikataulustasi miettiäksesi tarkkaan, mitä teet seuraavaksi? Sen sijaan, kun katsomme tehtävälistaa, panikoimme, muotoilemme tehtävälistaa uudelleen toivoen paikattavamme aukot. Mutta itse asiassa lista vain kasvaa tästä.

Varaa aikaa seuraavan työn miettimiseen. Ammattilaisille tämä kestää keskimäärin enintään tunnin päivässä.

Tee, heitä, delegoi, viivyttele

Hanselman korostaa toista Allen-tekniikkaa kuuluisasta Getting Things Donesta: Do, Drop, Delegate tai Procrastinate.

Tämä on loistava sähköpostiratkaisu. Suorita tehtävä sähköpostista, jos se kestää minuutin ja se on ajoitettu. Muussa tapauksessa pudota, siirrä tai siirrä se - tee se myöhemmin tai siirrä se jollekin toiselle.

"Älä pelkää murtaa metsää" kuulostaa luonnottomalta. Itse asiassa tällä lähestymistavalla voit keskittyä paremmin työhön kuin tilanteeseen, jossa vastuutaakka painaa pysyvästi psyykettä.

Ei sanominen on vaikeaa. Mutta syyllisyyden tunne, joka liittyy sanaan "kyllä", on paljon pahempi kuin luovuttamisen epämukavuus. Voit hallita ja lajitella tietovirtojasi kaikkialla, myös Internetissä.

Tietojen suodattamiseen ja tekemisen suunnitteluun Hanselman suosittelee ajanhallintamatriisia.

	Kiireellinen	Ei-kiireellinen
Tärkeä	minä Kriittiset tilanteet. Kiireellisiä ongelmia. Projektit ja toimeksiannot, joissa on määräaika.	II Yhteyksien luominen. Etsi uusia mahdollisuuksia. Suunnittelu. Voimien palautuminen.
Tärkeää	III Ulkopuoliset keskustelut ja puhelut. Jonkinlainen kirjeenvaihto. Jotkut kokoukset. Rutiiniasiat.	IV Aikaa vieviä pieniä asioita. Kirjeenvaihto. Puhelinsoitot. Turhaa ajanvietettä.

Kun jokin on yhtä aikaa kiireellistä ja tärkeää, esimerkiksi vaimo synnyttää tai tulee umpilisäkkeen tulehdus, tulee toimia salamannopeasti. Jos asia ei ole kiireellinen ja merkityksetön, on parempi olla tekemättä sitä ollenkaan. Ja valitettavasti tuhlaamme usein aikaa asioihin, jotka ovat kiireellisiä mutta merkityksettömiä. Kiireellinen toimiminen on huono tapa monille meistä.

Ymmärrä sähköposti

Scott Hanselman saa satoja sähköposteja joka päivä ja jakaa lähestymistapansa Inboxiin.

Käytä yhden kirjaimen sääntöä

Saapuvien kirjeiden asetusten muuttaminen muuttaa radikaalisti lähestymistapaa sähköpostin kanssa työskentelemiseen. Luo kansio kirjeille, joissa olet kopiossa, ja erillinen kansio viesteille, joissa olet ainoa vastaanottaja. Ensimmäiseen kansioon kuuluvat kirjaimet ovat a priori merkityksettömiä.

Mutta entä jos pomo lähettää sinulle kopion tehtävästä ja kysyy sitten: "Miksi et suorittanut tehtävääni?" Vastaus on yksinkertainen: "Olin kopiossa, luulin sinun vain ilmoittavan minulle." Pomo ei tekisi sitä enää koskaan.

Microsoftin yhteisöarkkitehtina Hanselman käyttää postilaatikossaan toista kansiota, External.”Nämä ovat ihmisiä, jotka eivät työskentele yrityksessä, mutta ovat minulle tärkeitä. Vastaan kaikkiin heidän sähköposteihinsa”, Scott selitti.

Älä tarkista postiasi aamulla tai illalla

Se on yksinkertaista: vastasit kirjeeseen aamulla, sait välittömän vastauksen, vastasit uudelleen … Tämän seurauksena kirjeenvaihto, johon aiot viettää alle tunnin, voi kestää puoli päivää.

Scott Hanselman

Postin tarkistaminen aamulla on kuin ajassa matkustamista. 9:00 - nouse ylös, tarkista postisi. Heräsimme - on jo illallinen, on aika mennä välipalalle. Ja nyt kello on jo 14:30, on aika työskennellä… Miten tämä tapahtui? Avasit juuri sähköpostiohjelmasi aamulla.

Lisäksi vastaamalla sähköposteihin aamulla (tai illalla) totutat ihmiset tähän aikaan. Vastaamalla sähköpostiin kerran kello 2.00 olet rakentanut mainetta sähköpostien kirjoittajana klo 2.00 ja osoittanut tottumukseesi kiireellisesti.

Tarkista postisi keskipäivällä päivärutiinisi mukaan ja hämmästy siitä, kuinka paljon saat aikaan päivässä.

Etsi Robert Scoblesi

Sinun ei pitäisi tarkistaa postiasi silloin tällöin, koska pelkäät menettävän jotain. "Minulla on yleensä tyhjä postilaatikko, mutta lomallani saattaa tulla 500 sähköpostia", Hanselman selittää.

Usein konferensseissa voit nähdä puhujia, jotka tuskin lopetettuaan puheensa todennäköisemmin juoksevat kannettavan tietokoneensa luo katsomaan sähköpostitiliään. Saa vaikutelman, että heidän tehtävänsä on poistaa kirjeet ajoissa.

Tämän tavan poistamiseksi Hanselman neuvoo käyttämään niin kutsuttuja luotettavia aggregaattoreita. Nämä ovat kollegoita, jotka ovat aina tietoisia nykyisestä tilanteesta. Microsoftilla se oli Robert Scoble.

Scott Hanselman

Olen tilannut tuhansia blogeja. Mutta miksi? Kuka on maailman paras blogin lukija? Robert Scoble! Itselleni päätin: En ole Scoble, niin monen blogin lukeminen on luonnotonta. Ja tiedätkö mitä tein? Aloin lukea hänen blogiaan. Tuhansista seuraamistani blogeista olen jättänyt viisi, jotka toimivat minulle uutiskokoajana. Tämä on sama kuin katsoisi kaikki uutislähetykset päivällä tai vain viimeinen ohjelma illalla.

Löydä "luotettava kokoajasi" yrityksestäsi. Voit tehdä tämän kysymällä itseltäsi, kuka on se henkilö, joka on aina tietoinen siitä, mitä tapahtuu ja jakaa sen mielellään kanssasi?

Pysy virrassa

Mitä tahansa tärkeää maailmassa ja elämässäsi tapahtuukin, tiedät varmasti siitä. Jos ensi syyskuun 11. päivä tapahtuu, sinulle ilmoitetaan.

Siksi kokeile kuin kotelossa. Älä anna huomiosi vaeltaa painamalla Alt + Tab Gmailissa koko ajan.

Tallenna näppäinpainallukset

Toimittajan ja Microsoftin evankelistan John Adellan esimerkkiä seuraten Hanselman vaatii "säästöä näppäimistön painalluksiin". Seuraava esimerkki selittää, mitä tämä tarkoittaa.

Scott Hanselman

Jos Brian lähettää minulle kirjeen, jossa on todella mielenkiintoinen kysymys ASP. NETistä ja minä vastaan pitkästi ja inspiroituneena (viisi kappaletta koodiesimerkeillä ja niin edelleen), en vain anna hänelle yksityiskohtaista kirjallista vastausta, joka ratkaisi hänen ongelmansa, annan hänelle 10 tuhatta näppäimen painallusta. Mutta elämä on lyhyt, tällaisten napsautusten määrä on rajoitettu - en koskaan saa niitä takaisin, annoin ne vain Brianille. Samaan aikaan en edes tiedä, lukeeko hän viestini. Miten sitten olla? Kuinka ei kuluta, vaan moninkertaistaa näppäinpainallukset? Kirjoitan blogitekstiä ja lähetän Brianille linkin. Silloin klikkaukseni moninkertaistuu kuolemani jälkeen - aina kun joku katselee blogisivuani.

Kirjoita lyhyitä kirjaimia: kolmesta neljään lausetta. Kaiken pidemmän pitäisi olla blogissa, Wikipediassa, usein kysytyissä kysymyksissä, tietokannassa tai missä tahansa muussa asiakirjassa. Sähköposti ei ole paikka tiedon tallentamiseen; näppäinpainallukset kuolevat sinne.

Ymmärrä elämäsi postilaatikko

Lajittelu tarkoittaa jonkin asian erottamista, seulomista tai teuraamista.

Jatkuva tietovirta ei mene vain sähköpostiisi, vaan myös elämäsi ehdolliseen postilaatikkoon. Ilmoitukset sosiaalisen median viesteistä, suosikki-TV-sarjasi uuden jakson julkaisusta ja vastaavista - omistamme aikaa kaikkiin näihin pieniin tapahtumiin. Tämä tarkoittaa, että ne on myös lajiteltava.

Hanselman tarjoaa hieman pelottavan vertauksen: parkkipaikalla oli hätätilanne, monet ihmiset loukkaantuivat. Meidän on toimittava! Sinun tehtäväsi on kiinnittää jokaisen sormeen tarra: kuollut vai elossa ja miten heitä tulisi kohdella. Inboxin avulla olemme aina inhimillisiä elämässämme: laitamme siteet syöpäpotilaalle, kun joku muu on menettämässä kätensä. Teemme asioita, jotka tuhlaavat aikaa, mutta joilla ei ole arvoa.

Lajittele tietokohinavirrat (Twitter, Facebook, sähköposti, tekstiviestit, pikaviestit jne.) arvon mukaan. Jos jotain voidaan turvallisesti hävittää, tee se.

Päästä eroon tarpeettomasta henkisestä stressistä

Kuvittele tilaavasi Netflixin iloisena, että voit katsoa House of Cardsin toisen kauden milloin haluat. Esimerkiksi tänä iltana lasten nukkumisen jälkeen.

Totuus on, että kun rekisteröidyit, luopuit ennakoivasta käytöksestä. Et enää päätä mitä ja milloin teet. Työnnät ja erilaiset tilaukset altistavat sinut ulkoisille olosuhteille ja pakottavat sinut suorittamaan tehtäviä ulkopuolelta. Onko tulossa uusi jakso? Sinun on katsottava - älä katoa samaa tilausta!

Kaikki tämä painaa psyykettä. Kannat tarpeetonta henkistä taakkaa, joka tukkii mielesi ja häiritsee tuottavuutta.

Jätä perjantai miettimään

Kun ajattelet tulevia asioita, kysy itseltäsi aina kysymys: Mitä kolmea asiaa voin tehdä tänään, mitkä tällä viikolla ja mitkä tänä vuonna? Tämä on niin sanottu kolmen sääntö. Hanselman sai sen kollegaltaan Microsoftin ohjelmajohtajalta Jay Dee Meierilta.

Kirjoita kolme tehtävää tälle päivälle, viikolle ja vuodelle.

Maanantaina, uuden viikon alussa, sinulla on selkeä käsitys tulevista päivistä. Perjantaina kannattaa pysähtyä, katsoa mennyttä työviikkoa ja miettiä. Kysy itseltäsi:”Oliko viikko onnistunut? Olisinko voinut tehdä jotain toisin? Mitä voin muuttaa? On tärkeää lopettaa jokainen päivä tuntematta syyllisyyttä hukatusta ajasta.

Kokeile Pomodoro-tekniikkaa

Francesco Cirillo ehdotti tätä ajanhallintatekniikkaa 1980-luvun lopulla. Tarkoituksena on keskittyä tehtävään 25 minuuttia ja sitten pitää lyhyt tauko.

Hanselman suosittelee tätä tekniikkaa. Samalla hän neuvoo seuraamaan kaikkia sinulle ilmaantuneita häiriötekijöitä 25 minuutissa. Merkitse muistikirjaasi, kun ajattelet ulkopuolista (sisäinen häiriötekijä) tai joku, kuten kollega, häiritsi sinua (ulkoiset tekijät).

Ensin sinulla on noin kuusi häiriötekijää, sitten yksi, ja sitten ne katoavat. Seurauksena on, että mittaat tuottavuuttasi päivässä suoritettujen "tomaattien" lukumäärällä.

Ymmärrä, että kiire on eräänlaista laiskuutta

Timothy Ferriss

Kiire on eräänlaista laiskuutta, laiskaa ajattelua ja siveetöntä toimintaa.

Kiireinen, tuottava. Jotkut hullut kiireiset ihmiset yllättyvät, mutta luovuus ja jotain luominen on vain hengailun vastakohta.

Hanselman antaa seuraavan esimerkin: henkilö "twiittaa" aktiivisesti - näyttää olevan hyvin kiireinen, ja sitten katoaa kuukaudeksi, kun todella merkittävä projekti ilmestyy. Kun olet kiireinen, Twitterille ja muulle hölynpölle ei yksinkertaisesti ole aikaa.

Ota se itsestäänselvyytenä: moniajo on myytti

Hanselmanin mukaan optimaalinen määrä tehtäviä kerralla on yksi. Jos luulet pystyväsi käsittelemään monia tehtäviä samanaikaisesti, olet väärässä.

- Se on vain vaihtamista tehtävien välillä, mikä vaatii kontekstien vaihtamista. Selitetäänpä esimerkillä. Onko sinulla koskaan ollut tällaista: työskentelet jonkin asian parissa ja yhtäkkiä puhelin soi? Olet vihainen. Tämä on isäsi, mutta olet silti vihainen, koska hän soittaa sinulle töihin kolmelta iltapäivällä, kun olet täysin keskittynyt. Otat puhelimen ja sanot jotain kuten "Anteeksi, mutta näytän olevan täällä töissä…" Sitten olet surullinen vielä 10-15 minuuttia. Sitten sinun täytyy vaihtaa takaisin töihin: "Mitä minä sitten ajattelin siellä?"

Kontekstin vaihto ei toimi. On kuitenkin hyväksyttävää moniajoa. Asioita, joita voit tehdä samanaikaisesti:

1. Kävele ja pureskele kumia.
2. Harjoittele ja kuuntele podcasteja.
3. Aja ja kuuntele puhepostia.
4. Aja töihin ja lue (julkisilla kulkuneuvoilla).
5. Aja töihin ja mieti.
6. Hyödynnä seisokit hyvin.

Päästä eroon henkisestä melusta

Christopher Hawkins

Jos jokin ei auta minua tienaamaan, ei paranna elämääni jollakin tavalla, se on henkistä melua, joka on poistettava.

Hanselman neuvoo muuttamaan tämän Christopher Hawkinsin lainauksen ensimmäistä osaa."Jos se ei auta minua laajentamaan liiketoimintaani (asuntolainan maksaminen pois, perheeni kanssa viettäminen - korvaa päätavoitteesi), se on henkistä melua."

Scottille tämä prioriteetti on perhe: "Kaikki, mitä teen, jokainen päätös, jonka teen, on palata nopeasti kotiin lasten luo."

Kotitehtävät

Hanselmanin puhe päättyy seuraaviin kotitehtäviin:

1. Lajittele tietovirtasi.
2. Suunnittele työsprintit.
3. Poista häiriötekijät.
4. Harkitse: oletko tehokas vai tuottava työskennellä elämäsi postilaatikon kanssa?
5. Harkitse henkilökohtaista työkaluluetteloasi.

Huomaa, että Hanselman ei puhunut sanaakaan Evernotesta tai muista järjestelmistä. "Voit käyttää enemmän aikaa tuottavuuskirjojen lukemiseen ja järjestelmän rakentamiseen, vaikka ehkä tarvitset vain tehtävälistan." Ehkä sinun täytyy vain ymmärtää ero sen välillä, kun olet "kiireinen" ja milloin teet haluttua työtä.