Kuinka yhden järjestäjän 7 ominaisuutta auttoivat minua saamaan asiat järjestykseen

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

MyLifeOrganized (MLO) voi muuttaa elämäsi laatua dramaattisesti ja auttaa sinua saamaan asiat järjestykseen. Hän tarjoaa tehokkaan menetelmän liiketoiminnan ja ajan hallintaan.

Kaikki elämäänsä suunnittelevat tai vain suunnittelevat ihmiset etsivät jatkuvasti tehokkainta tapaa hallita liiketoimintaansa ja aikaa. Ja tämä haku voi kestää vuosia. On vaikea kiistellä sanonnan kanssa "Sinä joko suunnittelet elämäsi, tai se tapahtuu sinulle."

Tiedätkö kuinka he suunnittelevat armeijassa? Kerran kuukaudessa kaikki upseerit istuvat luokassa, jossa heidän tulee kirjoittaa erityiseen vihkoon kuukauden tyypilliset tehtävät, kuukauden suunnitelma ja kunkin viikon suunnitelma. Kaikki tämä on maalattu värikynillä ja yksikön komentajan hyväksymä. Sen jälkeen suunnitelma unohdetaan ensi kuuhun asti, ja rehellisesti sanottuna se oli vain esittelyä varten. Ja jos se on vielä yksinkertaisempaa, niin kuviossa kukaan ei tarvitse sitä. Olen suunnitellut tätä 13 vuotta…

Armeijasta lähdön jälkeen vaimoni ja minut kutsuttiin koulutukseen "Strateginen suunnittelu ensi vuodelle". Ja suurin löytö oli, että kaikki, mitä olin suunnitellut vuodelle, valmistui kolmessa kuukaudessa. Suunnittelusta, joka on nyt "todella saavutettavissa", on tullut olennainen osa elämääni.

Aluksi kaikki oli paperilla. Tekniikan kehittyessä hän alkoi etsiä vaihtoehtoisia vaihtoehtoja tietokoneelle ja myöhemmin mobiililaitteille.

Kirjassa "Kuinka saada asiat järjestykseen" David Allen sanoi, että ei ole olemassa sellaista ohjelmistoa, joka ohjaisi täysin kaikkia elämän prosesseja, liiketoimintaa jne. Ehkä kirjan kirjoittamisen aikaan se oli. Mutta ei nyt…

Lopetin tämän tehokkaiden menetelmien etsimisen siitä hetkestä lähtien, kun tutustuin MyLifeOrganized (MLO). Tämä on vaikuttanut dramaattisesti elämäni laatuun, ja nyt olen keskittynyt vain suunnittelemieni toimintojen toteuttamiseen.

Miten MLO eroaa muista järjestäjistä?

Tässä on luettelo seitsemästä ensimmäisestä kohdasta, jotka haluan jakaa kanssanne tänään.

1. Hierarkia

Järjestäjän pääikkunan ulkoasua eivät rajoita mallit tai säännöt. Luot oman rakennekaavion tavoitteista, projekteista ja muista tehtävistä, jotka näytetään kaavamaisesti hierarkiassa ja on järjestetty puuhun.

Kolmen vuoden aikana, kun käytin MLO:ta, kävin läpi monia tehtäväluettelon rakennussuunnitelmia ja lopulta asettuin elämänpyörähierarkiaan. "Elämänpyörä" on erittäin voimakas psykologinen tekniikka, ihmisen monipuolinen kehitys kaikilla elämänaloilla, mikä ei salli liikemiehen olla onneton henkilökohtaisissa suhteissa ja hyvä perhemies ja isä jäädä kotiin ilman rahaa. Eli kaavioni alkaa elämänohjeilla (tietysti kaikki on maalattu eri väreillä):

• Työ;
• liiketoiminta;
• Talo;
• perhe ja ihmissuhteet;
• terveys ja urheilu;
• elämän kirkkaus;
• henkilökohtainen kehitys jne.

Näin näen, millä alalla, mitä tavoitteita olen asettanut itselleni, kumpaa pitää kiristää ja missä on raaka voima vuosikuormalla. Ja silti se on erittäin kätevää, jos sinun on keskityttävä johonkin tiettyyn alaan.

Muuten, tällaisessa hierarkiassa tehtävä ei ole aktiivinen To-Do-luettelossa ennen kuin kaikki sen osatehtävät on suoritettu, ja tästä erityiskiitos MyLifeOrganizediin sisäänrakennetun sisäisen To-Do-tehtävälistan rakennusalgoritmille.

2. Asiasi automaattinen ajoitus

Tyylikkäin MLO-ominaisuus, jota en ole missään järjestäjässä nähnyt, on tehtävälistasi automaattinen järjestys huomioiden tehtävän aloituspäivämäärän, eräpäivän, tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan asetettu tehtävän prioriteetti. "Scheme"-kohdassa asetat tehtävän parametrit, ja siinä se! Sitten ohjelma kokoaa sinulle tilatun tehtävälistan.

Jos olet manuaalisen tehtävien lajittelun kannattaja, sinulle on sellainen…

3. Joustavuus. Toimii haluamallasi tavalla: suodattimet, näkymät, tarkennus, automaattinen muotoilu

Tämän järjestäjän asetusten ja toimintojen joustavuus on yksinkertaisesti hämmästyttävää. Kamppailulajeihin verrattuna MLO on "kahdeksankulmio ilman sääntöjä", jossa kirjaimellisesti kaikki on sallittua. Tärkeintä on, että kaikki tämä on tehokasta ja johtaa haluttuun tulokseen!

Kaikenlainen suunnittelu (GTD, Covey, "Autofocus" ja muut)! Ajankohtaisten asioiden hallinta! Tavoitteiden saavutuksia!

Sinä pystyt:

• Luo oman tyyppisiä tehtäviä ja luetteloita, joita vain mielikuvituksesi voi piirtää päässäsi.
• Väritä järjestelmäsi käyttämällä automaattista muotoilua (kuvakkeet, värit, täyttö määrittämiesi sääntöjen mukaan).
• Keskity keskittymisen avulla yhteen tiettyyn suuntaan, tavoitteeseen, projektiin.
• Mukauta aktiivisten tehtävien luettelo suodattimien avulla kaikkiin tarpeellisiin olosuhteisiin (kontekstit, määräajat, suoritusaika, vaadittu vaiva, muiden parametrien noudattaminen).
• Mitä tahansa voit tehdä tämän ohjelman toiminnoilla. Mutta tärkeintä on, että kaikkea tätä voidaan käyttää vain tarvittaessa. Tarvitsetko yksinkertaisen tehtävälistan - kiitos. Ohjelma ei ole ylikuormitettu tällä hetkellä tarpeettomilla asetuksilla.

Olen vahva visuaalinen! Siksi minulle kaikki "näkemiseen" liittyvä on erittäin tärkeää havainnoinnin kannalta. Eikä tässä ole edes kyse järjestelmäsi kauneudesta, vaan siitä, että tämä kaikki selvästi auttaa minua olemaan tehokkaampi.

MLO:ssa kaikki tämä on saatavilla automaattisten muotoilutoimintojen kautta. Ja mikä tärkeintä, ei ole kovia ja nopeita sääntöjä, vain minun fantasioitani:

• Kaikki tärkeät tehtävät on korostettu punaisella ja lihavoitulla.
• Lippujen avulla delegoin tehtäviä ja hallitsen niitä täysin (asetan tehtävän, pidän sen hallinnassa, odotan valmistumista) sekä suoritan ja valvon johdon minulle osoittamia tehtäviä (ne oletetaan suorittavani).
• Eri osien kansiot ovat minulle erivärisiä, ja näet, onko tässä kansiossa tehtäviä vai ei. Se on erittäin kätevä ja säästää aikaa tehtävien ja kansioiden käsittelyssä.
• Määritin kuvakkeeni tiettyihin tehtäväryhmiin (puhelut, tulostus) jne.

Kuten he sanovat, on parempi nähdä kerran kuin kuulla sata kertaa, joten tässä on näyttö henkilökohtaisesta työkaaviostani kaikessa loistossaan:

4. Riippuvuudet

On tehtäviä, joita ei voida tehdä ennen kuin jokin muu tehtävä on suoritettu:

• Emme voi ripustaa kuvaa ennen kuin ostimme tapilla varustetun ruuvin ja ennen kuin lainasimme naapurilta rei'ittimen.
• Emme voi keittää puuroa ennen kuin olemme ostaneet muroja ja muita aineksia.

Ja vastaavia esimerkkejä on monia. MyLifeOrganized ottaa huomioon kaikki nämä riippuvuudet, järjestää ja näyttää selkeästi.

Lisäksi et voi vain määrittää yhden tehtävän riippuvuutta toisesta, vaan myös määrittää aikavälin, jonka jälkeen seuraava tehtävä tulee aktiiviseksi.

5. Yleiskatsaus

On tehtäviä ja ideoita, joita ei tällä hetkellä voida suorittaa. Nämä GTD:n ongelmat on luokiteltu Someday / Maybe -kategorioihin, ja niitä suositellaan käymään läpi viikoittaisessa katsauksessa, jotta et menetä tärkeää ideaa oikeaan aikaan.

Tällaisia tehtäviä varten MyLifeOrganizedissa on erillinen "Yleiskatsaus"-näkymä, jossa voit määrittää, kuinka usein haluat tarkastella niitä (päivitä muisti tehdäksesi päätöksen toimia tai lykätä lisää).

Samaa mieltä, kaikki ideat, unelmat ja tulevaisuuden tehtävät eivät vaadi viikoittaista muistutusta itsestäsi.

• Sen minkä haluan joskus ostaa, asetin ohjelmaan katsottavaksi kerran kuukaudessa ennen palkkaa.
• Paikat, joissa haluan vierailla / rentoutua / matkustaa, asetan vuosittaista tai puolivuosittaista katselua varten.

6. Jäsentäminen

Ohjelmassa on tekstinsyötön jäsennys, jotta tehtävien syöttämisen helpottamiseksi kerralla tietyillä ominaisuuksilla.

Mikä se on?

Riittää kun kirjoitat tehtävää syötettäessä "Suorita tehtävä huomenna klo 10:00, muistuta klo 5 @ Work" ja paina Alt + Enter, niin ohjelma itse määrittää tehtävälle "Suorita tehtävä" aloituspäivän ja eräpäivän. päivämäärä, aseta muistutus, määritä korkein tärkeysaste ja tarvittava konteksti.

Ja tämä on vain yksi esimerkki, ja MLO:ssa on valtava määrä tällaisia vaihtoehtoja.

Tässä on esimerkkejä MyLifeOrganized-viiteoppaasta oikeasta syötteestä, joka voidaan muuntaa tietyksi numeroksi ja ajaksi:

• huomenna klo 15.00;
• 5 päivässä;
• perjantai (lähin tuleva perjantai);
• ti 11:20;
• tammikuuta 26;
• 3 viikon kuluttua 14:00;
• 30 minuutin kuluttua;
• 2 kuukautta myöhemmin;
• tänään 1 tunnin 25 minuutin kuluttua;
• Vuodessa.

7. Muistutus paikan päällä

Android- ja iOS-laitteiden muistutukset voivat olla paitsi aikasidottuja myös paikkakohtaisia.

Muistatko David Allenin esimerkin taskulamppujen paristoista? Se on hyvä, sanotaan, että järjestelmä muistuttaa tyhjiä paristoja kaupassa, eikä kotona, kun tarvitset taskulamppua.

Joten MyLifeOrganized muistuttaa sinua tarkalleen kaupassa.

Lähtö

Tätä järjestäjää voidaan verrata henkilökohtaiseen sihteeriin, joka on jatkuvasti kanssasi, ratkaisee kaikki elämäsi ongelmat ja muistuttaa sinua kaikesta ajoissa.

Tässä artikkelissa keskityin vain tämän järjestäjän minulle tärkeimpään seitsemään kohtaan. Olen varma, että kun olet oppinut tämän ohjelman toiminnallisuuden, olet mahdollisimman tehokas etkä koskaan unohda mitään.

Jos et yhtäkkiä pysty ratkaisemaan suunnittelukysymyksiä käytetyn järjestäjän kanssa tai sinulla on yksittäisiä vaatimuksia suunnittelijallesi, kirjoita siitä tämän artikkelin kommentteihin.

Todistan sinulle, ettei mikään ole mahdotonta tähän suuntaan!

Onnea ja maksimaalisia tuloksia.

elämäni järjestetty