Kuinka saada asiat järjestykseen ja pysyä perillä: täydellinen opas GTD-järjestelmään

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Teoriasta malliin auttamaan minkä tahansa projektin suunnittelussa.

Miksi GTD on hyvä?

Tuottavuuspalveluiden ongelmana on, että jokainen asettaa itsensä paikaksi, jossa hän voi ratkaista kaikki ongelmat, tallentaa tietoa, kommunikoida. Useimmat palvelut pyytävät sinua priorisoimaan ne ja toimimaan niiden mukaan.

Mutta harvat voivat keskittyä tärkeiden tehtävien suorittamiseen ja olla kiinnittämättä huomiota kaikenlaisiin pieniin asioihin: kiireellisiin tehtäviin, kollegoiden, ystävien tai tuttavien pyyntöihin. Kun tehtäviä on paljon, niitä on vaikea käsitellä. Käytännössä asioiden hoitamiseen on siis käytettävä useita palveluita. Kun tekemistä on paljon, alamme hämmentyä näissä palveluissa ja luetteloissa ja lopulta lopetamme niiden käytön.

Getting Things Done (GTD) -metodologia tarjoaa yleisen suunnitelman yhden järjestelmän rakentamiseen, jossa voit ratkaista minkä tahansa ongelman. Voit rentoutua etkä huolehdi, koska olet varma, että et unohda mitään. Oikeaan aikaan järjestelmä ilmoittaa, mitä on tehtävä ja mihin keskittyä.

Joten miksi niin monet työskentelevät tuottamatta?

Ihmiset alkavat työskennellä tuottamattomana, kun projekteja, tapauksia ja tehtäviä on paljon. Heidän on vaikea pitää tätä kaikkea päässään, saati priorisoida. Siksi joko ei tehdä mitään tai tehdään se mikä on helpoin ja tärkeät asiat lykätään myöhemmäksi. Toinen ongelma ilmaantuu: kun kiireelliset tehtävät piti ratkaista eilen.

Lisäksi henkilö alkaa väsyä nopeammin, tulee ärtyisäksi. Hän juoksee jatkuvasti kuin orava rutiinin pyörässä, ja todella tärkeät rahapoliittiset ja strategiset projektit jäävät sivuun.

Getting Things Done -järjestelmä, jonka David Allen kuvasi vuonna 2001 julkaistussa kirjassa, josta tuli maailman bestsellerit, auttaa selviytymään tästä tilanteesta.

Kerro minulle GTD:n peruskäsitteistä, jotka sinun on tiedettävä

Rutiini - Nämä ovat niitä tekoja, ajatuksia ja huolenaiheita, jotka häiritsevät, häiritsevät ja tuhlaavat energiaa. Ennen kuin rutiini on muutettu tehtäviksi, sitä ei voida hallita. Samojen ongelmien monta kertaa pohtiminen on luovan energian tehotonta käyttöä, joka aiheuttaa turhautumista ja stressiä.

GTD:n tavoitteena on vapauttaa pää rutiineista ja poistaa sisäinen stressi.

Ihmisen operatiivinen muisti- aivojen alue, jossa lyhytaikainen muisti sijaitsee. Tälle laitamme yleensä ajankohtaiset keskeneräiset asiat, muille ihmisille tehdyt lupaukset ja muut meitä vaivaavat ajatukset. Valitettavasti rutiinien määrällä, jonka voit tallentaa, jotta aivosi toimivat kunnolla, on rajallinen. Jos RAM-muistisi on täynnä, häiritsevät pienet tehtävät ja unohdat tavoitteesi, mikä johtaa stressiin.

Tiedonkeruutyökalut- minne tiedot menevät ja mihin tallennat, mitä on tehtävä. Esimerkiksi:

• järjestäjät;
• muistikirjat;
• Sähköposti;
• kalenteri;
• Ääninauhuri.

Ostoskori "Saapuneet"- yksi arkisto rutiinille, jonka muutat tehtäviksi ja tehtäviksi. Yksi tärkeimmistä Saapuneet-kansion käytön säännöistä on puhdistaa se säännöllisesti.

Yksinkertaisia toimia - yksivaiheiset toiminnot, joiden suorittaminen kestää alle kaksi minuuttia. Käytännössä tällaisiin asioihin on helpompi varata viisi minuuttia.

Projekti - tehtävä, jonka suorittaminen vaatii useamman kuin yhden vaiheen. On tarpeen jättää muistutus hankkeesta ja kuvata ensimmäiset vaiheet sen toteuttamiseksi. Tämän seurauksena projekti muuttuu yksinkertaiseksi toiminnaksi, joka voidaan suorittaa seuraavan viiden minuutin aikana ja saada lopputulos.

Projektissa tulee olla linkki korttiin tai tiedostoon, jossa kuvataan yksityiskohdat: vastuuhenkilö, määräajat, kategoria (esim. "Markkinointi", "Lakiasiat", "Kehitys"), linkit pienempiin kortteihin, joissa on tehtäviä. Tämä rakenne on kätevä järjestää Trellossa.

Kontekstiluettelo - luettelo tehtävistä, jotka on kätevä suorittaa tietyissä olosuhteissa. Esimerkiksi kontekstuaalisessa luettelossa "Ostokset" on luettelo asioista ja tuotteista, jotka on ostettava kaupasta. Puheluluettelo voi sisältää luettelon puheluista, jotka sinun tulee soittaa, kun olet vapaa.

On kätevää tehdä yksittäisiä kontekstuaalisia luetteloita ihmisille, joiden kanssa työskentelet ja kommunikoit. Kun tapaat tietyn henkilön, voit nopeasti avata luettelon ja ratkaista tarvittavat ongelmat.

Kuinka käytän kalenteria?

Kalenteriin tulee merkitä seuraavat asiat:

• toimet, jotka tulisi suorittaa tiettyyn aikaan (kokoukset, liiketapaamiset, seminaarit);
• toimet, jotka on tehtävä tiettynä päivänä (päätä projekti tiettyyn päivämäärään mennessä, osallistu konferenssiin);
• tiedot tietyistä päivämääristä (vuosipäivät, syntymäpäivät, lomat).

Käytän Google-kalenteria seuratakseni kaikkia näitä asioita. Tämä palvelu on kätevä, koska:

• käytettävissä sekä puhelimesta että tietokoneesta;
• useita kalentereita voidaan näyttää yhdellä näytöllä kerralla;
• älypuhelimessa on muistutuksia.

Jos olet lisännyt jotain kalenteriin, joko teet sen tai siirrät sen toiselle päivälle. Kalenteria ei tarvitse tukahduttaa tehtävälistalla, joka ajoitetaan säännöllisesti päivästä toiseen. Tällaisille listoille on olemassa erilliset ratkaisut.

Jos joudut säännöllisesti soittamaan asiakkaille, tavarantoimittajille tai urakoitsijoille tiettyyn aikaan, on parempi käyttää CRM-järjestelmää tähän.

Mitä listoja sinun pitäisi luoda?

Ensisijaisten toimien luettelot

Viikkoraportin laatiminen, kilpailijan nettisivujen tutkiminen, postilaatikon postilaatikon tyhjentäminen, teknisen toimeksiannon laatiminen suunnittelijoille - kaikki nämä toimet vievät yli kaksi minuuttia, mutta niitä ei voi delegoida kenellekään. Laitamme tällaiset asiat prioriteettitoimien listoille ja toteutamme ne päivän aikana.

Säännöt tällaisten luetteloiden kanssa työskentelemiseen:

• Listoja ei pitäisi olla monta, kaksi tai kolme riittää. Esimerkiksi henkilökohtainen, työ, perhe. Jos sinulla on luettelosta tehtävä tietylle päivälle, aseta muistutus kalenteriisi.
• Tässä luettelossa on kätevää merkitä tehtävät kontekstin mukaan: "Matkalla", "Tietokoneella", "Lue", "Osta", "Lupaukset". Tehtävillä voi olla yksi tai useampi tunniste. Esimerkiksi tehtävä "Walk the Dog" viittaa "Henkilökohtainen" -projektiin ja "Lupaukset" -tunnisteeseen.
• Ennen kuin lisäät tehtävän luetteloon, mieti, tarvitsetko sitä ollenkaan. Jos vastaus on kyllä, päätä, onko sinun suoritettava tapaus henkilökohtaisesti. Loppujen lopuksi voit lähettää ääniviestin alaiselle ja delegoida hänelle. Määrittämäsi tehtävät merkitään "Assigned". Se sisältää tapauksia sekä työluettelosta että henkilöluettelosta.
• Tarkista luettelot säännöllisesti. Tee tämä, kun sinulla on vapaa hetki. Siirrä ensin tehtävät ylöspäin.
• Puhdista tehtävälistasi vähintään kerran kuukaudessa.

Lista "Jonain päivänä"

Tämä luettelo sisältää asioita, jotka eivät vaadi aktiivista toimintaa. Se voi olla:

• kirjat, levyt, videokoulutukset, jotka haluat ostaa;
• hyödyllisiä taitoja, jotka haluat hallita;
• paikat, joissa haluat käydä;
• asioita, joita haluat ostaa.

Sinun on aika ajoin tutkittava tätä luetteloa, tehtävä muistiinpanoja ja muutettava ne tavoitteiksi, joita varten työtä tehdään.

Miten tallennat viitetietoja, joista on hyötyä tulevaisuudessa?

Nämä tiedot eivät vaadi toimenpiteitä. Tärkeimmät kriteerit näiden tietojen säilyttämiselle:

• Kätevä haku otsikoiden, tunnisteiden ja lyhyiden kuvausten perusteella.
• Tietojen sijoittamisen helppous arkistoon.
• Tietojen tallennuksen intuitiivinen rakenne. Kun uutta tietoa tulee, sinun on nopeasti valittava luokka ja alaluokka, johon ne sijoitetaan.
• Tallennustilan saatavuus miltä tahansa laitteelta.

Onko olemassa pakollisia GTD-rituaaleja?

Kyllä, niitä on useita.

Kerätään kaikki tiedot "Inbox"-koriin

Tietojen keräämiseen on monia työkaluja. Mutta kaiken tämän pitäisi virrata yhteen paikkaan, jonka kanssa jatkat työskentelyä.

Saapuneet-kansion roskakorin tyhjennys

Kerran tai kahdesti viikossa sinun on tarkistettava Saapuneet-kansio ja lajiteltava kertyneet kansiot tai pikakuvakkeet. Tästä rituaalista tulisi tulla tapa, joka muodostuu ymmärrettävästä toimialgoritmista ja niiden systemaattisesta toistamisesta.

Sinulla pitäisi olla yksinkertainen, vaiheittainen suunnitelma, kuinka puhdistat tehtäväjärjestelmäsi viikoittain. Tee kalenteri, johon merkitset päivät, jolloin tapauksia käsiteltiin. Luovuta itsellesi palkinto, jos esimerkiksi 30 päivän sisällä vähintään 20 tyhjennät postilaatikkosi ja ylität päivät kalenteristasi.

Ensisijaisten toimien luettelon ja "Jonain päivänä" -luettelon tarkistaminen, priorisointi

Listoja tarkistettaessa on tärkeää priorisoida oikein ja olla realistinen vahvuuksien suhteen. Tämä on välttämätöntä, jotta et ylikuormittaisi itseäsi ylivoimaisilla tehtävillä ja et kärsisi tehottomuutesi ymmärtämisestä.

Tuhoaa tarpeettomat korit

Usein uusia postilaatikoita, asiakirjoja ja luetteloita ilmestyy kommunikoitaessa kollegoiden ja kumppaneiden kanssa.

Sinun tehtäväsi on automatisoida kaikki mahdollisimman pitkälle, jotta tiedot virtaavat Inbox-kansioon.

Se voi olla joko postilaatikko tai sähköinen suunnittelija. Automaatioon ja tiedon uudelleenohjaukseen soveltuvat IFTTT- ja Zapier-palvelut. Tiedonkeruukoreja pitäisi olla vähemmän.

Kuinka työskennellä Inbox-korin kanssa ja lajitella kertyneitä tapauksia?

Poimi ensin tehtävä, tapaus tai tiedot postilaatikostasi ja vastaa kysymykseen "Mikä tämä on? Tarvitseeko sinun todella tehdä jotain?"

Jos sinun ei tarvitse tehdä mitään, sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Jos se on roskaa, josta ei ole enää hyötyä, heität sen pois. Jos se on hyödyllistä tietoa, laita se arkistoon. Sen tulee olla jäsennelty luokan ja tunnisteen mukaan, jotta etsimäsi on helppo löytää.

Jos sinun on tehtävä jotain tiedoilla, on kolme vaihtoehtoa:

1. Täytä vaadittu. Jos toimenpide on tärkeä ja kestää enintään 2-5 minuuttia.

2. Delegoida jollekin. Jos toiminto kestää yli kaksi minuuttia, mieti, voitko delegoida sen jollekin.

Kun delegoidaan jollekin, tulee kirjoittaa seuraava:

• lopullinen tulos;
• työsuunnitelma (polku tavoitteeseen);
• määräaika tehtävän suorittamiselle;
• tarkastuksen päivämäärä ja tulos, jonka on oltava siihen valmis (väli- tai lopullinen).

3. Siirrä tulevaisuuteen. Ilmoita tehdessäsi:

• haluttu lopputulos;
• lähin seuraava toimenpide. Muista: on mahdotonta suorittaa projektia kokonaisuutena, voit tehdä vain tiettyjä yksinkertaisia vaiheita, jotka vievät sinut lähemmäksi lopputulosta;
• takaraja. Jos tarkkaa aikaväliä ei ole, lisää toiminto "Jonainpäivä"-luetteloon.

Voit lähettää viestejä itsellesi saadaksesi ne sovittuna päivänä. Tähän sopivat sekä "Google-kalenteri" oikeana päivänä muistutuksella, että Boomerang-sähköpostisovellus, joka lähettää sinulle sähköpostin tiettyyn aikaan.

Kuinka suunnitella työsi?

Kaikki työ voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen:

1. Suunnitelman toteuttaminen etukäteen. Se voi olla sekä strategisesti tärkeitä asioita, jotka tuovat sinut lähemmäs tavoitettasi, tai rutiini, joka on vain tehtävä.
2. Suorittaa työn sellaisena kuin se yllättäen näyttää. Tällöin työtovereiden, esimiesten ja asiakkaiden kirjeet saapuvat päivän aikana.
3. Jatkotyön suunnittelu: listojen laatiminen ja tarkistaminen, prioriteettien asettaminen. Tämän kohdan ei pitäisi kestää liian kauan, ennen kuin voit tehdä suunnittelun suunnittelun vuoksi.

Tapausten ja tehtävien suunnittelun käytäntö (muistiokirja) on kuvattu David Allenin kirjassa.

David Allen henkilökohtaisen suorituskyvyn ja ajanhallinnan konsultti, GTD Productivity Methodologyn kirjoittaja

Muistokirjaa varten tarvitset 43 kansiota: 31 on merkitty numeroilla 1-31 ja 12 kuukausien nimillä. Päivittäiset kansiot laitetaan eteen huomisesta alkaen. Kansion, jonka numero on 31, takana on seuraavan kuukauden kansio ja sen takana kansiot muiden kuukausien kanssa.

Seuraavan päivän kansion sisältö siirretään päivittäin roskakoriin, jonka jälkeen kansio sijoitetaan viimeisen päivittäisen kansion taakse (ikään kuin se olisi siirretty seuraavaan kuukauteen). Kun vapautat kuluvan kuukauden kansion 31, sen takana on kansio, jossa on uuden kuukauden nimi ja sen jälkeen kansiot, joissa on uuden kuukauden päivät. Samoin kansio, jossa on kuluva kuukausi, jolloin se on kulunut, siirretään seuraavaan vuoteen.

Tiettyyn kansioon sinun on tallennettava asiakirjoja, jotka vaativat tiettyjä toimia (täytettävä lomake, lähetettävä kirje).

Jotta järjestelmä toimisi, se on päivitettävä päivittäin. Jos unohdat päivittää huomisen kansion, et voi luottaa järjestelmään. Tärkeät tiedot jäävät huomaamatta, ja niitä on käsiteltävä muilla tavoilla.

Jos olet lähdössä useiksi päiviksi, sinun on ennen lähtöä tarkistettava kansiot päiville, joina olet poissa.

Kuinka järjestää se käytännössä ottaen huomioon nykyaikaiset suunnittelujärjestelmät:

1. Käytä mieleenpainuvan kirjan sijaan joka päivälle järjestettävää tehtäväluetteloa ja syötä siihen kuluvan päivän tehtävät. Aikaan sidotut kokoukset ja asiat kannattaa ensin tallentaa ja asettaa muistutukset niin, että järjestelmä ilmoittaa niistä etukäteen.
2. Luo tiedosto kuukaudeksi tehtävälistalla. Tämä on luettelo siitä, mitä haluat tehdä tänä aikana. Lisäät siihen tapauksia koko kuukauden ajan. Tehtävien tarkistus tulee tehdä kerran viikossa. Kun suunnittelet tärkeimpiä tehtäviäsi, hajauta viikko viikolle, jotta ymmärrät prioriteettisi. Suoritat ne ensin, muuten koko aika menee pieniin ja kiireellisiin asioihin.
3. Luo tiedosto vuoden suunnitelmista. Se on tarkistettava kerran kuukaudessa. Tämän tiedoston tapaukset siirretään kuukausisuunnitelmiin.
4. Suunnittele vuodelle pitkän tähtäimen 3-5 vuoden tavoitteita. On parempi määrätä nämä asiat joko vuoden lopussa tai lomalla, kun pää ei ole kuormitettu päivittäisistä tehtävistä.

Näitä neljää kohtaa David Allen kutsuu luonnolliseksi suunnittelujärjestelmäksi. Tämän järjestelmän avulla voit siirtyä kohti sinulle tärkeitä tavoitteita etkä tuhlaa aikaa rutiineihin.

Onko olemassa yksikokoista suunnitelmaa, jota voidaan käyttää minkä tahansa projektin suunnittelussa?

Voi toki. David Allen kutsuu sitä luonnollisen suunnittelun malliksi. Se koostuu useista vaiheista.

Vaihe 1. Tavoite ja kuva ihanteellisesta tuloksesta

Määrittele tavoite tai ihanteellinen lopputulos, kuvittele, että olet saavuttanut sen.

Kuvaile sitä kaikilla menestyksen kriteereillä (raha, ihmiset, tunnustus). Mitä yksityiskohtaisemmin kuvailet lopputulosta, sitä vahvempi motivaatio on, varsinkin silloin, kun sinun on suoritettava tiettyjä toimia, mutta siihen ei ole aikaa.

Vaihe 2. Periaatteet

Kuvaile periaatteet, joita noudatat saavuttaessasi tavoitteesi. Esimerkiksi: "Annan ihmisille täyden toimintavapauden, jos he… (pysyvät budjetin rajoissa, suorittavat projektin ennen tiettyä määräaikaa)." Kysy itseltäsi:”Mitkä teot voivat häiritä toimintaani? Miten voin estää niitä?"

Periaatteet ovat selkeät ja antavat luotettavan ohjeen toiminnan johtamiseen.

Vaihe 3. Aivoriihi

Aivoriihi ja kirjoita muistiin kaikki erilaiset mieleesi tulevat ideat.

Aivoriihien pääperiaatteet:

• Älä tuomitse;
• älä kiistä;
• älä arvioi;
• älä arvostele;
• ajattele määrää, älä laatua;
• sivutoimien analyysi ja organisointi.

Vaihe 4. Projektisuunnitelma luettelon muodossa

Järjestä aivoriihisi tulokset tehtävälistaksi. Aloita suunnittelu lopussa ja palaa takaisin. Näin sinun on helppo suunnitella ja tunnistaa ensimmäinen askel kohti tavoitettasi. Esimerkki suunnittelusta lopusta:

Tarkoitus (ihanteellinen tulos): Puhun espanjaa ja ymmärrän ihmisiä.

Miksi tämä on: Haluan kommunikoida ilman kääntäjien osallistumista liikeneuvotteluihin espanjalaisten kumppaneiden kanssa ja kommunikoida vapaasti muiden kanssa lomallani Espanjassa.

Askelia kohti tavoitetta:

• Yksi askel ennen tavoitteen saavuttamista: Löysin espanjaa äidinkielenään puhuvan ja puhun hänen kanssaan kahdesti viikossa.
• Askel ennen: suoritin B1-kielitaitokokeen.
• Yksi askel ennen: läpäin A1-taitokokeen.
• Yksi askel ennen sitä: Kävin espanjan kursseja kahdeksan kertaa kuukaudessa ja suoritin kaikki läksyni.
• Yksi askel ennen sitä: Ilmoittauduin espanjan kurssille ja maksoin kuukauden opiskelun.
• Askel ennen: Keräsin tietoa espanjan kursseista ja tein vertailutaulukon.
• Ensimmäinen askel: Olen suunnitellut kalenteriin ajan, jolloin kerään tietoa espanjan kursseista.

Kun tiimi työskentelee yhden tehtävän parissa ja koko suunnitelman on järjestettävä yhteen paikkaan, on kätevää käyttää Gantt-kaaviota. Sen ensimmäinen sarake on vaiheet matkalla maaliin, toinen sarake on vastuulliset. Lisäksi on sarakkeita, joissa on ajanjakso. Solut sisältävät tietyn vaiheen tilan, esimerkiksi "Suunniteltu", "Käynnissä", "Valmis", "Myöhemmin".

GTD ja luonnollinen suunnittelujärjestelmä voivat tuntua pelottavilta. Mutta kun muokkaat sitä itsellesi ja alat käyttää sitä säännöllisesti, sinusta tuntuu, että kaikki on paljon helpompaa kuin miltä ensi silmäyksellä näytti.