7 tehokasta suunnittelumenetelmää, jotka auttavat sinua pysymään raiteilla

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Energy List, GTD, Bullet Journal ja muut vaihtoehdot, joista löytyy varmasti sinulle sopiva.

1. Korttien menetelmä

Tätä suunnittelumenetelmää ehdotti kuuluisa venäläinen ajanhallinnan asiantuntija Gleb Arkhangelsky. Hän tarjoaa liiketoiminnan valmennusta, kirjoittaa kirjoja ja jopa johtaa omaa ajanhallinnan konsulttiyritystä. Joidenkin periaatteiden ohella Gleb kehitti myös menetelmän nopeaan suunnitteluun korttien avulla.

Kuinka se toimii

Tässä tapauksessa et tarvitse paksua päiväkirjaa: muutama paperiarkki riittää. Hanki kolme korttia eri tarkoituksiin. Ne voivat olla monivärisiä, niissä on muistiinpanoja tai tarroja. Tärkeintä on, että ne eroavat toisistaan ja tietysti pidät niistä.

Ensimmäinen kortti on strateginen. Se sisältää keskeiset tavoitteesi, joiden saavuttamiseksi sinun on tehtävä kaikkensa. Toisessa, joka on omistettu pitkän aikavälin tavoitteille, kirjoitat ylös kaikki vuoden tai useiden vuosien toiminnot ja suunnitelmat. Kolmas kortti sisältää tulevan päivän tärkeimmän tapahtuman. Ja tietysti se muuttuu useimmiten.

• Taso: aloittelija.
• Plussa: ei tarvitse ymmärtää suunnittelun taitoa. Kaikki on niin nopeaa ja yksinkertaista kuin mahdollista.
• Miinus: vähemmän tärkeät asiat jäävät edelleen suunnittelematta. Voit siis unohtaa ne kokonaan.

2. Ivy Leen menetelmä

Amerikkalaisen toimittajan Ivy Leen metodologian kauneus on sen yksinkertaisuus ja johdonmukaisuus. Useimmat aloitusyritykset epäonnistuvat suunnitelman puutteen, keskittymisen puutteen ja väärien prioriteettien vuoksi. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi Lee ehdottaa, että rajoitamme itsemme kuuteen tehtävään päivässä ja teemme ne peräkkäin.

Kuinka se toimii

Päivän päätteeksi tunnista kuusi tärkeintä tekemistä ja priorisoi ne tärkeimmästä alkaen. Seuraavana päivänä, aamulla, aloita heti luettelon ensimmäinen tehtävä, ja kun olet suorittanut sen, ota seuraava tehtävä. Ja niin edelleen voittoon asti.

• Taso: aloittelija.
• Plussa: Se tekee suunnittelusta paljon helpompaa, helpottaa aloittamista ja pysyy johdonmukaisena pitäen samalla kiinni tavoitteistasi.
• Miinus: menetelmä ei toimi hyvin, jos sinulla on usein suunnittelemattomia aktiviteetteja päivän aikana.

3. Arviointimenetelmä

Usein suunnitteluprosessissa tärkeät tehtävät häviävät pienten tehtävien joukkoon. Tämä johtuu siitä, että emme merkitse heidän prioriteettiaan. Vaikka ymmärtäisit tehtävän suorittamisen tarpeen, on tärkeää ilmaista se kirjallisesti. Työpäivän aikana ei todellakaan aina ole aikaa arvioida riittävästi kunkin tapauksen tärkeyttä.

Kuinka se toimii

Anna suunnitelluille tehtäville pisteet nollasta kahteen tärkeydestä riippuen. Pääprioriteetti on kaksi kohtaa. Yhden pisteen tehtävä voidaan suorittaa myöhemmin. Ja pienet vastuut ja päivittäiset tehtävät saavat nolla pistettä.

Muista arvioida työ päivän päätteeksi esimerkiksi viiden pisteen asteikolla. Toteutumaton tapaus, joka sai 1 tai 2, vaikuttaa tulevaan työhön ja aiheuttaa haittaa. Kuten huonot arvosanat koulussa. Tämä on tärkeää oman suoritussi ymmärtämiseksi ja aikataulusi hallitsemiseksi.

• Taso: aloittelija.
• Plussa: menetelmä opettaa sinua arvioimaan tehtävien tärkeyttä ja hallitsemaan tehokkuuttasi.
• Miinus: ei sovi kaikille. Tehtävät voidaan priorisoida ja numerot voivat olla hämmentäviä, kun aloitat töissä.

4. Energialuettelo

Jokainen tehtävä vaatii erilaista henkistä tai fyysistä rasitusta. Samaan aikaan lyhytaikainen toiminta voi viedä enemmän energiaa kuin pidempi. Tämän menetelmän ydin on jakaa kaikki tehtävät vaadittujen ponnistelujen mukaan ja hoitaa ne sen mukaan, miltä sinusta tuntuu.

Kuinka se toimii

Kun teet tehtävälistaa, jaa kaikki tehtävät kolmeen luokkaan: kova, keskikokoinen ja kevyt. Ensimmäinen on kaikki, mikä vaatii maksimaalista keskittymistä ja stressiä, toinen on yleistä liiketoimintaa, viimeinen on yksinkertainen rutiini, joka suoritetaan melkein automaattisesti. Ennen työn aloittamista arvioi vahvuus ja valitse sopiva tehtävä.

• Taso: amatööri.
• Plussa: tekosyyt eivät toimi, koska riippumatta siitä, kuinka paljon aikaa ja energiaa käytetään, aina on jotain tekemistä.
• Miinus: vaaditaan itsekuria. Kun olet täynnä energiaa, sinun on tartuttava vaikeisiin asioihin, eikä hylättävä niitä helpon rutiinin hyväksi.

5. Menetelmä 1-3-5

Suuri määrä tapauksia lannistaa halua ryhtyä niihin. Siksi monet ajanhallinnan asiantuntijat neuvovat valitsemaan enintään yhdeksän tehtävää ja suorittamaan ne tärkeysasteen mukaan.

Pienet tavoitteet voidaan siis siirtää toiseen päivään, samalla kun tärkeimmät suunnitelluista tehtävistä on suoritettu. Tapa 1–3–5 on melko helppokäyttöinen, vaikka tehtävien eristäminen vie aikaa ja vaivaa.

Kuinka se toimii

Suunnittele itsellesi yhdeksän asiaa joka päivä: 1 - tärkein tehtävä, tulee aina olemaan prioriteetti; 3 - tapaukset, jotka vaativat ratkaisua työpäivän aikana; 5 - pieniä tehtäviä, jotka suoritetaan aina kun mahdollista.

Älä unohda, että sinun on pidettävä tapausten lukumäärä etkä ylitä sitä. Muuten menetelmä on tehoton.

• Taso: amatööri.
• Plussa: jo suunnitteluprosessissa turhat tehtävät jätetään pois ja vain todella tarpeelliset jäävät listalle.
• Miinus: tekniikka ei toimi päivinä, jolloin tärkeiden tehtävien määrä ylittää suositellun.

6. GTD - Getting Things Done

Venäjäksi tekniikan nimi kuulostaa "Viimeistään asiat loppuun" tai "Kuinka laittaa asiat järjestykseen". Sen on kehittänyt amerikkalainen ajanhallinnan asiantuntija David Allen.

Samannimisessä kirjassa hän ehdotti, että kiireisen ihmisen on tärkeää vapauttaa aivot ajankohtaisista tehtävistä. Tämä on ainoa tapa keskittyä niiden laadukkaaseen toteutukseen. Tämä menetelmä sopii erinomaisesti pöytäsuunnitelman pitämiseen.

Kuinka se toimii

Jotta voit käyttää GTD-menetelmää luottavaisin mielin, sinun on totuttava siihen. Tehtävien arviointiin on olemassa kokonainen järjestelmä, eikä siitä ole helppoa selviytyä heti. Kirjoita asiat muistiin ja merkitse ne erityisillä symboleilla:

1. Tyhjä ympyrä on suoritettava tehtävä.
2. Ympyrä, jossa on yliviivattu raita, on nyt suoritettava tehtävä.
3. Puoliksi täytetty ympyrä - tehtävää ei ole suoritettu kokonaan.
4. Täytetty ympyrä - tehtävä on suoritettu.
5. Ympyrä, jossa on risti - tehtävä peruutettu.
6. Täytetty ympyrä nuolella - Joku muu tekee tehtävän.
7. Huutomerkki on tärkein tehtävä.
8. Ympyrä pisteellä - sinun on pidettävä tämä tehtävä jatkuvasti mielessä.

• Taso: amatööri.
• Plussa: edistynyt vaihtoehto välittömään suunnitteluun. Sinun ei tarvitse seurata tehtävien tärkeysjärjestystä. Jos sinulla on työtä - tee se.
• Miinus: menetelmä soveltuu huonosti pitkän aikavälin suunnitteluun. Soveltuu mieluummin lisäyksenä pääruoalle.

7. Bullet Jornaling

Joustavin suunnittelijavaihtoehto on suunnittelija ja henkilökohtainen päiväkirja samanaikaisesti. Sen keksi amerikkalainen suunnittelija Ryder Carroll, ja se selitettiin yllä olevassa video-opetusohjelmassa.

Tämän menetelmän avulla voit kirjoittaa muistiin satunnaisia ajatuksia päiväkirjaasi sekä tärkeitä liiketoimintatehtäviä tai suunnitelmia pitkäksi aikaa. Tätä ei ole helppo käsitellä, mutta kun olet tottunut siihen, älä koskaan lopeta suunnittelua.

Kuinka se toimii

Tee ensimmäiselle sivulle sisällysluettelo osioiden otsikoineen ja täytä se samalla kun menet. Seuraava on vuosittainen käänne, jossa on suuria tavoitteita ja tärkeitä päivämääriä. Se auttaa arvioimaan suunnitelmiasi kokonaisuutena. Kuukausittaiset käännökset ovat seuraavilla sivuilla. Kirjoita vasemmalle kuukauden päivät ja viikonpäivät. Merkitse niitä vastapäätä tapahtumat, joiden päivämäärät eivät varmasti muutu. Oikealla ovat kuukauden yleiset tehtävät.

Vaihtoehtoisesti voit lisätä tehtäviä jokaiselle viikolle tai jopa ajoittaa päivät tunnilta. Käytä erikoismerkkejä eri tehtävien korostamiseen. Aluksi on parempi kirjoittaa sellaiset muistiinpanot erilliselle paperille, kunnes totut käyttämään niitä. Mikä tärkeintä, älä unohda sisällyttää sisällysluetteloon kuukausien sivuja tai esimerkiksi luetteloita.

• Taso: ammattilainen.
• Plussat: Toisin kuin tavalliset vaihtoehdot, tämä päiväkirja voidaan aloittaa mistä tahansa päivämäärästä ja jopa tavallisessa muistikirjassa. Täällä on myös kätevää tehdä tarkistuslistoja ja listoja.
• Miinukset: vie aikaa selvittää kaikki yksityiskohdat ja tottua tähän menetelmään.