6 tapaa lopettaa kokous mahdollisimman pian ja saada tuloksia

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Sinun tulee osata järjestää kokoukset hyvin ja tehokkaasti. Tämä ei ole niin helppoa kuin miltä ensi silmäyksellä näyttää. Mutta jos opit asettamaan oikean ajan, käyttämään ympäristöä ja asettamaan tavoitteet selkeästi, voit järjestää kokoukset nopeasti ja tehokkaasti.

Varmista, että tavoite on selvä

Sen sijaan, että sanoisit: "Kootaan koko toimisto klo 11", kysy itseltäsi: "Mitä haluamme saavuttaa?"

Sinun on ehdottomasti tiedettävä, miksi ylipäänsä järjestät tätä kokousta:

• luoda idea;
• tehdä päätös;
• tehdä kauppa loppuun;
• vastaamaan tulevia muutoksia koskeviin kysymyksiin.

Ehkä sinulle sopii:

• kuunnella työntekijöiden valituksia (pitäisikö tämä tehdä ryhmäkokouksen muodossa?);
• keskustella uudelleen siitä, mikä on jo päätetty;
• tehdä jotain, josta voidaan keskustella tai ratkaista puhelimitse tai sähköpostitse.

Älä pidä suuria kokoontumisia

Käytä mahtavaa "kahden pizzan sääntöä" äläkä kutsu liian montaa henkilöä kokoukseen. Sinun täytyy luoda tiimi, jossa jokainen on omalla paikallaan. Siksi kokoukseen tulisi osallistua niin monta henkilöä kuin voit syöttää kaksi pizzaa.

Tarkoituksena ei ole vain ruokkia kaikkia kokoukseen tulleita. Suuret ihmisryhmät eivät voi tehdä päätöksiä tehokkaasti. On jopa konsepti. Sitä esiintyy suurissa ihmisryhmissä, kun ihmiset eivät voi ilmaista omaa mielipidettään, koska pelkäävät kollegoiden ja johtajien tuomitsemista. Pienet ryhmät ovat kätevämpiä tästä näkökulmasta. Siksi ne ovat tehokkaampia.

Ensin aika, sitten ajastin

Myöhästyneet ovat erittäin ärsyttäviä ja häiritseviä. Opeta heitä tulemaan ajoissa.

Jos he eivät arvosta aikaansa, he eivät myöskään arvosta kaikkien muiden aikaa.

Tee tämä seuraavasti.

Aseta tapaamisaika esimerkiksi klo 08:48. Yllättäen tämä siirto onnistuu ja ihmiset alkavat saapua ajoissa. Mitä tulee myöhässä oleviin, sinun on opetettava heidät maksamaan siitä. Eikä rahaa. Annetaan vaikkapa laulaa. Tällaiset rangaistukset toimivat paljon paremmin kuin rahalliset rangaistukset. Kuukauden sisällä unohdat, miltä alaisten laulu kuulostaa.

Ja tietysti harjoittele itsesi asettamaan ajastin. Jokaiselle puhujalle, jos sellainen on, ja koko kokoukselle yleensä. Näin kokous ei veny, ja tiedät joka minuutti mihin olet käyttänyt.

Tuolien tulee olla oikeita

Myös ihmisten tapa istua salissa on erittäin tärkeä:

• ympyrässä istuminen on hyödyllistä yhteistyöhön, keskusteluun, yleiseen päätöksentekoon;
• Riveissä istuminen on hyödyllistä, jos haluat innostaa kilpailua ja halua kilpailla kollegoiden kanssa.

Jos tarvitset nopean ja erittäin tuottavan kokouksen, siirrä kaikki tuolit pois huoneesta. Lukuisat tutkimukset osoittavat, että mitä kauemmin seisomme, sitä enemmän nykivät. Haluan ottaa sen heti ja tehdä päätöksen mahdollisimman pian. Lisäksi hetken seisominen voi olla hyväksi terveydelle.

Poista kannettavat tietokoneet ja puhelimet

Muuten olet jatkuvasti hajamielinen. Sekä sinun että työtovereiden on tehtävä mitä olette suunnitelleet ja lopetettava kokous mahdollisimman pian. Joten lopeta älypuhelimesi näytön tuijottaminen. Ota sen sijaan esiin kynä ja paperi. Tieto on paljon helpompi muistaa.

Esityslistaa ei luotu "esitystä varten"

Sinun on todella työskenneltävä sen eteen. Useimmat kokoukset ovat tuottamattomia, koska esityslistasta keskustellaan loputtomasti. Yritä muotoilla esityslista kysymyksen muodossa ongelman ilmaisemisen sijaan.

Ei "keskustele videosisällöstä", vaan "milloin videosisältö on valmis?"

Kun kysymys esitetään, he alkavat automaattisesti etsiä vastausta. Näin se toimii.