Miksi yrittäjien pitää pitää kirjanpitoa?

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Yritysrahoituksen asiantuntija Aleksandr Afanasjev - siitä, miksi talouskirjanpito on niin tärkeää ja kuinka sitä ylläpidetään oikein.

Monet yrittäjät eivät pidä kirjanpitoa. Heillä on korkeintaan kyltti, jossa he ajavat tuloja ja menoja. Jotkut jopa kirjoittavat kaiken muistivihkoon. Mutta tässä ei ole juurikaan järkeä - tietoa ei ole tarpeeksi, liiketoiminta muuttuu lopulta kannattamattomaksi.

Miksi pienyrityksessä ei ole tapana pitää kirjaa?

Niin tapahtui, että pienyrityksessä ei ole kirjanpidon kulttuuria. Ensinnäkin yrittäjät oppivat markkinoinnista ja myynnistä. Mutta ilman taloushallinnon perusteiden tuntemusta on epärealistista, että yritys kasvaa keskikokoiseksi tai jopa suureksi.

Tilastojen mukaan pienyritykset elävät harvoin kolmea vuotta pidempään. On tunne, että kyse on vain hallinnon ja talouspohjan tuntemuksen puutteesta. Talous ei ole vain kokoelma numeroita tableteissa, vaan tietoa, joka auttaa sinua tekemään päätöksiä, suunnittelemaan toimia ja saavuttamaan tavoitteita. Liiketoiminnasta tulee ymmärrettävää ja hallittavaa, eikä vain siirrytä jonnekin.

Miksi on tärkeää pitää kirjaa

Kuvittele Semjonia, jolla on putkiliike. Lämpimänä ihmiset tekevät aktiivisesti korjauksia, vaihtavat wc:itä, kylpyjä, hanoja. Semjonilla on paljon tilauksia, rahaa putoaa kassalle ja kertyy yrityksen tilille.

Semyon halusi uuden iPhonen ja MacBookin. Nosti liikkeen shekkitililtä 200 tuhatta ja osti sen.

Yrittäjä antoi työntekijöille palkan ja maksoi vuokran. Mutta sitten toimittaja soitti ja muistutti, että huomenna on toimitetun tavaran maksupäivä. Semyon käynnisti tietokoneensa, meni verkkopankkiin, ja 300 tuhannesta oli pulaa. Minun piti lainata.

Semyon ei kirjannut, että hänen on maksettava toimittajalle 30 päivää lähetyksen jälkeen. Sitten hän ei vielä ymmärtänyt, että jos otamme lykkäyksen toimittajalta, niin pidämme hänen rahansa kanssamme, eikä niitä missään tapauksessa tulisi käyttää.

Ja tämä on vain yksi mahdollisista tilanteista. Jotkut yrittäjät ovat kannattavia, mutta he eivät näe rahaa, koska heidät on haudattu osakkeisiin. Toiset viivyttelevät liian pitkiä ja elävät leivillä ja vedellä, kunnes asiakas lopulta maksaa.

Mitä on talouskirjanpito

Talouslaskenta on raportointijärjestelmä, jonka avulla voit pitää yrityksen talouden hallinnassa. Se koostuu kolmesta raportista - kassavirta, tulos ja tase. Yhdessä nämä raportit antavat vastauksia tärkeisiin kysymyksiin: kasvaako yritys, miksi kassapuutteita on, toimiiko johto tehokkaasti, kuinka voit lisätä, miksi voittoa on, mutta rahaa ei ole. Ilman näitä tietoja johtajan on vaikea johtaa yritystä.

Kassavirtalaskelma (DDS)

Mikä ottaa huomioon

Kuinka paljon rahaa tulee tilille ja sieltä pois.

Miksi tarvitset

Raportin mukaan johtaja näkee, onko yrityksellä tarpeeksi rahaa täyttää velvoitteensa: maksaa vuokraa ja palkkaa, ostaa tavaroita. Ilman arvonlisäveroa hän ei hallitse tileillä olevia varoja ja joutuu ajan myötä kassavajeeseen - tilanteeseen, jossa yrityksellä ei ole rahaa tehdä työtä ja maksaa laskuja.

Rahan liikkumisraportin lisäksi sinun tulee pitää maksukalenteri. Siihen on kirjattava tulevaisuudessa suunnitellut rahan tulot ja poistot. Näin voit ennakoida kassavarat ja ryhtyä toimiin etukäteen.

Tuloslaskelma (OP&L)

Mikä ottaa huomioon

Yrityksen tulot ja kulut suljetuilla todistuksilla tai laskuilla.

Miksi tarvitset

Raportin mukaan johtaja laskee liiketoiminnan nettotuloksen.

Voitto ei ole käteistä. Kannattamattomalla yrityksellä voi olla täysi kassakone, kun taas kannattavalla yrityksellä voi olla tyhjä. Katsotaanpa kahta esimerkkiä.

• Täysi kassa, kannattamaton liiketoiminta. Ennen uutta vuotta Cyril päätti ansaita ylimääräistä rahaa joulukuusenkoristeilla. Tilauksia oli monia. Kirill osti raaka-aineita tuotantoon, maksoi bonuksia, käynnisti kohdistetun mainonnan. Uusi vuosi on saapunut, tilaukset loppuneet. Cyril maksoi verot, vuokrat, eikä se riittänyt kaikille työntekijöille. Kävi ilmi, että liiketoiminta oli kannattamatonta. Kirill joutui nostamaan lelujen hintoja. Ja hän ei edes epäillyt - lipputuloissa oli paljon rahaa.
• Tyhjä kassakone, kannattavaa liiketoimintaa. Nastya valmistaa kosmetiikkaa. Kaikki ihailevat häntä, kirjoittavat arvosteluja, hänellä on paljon tilauksia. Mutta rahaa ei ole - hän lainaa sukulaisilta tuotantoa varten. Ja bisnes oli kannattavaa. Voitto oli yksinkertaisesti varastossa olevien varastojen sekä saatavien - lykkäysten muodossa tukku-ostajille.

Saldo

Mikä ottaa huomioon

Yritysten varat ja velat. Omaisuus on kaikki, mitä yritys omistaa: kiinteistöt, laitteet, osakkeet. Velat ovat rahaa, jolla yritys on ostanut omaisuutta.

Miksi tarvitset

Johtaja tietää, kasvaako yritys ja kenen rahoilla se kehittyy. Hän näkee myös taseesta, mikä on liiketoiminnan kannattavuus.

Kuvittele: yrittäjä pitää kolme raporttia. DDS:n mukaan hän näkee, ettei rahaa ole. Katsoo OPiU:ta - siellä on voittoa. Ja sitten hän tarkistaa saldon ja tajuaa, että voitto on täynnä tavaraa ja uusia laitteita.

Tilanteet, jotka aiheuttavat yrityksille taloudellisia ongelmia

Rahaa käsitellään väärin

Omistaja luulee, että kaikki yrityksen rahat ovat hänen omaisuuttaan. Tämä ei pidä paikkaansa, koska yritys on erillinen organismi, johon ei voi vain kiivetä ja poimia 100 tuhatta uudesta älypuhelimesta.

Lisäksi omistajan käyttämät rahat eivät välttämättä kuulu edes yritykselle. Jos esimerkiksi sait ennakkomaksun projektista, etkä ole vielä luovuttanut työtäsi, nämä rahat eivät ole yrityksen, vaan asiakkaan omaisuutta, joka yksinkertaisesti säilytetään tililläsi.

Yrittäjä ei myöskään välttämättä ymmärrä, kuinka paljon voi ottaa itselleen ilman liiketoimintaa. Tietääksesi tämän, sinun on laskettava tulos oikein, suunniteltava tulevaisuuden kulut ja kehitys ja vasta sitten saatava osingot.

Ajattele, että he tienaavat

Usein yritys laskee voiton käteisellä tai tilille: se vähentää tuloista kulut ja saa tietyn summan. Mutta se ei ole oikein. Voitto on virtuaalinen indikaattori, jota ei voi koskea tai ilmaista numeroina käyttötilillä.

Väärän tuloslaskelman ongelmana on, että johtaja tekee sen perusteella johtopäätöksen, toimiiko yritys tehokkaasti vai ei. Mutta rahan määrällä ei ole mitään tekemistä tehokkuuden ja voittomarginaalien kanssa.

Älä suunnittele ja aseta tavoitteita väärin

Jos johtaja asettaa tavoitteet väärin tai ei tee sitä ollenkaan, yritys ei kehity. Useimmiten ihmiset ajattelevat näin: "Mitä enemmän ansaitsemme, sitä parempi." Tällaisia tarkoituksia varten ei ole mitään erityispiirteitä, ei suunnitelmaa, ei digitointia. Tästä johtuen yritys merkitsee aikaa yhteen paikkaan, lepää katossa ja yrittäjä hyppää uuteen projektiin.

Suunnitelman suunnittelu ja toteuttaminen on perusosa yrityksen johtamisessa. Jotta suunnitelma toteutuisi 80-90 %:lla, sinun on asetettava tulos- ja kehitystavoitteet, laadittava rahoitusmalli erilaisilla skenaarioilla, laskettava budjetit, nimettävä määräajat ja vastuuhenkilöt sekä seurattava säännöllisesti suunnitelman toteutumista. Ilman tätä pienyritysten sulkeminen jatkuu kolmen ensimmäisen vuoden aikana.

He ajattelevat, että jos lisäät myyntiä, voittosi kasvavat

Logiikka näyttää olevan yksinkertainen: mitä enemmän myyntiä, sitä enemmän tuloja. Mutta on syytä muistaa, että myynnin mukana kasvavat myös uusien työntekijöiden palkkaamisen, raaka-aineiden ja tavaroiden hankinnan, lisämyynnin järjestämisen ja toimituksen kustannukset. Kustannukset jäävät usein taka-alalle ja huomioidaan vain tulevan myynnin rahamäärä.

Jos et aio kasvattaa myyntiä, voit ansaita voiton sijaan tappiota. On ymmärrettävä selvästi, kuinka tulot kasvavat, mitä kustannuksia tämä aiheuttaa, miten tämä vaikuttaa käyttöpääomaan, onko yrityksellä tarpeeksi rahaa tähän. Jos et aluksi digitalisoi myynnin kasvua, olet joko onnekas tai et. Ja jos kirjanpito on tehty väärin ja yritys on todella tappiollinen, tappio vain kasvaa.

Kuinka aloittaa talouskirjanpidon

Talouslaskentaa tarvitaan liiketoiminnassa, joka perustuu numeroihin, ei intuitioon. Aloita DDS-raportista. Tämä on helpoin tapa. Syötä jokaisen lompakon päivittäiset kuitit ja kulut, vertaa niitä tilien todelliseen rahamäärään.

DDS-malli →

Pidä DDS-raportin ohella maksukalenteri: määritä rahasumma kuun alussa, lisää suunnitellut tulot ja menot. Joten näet, onko sinulla tarpeeksi rahaa maksaaksesi kaikki.

Maksukalenterimalli →

Kun olet vain perehtynyt kirjanpitoon, et tarvitse monimutkaisia ohjelmia. Taulukko Excelissä riittää. On tärkeää oppia ryhmittelemään tulot ja kulut luokkiin itse ja pitämään kirjaa säännöllisesti.