7 tehtävälistavirhettä, jotka haittaavat tuottavuuttasi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Asiantuntijoiden mukaan näitä toimintoja tulisi välttää, jotta tehtävälistasta saadaan kaikki irti.

1. Tee luettelo aamulla

Tuntuu luonnolliselta kirjoittaa päivän suunnitelmat ylös heti aamusta. On kuitenkin jo liian myöhäistä. Näin sanoo Eileen Roth, Organization for Dummies -kirjan kirjoittaja. "Jos teet listan tehtävistä aamulla ja kello 8.00 sinulla on tapaaminen kaupungin toisella puolella, sinulla ei todennäköisesti ole aikaa siihen", hän sanoo.

Tee lista päivän päätteeksi. Näin voit jättää työasiat taaksesi ja levätä rauhassa. Menet töistä kotiin etkä ajattele enää tehtävälistaa, koska olet jo tehnyt sen ja tiedät, mitä sinun tulee tehdä huomenna. Mielesi voi vihdoin levätä”, Eileen sanoo.

2. Liian monta tehtävää lueteltavaksi

Jos tehtävälistasi valmistuminen voi kestää viikkoja tai kuukausia, varaat itsesi epäonnistumiseen etukäteen. Tämä saa sinut tuntemaan olosi ylivoimaiseksi.

Kirjan Living Well Organed: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy and Meaningful Life kirjoittajan Kyra Bobinetin mukaan kolme tehtävää ovat ihanteellinen määrä listalle. "Aivomme havaitsevat tiedot, jotka on ryhmitelty kolmeen osaan", hän sanoo. "Joten aloita luettelemalla kolme parasta tekemistä."

Useimmat ihmiset eivät edes ymmärrä, kuinka vähän todella tuottavia tunteja on yhdessä päivässä.

”Psyykkivoimamme on paljon rajallisempi resurssi kuin aika. Meillä on joka päivä vain 3-6 tuntia aikaa työskennellä ahkerasti”, sanoo Christina Willner, Amazing Marvin -tehtävälistan tuottavuussovellusten luoja.

Lisäksi monet eivät ymmärrä, kuinka kauan tiettyjen tehtävien suorittaminen voi kestää. Tästä syystä liian pitkät tehtävälistat ovat tehottomia. Vilner neuvoo kirjoittelemaan kunkin tehtävän viereen arvioidun suoritusajan. Seuraa tätä aikaa, jotta voit tehdä tarkempia laskelmia tulevaisuudessa.

3. Sisällytä unelmia tai erittäin suuria tavoitteita tehtävälistallesi

Kunnianhimoisten tavoitteiden, kuten kirjan kirjoittamisen tai Mount Everestille kiipeämisen, ei pitäisi olla tehtävälistallasi. Sen sijaan laita ne erilliselle toivelistalle.

Tehtäväluettelon tulee sisältää selkeät suunnitelmat.

Jos haluat saada valmiiksi suuri projekti, sinun on jaettava se useisiin pieniin ja saavutettavissa oleviin tehtäviin ja vasta sitten kirjoitettava ne muistiin. Tätä neuvoo Paula Rizzo, kirjan List Thinking: How to Use Lists to Be tuottavampi, menestyvä ja vähemmän ahdistunut.

Kun tarkastelet laajaa luetteloa kaikista tavoitteistasi, tunnet olosi ylivoimaiseksi. Lisäksi olet tyytymätön siihen, että et voi suorittaa kaikkia kirjallisia suunnitelmia. Itse asiassa jotkut niistä vaativat melko paljon aikaa ja vaivaa.

4. Arvioi jokaista tehtävää tasapuolisesti

Tuottavuusvalmentaja Nancy Gaines väittää, että tehtäväluettelon tulisi olla prioriteettilista. "Tuo vain ne asiat, jotka vievät uraasi tai liiketoimintaasi eteenpäin", Gaines sanoo. - Jos tämä ei ole prioriteetti, sen ei pitäisi olla luettelossa. Se vain häiritsee sinua."

Hän suosittelee noudattamaan luetteloa tehtäessä 3-3-3-järjestelmää: Poista luettelosta kolme vähiten tärkeää tehtävää, delegoi kolme tehtävää, jotka eivät ole ajan arvoisia, ja suorita kolme parasta tehtävää.

5. Aseta epämääräisiä tavoitteita

Jos luettelossa olevat tehtävät on muotoiltu epämääräisesti, sinun on tulevaisuudessa mietittävä, kuinka ne suoritetaan, ja jopa muistaa, mitä ne tarkoittavat. Joten luettelon tekemiseen on kiinnitettävä riittävästi huomiota.

"Väytä hieman enemmän suunnitteluaikaa ja tee tehtävälistasi mahdollisimman tarkka", neuvoo Maura Thomas, Secrets of Personal Productivity -kirjan kirjoittaja. Esimerkiksi "kuluraportin kirjoittamisen sijaan" kirjoita "syötä tiedot laskentataulukkoon".

Vältä epämääräisiä sanoja, kuten "suunnitelma", "täytä" tai "kehitä". "Jos sinulla on liian vähän aikaa, katsomalla sanaa"kehitä" luettelossa, haluat todennäköisesti ohittaa tämän kohdan, Mora sanoo. "Tallenna nämä sanat suuriin projektiluetteloihisi."

6. Käytä samaa luetteloa, kunnes kaikki tehtävät on suoritettu

”Ongelma on, että jokainen päivä tuo jotain uutta. Siksi sitä, mitä olet tehnyt tänään, ei välttämättä tarvitse tehdä huomenna. Ja huomisen suunnitelmasi voivat muuttua jo ennen kuin tämä päättyy”, Eileen Roth sanoo. Joten sinun on tehtävä uusi tehtävälista joka päivä.

7. Älä sido luetteloa kalenteriisi

Jos luettelo ja kalenteri eivät ole sidottu toisiinsa ja ne sisältävät erilaisia tehtäviä, tuskin pystyt suorittamaan niitä kaikkia. Tässä tapauksessa sinulla ei ole aikaa suorittaa luettelon tehtäviä. Ellei sinun tarvitse uhrata unta, viikonloppuja, lomaa tai aikaa, jonka haluat viettää perheesi kanssa”, varoittaa Katie Mazzocco, kirjan Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact and Income When Running A Small Business kirjoittaja.

Yritä aina varata aikaa kalenteristasi luettelon tehtävien suorittamiseen.