7 liikeviestinnän sääntöä lähettiläissä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Kuinka käyttäytyä chateissa, jotta et menetä kasvojasi asiakkaan edessä eikä kehystä kollegoita.

1. Älä käytä Messengeriä ainoana viestintäkanavana

Chat on tehokkuuden vuoksi. On kätevää selventää nopeasti ne työpisteet, jotka eivät voi odottaa. Kaikkea työkirjeenvaihtoa ei kuitenkaan kannata kääntää sanansaattajaan: siihen katoavat avainviestit (ja joskus ne poistetaan), ja keskusteluun osallistuu usein ihmisiä, jotka eivät ole vastuussa päätöksistä. Tämä vain vaikeuttaa viestintää.

2. Älä tee vakavia päätöksiä kirjeenvaihdossa

Huolimatta pikaviestien laajasta käytöstä sekä pienissä että kansainvälisissä yrityksissä, liikeetiketti ei vielä luokittele tätä kanavaa viralliseksi kanavaksi. Joten kiistanalaisen tilanteen sattuessa totuus on sille, joka turvasi sopimuksen sähköpostitse.

Käytä työsähköpostiasi WhatsAppissa tai Telegramissa tehtyjen sopimusten tallentamiseen ja jatkotoimenpiteiden koordinointiin.

Toinen argumentti tämän suosituksen puolesta on, että asiakirjat säilyvät postissa luotettavammin, tarvittaessa löydät tarvitsemasi tiedot nopeasti. Sen sijaan sinut voidaan sulkea pois chatista ja itse messenger voidaan estää huomenna.

3. Kirjoita lyhyesti ja ytimekkäästi

Messengerin käyttäjät eivät pidä pitkistä viesteistä, joita on vieritettävä loputtomasti.

Muotoile ajatuksesi selkeästi ja yksiselitteisesti ja noudata "yksi ajatus, yksi viesti" -sääntöä. Ole lakoninen, älä ilmaise itseäsi kuvaannollisesti ja vältä loissanoja. Tämä tukkii kirjeenvaihdon. Sen sijaan, että kuvailet jotain, lähetä esimerkki - linkki tai kuva. Joten keskustelukumppanisi ymmärtää heti, mistä puheessa on kyse.

4. Seuraa viestiesi tyyliä

Työkirjeenvaihto messengerissä ei tarkoita sellaista epävirallista viestintää, johon sinulla on varaa parhaan ystäväsi tai äitisi kanssa. Kun olet luonut chatin tai dialogin, sinun ei pitäisi lähettää joukko hymiöitä ja käyttää sanoja, joita keskustelukumppanisi eivät ehkä tiedä (esimerkiksi ASAP tai "edäteen").

Voit helpottaa siirtymistä henkilökohtaisesta työviestintään jakamalla kirjeenvaihto sanansaattajien kautta. Joten Telegramia voidaan käyttää työviestintään ja WhatsAppia henkilökohtaiseen.

5. Ole varovainen hymiöiden kanssa

Hymiöt liikekirjeenvaihdossa ovat olleet pitkään kiivasta keskustelun kohteena. Mutta jos puhumme yleisistä säännöistä, kaikki on melko yksinkertaista täällä.

Jos tapasit juuri henkilön etkä nähnyt häntä henkilökohtaisesti, älä lähetä hänelle hymiöitä: hän ei ehkä arvosta, ja jatkoviestintäsi ei toimi parhaalla tavalla.

Kun lähetät tekstiviestejä kollegan tai asiakkaan kanssa, jonka tunnet pitkään ja ymmärrät kuinka he reagoivat viesteihin, hymiöt ovat paikallaan. Tässä on kuitenkin parempi tehdä vakiosarja, ja on parempi jättää tarroja Jegor Letovin kanssa ja karikatyyppejä kuuluisista poliitikoista ystäville.

6. Älä pelkää käyttää kysymysmerkkiä usein

Messengerin kirjeenvaihdon päätehtävä on saada nopeasti vastauksia ajankohtaisiin kysymyksiin. Samaan aikaan monet kuvaavat usein yksityiskohtaisesti asian ydintä, mutta eivät selitä, mitä he haluavat saada kollegoilta tai asiakkaalta.

Esitä kysymyksiä, käytä kysymysmerkkejä. Tämä kiinnittää toisen henkilön huomion viestiin ja rohkaisee häntä vastaamaan sinulle mahdollisimman pian.

7. Tarkista T9

Automaattinen korjaus välttää karkeat kirjoitusvirheet, mutta joskus se toimii sinua vastaan. Jos lähetät sanan "productologist" sijaan "proktologi", vastaanottajat eivät heti ymmärrä sen merkitystä. Ja ne, jotka eivät ole kovin humoristisia, loukkaantuvat ollenkaan.

Käytä messengerien työpöytäversioita aina kun mahdollista. Ennen viestin lähettämistä voit nopeasti tarkistaa virheet ja korjata ne tarvittaessa.