12 helppoa temppua asioiden hoitamiseen nopeammin Excelissä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-13 01:27

Kuinka nopeasti lisätä tietoja, luoda älykäs taulukko tai tallentaa tallentamaton tiedosto.

1. Lisää nopeasti uusia tietoja kaavioon

Jos piirretyn kaavion arkille tulee uusia tietoja, jotka on lisättävä, voit yksinkertaisesti valita alueen uusilla tiedoilla, kopioida sen (Ctrl + C) ja liittää sen sitten suoraan kaavioon (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Oletetaan, että sinulla on luettelo täydellisistä nimistä (Ivanov Ivan Ivanovich), jotka sinun on muutettava lyhennetyiksi nimiksi (Ivanov I. I.). Tätä varten sinun on vain aloitettava haluamasi tekstin kirjoittaminen viereiseen sarakkeeseen käsin. Toisella tai kolmannella rivillä Excel yrittää ennustaa toimintamme ja suorittaa jatkokäsittelyn automaattisesti. Sinun tarvitsee vain painaa Enter-näppäintä vahvistaaksesi, ja kaikki nimet muunnetaan välittömästi. Vastaavasti voit poimia nimiä sähköpostista, liimata nimiä fragmenteista ja niin edelleen.

3. Kopioi muotoja rikkomatta

Olet todennäköisesti tietoinen maagisesta automaattisen täydennyksen merkistä. Tämä on ohut musta risti solun oikeassa alakulmassa, josta vetämällä voit kopioida solun sisällön tai kaavan useaan soluun kerralla. On kuitenkin yksi epämiellyttävä vivahde: tällainen kopiointi rikkoo usein taulukon suunnittelua, koska ei kopioida vain kaavaa, vaan myös solumuotoa. Tämä voidaan välttää. Napsauta heti mustan ristin vetämisen jälkeen älytunnistetta - erityistä kuvaketta, joka näkyy kopioitavan alueen oikeassa alakulmassa.

Jos valitset Täytä ilman muotoilua -vaihtoehdon, Excel kopioi kaavan ilman muotoilua eikä pilaa asettelua.

4. Excel-laskentataulukon tietojen näyttäminen kartalla

Excelissä voit nopeasti näyttää geotietosi interaktiivisella kartalla, esimerkiksi myynnin kaupungeittain. Voit tehdä tämän siirtymällä Office Storeen Lisää-välilehdellä ja asentamalla sieltä Bing Maps -laajennuksen. Tämä voidaan tehdä sivustolta napsauttamalla Hanki se nyt -painiketta.

Kun olet lisännyt moduulin, voit valita sen Lisää-välilehden avattavasta Omat sovellukset -luettelosta ja sijoittaa sen laskentataulukkoon. Sinun tarvitsee vain valita solusi tiedoilla ja napsauttaa Näytä sijainnit -painiketta karttamoduulissa nähdäksesi tietomme siitä. Halutessasi voit valita laajennusasetuksista kaavion tyypin ja näytettävät värit.

5. Nopea hyppy halutulle arkille

Jos laskentataulukoiden määrä tiedostossa on ylittänyt 10, niiden selaaminen on vaikeaa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa taulukon välilehtien vierityspainikkeita näytön vasemmassa alakulmassa. Sisällysluettelo tulee näkyviin, ja voit siirtyä heti haluamallesi arkille.

6. Muunna rivit sarakkeiksi ja päinvastoin

Jos olet joskus joutunut siirtämään soluja riveistä sarakkeisiin käsin, arvostat seuraavaa temppua:

1. Korosta alue.
2. Kopioi se (Ctrl + C) tai napsauta hiiren oikeaa painiketta, valitse "Kopioi" (Kopioi).
3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua, johon haluat liittää tiedot, ja valitse jokin Liitä määräten -vaihtoehdoista pikavalikosta - Transpone-kuvake. Excelin vanhemmissa versioissa ei ole tätä kuvaketta, mutta voit korjata ongelman Liitä määräten -toiminnolla (Ctrl + Alt + V) ja valitsemalla Transpone-vaihtoehdon.

7. Avattava luettelo solussa

Jos johonkin soluun on tarkoitus syöttää tiukasti määritellyt arvot sallitusta joukosta (esimerkiksi vain "kyllä" ja "ei" tai vain yrityksen osastojen luettelosta ja niin edelleen), niin tämä voidaan helposti järjestää käyttämällä avattavasta luettelosta.

1. Valitse solu (tai solualue), jolla pitäisi olla tällainen rajoitus.
2. Napsauta "Tiedot"-välilehden "Validointi"-painiketta (Data → Validation).
3. Valitse avattavasta luettelosta "Type" (Salli) vaihtoehto "Lista" (Lista).
4. Määritä "Lähde"-kenttään alue, joka sisältää elementtien viitemuunnelmat, jotka poistuvat myöhemmin kirjoitettaessa.

8. Älykäs pöytä

Jos valitset tiedot sisältävän alueen ja napsautat "Etusivu"-välilehdellä "Muotoile taulukoksi" (Aloitus → Muotoile taulukoksi), luettelomme muunnetaan älykkääksi taulukoksi, joka voi tehdä paljon hyödyllisiä asioita:

1. Venyy automaattisesti, kun siihen lisätään uusia rivejä tai sarakkeita.
2. Syötetyt kaavat kopioidaan automaattisesti koko sarakkeeseen.
3. Tällaisen taulukon otsikko kiinnittyy automaattisesti rullattaessa, ja se sisältää suodatuspainikkeet suodatusta ja lajittelua varten.
4. Tällaisen taulukon ilmestyneelle "Suunnittelu" -välilehdelle voit lisätä rivin kokonaissummat automaattisella laskennalla.

9. Sparklines

Sparklines ovat miniatyyrikaavioita, jotka on piirretty suoraan soluihin ja jotka visualisoivat tietojemme dynamiikkaa. Luo ne napsauttamalla Line tai Columns -painiketta Lisää-välilehden Sparklines-ryhmässä. Määritä avautuvassa ikkunassa alue alkuperäisillä numeerisilla tiedoilla ja solut, joissa haluat näyttää sparklines.

Kun olet napsauttanut "OK" -painiketta, Microsoft Excel luo ne määritettyihin soluihin. Näyttöön tulevalla "Design"-välilehdellä voit muokata niiden väriä, tyyppiä, ottaa käyttöön vähimmäis- ja enimmäisarvojen näyttämisen ja niin edelleen.

10. Palauta tallentamattomat tiedostot

Kuvittele: suljet raportin, jonka parissa puuhasit päivän viimeisellä puoliskolla, ja näkyviin tulevassa valintaikkunassa "Tallennatko muutokset tiedostoon?" yhtäkkiä jostain syystä painat "Ei". Toimisto ilmoittaa sydäntä särkevän huutosi, mutta on liian myöhäistä: viimeiset työtunnit menivät hukkaan.

Itse asiassa on olemassa mahdollisuus korjata tilanne. Jos sinulla on Excel 2010, napsauta "Tiedosto" → "Viimeisimmät" (Tiedosto → Viimeisimmät) ja etsi painike "Palauta tallentamattomat työkirjat" näytön oikeasta alakulmasta.

Excel 2013:ssa polku on hieman erilainen: Tiedosto → Tiedot → Versionhallinta → Tiedosto - Ominaisuudet - Palauta tallentamattomat työkirjat.

Avaa seuraavissa Excel-versioissa Tiedosto → Tiedot → Työkirjan hallinta.

Microsoft Officen suolistosta avautuu erityinen kansio, johon tallennetaan tällöin väliaikaiset kopiot kaikista luoduista tai muokatuista, mutta tallentamattomista kirjoista.

11. Kahden erojen ja yhteensattumien vaihteluvälin vertailu

Joskus Excelissä työskennellessään sinun on verrattava kahta luetteloa ja löydettävä nopeasti kohteet, jotka ovat samoja tai erilaisia. Tässä on nopein ja intuitiivisin tapa tehdä se:

1. Valitse molemmat verratut sarakkeet (pidä Ctrl-näppäintä painettuna).
2. Valitse Aloitus-välilehti → Ehdollinen muotoilu → Korosta solusäännöt → Kopioi arvot.
3. Valitse Ainutlaatuinen vaihtoehto pudotusvalikosta.

12. Laskentatulosten valinta (säätö) vaadituille arvoille

Oletko koskaan säätänyt syöttöarvoja Excel-laskelmissasi saadaksesi haluamasi tulosteen? Tällaisina hetkinä tunnet olosi kokeneelta tykistömieheltä: vain pari tusinaa "alilyöntiä - ylilennot" -toistoa - ja tässä se on, kauan odotettu osuma!

Microsoft Excel voi tehdä tämän puolestasi nopeammin ja tarkemmin. Napsauta "Tiedot"-välilehden "Entä jos" -painiketta ja valitse "Parametrien valinta" -komento (Lisää → Mitä jos -analyysi → Tavoitteen haku). Määritä näkyviin tulevassa ikkunassa solu, josta haluat valita halutun arvon, haluttu tulos ja syöttösolu, jota haluat muuttaa. Napsautettuaan "OK" Excel suorittaa jopa 100 "laukausta" löytääkseen vaaditun kokonaissumman 0 001:n tarkkuudella.